La visione per il 2020 e oltre

Avere una visione chiaramente articolata è molto importante al fine di garantire che gli utenti della PI, le istituzioni dell’UE, gli Stati membri, le imprese, il personale dell’Ufficio nonché il pubblico in generale possano tutti comprendere verso quale traguardo si stia dirigendo l’Ufficio e come intenda arrivarci.

Nella sezione successiva descriveremo come l’Ufficio sia giunto alla sua posizione attuale, sulla base dell’analisi degli insegnamenti tratti nel periodo 2011-2015, e quale traguardo si sia prefissato per i prossimi anni. Alcune delle sfide che dovrà affrontare sono migliorare ulteriormente la qualità nel settore dei marchi, disegni e modelli dell’Ufficio, accelerare il cambiamento verso un’organizzazione dinamica e orientata agli utenti e assumersi nuovi compiti e competenze in veste di Ufficio dell’UE per la proprietà intellettuale, continuando al tempo stesso a migliorare la conoscenza del sistema di PI fra tutte le parti interessate.

Situazione attuale

Il primo piano si è basato sulla creazione di una rete europea di marchi, disegni e modelli a beneficio degli utenti. Tale visione è stata perseguita lavorando insieme agli uffici nazionali e regionali di PI e

Pagina 44 di 109 agli utenti nel contesto del Fondo di cooperazione, del programma di convergenza e di progetti bilaterali.

Ora che la rete europea è una realtà, è importante mantenere i benefici ottenuti e rafforzare la rete per il futuro. Il piano precedente si è rivelato uno strumento efficace per ampliare l’uso di strumenti informatici avanzati in tutta l’UE e far convergere le prassi, ma rimangono delle carenze e vi sono ancora ampi margini di progresso.

Inoltre, le responsabilità dell’Ufficio sono aumentate rispetto al periodo in cui è stata determinata la portata iniziale della rete: lo dimostrano la nascita dell’Osservatorio, che si occupa delle questioni legate alla tutela di tutti i diritti di PI e al contrasto della contraffazione, nonché il lavoro sulle reti globali che si sta svolgendo in collaborazione con la Commissione europea. Inoltre, obiettivi complementari vengono raggiunti attraverso la partecipazione con i gruppi TM5 e ID5 dei principali uffici di PI.

Visione per il 2020

La registrazione dei marchi, disegni e modelli rimane il compito principale dell’Ufficio⁷ e il mantenimento e miglioramento della qualità dei servizi resta la sua principale priorità. Tuttavia, il legislatore ha assegnato all’Ufficio ulteriori compiti in relazione alla convergenza di strumenti e prassi, all’Osservatorio e alla direttiva sulle opere orfane. È pertanto legittimo affermare che le responsabilità dell’Ufficio sono aumentate rispetto al periodo in cui è stata definita la portata iniziale della rete.

La visione dell’Ufficio per il 2020 si può quindi sintetizzare come riportato di seguito.

Una rete europea per la proprietà intellettuale orientata agli utenti

Questa visione rappresenta un’evoluzione della visione del piano strategico 2011-2015, che si basava sulla creazione di una rete europea di marchi, disegni e modelli a beneficio degli utenti. La visione attuale è stata ampliata, cosicché sebbene l’obiettivo principale dell’Ufficio resti la realizzazione di prodotti e servizi di alta qualità per gli utenti di marchi, disegni e modelli, esso comprende adesso anche attività quali progetti di cooperazione, attività di sostegno all’applicazione dei diritti e studi relativi alla PI e alla violazione della PI. Per portare a termine tale visione, l’Ufficio deve collaborare con le parti interessate in tutte le reti a cui partecipa, puntando all’interoperabilità e alla complementarità tra i membri dell’EUIPN⁸ (European Union Intellectual Property Network).

Incoraggiando la convergenza delle prassi e l’uso di strumenti informatici interoperabili e di facile utilizzo in altre giurisdizioni si potenzieranno la coerenza e la prevedibilità del processo decisionale sui diritti di proprietà intellettuale nei mercati globali - accrescendo così la qualità e la probabilità di successo delle domande presentate dagli utenti - si ridurranno i costi superflui e si creerà un ambiente imprenditoriale in cui le aziende dell’UE potranno più facilmente prosperare creando occupazione e crescita.

7 Ai sensi dell’articolo 123 ter del regolamento di base modificato.

8 Riflettendo il pacchetto di riforme sul marchio, con cui l’UAMI è stato rinominato EUIPO e il marchio comunitario è diventato il marchio dell’Unione europea, d’ora in poi l’ETMDN sarà denominata EUIPN.

