Azione propositiva per un’applicazione per la gestione dei fornitori

Un particolare che si è evidenziato durante il lavoro di redazione delle schede è stato il riscontrare alcune difficoltà nell’individuazione della lista dei fornitori, a causa della mancanza di un data base che fornisse una lista aggiornata delle varie ditte esterne, che hanno lavorato e che lavorano all’interno dei vari stabilimenti del Gruppo Sofidel. Da qui è nata l’idea per la creazione di un’applicazione per la gestione dei fornitori nella quale si è cercato di individuare quelle che potessero essere le variabili di particolare interesse, soprattutto in termini di riduzione o addirittura eliminazione delle interferenze dovute alla

presenza in contemporanea di due o più ditte esterne. Quello che si voleva ottenere, oltre ad una semplice lista dei vari fornitori divisi per ogni stabilimento, è stato dare la possibilità di controllare e tenere sempre aggiornata quella che è la situazione in termini di spazio e di tempo delle varie ditte esterne. E’ stata un’esigenza che è nata durante il lavoro di riempimento delle schede man mano che il numero di appaltatori cresceva e diventava sempre più consistente. Infatti nel caso specifico del Gruppo Sofidel si può parlare di un numero di fornitori che si aggira intorno alle 90 ditte, dato che può far capire quanto sia stato a volte difficile avere la situazione sotto controllo. Si è cominciato con il pensare quale potesse essere il file editor di testo migliore per questo tipo di progetto. L’idea iniziale si era orientata verso un linguaggio di programmazione, tipo il VBA, ma poi in un secondo momento si è optato per un programma più familiare come Excel e questa si è rivelata nel tempo una scelta vincente per diversi motivi. Innanzitutto la varietà di applicazioni di questo programma ha permesso di vedere realizzato appieno quella che all’inizio era solo un’intuizione. Inoltre più il lavoro procedeva e più risultava evidente che la griglia e le formule tipiche di questo programma erano l’ideale per realizzare in concreto l’idea di partenza. Infine la semplicità di utilizzo da parte dell’utente finale del programma, a cui in questo caso non viene richiesta nessuna particolare conoscenza tecnica, ha convinto definitivamente della bontà della scelta.

Si è cercato fin da subito di individuare quelle che potessero essere le variabili di interesse nel progetto. Si è pensato a quello che era l’obiettivo del lavoro, ossia un data base dei fornitori che permettesse di controllare ed eliminare le interferenze fra più ditte esterne e gli elementi base per fare questo erano:

- stilare una lista completa dei fornitori; - definire le macro aree dello stabilimento; - suddivisione temporale;

- individuare una “modalità” per avvisare della presenza contemporanea di più ditte esterne.

Il primo punto era già stato fatto durante il precedente lavoro di redazione del documento unico per la valutazione del rischio di interferenza. Quindi siamo passati direttamente ad identificare i vari locali in cui suddividere il sistema e ad associare ad ogni area una sigla identificativa: - PE piazzali esterni; - PR produzione; - M magazzini; - SC sala compressori; - CO coperture.

Si è proseguito organizzando una pianificazione mensile dei vari interventi suddivisa per ogni stabilimento, nella quale veniva specificato non solo l’anno, il mese ed il giorno o i giorni previsti per il lavoro, ma soprattutto dove venivano identificate le aree interessate dalle attività degli appaltatori. Il passo successivo è stato quello di capire come poter segnalare a chi compilava la lista inserendo un nuovo appalto la presenza di un’altra ditta già fissata per quella data e per quell’area. Si è pensato ad un segnale di spunta che si concretizzasse non appena venisse inserito un nuovo appaltatore e la soluzione si è concretizzata nell’applicare due tipi di funzioni tipiche di Excel:

- SE;

- CONTA SE.

SE: è stata utilizzata nelle colonne più strette della parte alta del programma accanto alle

caselle dove viene inserita l’abbreviazione delle varie aree di lavoro. Restituisce un valore pari alla spunta X e al colore rosso se la condizione specificata tra parentesi ha valore vero, ossia nel caso specifico se il numero di interventi fissati è maggiore di 1. Nel caso in cui sia 0 o 1, ossia la condizione ha come risultato falso e quindi non succede niente.

CONTA SE: è stato inserita nelle varie celle presenti nella zona in basso del programma in

corrispondenza della tabella “interventi totali per area di lavoro”. Questa funzione permette di contare per ogni area il numero di interventi totali che sono stati fissati nella colonna corrispondente ad un preciso giorno del mese.

In questo modo l’utente che vuole utilizzare questa sistema di gestione dei fornitori non deve fare altro che:

- aprire il file corrispondente allo stabilimento in cui vuole inserire in agenda un lavoro di appalto;

- scegliere il mese e inserire nella cella in corrispondenza del fornitore e del giorno l’abbreviazione dell’area che sarà interessata dai lavori;

A questo punto sono due le opzioni che si possono presentare all’utente:

- non appare il segno di spunta, quindi non ci sono altri fornitori presenti per quel giorno e in quella zona e perciò si può confermare l’appuntamento;

- oppure appare il segno di spunta accanto al nostro appuntamento e nello stesso istante anche uno in corrispondenza dell’altro fornitore per il quale era già previsto un intervento, ecco che se possibile si cercherà di cambiare giorno per evitare che si vadano a sommare troppe ditte esterne in contemporanea all’interno dello stabilimento.

