La gestione dei costi nell’ambito di un progetto

La gestione dei costi di un progetto consiste nella stima dei costi previsti per ciascun elemento del progetto, nella loro allocazione e distribuzione temporale al fine di sviluppare il budget e nel successivo controllo basato sul confronto tra i costi stimati e

67

quelli effettivamente sostenuti ad una certa data, in modo da analizzare gli scostamenti rispetto alle stime e valutare le prestazioni ed i costi a finire.

La stima dei costi del progetto consiste nell’analizzare e stimare i costi delle risorse necessarie per il completamento del progetto. La stima dei costi viene generalmente effettuata scomponendo gli stessi per tipologia (personale, strumenti, materiali ecc.) e/o per natura (es. costi diretti o indiretti, costi interni o esterni, costi fissi o variabili). L’allocazione dei costi precedentemente stimati, rispetto alla schedulazione temporale delle attività, permette di definire il budget di progetto rispetto al quale confrontare i progressi attuali del lavoro. La stima dei costi delle attività e l’elaborazione del budget sono elementi fortemente correlati: infatti, la stima dei costi determina il costo totale del progetto, mentre il budget definisce il “dove” e il “quando” i costi saranno sostenuti, stabilendo al contempo uno strumento utile per il controllo delle prestazioni.49

Nella realtà operativa è difficile che avvenga un’allocazione costante dei costi lungo tutto il periodo, in quanto non tutte le risorse si distribuiscono in modo lineare ma, al contrario, il loro impiego prevede andamenti discontinui, con picchi di consumo di risorse estremamente significativi.

Di tale realtà occorre tener conto, soprattutto per quanto riguarda le risorse “più pregiate” (quelle cioè, di maggior costo e/o di più difficile reperibilità).

In generale, qualsiasi progetto tende ad articolarsi in tre fasi essenziali, dando vita a una curva dei costi a forma di S:

- Fase iniziale: durante la quale vengono svolte le attività di impostazione generale del progetto;

- Fase centrale: che vede la realizzazione fisica dell’oggetto della fornitura;

- Fase conclusiva: nel corso della quale vengono espletati gli ultimi compiti “di rifinitura” fino alla consegna finale del prodotto finito.50

49 _{Mastrofini E., Guida alle conoscenze di gestione dei progetti: griglia di riferimento per i responsabili di} progetto e per gli altri ruoli professionali di project management

50

68

BAC --- costi

tempo

Poiché i costi non si distribuiscono, come abbiamo visto, in modo uniforme lungo l’arco temporale durante il quale si sviluppa l’intero progetto, la funzione che ne rappresenta l’ammontare complessivo perde le caratteristiche di linearità per diventare una curva che, proprio in funzione della tipica disposizione temporale dei valori che l’hanno generata, tende ad assumere la forma di una “S” più o meno allungata.

Terminata la fase iniziale, la curva tende ad impennarsi bruscamente non appena si dà inizio alle attività realizzative: la pendenza resta sostenuta lungo tutta la fase centrale, per poi riacquistare un andamento crescente in corrispondenza dell’inizio della fase conclusiva, per tutta la durata della quale la curva mantiene una pendenza poco accentuata.

Il valore assunto dall’ordinata in corrispondenza della data finale prevista rappresenta il costo stimato totale del progetto (BAC= Budget At Completion), mentre la curva appena descritta viene comunemente denominata Curva BCWS (Budget Cost of Work Scheduled), rappresentando, come si è visto, il prevedibile andamento dei costi stimati, posizionati temporalmente secondo la prevista schedulazione dei lavori.

2.4.2 Il budget

È stato descritto come, nell’ambito di un progetto, sia importante procedere in fase di pianificazione anche alla stima dei costi delle attività, specialmente quando non si distribuiscono in modo lineare, per raggiungere gli obiettivi stabiliti e per stimare, di conseguenza, il costo totale di progetto.

69

Lo strumento usato per inserire le stime dei costi, definendo il “dove” e il “quando” i costi saranno sostenuti, è il budget.

Di seguito, verrà riportato cosa si intende per budget e verranno descritte le funzionalità di questo strumento per poi adattarlo al contesto di un progetto, contesto diverso per attività, centri di responsabilità e tempi.

