«Gli archivi delle imprese raccontano la storia del cambiamento della vita di tutti i giorni di tutti noi. È un patrimonio enorme. Ci consentono di avere una diversa consapevolezza di come siamo giunti ad oggi, per fare meglio ed essere più ambiziosi nel futuro. È un po' come risfogliare l’album di famiglia. Negli archivi dell’industria italiana si può leggere in controluce la storia del Paese, la storia e l’identità di un intero popolo»38
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L’aumento dell’interesse per i musei e gli archivi d’impresa è iniziato a diffondersi solo a partire dagli anni ’70, nel momento in cui un po' tutte le figure coinvolte si sono rese conto dell’importanza a livello sociale, economico e politico che le imprese ricoprono in ambito nazionale. Fino a quel momento e tutt’oggi in effetti, una vera e propria disciplina normativa specifica per gli archivi d’impresa non esiste.
Alcuni riferimenti normativi possono essere rinvenuti all’interno del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, il cui articolo 101 definisce archivio:
«una struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e di ricerca».
La mancanza di linee guida a livello normativo ha dei pro e dei contro. Da una parte potrebbe incentivare la loro creazione, in quanto apparentemente liberi da restrizioni o regole alle quali attenersi, dall’altra pone delle ombre e delle incertezze che scoraggiano la loro implementazione.
Sempre il Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, all’articolo 21 fa riferimento a degli obblighi ai quali sono tenuti i privati, ossia: gli archivi non possono essere smembrati e devono conservare la loro autenticità; l’eliminazione di alcuni documenti dell’archivio deve essere subordinato ad un’autorizzazione da parte del soprintendente; la loro collocazione non può essere cambiata senza autorizzazione da parte del Ministero. Al di là dell’aspetto normativo, che come abbiamo detto è attualmente piuttosto lacunoso, proviamo a capire quando e perché gli archivi hanno iniziato ad avere un ruolo importante anche all’interno delle aziende.
Senza alcun dubbio, una delle prime forme di archivio aziendale è riconducibile all’importanza della tenuta delle scritture contabili nel corso del XIII secolo. Se fino a quel momento questi erano tenuti in modo sommario ed approssimativo, con l’espansione dell’economia e della produzione, il suo essere un’attività indispensabile è andata via via accrescendosi. Con il passare dei secoli il contenuto dell’archivio è andato espandendosi. Ci si rendeva conto che tener traccia del proprio passato, delle tappe della propria crescita come impresa non era una cosa poi così ovvia e di poco conto, anzi. Non faceva altro che avere ben chiaro all’imprenditore in primis, ma anche ai propri clienti, l’evoluzione,
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l’attenzione posta nel proprio prodotto, al fine di migliorarsi sempre più per offrire un prodotto/servizio sempre più consono e attento alle aspettative del cliente.
Per quanto riguarda il contesto italiano, sappiamo bene che buona parte delle imprese nazionali hanno un’origine di tipo familiare, motivo per cui il ruolo dell’imprenditore – proprietario risulta cruciale nel creare il nesso tra i beni, inteso in senso lato, conservati all’interno dell’archivio, e il contesto all’interno dei quali vengono inseriti. Solo loro e nessun altro, possono ricondurre quel pezzo di storia della propria azienda a quello specifico momento/contesto. Tuttavia non sempre l’imprenditore – proprietario ha anche le competenze necessarie per la gestione dell’archivio, motivo per cui viene affiancato dalla figura dell’archivista. Questa personalità ha assunto nel corso degli anni un ruolo sempre più interessante: è lui che partecipa e dà suggerimenti nella selezione del materiale da conservare ed esporre.
Egli svolge la sua attività in maniera tecnica e avalutativa, ovvero servendosi degli strumenti tecnico – scientifici del settore, ponendo allo stesso tempo un certo distacco onde evitare di essere condizionato da sua considerazioni personali. Tutto ciò non è affatto trascurabile, in quanto l’archivio rappresenta “una ricchezza unica, insostituibile, la vera conoscenza nasce dalla lucidità di rilevazione e analisi dei dati primari” (M. Montemaggi, 2007).
Per la natura stessa del tipo di archivio, appare anche piuttosto evidente che i materiali in esso contenuti spazieranno dalle fotografie, ai macchinari, ai campionari, ai modelli, prototipi, documenti cartacei, schizzi... varietà che dipende anche dal settore all’interno del quale l’azienda stessa opera. L’archivista, dunque, dovrà essere altrettanto bravo e preparato a sapersi muovere all’interno di un tesoro così diversificato ed eterogeneo. L’interazione e la complicità che si instaura tra l’archivista e l’imprenditore – proprietario si rivela fondamentale, in quando è attraverso la sinergia tra queste due figure che la corporate identity e la corporate image possono essere riflesse all’esterno, quindi ai clienti/visitatori o aspiranti tali, ma anche all’interno, quindi tra i dipendenti con lo scopo di cementare quella sorta di solidarietà, attaccamento emotivo e condivisione di valori che distinguono le grandi imprese storiche di successo da quelle unicamente interessate al mero profitto fine a se stesso.
