La pianificazione dei tempi: il Diagramma di Gantt

Dopo aver creato l’elenco delle attività, è possibile stimare il tempo necessario a svolgere ogni attività e scriverlo accanto a ciascuna. Le durate dovrebbero essere riportate su una colonna a parte, affiancata a quella che descrive le attività.

La durata delle singole attività viene stimata dal personale di progetto sulla base della entità di lavoro che ciascuna richiede, utilizzando l’esperienza di progetti passati e conoscendo le risorse che l’organizzazione mette a disposizione per i lavori.45

Quando si chiede a qualcuno di stimare, ci si deve assicurare che sia sufficientemente consapevole di questo compito. Per dare una stima significativa, di solito occorre conoscere il punto di partenza dell’attività, i relativi output e il rapporto con le altre attività, in altre parole, le stesse informazioni che si dovrebbero fornire se si dovesse allocare l’attività a qualcuno nel corso del progetto.

Un manager per gestire al meglio i tempi delle attività dovrebbe chiedere prima un tempo “sicuro” (probabile al 90%), non comunicargli subito la scadenza ma prima chiedere ai collaboratori di stimare i tempi per il lavoro richiesto per ogni attività e prendere in considerazione più stime, magari attingendo informazioni da progetti precedentemente svolti dall’organizzazione.46

È consigliato, invece, evitare di abbreviare ingiustificatamente le durate delle attività, affinché si adattino alle scadenze, dare per scontato che le analisi e le conclusioni non abbiano conseguenze, da cui, magari, potrebbero risultare rilavorazioni necessarie.

44

Kerzner H., Project management: pianificazione, scheduling e controllo dei progetti, edizione italiana a cura di Bianco L. e Caramia M.

45_{Amato R., Chiappi R., Tecniche di project management: pianificazione e controllo dei progetti} 46 _{Nokes S., Greenwood A., il project management: tecniche e processi}

64

Una volta individuate le attività e la durata di ciascuna di esse, è relativamente semplice procedere all’aggiunta di informazioni sulla sequenza in cui devono avvenire, in modo da avere un’idea della probabile durata del progetto.

Una delle più comuni rappresentazioni del cronoprogramma delle attività è il diagramma a barre o di Gantt, che prende il nome da Henry Gantt, che utilizzò questo strumento per la prima volta nel 1917. Il diagramma di Gantt è uno strumento che permette di visualizzare semplici attività o singoli eventi tracciati in relazione al tempo. Nel diagramma l’attività riportata rappresenta la quantità di lavoro necessaria per passare da un punto all’altro nel tempo, invece gli eventi sono descritti come il punto iniziale o finale per una o numerose attività. 47

Per ogni attività vanno identificate quelle attività precedenti che ne forniscono gli input e che vanno pertanto completate prima di poterla avviare. In corrispondenza di ogni attività citata viene disegnata una barra sulla linea del tempo, che mostri l’inizio e la fine previste per un’attività.

Più attività possono dipendere da una sola di quelle che precedono, mentre una sola attività può dipendere da un numero indefinito di attività precedenti.

Non è necessario che un’attività inizi nell’istante in cui termina la precedente. Le attività possono essere legate in vario modo e, in alcune circostanze, può essere necessario definire diversi rapporti temporali relativi. Per esempio, può essere previsto un intervallo di tempo fisso tra la fine di un’attività e l’inizio di quella seguente. Questo intervallo può essere positivo, se l’attività dipendente inizia poco dopo il termine di quella precedente, oppure negativo, se questa può iniziare un certo tempo prima della fine di quella che precede.

L’uso principale del diagramma di Gantt è per mostrare l’avanzamento del programma o per definire il lavoro specifico necessario per portare a termine un obiettivo e includono spesso elementi come gli elenchi di attività, la durata delle attività, date della schedula e avanzamento.

Un modo molto semplice per redigere il diagramma di Gantt è quello di partire dall’elenco delle attività di progetto contenute nella WBS procedendo alla redazione di un crono programma delle attività per avere una rappresentazione del tempo necessario per eseguire un’attività.

47 _{Kerzner H., Project management: pianificazione, scheduling e controllo dei progetti, edizione italiana a} cura di Bianco L. e Caramia M.

65

La figura riportata sopra mostra uno schema di diagramma di Gantt costituito da sei attività necessarie per iniziare una linea di produzione per un nuovo progetto. Ogni barra del diagramma rappresenta una singola attività tempificata per la durata di settimane che occorrono per completarla. Questo tipo di diagramma deve essere sviluppato all’inizio della fase di pianificazione.

Il vantaggio dell’uso di questi diagrammi si ha innanzitutto perché sono semplici da comprendere e da modificare. Sono gli strumenti più semplici e meno complessi per valutare l’avanzamento delle attività del progetto e possono essere facilmente ampliati per identificare attività che potrebbero essere in ritardo o in anticipo sul programma dei lavori.

Ma, i diagrammi a barre forniscono solo una descrizione generica del modo in cui l’intero programma o progetto funziona come sistema e possono essere individuati principalmente tre limiti:

- Innanzitutto, non riportano le interdipendenze tra le varie attività e non rappresentano un reticolo di attività con le varie sinergie tra esse, sinergie che sono cruciali per monitorare i costi del programma. Senza queste relazioni tra le attività i diagrammi di Gantt hanno scarso valore predittivo;

66

- I diagrammi di Gantt non sono in grado di illustrare gli eventuali risultati di un inizio anticipato o tardivo nelle attività, come ad esempio un ritardo nella fine dell’attività precedente quali conseguenze può avere sulla data di completamento del programma? I diagrammi di Gantt non riflettono lo stato reale del progetto, perchè gli elementi in ritardo sul cronoprogramma dei lavori non indicano, tuttavia, se l’intero progetto verrà completato in ritardo;

- I diagrammi di Gantt non riportano l’incertezza inclusa nell’esecuzione dell’attività e, per questo motivo, non viene prontamente riconosciuto come analisi di sensibilità dei rischi. Ad esempio, in questi strumenti non ci si chiede quali potrebbero essere i fattori che possano far sì che si allunghi il periodo di svolgimento o quali potrebbero essere gli eventuali ostacoli alla realizzazione dell’attività.48

Considerando questi limiti, i diagrammi di Gantt, in realtà, sono strumenti utili per l’analisi del programma di progetto. Alcuni dei limiti possono essere superati combinando le diverse attività in modo da avere più spazio di manovra nello svolgimento delle attività e più tempo per renderle più gestibili ma questo modo di operare contiene sempre il rischio di non raffigurare al meglio il programma dei lavori. Il diagramma non riuscirebbe a definire chiaramente la relazione tra le molte attività contenute in una singola barra.

Comunque, il metodo in uso di presentazione dei dati più comune per il management interno e il cliente è quello di utilizzare i diagrammi di Gantt. Nella rappresentazione, si deve prestare attenzione a non complicare troppo le barre rendendone difficile l’interpretazione. Nei diagrammi, al fine di agevolare la lettura, possono essere incluse molte informazioni e una grande quantità di colori da usare nelle singole barre per riportare i vari stadi delle attività.