Il budget è il documento e al tempo stesso il processo con cui vengono esplicitate le politiche aziendali che devono essere attuate nell’ambito delle scelte strategiche effettuate. Esse infatti “rappresentano le azioni che il management intende porre in atto all’interno delle proprie aree di responsabilità̀, nell’ambito degli obiettivi strategici”.51

Attraverso il budget vengono stabilite le iniziative da intraprendere, le modalità mediante le quali saranno realizzate, le risorse disponibili e/o acquisibili, il timing delle azioni, i responsabili. Esso rappresenta, per gli operatori, un utile strumento per focalizzare al meglio il rapporto tra risorse e risultati e verificare il raggiungimento degli obiettivi. Inoltre, l’obiettivo di coordinamento che il budget si pone attraverso l’esplicitazione del legame tra obiettivi e risorse, vuole evitare che resti implicita la finalizzazione al loro utilizzo.

Una definizione di budget particolarmente interessante è quella che lo descrive come un “programma d’azione, espresso in termini quantitativi, usualmente monetari, e che copre un predefinito arco temporale, solitamente un anno”. Viene qui sottolineato come momento centrale l’aspetto progettuale del budget, individuato come programma d’azione. Ciò significa che si può parlare di budget se a monte esiste un disegno relativo alle iniziative cui si intende dare concreta attuazione e dal quale deriva la determinazione delle risorse necessarie. Il secondo elemento posto in risalto dalla definizione è l’espressione quantitativa del budget che, come prima sostenuto, presenta riflessi positivi e negativi, ma ancor più interessante è il fatto che tale espressione quantitativa è, solo usualmente, monetaria. Elemento fondamentale, quindi, nella redazione del budget non è la quantificazione monetaria, ma il programma d’azione da cui tale quantificazione discende e cioè l’individuazione degli obiettivi da raggiungere, delle azioni da compiere, dei responsabili di queste azioni. La quantificazione in termini monetari, che in base alla

51 _{Marasca S., Marchi L., Riccaboni A., Controllo di gestione: metodologie e strumenti seconda edizione,} Knowità, 2013

70

prassi e anche di buona parte della letteratura sembra essere l’unica possibile, secondo la definizione costituisce solo una eventualità ed una consuetudine.

Adattando lo strumento del budget al contesto del progetto si nota che, il budget del progetto equivale al budget operativo di un’unità organizzativa, solo che, invece di essere su base annuale ricorrente, copre tutto il progetto fino al suo completamento.

Il budget del progetto viene fissato durante la fase della proposta. In un primo tempo si tratta di un obiettivo approssimativo. Man mano che si sviluppa la WBS, vengono fatte stime più precise a livello di compiti dai dirigenti funzionali che eseguiranno il lavoro. Grazie a un ciclo iterativo dall’alto in basso e dal basso in alto, il project manager e i dirigenti funzionali concordano le stime di costo e i budget per ogni attività.

Il processo di formazione del budget è iterativo, nel senso che non è possibile trovare una soluzione ottimale con la prima versione. Gli aggiustamenti che si richiedono dalla prima stesura a quella finale sono notevoli e fanno perno sui contributi e sulle negoziazioni che avvengono tra i vari soggetti.52

Quando il progetto ottiene l’autorizzazione ad andare avanti (firma del contratto, approvazione di un caso di ricerca e sviluppo o approvazione di una richiesta di autorizzazione), i negoziati ulteriori rispecchiano qualsiasi cambiamento dalle stime fatte al momento della proposta. A questo punto viene definito e approvato, con il supporto dei budget dei singoli compiti, il budget del progetto e si autorizza l’inizio del lavoro. Si raccomanda che i budget vengano rivisti da ciascuna unità al fine di adeguarli alle loro specifiche esigenze di project management.

È responsabilità del controller dell’azienda assicurare l’adeguatezza e la validità delle proposte di finanziamento. Talvolta, tuttavia, è il project manager ad avere la responsabilità di preparare ed ottenere l’approvazione di un piano di finanziamento di un progetto.

A questo punto il project manager individua le fonti di finanziamento per la durata del progetto, basandosi sulle condizioni di pagamento del contratto e casi affini di ricerca e sviluppo, con la collaborazione e l’assistenza del suo controller.

71 2.5 La fase di ideazione e pianificazione nell’esperienza CISIA