La gestione, il controllo e la fase di reporting del progetto
3.4 La gestione, il controllo e il reporting nell’esperienza CISIA
Con l’approvazione del documento di progetto si è passati, all’interno dell’organizzazione, alla fase di esecuzione allo scopo di dar inizio alla realizzazione di tutte le linee di azione al fine di raggiungere gli obiettivi previsti per la realizzazione delle quattro linee progettuali.
Per svolgere tutte le attività previste, il riferimento seguito è stato il prospetto con la WBS e il diagramma di Gantt. Ciò ha permesso di avere una visione completa e di classificare le attività per priorità e in grado di individuare il responsabile con il compito di avviarle. I responsabili sono stati incaricati anche di individuare le risorse esterne al fine di portare a compimento l’attività prevista.
Queste deleghe di funzioni hanno portato ad intraprendere contemporaneamente le varie attività previste per le diverse linee progettuali, ottimizzando i tempi ed evitando così di focalizzare l’organizzazione su una linea progettuale per volta ma orientando l’organizzazione ad operare su più attività in parallelo.
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In questa fase, al fine di dirigere al meglio le linee progettuali e organizzare fin da subito i lavori per avviare la realizzazione delle linee progettuali è stata usata come riferimento la WBS progettata in fase di pianificazione, dando priorità innanzitutto a:
- Per la linea progettuale 2, redigendo una prima lettera da inviare ai Dirigenti scolastici e ai referenti per l’orientamento scolastico per far conoscere alle scuole superiori di secondo grado gli obiettivi dei progetti POT e PLS e le linee progettuali per raggiungere gli obiettivi prefissati. Infine, le scuole sono state informate dei passi da compiere per potersi registrare alla nuova piattaforma web per usufruire degli strumenti dedicati;
- Per la linea progettuale 3 “Creazione nuovo portale Atenei Scuole per il posizionamento, l’autovalutazione e il supporto all’orientamento” è stata avviata subito l’attività di ricerca di una società esterna per la progettazione degli aspetti grafici del nuovo portale informativo. Vi era la necessità di individuare un nuovo nome per il sito web (il naming) e un pay off per evidenziare lo scopo delle linee di progetto.
Dopo una serie di incontri con la società esterna e varie proposte di naming e pay off, è stato deciso, rivolgendosi anche allo staff CISIA e ai referenti universitari tramite un sondaggio online e una sezione per raccogliere commenti, il nome ORIENTAZIONE e come pay off “le azioni per scegliere il tuo percorso universitario”.
Il nome è stato scelto perché contiene al proprio interno la parola orientamento e la parola azione, che richiama cosa fare ai fini di scegliere consapevolmente il proprio percorso universitario. Ciò ha permesso di registrare un dominio web per costruire e rilasciare il nuovo sito informativo nei tempi pianificati nel diagramma di Gantt. In questa prima versione del sito si è voluto spiegare agli utenti cosa prevedono i progetti POT e PLS, le Università partecipanti e quali sarebbero state le prossime tappe dei progetti.
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Oltre al naming e al pay off, necessari per registrare un dominio web così da progettare i contenuti successivi è stato scelto, tra varie proposte, il seguente logo:
- Per la linea progettuale 5 “Progettazione e sviluppo contenuti e strumenti MOOC e attività di autovalutazione” è stato subito costituito il Comitato tecnico- scientifico con il compito di indirizzare e supervisionare la realizzazione degli strumenti e dei materiali didattici stabiliti nel documento di progetto.
Sempre all’interno di questa linea, sono stati attinti servizi esterni firmando subito un contratto con la piattaforma Federica Web Learning del Centro d’Ateneo dell’Università di Napoli Federico II per il supporto alla progettazione esecutiva e allo sviluppo dei contenuti multimediali didattici in modalità e-learning MOOC (Massive Open Online Courses) destinati ai progetti POT e PLS.
Dando priorità a queste attività, l’esecuzione delle attività successive è stato reso agevole riuscendo a creare una successione logica tra di esse.
Il controllo
L’obiettivo stabilito di questo momento è stato quello di monitorare e accertare lo stato di avanzamento dei lavori delle linee di progetto. Il tipo di controllo adottato non è stato formale, racchiuso dentro procedure rigide e prestabilite, ma, è stato un tipo di controllo più informale, spesso prevedendo colloqui scambi di idee tra i vari responsabili data la dimensione dell’organizzazione che permette di avere continue interazioni tra i soggetti che ne fanno parte, senza prevedere la compilazione di check list per evidenziare eventuali ritardi o sbagli nelle procedure adottate.
