Strumenti di pianificazione usat

L’adozione delle tecniche di project management all’interno dell’organizzazione presuppone la creazione di un cruscotto gestionale a supporto del management con l’individuazione di strumenti di pianificazione che consentono di pianificare e monitorare i costi, i tempi e le funzionalità degli strumenti oggetto delle linee progettuali, per poi consentire di svolgere agevolmente i controlli necessari.

Approfondendo gli strumenti di pianificazione usati all’interno del progetto il primo strumento usato per l’individuazione e la descrizione delle attività è stata la Work Breakdown Structure (WBS). La WBS è stata scelta per la sua facilità di applicazione nel contesto, per la sua capacità di coinvolgere tutti gli attori coinvolti in modo tale da responsabilizzarli sulle attività da svolgere e per la sua capacità di assicurare una visione generale e unitaria del progetto.

Le attività sono state individuate con la collaborazione dei vari referenti interni all’organizzazione, che hanno dato il proprio contributo nella scomposizione delle linee progettuali in attività da compiere per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Dopo aver raccolto i suggerimenti dei referenti interni del CISIA, la WBS è stata progettata tramite il foglio di lavoro Excel e per la sua visualizzazione sono stati scelti due livelli di dettaglio per ogni linea progettuale: il primo livello è stato progettato inserendo le sei linee progettuali (comprendenti le quattro esterne e le due interne con funzione di supporto), il secondo livello che riguarda le principali attività da svolgere all’interno della linea progettuale affiancate da un codice per una migliore individuazione quando riportate all’interno del report.

Nella WBS adottata dal CISIA, accanto alle varie attività, sono state inserite due colonne in cui nella prima sono stati riportati tutti i soggetti coinvolti, interni al CISIA o esterni (università o società di servizi esterni), nella seconda sono stati riportati i soggetti interni responsabili dell’attività. L’inserimento delle due colonne in cui vengono riportati i

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responsabili delle varie attività accanto alla descrizione delle attività è stato fatto con lo scopo di responsabilizzare i soggetti coinvolti e per accelerare il processo decisionale, attenuando il rischio di eventuali duplicazioni di funzioni.

Qui di seguito viene riportata una parte della WBS, contenente le attività di tre linee progettuali, adottata dal CISIA durante la pianificazione del progetto:

Pianificazione dei tempi

Dopo aver redatto la WBS, il passo successivo è stato pianificare i tempi delle attività previste nel progetto. La stima dei tempi è stata presa considerando che l’ultima linea progettuale dovrà essere completata entro settembre 2020, così da rilasciare il nuovo portale Scuole-Università in tempo con l’inizio del nuovo anno scolastico, dopo di che è stato chiesto ai vari referenti interni di stimare i tempi delle attività all’interno di questo arco temporale, considerando anche le eventuali dipendenze tra l’inizio di un’attività e la fine della precedente.

Nella pratica, partendo dallo schema della WBS sul foglio Excel sono state aggiunte due colonne con le date d’inizio e di fine previste per ogni attività ed è stato progettato un cronoprogramma costituito da diciotto colonne, ognuna delle quali rappresenta un mese del progetto. Le colonne dei mesi sono state divise in settimane in modo tale da monitorare agevolmente l’avanzamento del progetto settimanalmente.

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La tabella riportata è una versione sintetica del diagramma di Gantt adottato, in cui sono riportate le durate totali di tutte le linee progettuali.

Per rendere più facile la comprensione e la lettura del diagramma in fase di esecuzione, sono stati scelti diversi colori per le barre delle attività:

- Verde chiaro se nella settimana l'attività è stata svolta all'interno del periodo programmato;

- Verde scuro l'attività si è conclusa nella settimana in considerazione; - Azzurro se l'attività è programmata per la settimana;

- Blu se il termine dell'attività, originariamente programmato per data antecedente, è stato posticipato;

- Rosa se l'avvio dell'attività, programmata per la settimana, non è ancora avvenuto; - Rosso se il termine dell'attività, programmato per data antecedente, non è ancora

avvenuto.

