Un’offerta formativa, capace di promuovere apprendimento e sviluppo delle competenze costituisce per l’azienda un patrimonio immateriale preziosissimo, condizione indispensabile per il business nel garantire il vantaggio competitivo e il successo economico aziendale e quindi per la sua stessa sopravvivenza nel mercato globale.
65 Un’offerta formativa che risponde a questi requisiti la rende facente parte del patrimonio conoscitivo aziendale. Il termine patrimonio conoscitivo aziendale comprende non solo il sapere, la conoscenza, ma anche il sapere come, cioè saper come fare, come affrontare e risolvere i problemi, come garantire la qualità del prodotto, come migliorare continuamente l’offerta al mercato.
Questo patrimonio conoscitivo, sviluppato e accumulato nelle singole persone mediante le azioni formative, rischia tuttavia di rimanere infruttifero, nascosto, come a custodirlo gelosamente da possibili furti: quindi sottratto all’azienda e alla comune utilità.
Il patrimonio conoscitivo aziendale rischia tutto questo in assenza (o in attesa) di sistemi avanzati di codifica, di soluzioni per l’accumulo e la distribuzione, di strumenti adeguati per consentire la circolazione sociale e la moltiplicazione dei risultati. Non è ancora molto diffusa la consapevolezza che il patrimonio conoscitivo per poter produrre tutti i suoi benefici effetti, deve essere codificato, rappresentato, “depositato in una qualche banca”, in modo tale da poterlo “rintracciare”, attingerne, scambiarlo, riutilizzarlo a seconda delle necessità o delle opportunità.
Il processo di patrimonializzazione comprende l’insieme delle prassi, delle norme, degli strumenti, delle forme di comunicazione iter e intra-aziendali per la gestione del patrimonio conoscitivo, che garantisca la rintracciabilità di tutte le componenti del know-how collegato agli eventi formativi realizzati:
sia come fonte di sviluppo (fonte interna: docenti, progettisti, analisti, ecc.; esterna: esperti, articoli, studi, bibliografia, ecc.),
sia come prodotti e strumenti (analisi organizzative, dizionari di competenza, analisi di profili, progetti formativi già realizzati, materiali didattici, réport di valutazione, ecc.),
sia infine come risultati di sviluppo delle persone (competenze maturate, potenzialità individuali, appartenenza alla community della formazione, clima comunicativo interno, ecc.).
Il processo di patrimonializzazione progettato e realizzato correttamente implica la capacità della funzione formativa aziendale di tenere sotto controllo l’intera catena di sviluppo del know-how aziendale (dall’analisi dei bisogni alla valutazione dei risultati), per garantire il miglioramento continuo dell’offerta, prevedere e definire le strategie e gli indirizzi futuri, creare soluzioni innovative e strumenti per lo sviluppo continuo, garantire condizioni di comunicazione interna, di confronto, di scambio professionale, valorizzare e incentivare gli investimenti personali per lo sviluppo delle competenze.
66 Per garantire la correttezza del processo di patrimonializzazione e le caratteristiche di tracciabilità richieste , la funzione formazione aziendale deve affrontare differenti aree di problemi:
condividere la complessiva strategia di sviluppo del patrimonio conoscitivo aziendale con la direzione e con l’intero sistema aziendale;
definire gli elementi costitutivi del patrimonio conoscitivo connesso alla formazione; progettare la “banca del know-how”, cioè il sistema di knowledge management: la sua
struttura, l’articolazione a rete, i punti di accesso, i link tra le varie sezioni, le soluzioni tecnologiche, le garanzie di tutela della privacy, ecc.;
definire il sistema di codifica e gli standard comunicativi per ognuno degli elementi costitutivi del patrimonio;
definire per la gestione del sistema informativo (responsabili della codifica, imputazione dei dati, accesso alle varie sezioni, aggiornamento dei dati, protezione dei dati, produzione dei réport, ecc.) le soluzioni organizzative.
