L’esperienza CISIA nei progetti POT e PLS
In quest’ultimo paragrafo si descriverà come e perché le tecniche di project management sono state applicate all’interno di un’organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi contenuti nei progetti POT e PLS, progetti promossi dal Ministero dell’Istruzione Università e Ricerca MIUR che hanno l’obiettivo di aumentare la propensione a iscriversi all’Università e migliorare l’orientamento in ingresso delle studentesse e degli studenti. Analizzando la storia dei progetti, le prime riflessioni su come ampliare strumenti ed azioni per migliorare politiche e strumenti per l’orientamento, a partire dai Piani Lauree scientifiche PLS, è iniziata a Napoli il 25 Ottobre del 2017 durante un convegno nazionale promosso dal CISIA in collaborazione con MIUR, CRUI, Copl e Conferenza Nazionale dei Presidenti e dei Direttori delle Strutture Universitarie di Scienze e Tecnologie. Col Decreto Ministeriale del 29 dicembre 2017, n. 1047 il Ministero dell’Istruzione dell’Università e della Ricerca (MIUR) ha deciso di dare attuazione sia ai Piani di Orientamento e Tutorato (di seguito chiamati progetti POT) sia ai Piani Lauree Scientifiche (di seguito chiamati progetti PLS). Per questo motivo, ha chiesto alle Università di progettare e realizzare attività che sostengano le giovani e i giovani diplomati nella scelta del corso di laurea e nel primo periodo di studio universitario, al fine di:
· aumentare la propensione a iscriversi all’università; · ridurre il tasso di abbandono;
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· aumentare il numero delle studentesse e degli studenti che completano gli studi con successo ed entro i tempi previsti.
Tenendo conto di quanto previsto dalle linee guida ministeriali per l’attuazione dei POT e PLS contenute nel suddetto Decreto Ministeriale, nell’ambito dell’attuazione dei due piani sono state e saranno realizzate azioni di sistema, attraverso il potenziamento di strumenti esistenti e lo sviluppo di nuovi, con un duplice obiettivo:
a) aumentare l’interazione tra atenei, scuole e studenti ai fini dell’orientamento;
b) permettere agli studenti di autovalutarsi e di potenziare il proprio bagaglio di conoscenze e competenze ritenute necessarie per l’ingresso nell’Università.
Da questi obiettivi prefissati dal MIUR, quattordici Atenei capofila dei progetti POT e PLS, col supporto del Consorzio Interuniversitario Sistemi Integrati per l’Accesso (CISIA), hanno destinato parte dei finanziamenti ricevuti per realizzare, affinché sia possibile raggiungere gli obiettivi succitati, quattro linee di progetto:
● Linea Progettuale LP 2 Potenziamento del Portale CISIA con l’ampliamento dei test di esercitazione libera e test di posizionamento, temporaneamente a disposizione di studenti e scuole per alcune attività nell’attesa della realizzazione del suddetto Portale Università/Scuole. Il potenziamento dell’attuale portale CISIA vedrà la creazione di Prove di Posizionamento (PPS), analoghe nella struttura e nel sillabo a ciascun tipo di Test OnLine CISIA, che permettano allo studente di conoscere la propria preparazione iniziale confrontando il risultato ottenuto con una popolazione di riferimento.
● LP 3 Creazione di un portale Università-Scuole con strumenti di supporto all’orientamento, in particolare dedicati all’autovalutazione delle proprie conoscenze rispetto a quelle richieste in ingresso ai corsi universitari, realizzando una apposita sezione in cui accedere con delle credenziali personali. Il portale fornirà nel tempo dati molto importanti ai progetti sul livello di partecipazione di scuole e studenti sull’efficacia delle azioni messe in campo dagli atenei su tutto il territorio nazionale.
● LP 4 Potenziamento della piattaforma di Data Visualization, in modo da fornire dati specifici in modo riservato anche alle scuole superiori, ancora non disponibili, attraverso la creazione del portale Università/Scuole. La piattaforma sarà accessibile a tutte le scuole, le Università e gli studenti registrati sul portale web
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e permetterà la consultazione dei dati prodotti da tutti i test erogati, sia TOLC che PPS.
