CAP 5 LA METODOLOGIA DELLA
5.3 ALCUNI ASPETTI OPERATIVI E CONCRETI DELLA FASE ESECUTIVA DELLA COPROGETTAZIONE
5.3.1 L’ANALISI DEL CONTESTO
La procedura di evidenza pubblica di manifestazione di interesse pubblicata dall’ente pubblico allo scopo di avviare il percorso di coprogettazione tra i vari soggetti sia pubblici che privati interessati a partecipare, per la formulazione del progetto, nonché la successiva selezione dei partner che hanno manifestato interesse rispondendo all’avviso è fondamentale che siano effettuati successivamente all’analisi
del contesto di riferimento a cui si riferisce il bando e in cui si intende realizzare il progetto.
Infatti per avere una coprogettazione efficace è fondamentale effettuare l’analisi del contesto di riferimento, questo perché si tratta di un processo conoscitivo che ha delle finalità molto importanti, ovvero:
- L’individuazione chiara dei problemi che devono essere affrontati; - L’individuazione a livello di microsistema delle dinamiche del mercato del lavoro locale
- Fare una stima preliminare sulle potenziali interazioni e sinergie con i soggetti coinvolti nel progetto che si intende realizzare, sia a titolo diretto che indiretto;
- Verificare i vincoli e le opportunità offerte dall’ambiente di riferimento.
E’ importante tenere presente che l’analisi del contesto deve essere finalizzata all’acquisizione delle informazioni di tipo quantitativo e qualitativo e per fare in modo che questa attività sia efficace è necessario valutare tre aspetti: la disponibilità e l’accessibilità dei dati; il tempo a disposizione e il livello di approfondimento desiderato.
L’analisi del contesto deve permettere una corretta declinazione degli obiettivi strategici e strutturare al meglio le attività e le modalità d’intervento in modo tale da garantire maggiori possibilità di successo. 5.3.2 LA GESTIONE DEI TAVOLI DI COPROGETTAZIONE: METODI, TECNICHE E NODI PROBLEMATICI
La fase di coprogettazione vera e propria prevede l’attivazione di gruppi di lavoro, che rappresentano dei tavoli in cui si riuniscono tutti i soggetti sia pubblici che privati ammessi alla fase di coprogettazione. Si possono adottare diverse metodologie e tecniche per gestire i tavoli di coprogettazione che permettano il confronto creativo tra i vari partner, quello che è importante è trovare una metodologia che sia adatta alla tipologia di lavoro che il gruppo deve svolgere ed al numero di persone coinvolte al tavolo di coprogettazione.
I tavoli di lavoro devono essere sviluppati con metodologie che garantiscano la partecipazione di tutti e anche l’avanzamento dei lavori per poter arrivare a formulare il progetto nei tempi stabiliti dalla Regione.
E’ fondamentale che l’avanzamento dei lavori durante i tavoli di coprogettazione segua una articolazione logica e temporale che tenga presente la individuazione dei problemi, utilizzando come input i risultati dell’analisi del contesto effettuata all’inizio del processo; la definizione degli obiettivi e la definizione delle azioni.
Il confronto tra i partner che partecipano al tavolo di coprogettazione deve essere strutturato utilizzando gli strumenti del confronto creativo, come:
- Host58: rappresenta una metodologia che “consente di sfruttare la
saggezza collettiva e la capacità di auto-organizzazione di gruppi
di qualsiasi dimensione”59. Si basa sull’assunto che le persone
diano la propria energia e prestino le proprie risorse a ciò che conta più, l’Host mescola una serie di potenti processi di conversazione per invitare le persone a intervenire e affrontare le sfide che si presentano loro. Questa metodologia “si focalizza, quindi sull’invito a partecipare a conversazioni strategiche come
driver per lo sviluppo e il cambiamento”60. Più che di metodo è
più opportuno parlare di pratica, in quanto permette di dare la massima attenzione e cura a tutti gli aspetti del lavoro delle
persone, aiutandoli a svolgere con successo il lavoro comune61.
La tecnica dell’Host prende in considerazione “l’intero processo, tutti i preparativi prima che i partecipanti si riuniscano, cosa succede mentre lavorano insieme e come i risultati della loro
58 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
59 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:1, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
60 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:1, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
conversazione sostengono i passi successivi coerenti con il loro
scopo e con il loro contesto”62. Il dialogo è utilizzato per lavorare
con la diversità per creare soluzioni emergenti, per non mantenere i gruppi nell’incertezza e timore del non sapere, per darsi il tempo di concordare, prototipare e progettare azioni sagge63.
