Le raccomandazioni, determinate dalla Commissione, con la relativa indicazione della tempistica entro la quale effettuare gli interventi, hanno riguardato le seguenti procedure:
Avanzamento e valutazione del personale
La carenza riscontrata riguarda l’assenza di espliciti criteri di avanzamento dei profili professionali con particolare attenzione al passaggio da manager a partner.
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La Commissione ha ritenuto che la Società provvedesse a definire in modo esplicito tali criteri entro 6 mesi dal ricevimento del report finale. Nella “lettera di risposta” la Società ha manifestato l’impegno ad implementare specifiche procedure in merito alla carenza riscontrata. La raccomandazione formulata è quindi quella di
provvedere ad effettuare l’intervento richiesto entro i termini indicati dal “Documento sugli esiti ispettivi”.
Direzione, Supervisione e Riesame del lavoro
La società non ha predisposto un Manuale di audit che rappresenti una linea guida nello svolgimento degli incarichi di revisione, con lo scopo di fornire la metodologia e l’approccio da utilizzare in tutte le fasi dell’incarico. I programmi di lavoro standard, pur essendo differenziati a seconda della diversa tipologia di attività svolta dalla clientela, non prevedono lo svolgimento di verifiche differenziate in funzione del grado di rischio individuato. Non sono presenti inoltre un programma finalizzato alla valutazione del sistema di controllo interno delle società clienti e programmi specifici per le frodi e per il “going concern”. Sono state richieste quindi la predisposizione del Manuale di audit e l’adozione dei programmi di cui sopra. L’impegno della Società si è concretizzato nella predisposizione del Manuale, del programma di valutazione del sistema di controllo interno e dei programmi relativi alla valutazione delle frodi e del “going concern” (o continuità aziendale). La Commissione ha però ritenuto opportuno raccomandare la conclusione della predisposizione del Manuale al fine di fornire la metodologia e l’approccio da utilizzare in tutte le fasi dell’incarico e l’adozione di procedure volte a disciplinare le modalità di rivisitazione periodica della manualistica. Tali interventi dovranno essere effettuati sui bilanci che si chiuderanno a partire dal 31/12/2012. Conferma dell’avvenuta predisposizione del Manuale si rinviene anche da una risposta pervenuta nel questionario proposto alla società Alfa.
Un’ulteriore raccomandazione è stata formulata in merito alle modalità di archiviazione delle carte di lavoro: la Società non dispone infatti di una procedura di archiviazione in formato elettronico. La Commissione ha ritenuto
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auspicabile l’adozione di procedure informatiche come ad esempio il semplice ricorso ad una scannerizzazione dei documenti cartacei e la relativa archiviazione dei files. Già a partire dai bilanci 2011 la Società ha provveduto alla scannerizzazione delle carte di lavoro. Nonostante questo però la Commissione ha ritenuto formulare una raccomandazione: dovrà essere predisposta una specifica procedura che garantisca l’archiviazione delle carte di lavoro a partire dai bilanci che si chiuderanno al 31/12/2012.
Le procedure definite dalla società Alfa non prevedono punti di controllo esterni al team ai fini della verifica:
della coerenza tra ore programmate e ore a consuntivo; del monte ore gestito da partner e manager;
sul mix delle risorse impiegate sugli incarichi;
sulla partecipazione di partner e manager alle varie fasi del lavoro di revisione.
Relativamente al primo punto, in sede di verifica è emerso come in alcuni casi ci sia la presenza di scostamenti di ampiezza non trascurabile. Un caso particolare: le ore a consuntivo sono risultate inferiori rispetto alle ore stimate, questo scostamento può significare due cose. Da una parte questa differenza potrebbe derivare da una sovrastima dei tempi; dall’altra potrebbe invece derivare da una scarsa qualità del lavoro svolto, in quanto concluso in un tempo inferiore. La definizione di un punto di controllo indipendente si rende necessaria al fine di comprendere, in presenza di scostamenti, le motivazioni e le eventuali azioni da intraprendere. Per il secondo e terzo punto il carico di lavoro dei partner risulta fortemente sbilanciato in capo ad uno in particolare rispetto agli altri: quest’ultimo oltre a ricoprire diverse funzioni all’interno della Società, in diversi casi svolge incarichi senza il supporto di un manager. In questo caso il punto di controllo indipendente avrà lo scopo di monitorare la compatibilità con il numero complessivo di incarichi assegnati al partner e la congruità dell’impegno previsto. Per quanto riguarda il quarto punto è emerso come la procedura non preveda controlli volti a monitorare la partecipazione di partner e manager alle diverse fasi del processo di revisione. La Società ha provveduto ad aggiornare le
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procedure secondo quanto detto sopra. La raccomandazione da parte della Commissione si è resa necessaria prevedendo l’introduzione di punti di controllo sul monte ore gestito da partner e manager, entro sei mesi dal ricevimento del Report finale.
Consultazione
Secondo quanto previsto dalla Società, è solo l’esito delle consultazioni ad essere archiviato nelle carte di lavoro. I quesiti e le relative soluzioni adottate non vengono conservati in un archivio unico e centralizzato: questo non agevola sicuramente la consultazione da parte dei responsabili della procedura. Con l’aggiornamento delle procedure la Società ha istituito l’archivio unico e centralizzato: il richiamo però all’allegato n.1 trova applicazione solo per la consultazione interna; la Commissione ha quindi raccomandato di adeguare la modulistica al fine di attivare la consultazione esterna ed integrare la procedura, entro sei mesi dal Report finale.
Monitoraggio
Il monitoraggio sulle procedure viene portato avanti da un terzo esperto indipendente: l’attività di questo soggetto non risulta proceduralizzata, in quanto non sono stati previsti form o check-list attraverso cui documentare il lavoro svolto. La Società riceve solamente le conclusioni di tale attività senza la relativa documentazione di supporto: in questo modo non viene condivisa l’attività dell’esperto indipendente ma viene solo a conoscenza degli esiti nella fase finale in sede di presentazione al CdA. La Commissione ha indicato di risolvere le carenze riscontrate tramite l’adozione di strumenti standardizzati (form e check list) in modo da disciplinare l’attività svolta dall’esperto indipendente e la documentazione dei relativi esiti. Nonostante la Società abbia provveduto ad aggiornare le procedure, la Commissione ha formulato delle raccomandazioni: concludere la predisposizione delle check list delle procedure previste per l’esperto indipendente al fine di renderle adeguate alle finalità che l’attività di monitoraggio persegue.
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