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3.3 All’interno dell’azienda, in uno spazio attiguo all’impresa attuale o significativo per la storia della stessa.
3.4 Può essere dato, in modo parziale o totale, in gestione esterna.
Nel primo caso, il servizio archivistico offerto può essere completo, il che implica: - Il supporto informativo all’impresa;
- La concentrazione/selezione del materiale di interesse storico; - La redazione di strumenti a corredo;
- L’assistenza alla consultazione interna ed esterna, come valorizzazione del patrimonio e per la ricerca storico – scientifica (M. Montemaggi, 2007)
Nel secondo caso, invece, ci troviamo di fronte a un esempio di outsourcing oppure il materiale dell’archivio viene affidato e custodito in modo gratuito o oneroso, presso gli Archivi di Stato o ad altri istituti di archivistica.
Generalmente, qualora si decidesse di delegare all’esterno la gestione dell’archivio, questi istituti si occupano, oltre a disporre di adeguati spazi in cui conservare ed esporre il patrimonio aziendale, di:
- Censire le testimonianze aziendali - Catalogare
- Digitalizzare
- Riordinare le varie testimonianze
- Selezionare gli elementi più importanti e scartarne altri - Svolgere attività di consulenza e assistenza.
In Italia le più importanti organizzazioni che si occupano della promozione, tutela, valorizzazione e diffusione degli archivi d’impresa sono:
- L’ICSIM, Istituto Cultura Storia di Impresa Momigliano
- La Fondazione ASSI, Associazione di Storia e Studi sull’Impresa di Milano, la quale cura la pubblicazione “Archivi e Imprese”
- Il Centro sulla storia e dell’impresa e dell’innovazione - La Fondazione Famiglia Legler di Bergamo
- Il Centro Studi sull’impresa e sul patrimonio industriale di Vicenza - La Fondazione Vincenzo Stefano Breda di Ponte di Brenta
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Un altro limite che tende a disincentivare la costituzione di una raccolta sistematica della memoria storica dell’azienda sono i costi. In una fase iniziale, l’imprenditore – proprietario tende a concentrarsi unicamente su quelli. Si tratta di costi di gestione, di conservazione, di implementazione di uno spazio idoneo in cui conservare ed esporre una quantità incommensurabile di testimonianze, costi inerenti al personale addetto. Anche per quanto riguarda la figura dell’archivista: fino a questo momento ne abbiamo parlato al singolare, ma in molte realtà, soprattutto per quelle imprese di successo con un notevole passato alle spalle, una sola figura non può farsi carico della mole di lavoro che c’è dietro. Bisogna anche tener conto della comunicazione, elemento chiave di cui abbiamo parlato nei capitoli precedenti. Bisogna intessere una relazione sia all’interno dell’impresa, ma anche e soprattutto verso l’esterno. Spesso, in un primo momento, ci si lascia scoraggiare e dissuadere da limiti come questi, senza andare oltre verso il vantaggio competitivo che un archivio ben fatto ha sull’immagine dell’azienda.
Ovviamente queste considerazioni non vogliono sminuire gli sforzi e le energie necessarie alla creazione di un archivio, ma bensì fungere da punto di partenza, da incipit verso i benefici che ne derivano dalla sua stessa messa a punto.
“L’archivio consente all’imprenditore di lasciare una testimonianza storica originale, unica ed autonoma dai canali ufficiali di informazione e di comunicazione, che hanno una loro, a volte viziata, propria prospettiva” (M. Montemaggi, 2007). L’imprenditore, quindi, deve diventare pienamente consapevole del ruolo della sua impresa, stavolta davvero in senso lato, all’interno del contesto storico sociale e politico in cui è stata fondata e tutt’ora opera.
Infatti, come abbiamo già sottolineato nel corso del presente lavoro, la realtà industriale italiana si basa sostanzialmente sul genio e sulla creatività di famiglie della piccola e media borghesia che sono state capaci di realizzare aziende ancora oggi invidiateci a livello mondiale, rappresentanti del made in Italy e che ricoprono i più disparati campi produttivi (dal tessile, alla gastronomia, al design …). “L’archivio dunque racconterà anche la storia della famiglia stessa: famiglia, impresa, cultura, comunità e territorio si amalgamano e uno non può essere compreso in assenza dell’altro” (M. Montemaggi, 2007).
Dunque, una volta compresa l’importanza dell’archivio storico aziendale, il quale tra l’altro rappresenta la principale fonte dal quale attinge il museo aziendale, occupiamoci
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adesso di quest’ultimo, cercandone di capire la rilevanza strategia e l’impatto che ha sui visitatori/consumatori.