Myriam Ines Giangiacomo64 mette in evidenza che la tecnica
dell’Host appartiene alla cosiddetta “Art of Hosting”65, cioè alle
principali pratiche, che come il World Cafè, “sono nate per facilitare i processi partecipativi di innovazione sociale che vengono usati sempre più spesso anche nei contesti organizzativi per favorire un’esplorazione libera e generativa e allo stesso tempo la produzione di proposte e decisioni frutto
dell’intelligenza collettiva”66. Questa autrice67 sottolinea che un
elemento cruciale di queste pratiche è porre delle buone domande costruttive in grado di stimolare il dialogo.
- World Cafè68: “è un metodo semplice per connettere i diversi
modi di guardare a un determinato tema e sviluppare un sistema di pensiero comune ampio e sfaccettato di quello che ciascuno
62 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:1, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
63 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
64 In Giangiacomo M.I., Introduzione al numero tematico 8-Pratiche partecipative per
l’apprendimento nelle organizzazioni, n.8/2017, in Formazione e cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
65 Vedi nota precedente
66 In Giangiacomo M.I., Introduzione al numero tematico 8-Pratiche partecipative per
l’apprendimento nelle organizzazioni, n.8/2017:3, in Formazione e cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
67 In Giangiacomo M.I., Introduzione al numero tematico 8-Pratiche partecipative per
l’apprendimento nelle organizzazioni, n.8/2017, in Formazione e cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
68 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017, in Formazione e
singolarmente può avere”69. Viene utilizzato per coinvolgere
gruppi piccoli, grandi o grandissimi di persone, in discussioni importanti di qualsiasi tipo, consentendo a tutti di partecipare portando il proprio contributo. “I presupposti di questo metodo sono: la convinzione e la fiducia che le persone abbiano già dentro di loro, la saggezza e la creatività per affrontare le sfide anche quelle più difficili; la consapevolezza che le conversazioni sono il modo più naturale attraverso il quale le persone scoprono cosa sanno e lo scambiano con gli altri e che così facendo si crea una nuova conoscenza; la creazione di uno spazio accogliente dà
sicurezza e incoraggia la conversazione”70.
Questo perché quando le persone sono a proprio agio pensano, ascoltano e parlano in modo più creativo. “La principale caratteristica del World Cafè è quella di essere un contenitore molto curato, un ambiente informale in cui le persone sono invitate a prendere parte ad una conversazione in modo spontaneo, aggregandosi in piccoli gruppi variabili e sollecitati con opportune domande, a dare il proprio contributo
condividendo idee e riflessioni su un determinato argomento”71.
La qualità dell’accoglienza rappresenta un elemento importante, in grado di fare la differenza. Per tale motivo infatti il facilitatore deve avere cura di allestire uno spazio in grado di far sentire i partecipanti a proprio agio, in un clima in cui possano esprimersi liberamente. Anche i dettagli fisici dell’ambiente, come l’arredamento, i colori, la disposizione degli oggetti, rivestono un ruolo non secondario. Quello che è fondamentale in questa tecnica è che i partecipanti abbiano fin da subito molto chiaro il
6969 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:2, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
70 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:2, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
71 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:3, in Formazione e
motivo e la finalità della conversazione in cui saranno coinvolti. La base di partenza della condivisione infatti è condividere il
“perché” si è lì insieme72.
Inoltre “per favorire la più ampia connessione tra le persone, la trasmissione di idee viene agevolata anche attraverso il movimento nello spazio e l’aggregazione reiterata in piccoli
gruppi, cioè “tavoli” diversi nel corso dell’incontro”73. Una delle
particolarità del World Cafè è quella di “prevedere tre diversi round di conversazione a seguito di una domanda e di cambiare tavolo, nonché interlocutori, a ogni domanda. Così facendo ogni persona presente si arricchisce delle riflessioni di un gran numero di altri partecipanti pur intrattenendo singole conversazioni in
gruppi piccoli”74.
