I software gestionali per la pianificazione di un progetto

Esistono numerosi strumenti per la pianificazione di progetto e tutti rivendicano la capacità di essere utili a migliorare la gestione dei progetti.

Nell’ambito del project management, vi sono dei settori in cui il supporto del software è di inestimabile importanza, ovvero quello che riguarda la pianificazione di progetto e il tracciamento dell’avanzamento. Nel piano di un progetto medio vi sono rapporti così complessi da impedire a chiunque di pianificare e ripianificare il progetto abbastanza in fretta da attualizzare le informazioni, se non utilizzando uno strumento di supporto. Non esiste il software gestionale perfetto per seguire l’andamento del progetto, ogni organizzazione ha esigenze diverse e ogni project management sottolinea aspetti diversi a seconda del proprio grado di esperienza.

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I software di pianificazione possono essere progettati per seguire la pianificazione e il tracciamento dell’avanzamento di un singolo progetto ma, tuttavia, molte organizzazioni conducono contemporaneamente più progetti. In questi casi è possibile che vi sia una contesa delle risorse non solo nell’ambito di un solo progetto, ma anche fra più di uno quindi nasce l’esigenza di progettare un tipo di software per la pianificazione di progetto che prevede altre funzionalità di supporto alla pianificazione e al tracciamento dell’avanzamento in un ambiente in cui sono attivi più progetti in grado di influenzarsi a vicenda.

Alla luce delle suddette premesse, rispettando i vari contesti aziendali in cui i software gestionali possono essere sviluppati, i requisiti fondamentali che si ritrovano nella maggior parte della progettazione dei software sono i seguenti:

- Cercare di progettare un’interfaccia semplice e intuitiva. Si sarà troppo impegnati per potersi permettere di passare molto tempo a imparare a utilizzare un nuovo pacchetto. Per certi versi, è più importante che un pacchetto sia facile da utilizzare piuttosto che abbia funzioni sofisticate, poiché è importante utilizzare il software per poi metterlo da parte;

- Dovrebbe supportare la WBS e i diagrammi di Gantt;

- Dovrebbe consentire di riunire gruppi di attività in modo tale da poter nascondere i dettagli di livello inferiore quando si osserva la struttura complessiva del progetto;

- Dovrebbe essere possibile specificare la durata delle attività come fissa o variabile;

- Alle risorse dovrebbero essere associate informazioni sui costi, in modo che il piano includa il costo del tempo delle persone. Idealmente, fornire queste informazioni dovrebbe essere una funzione di base del pacchetto piuttosto che qualcosa per cui l’utente deve ricercare tramite una ricerca ad hoc nel database di progetto;

- Il software dovrebbe individuare automaticamente una sovrallocazione delle risorse e fornire uno strumento di livellamento risorse. Idealmente questo dovrebbe avere varie impostazioni in modo da ottimizzare il progetto in vario modo;

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- Il software dovrebbe essere in grado di ottimizzare il livellamento delle risorse tra le varie fasi del progetto;69

Per quanto riguarda le funzionalità che alla fine della progettazione dovrebbe possedere un software gestionale si elencano di seguito le principali, tra cui:

- Tutti i pacchetti software dovrebbero consentire l’inserimento dell’avanzamento effettivo sulle attività, mantenendo la linea del tempo originale come riferimento. Alcuni software permettono di salvare più versioni della linea del tempo in modo da poter confrontare più opzioni del piano;

- Tutti i software dovrebbero consentire di stabilire una data di inizio o di fine progetto e di specificare la data odierna (che indica lo stato di avanzamento). Questa funzione è utile per vedere lo stato del progetto a una particolare data passata;

- In progetti di grandi dimensioni, il processo di raccolta delle informazioni sull’impiego del tempo e sullo stato di un’attività è laborioso; a meno che tramite il software sia facile aggiornare il piano, questa attività corre il rischio di essere tralasciata;

- È utile che i membri del team siano in grado di rapportare lo stato corrente del progetto al piano. Se ognuno ha una copia del software di pianificazione e ha accesso al file, fornire più copie della licenza se da un lato è piuttosto semplice, dall’altro è anche costoso e introduce il rischio di modificare accidentalmente il piano.

A seconda delle caratteristiche, è possibile che il pacchetto permetta allo sponsor o ad altri stakeholder interni di visualizzare lo stato di avanzamento corrente del progetto o consenta ai membri del team che lavorano fuori sede di visualizzare il piano e addirittura inserire dati sulle loro attività;

- Alcuni pacchetti software possono essere impostati in modo da generare e inviare e-mail automatiche ai membri del team per informarli delle loro attività.70

È ovvio che la tecnologia ricopre un ruolo di fondamentale importanza in numerosi progetti, tant’è vero che project manager e membri del team hanno competenze tecnologiche ben sviluppate.

69 _{Nokes S., Greenwood A., il project management: tecniche e processi} 70 _{Nokes S., Greenwood A., il project management: tecniche e processi}

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Dopo aver elencato i requisiti fondamentali e le funzionalità che devono possedere i software, di seguito si riporteranno i software più usati dalle organizzazioni, che vanno dai più semplici, come Excel, adattabili a tutti i tipi di progetti a quelli più complessi, come SAP EPPM, adottati in genere da organizzazioni strutturate che seguono molti progetti contemporaneamente.

