METODI E TECNICHE DI GESTIONE DEI TAVOLI DI COPROGETTAZIONE SECONDO PEGASO

Nel delineare le tecniche di gestione dei tavoli, il modello Pegaso parte dal concetto di “Pertinenza”, in quanto saper gestire questi tavoli richiede la capacità di mettere a disposizione del processo conoscenze e informazioni critiche e di qualità.

Questo significa che non bisogna arrivare al tavolo di confronto disinformati o impreparati, ma anzi è fondamentale arrivarci consapevoli e preparati.

Per fare questo bisogna che gli operatori che avviano i tavoli di coprogettazione abbiano analizzato il territorio, siano informati sulle caratteristiche e su tutti gli aspetti che lo compongono e caratterizzano, sia dal punto di vista socioeconomico, che culturale, in modo da definire al meglio il progetto da realizzare in sede di confronto.

Questa contestualizzazione, secondo tale modello, è importante perché permette di individuare le problematiche pregresse sul tema, oggetto di discussione, e da queste estrapolare e definire le linee da adottare per risolvere tali problematiche e individuare gli obiettivi sia specifici del progetto sia generali dell’intervento da realizzare.

Secondo la linea Pegaso questo rappresenta il punto di partenza conoscitivo comune senza il quale non può avere inizio nessun tavolo di confronto.

Le discussioni dei tavoli non devono essere casuali, anzi devono essere ben strutturate e ben programmate.

Le tecniche di gestione dei tavoli proposte da Pegaso attingono agli strumenti qualitativi propri della letteratura metodologica che aiutano il confronto creativo tra i vari partecipanti al tavolo, come il World Cafè, l’Host e il Metaplan.

Come abbiamo sottolineato nel capitolo precedente108 _{queste tecniche}

rappresentano delle metodologie che permettono di coinvolgere i

gruppi consentendo a tutti i soggetti di partecipare alla discussione, portando il proprio contributo. La scelta di una tecnica piuttosto che un’altra dipende da diversi aspetti, come il tema da affrontare, il numero dei partecipanti ai tavoli. Il World Cafè ad esempio prevede la partecipazione di un piccolo gruppo di partecipanti, circa una decina, mentre il metaplan è una tecnica usata in gruppi con dimensioni molto più ampie.

Tutte queste tecniche prevedono la presenza di un facilitatore, ovvero di una persona esperta e competente nella conduzione dei gruppi e nella gestione dei conflitti e dinamiche che si possono sviluppare durante i tavoli di confronto.

Accanto a questi strumenti qualitativi di conduzione dei gruppi che permettono il confronto creativo e partecipativo tra i partner, il modello Pegaso affianca anche strumenti quantitativi, come le moderne tecniche di analisi, tra cui il Big Data e il Business Intelligence.

Il Big Data è un modello di utilizzo dei dati in modo analitico, necessario per sviluppare metodi e logiche di rappresentazione con processi di verifica e di controllo. Il Business Intelligence fa riferimento a tutti quegli strumenti di raccolta dati di diversa natura, che servono per analizzarli e per trarne delle decisioni strategiche.

Il Mckinsey Global Institute definisce i Big Data come” “un insieme di

dati la cui dimensione fa sì che la loro acquisizione, memorizzazione, gestione e analisi non siano possibili con gli strumenti software tipicamente usati per la gestione di database” “(Manyika, 2011 in Long e Siemens, 2014:134). Infatti “in risposta ai limiti delle tecniche di gestione dei dati esistenti, si è sviluppata una nuova generazione di tecnologie, database, e tecniche di gestione” (ivi:134). Di conseguenza “i teorici hanno postulato che qualcosa di fondamentale è cambiato con i dati stessi, creando un mondo in cui quasi tutte le interazioni di dati

vengono modificate, tra cui anche la ricerca scientifica”(Long e

Siemens, 2014:134).

Il termine Big Data è usato e serve per descrivere questo contesto dell’abbondanza dei dati.

Come sostiene Anderson (Anderson 2008, in Long e Siemens 2014:134) “in presenza di molti dati i numeri parlano da sé”(ivi:134).

Infatti secondo Long e Siemens (ivi) “l’enfasi chiave nei Big Data è che

il dato stesso rappresenta la strada verso la generazione di valore nelle organizzazioni. Questo perché il dato non è semplicemente un sottoprodotto delle interazioni e delle attività all’interno di

un’organizzazione”(ivi:134).

Il dato al contrario rappresenta un valore critico per i governi, le aziende e le istituzioni (ivi:134).

E’ importante sottolineare che questo aumento di informazioni e dati ha creato il problema secondo cui più sono i dati disponibili e minore è il grado di fruibilità, ovvero la capacità di individuare l’informazione utile in tempi brevi. Questo ha costretto le imprese ad andare incontro alla Business Intelligence, ovvero ad un moderno strumento per avere una gestione aziendale attualizzata alle necessità di mercato, dove il tempo è un fattore sempre più fondamentale e dominante nelle scelte operative. Secondo il modello Pegaso quindi è fondamentale il connubio tra le tecniche qualitative del confronto e le tecniche quantitative di analisi. Questo perché per avere dei tavoli efficaci è necessario usare dei metodi che garantiscano la partecipazione dei partner ma allo stesso tempo permettano anche l’avanzamento dei lavori e quindi dei tavoli che non siano solo partecipativi ma anche produttivi.