Questa tecnica del World Cafè è stata utilizzata anche in un progetto di intervento nell’ambito del welfare locale finalizzato all’innovazione dei processi di programmazione e delle attività nel campo delle politiche giovanili. Infatti nel distretto socio- sanitario pianura est di Bologna, è stato realizzato il Progetto denominato “Giovani al Centro”. Questo progetto ha preso avvio nell’autunno del 2016, ed “è stato ideato per qualificare la programmazione territoriale di politiche e interventi a favore del benessere di pre-adolescenti, adolescenti e giovani che vivono sul territorio che coincide con il Distretto Pianura Est di Bologna, attraverso: la creazione di un luogo permanente di coordinamento dei processi decisionali a sostegno della programmazione territoriale, il consolidamento di reti territoriali
in un’ottica di inclusione, partecipazione e
corresponsabilizzazione dei diversi soggetti ai processi di
72 Vedi nota precedente
73 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:3, in Formazione e
cambiamento, consultabile sul link: www.formazione-cambiamento.it
74 In Giangiacomo M. I., Mattia D., La magia dell’Art of Hosting, n.8/2017:3, in Formazione e
governance del welfare territoriale” (Giullari B., De Angelis G., 2017:3). Giullari e De Angelis (Giullari B., De Angelis G., 2017) mettono in evidenza che è stato realizzato un World Cafè in cui hanno partecipato 50 persone appartenenti al mondo della scuola, formazione, enti locali, settore sanitario, terzo settore, settore socio sanitario, genitori, ragazzi. Erano organizzati in giri di tavolo dove ognuno affrontava delle tematiche ben precise. Infatti “il progetto fin dalla fase di ideazione ha coinvolto, tramite incontri organizzati ad hoc, i principali organismi che partecipano
alla governance delle politiche sociali locali, come ad esempio: il
tavolo tecnico-politico distrettuale, tavolo dirigenti scolastici,
tavolo politiche minori e giovani” (ivi:4).
E’ stata scelta questa tecnica perché ricorre all’informalità per favorire il dialogo e lo sviluppo delle idee dei partecipanti che si
influenzano a vicenda sentendosi parte di un insieme (ivi).
L’utilizzo di questa tecnica ha permesso l’emergere delle preoccupazioni, delle varie criticità esistenti sul territorio, attraverso le biografie personali dei partecipanti e delle esperienze lavorative degli stessi.
Sarah Lewis (Lewis S., 2016) un’autrice inglese nel suo libro
considera la tecnica del World Cafè una metodologia che favorisce la psicologia positiva e il cambiamento.
- Metaplan75: è una tecnica di facilitazione di gruppo basata
sull’interazione strutturata e sull’utilizzo sistematico della visualizzazione; è molto usato nella progettazione partecipata e per la presa di decisioni con modalità partecipativa. Questa tecnica può essere usata sia come metodo di facilitazione per i gruppi e sia come un modello di comunicazione, in cui si possono sviluppare le opinioni, si può costruire una visione comune, possono essere definiti gli obiettivi, possono essere formulate le raccomandazioni ed i piani d’azione per focalizzarsi
su un problema specifico e sulle possibili soluzioni. Il Metaplan è indicato per:
Creare, raccogliere, riunire, strutturare, immagazzinare e visualizzare le idee;
Introdurre le persone nei seminari o congressi
Sviluppare analisi partecipate per individuare le cause di problemi specifici
Definire e concordare le priorità Supportare iniziative di cambiamento
Prendere decisioni condivise su problemi complessi Valutare in modo partecipato eventi specifici, casi o
processi nel corso di laboratori collettivi
Progettare e sviluppare in modo rigoroso un piano di azione dettagliato con portatori d’interessi, utenti o clienti.
La tecnica del Metaplan76 può essere articolato in fasi come:
1. Introduzione: durante la quale viene preparato il terreno, viene spiegato il programma, viene descritta la logica di funzionamento e soprattutto vengono posti gli obiettivi da raggiungere.
2. Lavoro individuale destinato a far emergere e scrivere le idee su schede codificate per colore e forma in base al contenuto loro assegnato. Queste schede una volta prodotte vengono attaccate sulle lavagne preparate in anticipo seguendo la codifica.
3. Lavoro collettivo o in sottogruppi organizzati per argomento, in base alle preferenze, con discussioni con l’argomento.
4. Condivisione dei risultati con rapida presentazione di ogni sottogruppo per consentire al gruppo intero di capire il quadro d’insieme.