● LP5 Progettazione e sviluppo di strumenti didattici Mooc (Massive Open Online Course) per le conoscenze delle materie di base e di altri strumenti per l’autovalutazione e l’autoapprendimento. I MOOC offrono attività di supporto e preparazione alle diverse discipline contenuti nei TOLC, sono strumenti utili sia per il supporto all’orientamento sia agli studenti per l’autoapprendimento. Realizzati nel 2020, potranno essere utilizzati per potenziare le conoscenze di base degli studenti, per il recupero delle carenze in ingresso (Obblighi Formativi Aggiuntivi) e per formare e supportare i tutor degli atenei oltre che come strumento didattico nel suo insieme libero e gratuito.
A queste quattro linee di progetto aventi lo scopo di sviluppare servizi per raggiungere gli obiettivi previsti dai progetti POT e PLS il CISIA, al proprio interno, ha sviluppato altre due linee di progetto, ideate con lo scopo di supportare le altre quattro linee, esse sono:
● LP 1 Linea progettuale coordinamento di progetto;
● LP 6 Realizzazione di un sistema di rendicontazione economico – finanziaria dei singoli progetti e di monitoraggio delle azioni delle attività.
La prima linea comprende tutte le attività preliminari che sono state previste e svolte per redigere il documento progettuale e per redigere il budget di progetto.
La seconda linea è stata ideata per tenere traccia dei finanziamenti e rendicontare alle università in che modo i finanziamenti versati da ogni Ateneo sono stati spesi.
Il CISIA svolge, fin dalla sua costituzione, attività e ricerche nel campo dell'orientamento e dell’accesso agli studi universitari, specialistici e di perfezionamento superiore nonché dell’accesso, tramite procedure di orientamento e selezione, per altri enti pubblici e privati, mira a promuovere e coordinare il rapporto la Scuola Secondaria italiana di II grado al fine di diffondere contenuti e risultati del test e di favorire il pre-orientamento degli studenti durante gli ultimi anni di scuola. Lo svolgimento di queste attività ha permesso all’organizzazione di sviluppare negli anni un background di conoscenze ed esperienza nel campo dell’orientamento all’ingresso all’università degli studenti, conoscenze ed esperienze che hanno portato al coinvolgimento del CISIA da parte delle
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Università capofila di progetto per ideare e realizzare le quattro linee di progetto e a impegnarsi nella realizzazione di servizi e strumenti secondo le linee guida POT e PLS, trasversali a tutti i progetti.
Per attuare le linee di progetto, il CISIA ha deciso di adottare per la prima volta le tecniche e le metodologie del project management per seguire i progetti in tutte le sue fasi. L’adozione di questa metodologia ha portato anche a ridisegnare l’organigramma esistente, aggiungendo l’unità organizzativa di project management office come organo di supporto alla direzione, in grado di gestire trasversalmente alle funzioni l’avanzamento dei lavori delle linee progettuali:
nuovo organigramma di tipo funzionale CISIA
Quando si è discusso del perché le tecniche di project management sono in continua espansione nelle organizzazioni si è riportato il pensiero di J. K. Galbraith, il quale chiama una serie di fattori che portano alla scelta delle tecniche di project management “gli imperativi della tecnologia”. Riportando gli imperativi della tecnologia al contesto dell’organizzazione CISIA si evince che:
- il tempo intercorrente tra l’inizio delle linee progettuali e il loro completamento tende ad allungarsi, con un periodo stimato di 18 mesi affinché tutti i progetti siano rilasciati;
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- i capitali impiegati nei progetti sono notevoli, i finanziamenti ricevuti sono pari a 586.920,00 €;
- l’esigenza di sviluppare nuovi portali online e nuovi strumenti didattici ha portato l’organizzazione a sviluppare e a reperire all’esterno nuovi strumenti tecnologici e ad avviare collaborazioni con personale specializzato;
- un investimento maggiore di tempo e di capitali, la rigidità dell’impegno, la necessità di grandi organizzazioni altamente specializzate, esigono un controllo e una pianificazione del progetto più efficienti, controllo e pianificazione che prima non erano formalizzate e non erano previste figure all’interno dell’organizzazione che seguissero questi momenti.