Pagina 45 di 109 4.5 Posizionamento strategico

Come menzionato sopra, l’EUIPO ribadisce il suo impegno a collaborare con gli utenti, gli uffici nazionali e regionali di PI, la Commissione europea e tutte le altre parti interessate, compreso il proprio personale, all’interno di reti cooperative che abbiano la capacità di influenzare e promuovere un cambiamento positivo nel contesto internazionale cui si trovano confrontate le aziende dell’UE.

Internamente, il personale deve perseguire il cambiamento culturale verso un’organizzazione a matrice abbattendo ulteriormente situazioni di isolamento. Esternamente, sebbene il nucleo principale dell’EUIPN resterà la registrazione e la gestione di marchi, disegni e modelli in ambito europeo, essa si aprirà progressivamente al mondo oltre i confini dell’UE e a uno spettro più ampio di diritti di PI.

Al fine di rispettare sia la continuità con il precedente piano sia la necessità di un’evoluzione, il nuovo piano strategico si baserà sui due principi di «organizzazione collaborativa» e «cooperazione internazionale».

Organizzazione collaborativa

Le reti collaborative interne dell’Ufficio, che includono circoli di conoscenza e forum per responsabili della qualità, delle prestazioni e della gestione del rischio, corrispondenti per le risorse umane, corrispondenti per la comunicazione e responsabili finanziari, coinvolgono diversi dipartimenti e hanno dato un contributo significativo all’eliminazione degli ostacoli alla comunicazione.

Responsabilizzare il personale per fornire l’eccellenza, gestire l’Ufficio in modo trasparente e responsabile, fornire sistemi informatici all’avanguardia e facili da utilizzare nonché rafforzare la cooperazione e la convergenza all’interno di un sistema della proprietà intellettuale polivalente sono tutti passi verso l’obiettivo di fornire al cliente i migliori livelli di servizio in assoluto.

Tuttavia, l’Ufficio deve sviluppare i progressi compiuti e passare a un livello di servizio superiore in termini di qualità sia del prodotto che del servizio. La qualità nella sua attività principale di registrazione di marchi, disegni e modelli resta la priorità numero uno dell’EUIPO.

In particolare, l’Ufficio deve ora andare oltre l’attuale modello per la definizione e la misurazione dei risultati. I nuovi metodi di lavoro, introdotti nell’ambito del piano precedente, incentrati sul lavoro di squadra e sul maggiore coinvolgimento degli utenti, devono essere sviluppati ulteriormente al fine di garantire che la qualità fornita dall’Ufficio sia «all’altezza» delle reali esigenze degli utenti. Un uso ancora più intensivo di strumenti di e-business e soprattutto della comunicazione elettronica per aiutare gli utenti nella gestione dei loro fascicoli e responsabilizzarli ulteriormente affinché assumano il controllo sarà fondamentale per questa visione.

Raggiungere tale obiettivo richiede un’intensa collaborazione a tutti i livelli dell’Ufficio, con il pieno coinvolgimento degli utenti al fine di mantenere i progressi compiuti per quanto riguarda la qualità nel piano strategico 2011-2015 e di svilupparli ulteriormente. Di conseguenza, l’impegno nei confronti di personale, utenti, uffici nazionali di PI, comunità locale e altre parti interessate pubbliche e private è di fondamentale importanza per l’Ufficio.

Pagina 46 di 109 Cooperazione internazionale

Esternamente, l’EUIPN è il centro della visione dell’EUIPO. Incoraggiando la convergenza delle prassi e l’uso di strumenti informatici interoperabili e di facile utilizzo attraverso il Fondo di cooperazione e il programma di convergenza, è stato trasformato il panorama della PI nell’UE e sono migliorate la coerenza e la prevedibilità del processo decisionale. Questo lavoro si sta estendendo anche in altre parti del mondo attraverso il ruolo dell’EUIPO all’interno di progetti di PI finanziati dall’UE nei paesi terzi.

Il successo di questo traguardo è stato riconosciuto chiaramente dai legislatori, che hanno classificato la cooperazione come una delle attività principali dell’Ufficio nella riforma giuridica.

In vista di una crescita futura, le imprese europee, fra cui molte PMI che finora si sono concentrate sui mercati interni, rivolgeranno quindi sempre più lo sguardo verso i mercati emergenti. È perciò importante che il lavoro che si è rivelato efficace all’interno dell’UE continui ad ampliare la sua portata.

Per questo motivo l’Ufficio, in collaborazione con gli uffici nazionali e regionali di PI e in linea con i progetti finanziati dall’UE per i quali è l’agenzia esecutiva, deve incoraggiare l’espansione e l’approfondimento dell’EUIPN per favorire un partenariato globale.

Apportando più coerenza e prevedibilità ai sistemi di PI internazionali si accresceranno la qualità e la probabilità di successo delle domande presentate dagli utenti; si ridurranno i costi superflui e si creerà un ambiente imprenditoriale in cui le aziende dell’UE potranno più facilmente prosperare creando occupazione e crescita.