5. Attribuzione delle priorità tramite votazione, attraverso l’utilizzo di piccoli adesivi colorati per esprimere le preferenze.
6. Discussione in plenaria di circa 20 minuti.
7. Conclusione e riepilogo con stesura di un piano di azione.
Attraverso la tecnica del Metaplan77 si possono far partecipare
direttamente tutte le persone che hanno un ruolo e un interesse nella implementazione di qualcosa. Infatti questa appartenenza influenza il modo in cui queste persone agiscono in ogni fase sia da quella di analisi che nel processo decisionale; evitando il disordine, i processi inconcludenti, le perdite di tempo, che spesso caratterizzano i processi decisionali partecipativi.
I partecipanti ad un Metaplan78 devono essere scelti con cura
privilegiando soggetti che siano davvero coinvolti nei processi reali che attraverso questa tecnica si cerca di facilitarli e governarli al meglio. Lo scambio di idee e opinioni tra di loro è essenziale e necessario poiché la finalità è quella di arrivare ad una soluzione comune. Per fare questo però è indispensabile che il team, la squadra di lavoro sia in grado di progettare e strutturare nel dettaglio tutto il processo che dovrà essere gestito da personale esperto. I moderatori amministrano i gruppi assicurandosi che ci sia una buona comunicazione, che si sviluppi la cooperazione e la comprensione.
La strategia è quella di disgregare i problemi complessi in piccole parti, così come si divide il gruppo grande in gruppi più piccoli in modo da massimizzare il coinvolgimento di tutti i partecipanti. Il gruppo plenario regola l’operazione e rivede i risultati, mentre i sottogruppi si focalizzano sui compiti secondari e raccolgono le idee79.
77 Vedi nota precedente
78 Consultare il link: www.valut-azione.net 79 Vedi nota precedente
La tecnica del Metaplan80 è una tecnica fortemente visuale che si
basa sull’uso di colori e forme diverse, come cartellini tondi e ovali, quadrati di diversi colori, pennarelli colorati. Questo costituisce l’ossatura logica di questo metodo. Durante le diverse sessioni vengono raccolte e organizzate numerose informazioni che devono essere rappresentate in modo comprensibile su cartellini codificati, dove sia la forma che il colore hanno un significato ben preciso, noti al gruppo di lavoro. Agire in questo modo consente di risparmiare tempo.
L’obiettivo del Metaplan è quello di giungere ad una decisione
condivisa intorno a un tema ben preciso81.
Tutte e tre queste metodologie molto spesso vengono utilizzate insieme non in modo rigido, o schematico ma bensì in modo personalizzato dal gruppo di lavoro stesso, in base al numero dei partecipanti, al tema o ai temi da affrontare e agli obiettivi da raggiungere.
Sul tema delle metodologie che permettono il confronto partecipativo c’è una discreta letteratura, infatti a tal proposito, ad esempio, Vincenza
Pellegrino82 effettua un’analisi sullo sviluppo progressivo di nuovi
strumenti di progettazione partecipata, in seguito alla crescente diffusione di progetti e strutture tese a coinvolgere gli attori sociali nei
processi decisionali locali. Per tale motivo, questa autrice83 analizza il
metodo del Metaplan, dove specifica che “si tratta di un metodo di facilitazione attento alla gestione dei processi di comunicazione nei gruppi di lavoro, basato sulla raccolta di opinioni dei partecipanti e la loro successiva organizzazione in blocchi logici fino alla formulazione di piani di azione in cui sono evidenziate problematiche rilevate e le
80 Consultare il link: www.valut-azione.net 81 Vedi nota precedente
82 Pellegrino V., Introduzione alla progettazione partecipata nei servizi: rischi, retoriche e nuove
possibilità, 2011 consultabile sul link: https://gspi.unipr.it
soluzioni possibili”84. Rappresenta una tecnica di discussione
visualizzata, in quanto prevede l’utilizzo e la messa a disposizione per tutti i partecipanti di una serie di materiali di lavoro, come grandi rotoli di carta, pennarelli colorati, bollini adesivi, strumenti attraverso i quali viene visualizzato tutto il processo di lavoro del gruppo.
