La Work Breakdown Structure

Per molti progetti complessi è necessario un approccio ordinato e sistematico che assicuri la definizione delle attività in modo che tutti i loro elementi siano correttamente connessi, senza che nessuno venga omesso.

La Work Breakdown Structure WBS è uno dei principali strumenti utilizzati per descrivere il progetto rispetto al “cosa fare”, ovvero per descrivere l’ambito del progetto, in quanto mette in relazione, con il prodotto finale e tra loro, gli elementi di lavoro che sono necessari per la sua realizzazione.41

La WBS è la rappresentazione grafica del progetto, che è in grado di scomporlo, suddividendo le attività livello per livello spingendosi al grado di dettaglio necessario per una pianificazione e un controllo adeguati. La WBS deve includere le principali attività che debbono essere eseguite per concepire, progettare, costruire, assemblare, testare e consegnare dette voci finali.

Attraverso la scomposizione del progetto il project manager e gli altri componenti del team possono esaminare tutti gli elementi senza trascurare nulla e analizzando eventuali interazioni tra loro. Tali informazioni servono, quindi, a far comprendere a tutti gli interessati quali siano i risultati attesi e ad uniformare le loro aspettative nell’ambito del progetto stesso.

La superiorità della WBS rispetto ad altri strumenti di pianificazione deriva dall’approccio gerarchico strutturato e dalla possibilità di visualizzare l’intero progetto con tutti i suoi elementi grandi e piccoli. La WBS scompone il progetto in una serie di sotto progetti, che a loro volta suddivide in gruppi di compiti gestibili.42

40 _{Nokes S., Greenwood A., il project management: tecniche e processi} 41

Mastrofini E., Guida alle conoscenze di gestione dei progetti: griglia di riferimento per i responsabili di progetto e per gli altri ruoli professionali di project management

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La scomposizione del progetto avviene redigendo la mappa della WBS che viene costruita cominciando dall’elemento di massimo livello, che identifica il progetto totale, e scomponendo quindi gli elementi principali naturali del progetto al livello inferiore successivo. Questa suddivisione livello per livello prosegue riducendo l’ampiezza, complessità e costo di ciascun elemento, fino a quando non si raggiunge un giusto e pratico livello di identificazione della voce finale. Questa viene poi scomposta nei principali compiti funzionali che debbono essere eseguiti. L’obiettivo è identificare elementi e compiti chiaramente gestibili e attribuibili alla responsabilità di un dirigente funzionale, e che possano essere pianificati, valutati, budgetati, schedulati e controllati. La prima volta che si usa la mappa della WBS, molti tendono a pensare che il diagramma sia equivalente ad un organigramma, il che può dare luogo a una WBS confusa, troppo influenzata dalla struttura specifica dell’azienda. La WBS non è una struttura organizzativa, anche se a prima vista può assomigliarvi per il modo in cui è disegnata. Ogni elemento della WBS deve essere attribuito alla responsabilità di uno specifico soggetto dell’organizzazione. Lo stesso soggetto può essere responsabile per un certo numero di attività distribuite in più punti della WBS e la struttura organizzativa funzionale dell’azienda certamente avrà una certa influenza sulla WBS, specie se le attività finali consegnabili vengono divise in compiti che debbono essere svolti da specifiche funzioni aziendali.

Sopra è stata riportata la rappresentazione di una WBS con due macro-attività da svolgere affinché il progetto sia completato. Si può notare, ad esempio, che la macro-attività 1 è

PROGETTO

Macro

attività 1

Attività 1.1

Attività 1.2

Macro

attività 2

Attività 2.1

Attività 2.2

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composta da due attività da svolgere, dove ogni attività sarà sotto la responsabilità di un soggetto dell’organizzazione con il compito di portarla a compimento. Si nota che la forma ad albero, con i vari rami che si diramano, aiuta a scomporre il progetto e a rendere più comprensibile la sua lettura.

Vantaggi derivanti dall’uso della WBS

Il ricorso a tale metodologia, d’altra parte, permette di conseguire vantaggi, come: - Garantire la completezza della definizione del progetto. La scomposizione

gerarchica a più livelli di attività consente una visione generale e unitaria del progetto;

- Dettagliare la scomposizione fino al livello ritenuto, di volta in volta, più corretto. La progressiva riduzione in termini di ampiezza, e quindi di complessità, che si ottiene procedendo nella suddivisione, permette di identificare elementi realmente gestibili, relativamente ai quali diventa, pertanto, più agevole e sicuramente meno aleatorio, riferire tutta quella serie di interventi successivi e che rappresentano i passi fondamentali nei quali si articola il processo di pianificazione e controllo; - Creare una sorta di “linguaggio comune” a tutti i componenti del team di progetto

responsabili delle funzioni realizzatrici, che contribuisce ad aumentare la chiarezza di azione e la trasparenza di comportamento degli attori coinvolti nella fase realizzativa.43

Svantaggi derivanti dall’uso della WBS

La preparazione della WBS non è semplice, perché si tratta di uno strumento di comunicazione che fornisce informazioni dettagliate a livelli diversi di management. Se non contiene livelli sufficienti, l’integrazione delle attività potrebbe dimostrarsi difficile. La WBS è un ottimo strumento per registrare e raggruppare le attività che costituiranno il progetto, ma col limite che non contiene informazioni sull’interdipendenza fra le attività né sulla loro sequenza. Per questo non dà modo di registrare il fatto che un’attività X non può iniziare finché un’attività Y, che fa parte di un sotto progetto completamente differente, non è conclusa. Ragione per cui, convenzionalmente, a ogni attività della WBS

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viene assegnato un numero o un codice, con cui poter essere identificata all’interno di una sequenza.

Dopo aver stabilito la WBS e aver cominciato il programma, diventa molto oneroso aggiungere o eliminare attività oppure cambiare i livelli di riferimento a causa dei costi già sostenuti o stanziati per le attività precedentemente previste. Molte società non prestano attenzione all’importanza di una WBS sviluppata nel modo appropriato e rischiano problemi di controllo dei costi a valle.44