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Nell’ambito della metodologia del project management adottata al CISIA, ai fini di riportare gli avanzamenti delle attività è stato usato il Diagramma di Gantt prevedendo, all’interno del file Excel in cui è stato pianificato il Diagramma una sua versione attuale in cui monitorare settimanalmente i vari andamenti usando vari colori (precedentemente riportati al cap.2) per evidenziare le varie fasi delle attività. Questo modo di operare ha consentito, all’inizio di ogni settimana, di avere chiaro il quadro della situazione.
Qui di seguito, viene riportata la versione sintetica attuale del Diagramma di Gantt in cui si evidenziano con colori diversi i vari stati di avanzamento delle linee progettuali:
Riassumendo, all’interno dell’organizzazione, ai fini del controllo degli andamenti dei tempi delle attività, è stato costruito questo modello per monitorarle e, nel caso di scostamenti o ritardi, porlo all’attenzione del responsabile di quella attività in via informale in modo da intraprendere nel minor tempo possibile le dovute azioni correttive.
Il controllo dei costi e dei ricavi
Per accertare, invece, eventuali scostamenti nei costi o nei ricavi inerenti al progetto, sono stati progettati dei modelli in grado di monitorare i loro andamenti.
I modelli per registrare gli scostamenti sono stati impostati sulla base del prospetto di budget dei costi e dei ricavi di progetto contenuto all’interno del file Excel denominato “Avanzamento_Progetti_POTPLS” in cui venivano riportati i codici delle linee progettuali, i codici degli oggetti di costo presi in considerazione rilevando, grazie a delle funzioni, i dati del preventivo e del consuntivo dai file precedentemente progettati in due colonne affiancate e aggiungendo una terza colonna nata dalla differenza tra la colonna dei costi o ricavi a consuntivo in quel periodo e la colonna dei costi o ricavi preventivati
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per quel periodo, così da far emergere scostamenti nel periodo preso in considerazione in termini di costi o di ricavi.
I dati a consuntivo sono stati e verranno, nel corso di tutti i mesi in cui il progetto sarà realizzato, registrati nel file Excel di progetto dopo essere stati registrati prima in contabilità generale e poi filtrati dal software gestionale in uso in azienda in base ai codici delle linee progettuali e ai codici degli oggetti di costo ed inseriti direttamente nella contabilità di progetto.
Di seguito si riporta un estratto del prospetto per registrare gli scostamenti di costo, inserendo come esempio la LP 3 Creazione portale CISIA per le Scuole e Università e gli oggetti di costo relativi, andando a vedere facilmente e all’istante i vari scostamenti a ogni inserimento di costo effettivamente sostenuto:
Il report di progetto
In fase d’esecuzione, è stato adottato anche lo strumento del report al fine di riportare una sintesi dell’avanzamento dei lavori, del controllo delle attività e dei costi e ricavi di progetto.
In base alla dimensione medio piccola dell’organizzazione e di una moderata intensità di avanzamento dei lavori, si è ritenuto opportuno emanare un report ogni due settimane, solitamente a metà e a fine del mese preso in considerazione.
La struttura del report è stata progettata prevedendo quattro sezioni: 1. Attività svolte nel periodo;
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2. Principali elementi emersi e conseguiti; 3. Aggiornamento calendarizzazione attività; 4. Aggiornamento aspetti economici.
La prima sezione comprende una sintesi di tutte le attività svolte nel periodo, andando a riportare lo stato di avanzamento delle attività previste nel diagramma di Gantt durante il periodo in riferimento, si riportano anche quali attività sono iniziate e quali si sono concluse.
La seconda sezione comprende gli elementi emersi e i risultati conseguiti nell’esecuzione delle attività previste nel periodo. Questa sezione vuole focalizzare l’attenzione non su cosa è stato svolto ma cosa è emerso (criticità, ostacoli o anche interdipendenze non previste o economie) durante lo svolgimento delle stesse. Questa sezione riporta anche le eventuali azioni correttive messe in atto per conseguire i risultati o affrontare le criticità emerse.
Nella terza sezione vanno inseriti tutti gli eventuali aggiornamenti e modifiche al calendario approvato per il periodo considerato. In questa sezione si riporta la sintesi e i commenti alle riprogrammazioni, ai ritardi per l’inizio di un’attività evidenziati nel diagramma di Gantt attuale durante l’attività di monitoraggio e controllo.
La quarta sezione riporta all’attenzione del lettore l’andamento degli aspetti economici in termini sia di costi che di ricavi, riportando delle rappresentazioni grafiche provenienti dai prospetti di budget e dai prospetti degli scostamenti dei costi e dei ricavi. L’obiettivo in questa sezione è quello di spiegare l’andamento dei costi e dei ricavi e perché si sono manifestati eventuali scostamenti.
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