Nel Metaplan, continua questa autrice85 “il ruolo del moderatore è
funzionale non solo a spiegare gli strumenti ma anche a gestire il gruppo di lavoro durante tutto il percorso, articolato in riunioni e discussioni in plenaria e in sessioni operative dove i sottogruppi di più piccole dimensioni avranno il compito di analizzare aspetti specifici del tema
proposto e di proporre idee e soluzioni”86.
Il moderatore quindi all’inizio ha la funzione di spiegare il programma di lavoro e di definirne gli obiettivi; in seguito i partecipanti sono invitati a esprimere le loro opinioni sul tema e a scriverle su fogli di carta colorati che saranno attaccati alle pareti per essere visibili a tutti.
“Successivamente si procederà ad aggregare le diverse opinioni espresse individualmente e le persone in sotto-gruppi di lavoro, con il compito di analizzare, proporre idee e soluzioni, far emergere elementi problematici sull’aspetto su cui si è scelto di lavorare”87. Il lavoro dei
sotto-gruppi sarà riportato in riunioni plenarie.
E’ importante sottolineare che queste tecniche, che abbiamo appena esposto, che permettono a tutti i partecipanti di esprimere il proprio punto di vista, moltiplicano le opzioni progettuali con gli strumenti del Project Cycle Management, partendo dall’albero dei problemi e degli obiettivi, per riportare i contenuti nella logica progettuale.
Per tale motivo è necessario ai fini della formulazione del progetto strutturare il tavolo di coprogettazione combinando gli strumenti del
84 Pellegrino V., Introduzione alla progettazione partecipata nei servizi: rischi, retoriche e nuove
possibilità, 2011:10 consultabile sul link: https://gspi.unipr.it
85 Pellegrino V., Introduzione alla progettazione partecipata nei servizi: rischi, retoriche e nuove
possibilità,2011: 10-11, consultabile sul link: https://gspi.unipr.it
86 Vedi nota precedente
87 Pellegrino V., Introduzione alla progettazione partecipata nei servizi: rischi, retoriche e nuove
confronto creativo con quelli della Project Cycle Management fondamentali per strutturare il progetto.
La Project Cycle Management88 (PCM) o Ciclo Del Progetto
rappresenta il metodo più conosciuto e utilizzato per la stesura dei progetti.
Rappresenta un insieme di quadri di riferimento e di strumenti volti a garantire una maggiore efficacia dei progetti e dei programmi e un miglioramento complessivo dei meccanismi di gestione dei programmi stessi89.
Il PCM si basa sulla programmazione per obiettivi contrapposto alla programmazione per attività, secondo cui si identifica l’obiettivo finale dell’intervento e si identificano i sotto obiettivi necessari per
raggiungerlo90.
Questo metodo scandisce le diverse fasi di un progetto in alcuni
passaggi: Programmazione, Identificazione, Formulazione,
Finanziamento, Implementazione e Valutazione91.
Queste fasi sono progressive, infatti non è possibile iniziare una fase se non è completata quella precedente. Inoltre si chiama ciclo perché “la valutazione conclusiva trasferisce l’esperienza degli interventi conclusi
nella progettazione di interventi futuri”92.
Prevedere le fasi del progetto consente di definire e focalizzare le azioni chiave, le informazioni necessarie, la responsabilità ad ogni livello, garantendo una divisione dei compiti e delle azioni necessarie.
88 In PRo.M.I.S., I metodi della progettazione e le fasi progettuali, Cap.1, 1.5 consultabile sul link:
www.promisalute.it
89 In Curatolo N., Metodologia di lavoro: PCM & GOPP. Slide presentate a Comiso il 24 Aprile
2015 consultabili sul link: www.programmicomunitari.formez.it
90 In Curatolo N., Metodologia di lavoro: PCM E GOPP. Slide presentate a Comiso il 24 Aprile
2015, consultabili sul link: www.programmicomunitari.formez.it
91 In PRo.M.I.S., I metodi della progettazione e le fasi progettuali, Cap. 1, 1.5 sul link:
www.promisalute.it
92 In PRo.M.I.S., I metodi della progettazione e le fasi progettuali, Cap.1, 1.5 :1 sul link:
Essendo un percorso ciclico il PCM consente una verifica continua nelle varie fasi del progetto, e per tale motivo di intervenire in itinere
sull’attività progettuale, apportando modiche o miglioramenti93.
“La struttura del PCM garantisce il coinvolgimento attivo di tutti attori nel processo di scrittura e realizzazione del progetto. Consente quindi di