Nella pagina seguente è stato riportato un possibile esempio del file del programma di gestione dei fornitori proposto (per praticità sono stati riportati solo una ventina di possibili fornitori nella lista invece degli ottanta o a volte novanta ditte esterne presenti per ogni stabilimento):

Con questa applicazione si è cercato di dare la possibilità di evitare, quando è possibile, l’intervento di più ditte esterne in contemporanea nella stessa zona, riducendo così quello che è il rischio di interferenza dovuta alla presenza di personale di varie ditte appaltatrici nello stesso momento e nella stessa area.

Infine si è pensato anche a quelli che potrebbero essere gli sviluppi futuri per superare i limiti di questo semplice programma e un’alternativa da prendere in considerazione sarebbe sicuramente sfruttare l’architettura della rete dell’azienda. Intranet è ad esempio un prodotto informatico per la gestione d’ufficio con programmi sviluppati per le esigenze specifiche di un’azienda che dà la possibilità di gestione del materiale da parte di singoli gruppi. In questo modo l’applicazione potrebbe essere utilizzata da chiunque si occupa della gestione dei fornitori e che deve prendere un appuntamento con ditte esterne, con la libertà di poter utilizzare diversi computer. In maniera che non ci sia più il vincolo come in questo caso di dover usare per forza lo stesso computer e lo stesso file. In questo caso un aspetto da valutare sarebbe capire se possa essere conveniente il fatto che nel caso due persone vogliano accedervi in contemporanea questo non sia possibile o almeno non finché il primo utente non abbia terminato la sua operazione. Meno rapido perché c’è un blocco in attesa che l’altro finisca la propria operazione, però servirebbe a garantire che non si prenda un appuntamento nella stessa zona e nello stesso giorno magari proprio dell’altro utente che sta utilizzando nello stesso istante il programma. Un modo affinché tutti gli utenti possano essere i destinatari delle informazioni e usufruire dei contenuti presenti in questa agenda degli interventi delle ditte esterne al Gruppo.

CONCLUSIONI

Con il lavoro di tirocinio è stata creata la procedura per la redazione di un documento ai fini della valutazione del rischio di interferenza nei contratti d’appalto. Nello specifico è stata predisposta una tabella in Word che potesse essere non solo di facile utilizzo, ma anche di semplice modifica futura da parte dell’utente. Questo perché il DUVRI anche su specifica della norma in materia dei contratti d’appalto deve risultare un documento non statico, ma in continua evoluzione, che segue quelli che sono i cambiamenti legati sia alla natura tecnica dell’attività che ai luoghi di lavoro. Tra gli obblighi del datore di lavoro della ditta committente troviamo, oltre alla redazione della scheda stessa, anche le sue modifiche ed integrazioni. E questo tipo di documento risponde ad entrambi i requisiti di dinamicità appena esposti. Inoltre la tabella proposta durante il lavoro di tirocinio può essere utilizzata anche come schema di riferimento per la redazione in futuro di un documento per valutare il rischio interferenziale legato ad un’altra ditta fornitrice.

Considerazioni analoghe possono essere fatte per l’applicazione di gestione dei fornitori che è stata proposta come risposta ad un bisogno che si è concretizzato durante il lavoro di tirocinio. Un foglio Excel che contiene un’agenda degli interventi in merito alle ditte esterne, che può essere modificato sia nella forma grafica che nel contenuto magari cambiando le aree interessate oppure inserendo e togliendo dalla lista il nome dei fornitori esterni o aggiornandola con sempre nuovi appuntamenti. Per questo progetto è stata prospettata anche un’implementazione futura, che possa sfruttare appieno quelle che sono le potenzialità della rete dell’azienda. Un modo per permettere a chi si occupa dell’inserimento degli interventi di poter accedere da qualsiasi computer all’applicazione e di avere così possibilità di disporre di una situazione dei fornitori continuamente aggiornata. Infatti la possibilità, mentre si inserisce un nuovo intervento, di controllare che non ce ne siano già altri fissati per quel giorno e per quei locali permette di conoscere il

rischio interferenziale e di ridurlo semplicemente prendendo appuntamento di lavoro per un’altra giornata.

Infine si sono volute sottolineare non solo quelle che sono state le peculiarità della sicurezza in passato, ma anche quelli che potrebbero essere gli sviluppi futuri. Fra questi ritroviamo la cultura della sicurezza fin da bambini magari introdotta già nelle scuole elementari. Come per dire partiamo a monte per radicare nei futuri lavoratori una mentalità in sicurezza. Questo permetterebbe di sfruttare maggiormente la percezione del rischio, che è insita in ognuno di noi e che potrebbe essere considerata il secondo punto su cui basare la crescita della conoscenza della sicurezza da parte dei lavoratori. Non solo insegnare ed educare, ma anche cercare di sviluppare quella che è la naturale propensione dell’uomo a tutelarsi in caso di pericolo. Per far questo però non bisogna aspettare che si verifichi il fatto negativo, ma piuttosto giocare d’anticipo e puntare sul concetto ormai largamente diffuso in tanti campi che “prevenire è meglio che curare”. Anche perché nel caso della sicurezza e della salute sul lavoro non sempre è possibile trovare rimedio. Cercare di sfruttare al meglio e di imparare sempre dall’esperienza, ad esempio registrando non solo gli incidenti già avvenuti ma anche un mancato infortunio, potrebbe essere un’ulteriore forma di prevenzione. Perché quello che fortunatamente non è successo oggi potrebbe capitare con conseguenze ben più gravi domani.

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