Il budget

Il processo di budget è iniziato considerando le risorse a disposizione, date dai finanziamenti totali erogati dalle Università capofila, riportati nella tabella qui sotto, erogati in tre tranche:

- 40% alla stipula del contratto; - 30% entro il 31 dicembre 2019:

- 30% al rilascio complessivo dei servizi, dei supporti e della progettualità entro il termine dell’anno accademico 2019/2020.

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Tabella ripartizione finanziamenti per azioni CISIA

Le quote di finanziamento dei vari progetti POT e PLS sono state suddivise nelle prime tre linee progettuali in base alla percentuale del numero di matricole, calcolata su una serie storica. Ad esempio, la media in percentuale delle matricole di ingegneria è il 29.81% del totale dei nuovi iscritti ogni anno, quindi le linee progettuali 1,2,3 sono state finanziate per 171.270,51€ dal POT di Ingegneria corrispondente al 29.81% del totale dei finanziamenti corrispondente a 586.920,00€. La linea progettuale riguardante la progettazione degli strumenti didattici MOOC è stata finanziata con fondi propri CISIA. Dato il totale dei finanziamenti che si sarebbero ricevuti durante il progetto si è proceduto alla stima dei costi per le attività previste per ogni linea progettuale, per poi progettare un prospetto di budget adattato all’ambito del progetto.

Una specifica di questo prospetto di budget sono stati gli oggetti di costo, ovvero, un oggetto a cui sono assegnati i costi, non considerando i classici oggetti di costo magari provenienti dal prospetto del CE civilistico, ma, sono stati individuati diciotto oggetti di costo riportati nello schema di budget qui sotto, attinenti alle attività da svolgere per ogni linea progettuale:

1. Personale CISIA;

2. Personale a contratto sviluppo progetti CISIA; 3. Missioni e trasferte;

4. Ospitalità e spese varie;

5. Società di sviluppo software e realizzazione siti internet; 6. Società di servizio sviluppo progetti;

7. Contratti di ricerca e sviluppo sistemi Data Visualization; 8. Personale a contratto sviluppo scientifico;

9. Personale a contratto sviluppo scientifico MOOC matematica; 10. Personale a contratto sviluppo scientifico MOOC fisica;

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11. Personale a contratto sviluppo scientifico MOOC chimica; 12. Personale a contratto sviluppo scientifico MOOC biologia; 13. Personale a contratto sviluppo scientifico MOOC logica;

14. Personale a contratto sviluppo scientifico MOOC comprensione del testo italiano; 15. Personale a contratto sviluppo scientifico progettazione PPS agraria;

16. Personale a contratto sviluppo scientifico PPS-Economia; 17. Personale a contratto sviluppo scientifico PPS-Farmacia; 18. Personale a contratto sviluppo scientifico PPS-Ingegneria;

19. Personale a contratto sviluppo scientifico PPS- Scienze biologiche; 20. Personale a contratto sviluppo scientifico PPS- Studi Umanistici.

per poi arrivare a questo prospetto di budget preventivo, progettato sul foglio di lavoro Excel:

Dopo di che sono state progettate delle tabelle Pivot, degli strumenti necessari per la progettazione di tabelle riassuntive, progettate per organizzare i dati in funzione del totale per linea progettuale o per oggetto di costo:

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Qui di seguito, invece, viene rappresentata la tabella Pivot in funzione del totale dei costi per oggetto di costo:

Per pianificare i ricavi, invece, non si è scomposto il budget secondo i ricavi provenienti dalle linee progettuali ma, essendo le linee progettuali finanziate dalle Università, è stato progettato inserendo le quote di finanziamenti che si sarebbero ricevuti dalle Università secondo i progetti, POT o PLS, di cui erano capofila.

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In questo paragrafo sono stati riportati tutti gli strumenti che sono stati e saranno usati durante l’avanzamento di tutto il progetto. Tutti gli strumenti sono stati raccolti in un unico file per una facilità d’uso, creando anche un indice con dei link per passare in maniera agevole da un prospetto all’altro. L’uso del foglio di calcolo Excel è stato molto semplice e intuitivo nella costruzione dei prospetti e si è adattato bene alle esigenze informative dell’organizzazione.

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Capitolo 3