Affinché tutto questo avvenga, il modello Pegaso ribadisce la necessità che il conduttore di questo processo abbia delle competenze e conoscenze nella organizzazione e conduzione di un processo di gestione partenariale e inoltre deve possedere competenze in tecniche di ascolto, nella capacità di sintesi e interpretazione.

Il possesso di queste competenze è fondamentale perché spesso i tempi del processo di coprogettazione non sono lunghi da permettere tanti incontri, per cui è necessario che i conduttori abbiano la capacità di ascoltare quello che emerge nelle discussioni, di interpretarlo e di sintetizzarlo per l’incontro successivo.

Infatti è importante che ogni incontro prenda avvio dal riassunto di ciò che è emerso dall’incontro precedente, in modo da andare avanti con la discussione affrontando le questioni da rivedere o affrontarne di nuove, ottimizzando così i tempi a disposizione.

Nella sua linea metodologica Pegaso delinea le regole di funzionamento dei tavoli, dove specifica gli accorgimenti da adottare fin dal primo tavolo di confronto; le regole di comportamento che devono seguire tutti i partecipanti, sia pubblici che privati e le modalità di comportamento che deve adottare l’ente pubblico che indice i tavoli di coprogettazione fin dal primo incontro.

Il punto di partenza di questo modello è che nella prima seduta del tavolo di coprogettazione devono essere condivise le regole espresse nella domanda di partecipazione, in quanto rappresenta il motivo per cui tutti i partner sono riuniti intorno al tavolo.

Per quanto riguarda le regole che deve seguire l’ente pubblico, Pegaso evidenza che il soggetto pubblico, titolare della coprogettazione, nella prima seduta deve indicare le azioni oggetto della discussione e deve indicare la ripartizione della percentuale dei budget fra le azioni, indicando il numero dei tavoli che dovranno essere attivati.

Inoltre sempre l’ente pubblico deve definire: un cronoprogramma per l’attività dei tavoli e di scrittura del progetto, e un ordine del giorno per ogni riunione, indicando l’orario di inizio e di fine di ogni sessione. In base al numero dei partecipanti, nella prima seduta l’ente pubblico divide i partecipanti stessi su diversi tavoli, dove ognuno di questi lavora occupandosi di un’azione specifica del progetto, in modo da ottimizzare i tempi di decisione.

Dal punto di vista metodologico ogni tavolo deve essere organizzato in tre sessioni, ovvero in riferimento al contesto e ai problemi, agli obiettivi e alle azioni con riferimento alle risorse.

Per garantire l’avanzamento dei lavori è necessario che ogni tavolo definisca i risultati attesi di ogni sessione e predisponga la sintesi di ogni sessione stessa.

Secondo questo modello, il raccordo tra il lavoro dei diversi tavoli deve essere garantita da un coordinatore, che può essere un referente del servizio pubblico, oppure esterno, con il compito di riunire le fila di tutti i tavoli per arrivare ad una presa di decisione comune.

Infatti per avere un buon funzionamento dei tavoli è necessario che tra i partecipanti ci sia un coordinatore, un facilitatore dei gruppi e un progettista.

Un altro aspetto su cui si sofferma il modello Pegaso riguarda il creare per ogni seduta un ambiente caldo e accogliente come base di partenza per affrontare il tavolo di confronto e questo significa che i conduttori devono avere degli accorgimenti particolari e fare attenzione alle risorse strumentali, alle attrezzature, ovvero agli arredi della sala che ospita i partecipanti, alla illuminazione della stanza, alla disposizione dei tavoli e delle sedie.

Per quanto riguarda i partecipanti ai tavoli di coprogettazione, questo modello delinea delle regole di comportamento a cui tutti i partecipanti si devono attenere, sia pubblici che privati.

Se vogliamo dei tavoli produttivi, la prima regola impone che i partecipanti siano sempre le stesse persone con competenze ed esperienze rispetto al tema e alle attività dei tavoli.

La seconda regola è la garanzia della puntualità, ovvero il ritardo oltre un certo orario di ogni partecipante al tavolo significa la non partecipazione del ritardatario stesso agli incontri. Infine la terza regola impone di stabilire il numero massimo di assenze possibili, oltre il quale significa la non partecipazione ai tavoli di confronto.

Tutte queste regole sono fondamentali per permettere una migliore conoscenza tra i partecipanti, una migliore compattezza del gruppo di lavoro per arrivare ad una presa di decisioni consensuale e comune, fondamentale per definire il progetto o intervento da realizzare.

6.1.3 LA COPROGETTAZIONE SECONDO IL MODELLO