Vantaggi e criticità di un Sistema di Gestione Integrato

2.3.1 I vantaggi derivanti dalla realizzazione di un Sistema di Gestione Integrato

L’integrazione tra i sistemi di gestione non è un requisito indispensabile a cui un’organizzazione deve necessariamente provvedere quando decide di adottare due o più sistemi di gestione, ma rappresenta un’opportunità di sfruttare sinergie che le stesse norme suggeriscono, sia in termini di risorse impiegate che di esperienze acquisite.

Le motivazioni che possono spingere un’organizzazione a dotarsi di un Sistema di Gestione Integrato possono essere varie, ma in linea generale vengono distinte in endogene ed esogene.

Le motivazioni esogene sono quelle che nascono da esigenze del contesto esterno nel quale l’organizzazione opera, come ad esempio:

• le richieste implicite o esplicite che provengono dal mercato in quanto i clienti o i fornitori sono disposti ad aprire delle trattative commerciali solo nel caso in cui l’organizzazione rispetti determinati requisiti indispensabili per i sistemi di gestione; • l’obiettivo dell’organizzazione di acquisire nuovi clienti o fidelizzare i clienti già

attivi che sono sensibili a tematiche ambientali o di sicurezza;

• la necessità di cautelarsi dai rischi che scaturiscono direttamente o non direttamente da responsabilità organizzative.

Le motivazioni endogene sono invece quelle che derivano da esigenze interne dell’organizzazione, alcuni esempi sono:

• riduzione della documentazione del sistema;

• integrazione delle politiche che permette di evitare incongruità tra le strategie aziendali adottate nei diversi ambiti di gestione, sviluppare e perseguire progetti univoci, definire obiettivi condivisi tra i diversi sistemi, favorire la diffusione di una

cultura orientata al perseguimento di una qualità integrata condivisa a tutti i livelli organizzativi;

• gestione delle informazioni e delle registrazioni più snella;

• attività di controllo interne e di audit da terze parti unici utilizzando strumenti e risorse comuni, un unico processo follow-up e minimizzando il tempo delle risorse umane impegnate nell’audit ed evitando la ripetizione di queste attività per ogni sistema di gestione.

Oltre a questi aspetti di tipo gestionale, la realizzazione di un sistema integrato porta anche a dei vantaggi economici in quanto permette di abbattere i costi attraverso una miglior gestione delle informazioni, del personale, delle registrazioni, dei controlli e delle verifiche. Inoltre, è importante sottolineare che si ha una notevole riduzione anche del costo di certificazione, che si riduce dal 20-40% nel caso di una certificazione integrata rispetto al caso di certificazioni separate.

Inoltre un sistema di gestione integrato ben gestito permette di incrementare la competitività aziendale attraverso una migliore immagine sul mercato e l’evidenza, sia nei confronti dei soggetti interni come dipendenti e responsabili, sia esterni come clienti e istituzioni, della capacità dell’organizzazione di essere conforme alle leggi e norme volontarie vigenti in tutti gli ambiti e di essere in grado di dare la migliore risposta possibile alle aspettative dei clienti, della società e dei lavoratori.

Quindi, in conclusione, riassumendo i principali vantaggi derivanti dalla realizzazione di un Sistema di Gestione Integrato, si hanno:

• assenza di duplicazione della documentazione e riduzione della burocratizzazione; • ottimizzazione dell’impiego delle risorse umane, dell’uso delle risorse finanziarie e

materiali;

• ottimizzazione delle attività;

• definizione di un unico piano di miglioramento;

• riduzione della conflittualità tra gli obiettivi relativi ai singoli aspetti; • definizione di struttura, compiti, obblighi e responsabilità in modo univoco;

• flussi di comunicazione e struttura organizzativa più snella, con conseguente riduzione di tempi e costi;

• informazione, formazione ed addestramenti mirati e comprendenti tutti gli aspetti relativi alla qualità, alla sicurezza e all’ambiente;

• maggior efficacia delle azioni del sistema;

• conduzione di audit in modo congiunto e integrato; • miglioramento dell’immagine esterna;

• possibilità di ottimizzare i rapporti con la pubblica amministrazione.

2.3.2 Le criticità di un Sistema di Gestione Integrato

Oltre ai notevoli vantaggi, un’organizzazione che decide di realizzare un sistema di gestione integrato deve considerare anche l’esistenza di possibili criticità che ne possono derivare o di problematiche che potrebbero presentarsi durante il percorso.

Alcuni esempi sono:

• un’integrazione troppo spinta potrebbe portare ad una scarsa attenzione verso la specificità dei sub-sistemi;

• un eccesso di attenzione agli aspetti formali del sistema può andare a scapito dell’effettiva rispondenza con la prassi quotidiana;

• possono esservi delle carenze tra le conoscenze e competenze delle figure professionali dedite alla gestione di un sistema di gestione integrato, in quanto possono essere specializzate sul tema di un unico sistema di gestione che rientra nel sistema integrato e non ritenere necessaria ulteriore formazione;

• potrebbe nascere un’incomprensione derivante da un diverso linguaggio utilizzato, conseguente da una disomogeneità tra il significato di termini o sigle utilizzate per i diversi argomenti gestiti nell’ambito del sistema integrato;

• nel caso in cui l’organizzazione sia già dotata dei sistemi di gestione e si pone l’obiettivo di integrarli, potrebbe trovare resistenza al cambiamento in seguito alla radicata gestione separata dei sistemi e scarsa propensione alla collaborazione da parte delle diverse funzioni;

• infine, anche nella fase di controllo e di verifica ispettiva, gli auditors potrebbero incontrare delle difficoltà a valutare il rispetto dei requisiti di loro competenza in quanto possono essere integrati con i requisiti di altri sistemi e quindi difficilmente identificabili se non gestiti in modo adeguato.

Nonostante siano varie le difficoltà e le problematiche che potrebbero presentarsi durante la realizzazione di un Sistema di Gestione Integrato, queste non sono tali da scoraggiare l’azienda verso l’implementazione dello stesso.

Non solo perché l’azienda riuscirà ad ottenere notevoli vantaggi nel medio-lungo termine, ma anche perché questi ostacoli potranno essere facilmente superati da parte di un’organizzazione caratterizzata da un notevole impegno e coinvolgimento da parte di tutti i livelli e di tutte le funzioni, a partire dal top management fino ad arrivare ai singoli dipendenti.

3. Implementazione di un sistema di gestione