Si è mostrato come la metodologia del project management è nata ed è tuttora utilizzata maggiormente per la realizzazione di grandi opere civili e industriali ma in questo caso la metodologia è stata utilizzata per la realizzazione di strumenti didattici e informatici per migliorare un servizio, il che rende l’adozione del project management ancora più interessante perché applicata in un settore, quello dei servizi, in cui fino a poco tempo fa non si sentiva l’esigenza di pianificare e gestire in modo formalizzato la realizzazione di un progetto. Il motivo dell’adozione, riprendendo i fattori di cambiamento citati prima, è stato dovuto al fatto che si tratta di progetti di cambiamento strategico, l’organizzazione per la prima volta si è trovata ad operare con l’elaborazione di un progetto per utenti esterni con alcuni contenuti da realizzare per la prima volta; i progetti sono a forte contenuto tecnologico, con lo sviluppo di strumenti didattici multimediali e la creazione di portali interattivi, necessitando di formazione e collaborazioni esterne.
Come ogni progetto, anche per queste quattro linee progettuali da realizzare sono state individuate e seguite delle variabili di successo, sappiamo già che nell’ambito delle variabili di successo di un progetto è molto importante gestire le aspettative e i bisogni, anche inespressi (impliciti), degli stakeholder.
Soprattutto per la realizzazione questi progetti, è risultato molto importante gestire le aspettative dei bisogni degli stakeholder perché questi progetti sono stati sviluppati grazie a una intensa collaborazione con i referenti delle Università capofila dei progetti POT e PLS, quindi oltre a un coordinamento interno all’organizzazione CISIA è servito anche un coordinamento esterno tra CISIA e referenti universitari, considerando le Università non soltanto come utenti finali degli strumenti progettati ma cercando di ascoltare tutte le idee e le esperienze nel campo al fine di pianificare e realizzare i progetti. Nelle prime fasi dei progetti, quindi, non si è seguita una specifica direttiva dallo sponsor di progetto
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ma ci si è ispirati alla metodologia della progettazione partecipata, un modo di progettare e pianificare ideato dagli enti pubblici per coinvolgere i cittadini nelle scelte dell’amministrazione locale. Da questo spunto è stata riportata questa metodologia nell’ambito dei progetti POT e PLS con il CISIA interpretando il ruolo dell’amministrazione pubblica e i referenti delle Università capofila interpretando il ruolo degli utenti finali che sono invitati alla progettazione e alla pianificazione. Questo tema sarà trattato nello specifico quando si parlerà della fase dell’ideazione, una fase, in questo contesto, diversa per modalità e partecipanti dalla tipica fase di ideazione di un progetto. Questa continua interazione con i referenti delle Università capofila ha favorito il rispetto di un’altra variabile di successo del progetto, ovvero, un’attenzione particolare per la soddisfazione degli stakeholder, chiamati continuamente ad esprimere una propria opinione e a dare il proprio contributo per la progettazione e conduzione con successo del progetto.
La realizzazione delle quattro linee progettuali è stata cofinanziata dalle Università capofila con fondi MIUR e dal CISIA. Le Università si sono impegnate al finanziamento delle linee progettuali stipulando con il CISIA un contratto di servizi.
I finanziamenti ai progetti, in cui il CISIA è indicato come soggetto tecnico che svolgerà azioni di sistema, sono stati stabiliti con il decreto n. 359 del 04 marzo 2019 del MIUR. Di seguito è riportata una tabella con i totali dei finanziamenti MIUR destinati alle azioni di sistema CISIA per la realizzazione delle quattro linee di progetto:
Si nota che sul totale dei fondi MIUR per i progetti POT e PLS, è stato impegnato dalle Università capofila dei vari progetti il 5,59% per la realizzazione degli strumenti CISIA
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a supporto dei progetti POT e PLS, a questa percentuale si sommano le misure previste dal CISIA, come quota di cofinanziamento dei progetti POT e PLS, che ammontano a circa 200.000 euro e saranno utilizzate prevalentemente per l’ampliamento dei test e dei quesiti per le attività progettazione degli strumenti di posizionamento e orientamento degli studenti in ingresso. Col totale dei finanziamenti ai progetti destinati al CISIA, il consorzio ha poi redatto un budget di progetto per pianificare al meglio l’entità delle risorse finanziarie da spendere e per illustrare in maniera analitica ai referenti delle Università in che modo sono stati impegnati i finanziamenti al fine di sviluppare le linee di progetto.
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