Le domande di ricerca che possono guidare la strategia di sviluppo del patrimonio conoscitivo, che servono a guidare questa fase del processo di patrimonializzazione del know-how sono:
in base a quali obiettivi e a quale vision di sviluppo si ritiene opportuno codificare e “depositare” il know-how aziendale in apposite banche dati?
Quali cambiamenti occorre prevedere nell’organizzazione aziendale e nella gestione delle risorse umane?
Quali azioni, quali risorse, quali costi, quali investimenti?
Quale strategia comunicativa per aggregare consenso, partecipazione, condivisione? Quali altri possibili integrazioni con altre banche dati e altri sistemi informativi
aziendali?
Per la struttura del patrimonio conoscitivo, i responsabili della formazione si trovano quindi a definire, confrontare e condividere con la dirigenza aziendale gli elementi costitutivi del patrimonio conoscitivo connessi alla funzione formativa.
Pertanto dovranno affrontare le seguenti domande di ricerca:
quali possono essere le fonti del patrimonio conoscitivo aziendale sia interne (esperti, docenti, materiale scritto pre-esistente, top performer, ecc.) sia esterne (docenti esterni, letteratura, specialistica, articoli, studi, ecc,)?
67 Quali sono i principali e più significativi prodotti e strumenti elaborati dall’attività formativa che aggiungono realmente valore al sapere aziendale, tali cioè da valere l’investimento sostenuto per renderli disponibili alla community della formazione? Si potrebbe ricercare nella riformulazione degli output di ognuno dei processi costitutivi della catena formativa:
- processo di analisi dei bisogni: mappatura dei processi aziendali, elenco completo dei profili, dizionario delle competenze necessarie alla gestione di ogni processo;
- processo di pianificazione: catalogo dei corsi, progetti completi, risorse previste, metodologie adottate, analisi dei costi e preventivi, ecc.;
- processo di erogazione: programmi, materiali didattici, soluzioni organizzative, strumenti di project management, ecc.;
- processo di valutazione: strumenti per rilevare i dati, per ognuno dei livelli di risultato che si intende sottoporre a controllo, in base al modello valutativo adottato (reazione dei partecipanti, apprendimento di competenze, miglioramento dei risultati aziendali), elaborazione dei dati, per ognuna delle azioni formative realizzate, reportistica (diagnosi e indicazioni di superamento delle criticità).
Quali risultati per le persone partecipanti alle attività formative (anagrafica di tutti i partecipanti, curricula, competenze apprese, motivazioni e potenzialità di sviluppo, soluzioni per l’apprendimento continuo autogestito, sistemi sperimentati di incentivazione, ecc.)?
Una preventiva progettazione del sistema informativo richiede la gestione del patrimonio conoscitivo (archiviazione, accesso, distribuzione).
La potenzialità è vincolata dalla preventiva, dettagliata progettazione:
quale dimensione della rete?
Quale struttura generale del data base, quali sezioni, quali archivi? Quali link tra i diversi archivi per consentire quali elaborazioni? Quali punti di accesso?
68 Il sistema informativo per il knowledge management deve integrarsi con altri preesistenti sistemi informativi aziendali per non moltiplicare le basi di dati, creare inutili doppioni, burocratizzare l’utilizzo delle informazioni: il sistema di qualità, il sistema di gestione del personale, i sistemi gestionali, ecc.
Inoltre è necessario precisare un sistema di codifica omogeneo e individuare standard comunicativi comuni. Infine la gestione del sistema richiede che vengano previste le soluzioni organizzative, tra le quali:
individuare e dare espliciti mandati a responsabili della codifica, imputazione, elaborazione;
predisporre capitolati di appalto per i fornitori interni ed esterni, per garantire il flusso dei dati necessari, nei formati predisposti;
programmare e organizzare situazioni di consultazione, utilizzo e implementazione della banca dati (gruppi di miglioramento continuo della qualità, comunità di pratica, ecc.);
promuovere soluzioni per il riconoscimento e la valorizzazione dei contributi individuali all’implementazione del patrimonio comune.