Microsoft Excel

Excel è il foglio di calcolo elettronico più usato dalle organizzazioni.

Questo foglio elettronico è stato usato anche dal Consorzio CISIA durante la pianificazione dei progetti POT e PLS, per progettare i vari fogli per monitorare le attività, i tempi e i costi.

È molto usato, innanzitutto, per la sua facilità d’uso essendo la conoscenza del pacchetto Office un prerequisito essenziale che le organizzazioni richiedono ai propri dipendenti. Un altro vantaggio è che il programma di calcolo non è rigido nella propria struttura ma può essere facilmente adattato a tutti i tipi di organizzazioni in base alle loro esigenze informative

Ai fini del project management Excel permette di: - progettare diagrammi di Gantt;

- progettare prospetti di budget;

- elencare le attività da svolgere (es: la costruzione della WBS); - lavorare in un ambiente cloud;

- importare dati da più funzioni o divisioni dell’organizzazione permettendo di visualizzare l’andamento dei lavori istantaneamente e non aspettare un momento alla fine di un periodo prestabilito di aggregazione dei dati da parte di un operatore.

Netsuite

Netsuite è un software ERP (Enterprise Resource Planning) in grado, cioè, di integrare tutti i processi rilevanti del business di un’azienda utilizzato anche nel campo del project management per pianificare e gestire i progetti che un’organizzazione intende seguire. Oltre alla gestione del progetto e al monitoraggio dei tempi e delle spese, è possibile creare ed emettere fatture relative al progetto, confrontare le prestazioni del progetto con budget e altre metriche. NetSuite gestisce anche il riconoscimento delle entrate, delle

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spese, dei saldi non compilati e altri dati finanziari relativi al progetto ed è in grado di gestire l’avanzamento di più tipi di progetti.

Il software permette all’utente di visualizzare una Dashboard del progetto che offre ai project manager un'analisi visiva e grafica dello stato di avanzamento di progetti specifici. I responsabili di progetto possono vedere a colpo d'occhio importanti indicatori di prestazione chiave (KPI), ad esempio quali progetti sono puntuali, in linea con il budget e destinati al successo. Per i progetti in ritardo, è possibile utilizzare la dashboard per identificare la causa principale. Man mano che i membri del team immettono le informazioni, la dashboard si aggiorna automaticamente per offrire una visione aggiornata dello stato attuale dei progetti.

Netsuite dispone di un’ampia varietà di template di progetto, modelli preimpostati che forniscono solidi punti di partenza per i vari progetti, risparmiando tempo e semplificando i progetti dall'inizio alla fine. Inoltre, tra i vari template, offre varie versioni del Diagramma di Gantt per pianificare e monitorare i tempi delle attività.

Infine, contiene anche dei report di diversa natura informativa:

- Report destinati a tutti i soggetti coinvolti che permettono di tenere traccia della percentuale di avanzamento dei lavori di ogni singolo progetto e di tutti con la possibilità di confrontare report di due periodi di tempo contemporaneamente. - Report che evidenzia eventuali ritardi. Consente di ottenere una rapida

panoramica del lavoro rimanente nei lavori in corso d’esecuzione, il numero di attività assegnate a ciascun referente e il numero di ore rimanenti per completare le attività relative al lavoro. 71

SAP EPPM Enterprise Portfolio and Project Management

SAP è anch’esso un software ERP e, insieme a Netsuite, è il software più usato dalle grandi organizzazioni per gestire soprattutto la contabilità generale e la gestione degli ordini, ma è anche un potente strumento nelle mani dei project manager per controllare e gestire efficacemente i loro progetti.

Oltre a soddisfare i requisiti primari della gestione del progetto, come la pianificazione dei tempi, la pianificazione delle risorse e i rapporti sullo stato di avanzamento, la funzione di Project System all’interno del software si integra perfettamente con gli altri moduli (ad es. Finanziario, di controllo, risorse umane, gestione dei materiali, pianificazione della produzione, vendite e distribuzione, gestione dei documenti)

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consente di pianificare, eseguire e rendere conto dei progetti nell'ambito delle normali procedure commerciali delle imprese. Ciò significa che il Project System ha accesso costante ai dati in tutti i dipartimenti coinvolti nel progetto.

Le principali capacità di SAP nell’ambito del project management sono:

- Definire le strutture del progetto come la Work Breakdown Structure (WBS); - La possibilità di attingere a vari template del progetto e usarli per ulteriori

sviluppi;

- Registrare le varie versioni del progetto;

- Progettare vari scenari What-if e analizzarli tramite simulazioni; - Aggiornare il budget di progetto in maniera automatica;

- Fornire vari report a seconda dell’utente finale e dell’esigenza informativa.72

Ma questi software riportati sopra sono sufficienti per migliorare l’efficacia del project management?

D’ora in poi dovrebbe essere chiaro che il project management non è un problema di tecnologia né di analisi dei dati, di conoscenza del mercato o di vendite. Al contrario, è anche una questione di organizzazione e collaborazione professionale. Molti dispongono delle competenze comunicative e personali necessarie per la gestione di base di un progetto. Tuttavia, poiché in un progetto non vi è mai tempo di procedere per tentativi, alcune di queste competenze possono richiedere di essere affinate, per aver valore ai fini del lavoro di progetto.