Il Ciclo Attivo

Il Ciclo Attivo è l'insieme delle attività aziendali generate dai rapporti tra l’azienda e i propri clienti, utenti e pazienti. Queste operazioni che si concludono con la registrazione di un ricavo permettono alle Aziende Sanitarie, attraverso il controllo di tutto il ciclo attivo, di determinare in anticipo le entrate che si verificheranno.

Le attività del Ciclo Attivo relative alle procedure di registrazione e gestione amministrativa (previsione e accertamento) sono gestite dalla Direzione Amministrativa e dagli uffici di competenza. Le fasi della liquidazione e dell’incasso sono svolte dall’Ufficio della Gestione Economico Finanziaria (GEF) e dal Tesoriere Aziendale. A livello di funzionamento dei conti le fasi del ciclo di gestione dell’attivo determinano in dare conti finanziari (entrate di denaro e crediti meno debiti) e come contropartita in avere dei conti economici di reddito. I conti economici di capitale, infine, evidenziano l’incremento del patrimonio netto.

Il Ciclo Attivo è formato da una serie di fasi che a loro volta compongono la fatturazione attiva. Queste fasi sono le seguenti:

 gestione e aggiornamento dell’anagrafica dei creditori;

 gestione della documentazione di derivazione del credito;

 gestione dei documenti di riscossione del credito;

 gestione patrimoniale;

 riscossione del credito;

 archiviazione documento di riscossione del credito.

Nel Ciclo Attivo sono compresi gli obiettivi relativi alle aree: immobilizzazioni, rimanenze, crediti e ricavi e disponibilità liquide.

66 D) Area immobilizzazioni

Le immobilizzazioni sono elementi del patrimonio che non esauriscono la loro utilità nel corso di un esercizio ma rappresentano impieghi di capitale ad utilità pluriennale, ovvero investimenti durevoli. Le immobilizzazioni si suddividono secondo la loro natura in tre gruppi: le immobilizzazioni immateriali, quelle materiali e quelle finanziarie. Gli obiettivi relativi alle immobilizzazioni sono sette:

D1) separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni;

D2) produrre degli inventari fisici con cadenza periodica;

D3) proteggere e salvaguardare i beni. In relazione a questo obiettivo, la Regione deve indicare nella relazione periodica di accompagnamento al PAC: il tipo di attività di controllo previsto sul movimento delle persone e dei beni, l’entrata ed l’uscita dei locali delle aziende, il tipo di protezione in essere per i beni soggetti a deterioramento fisico;

D4) predisporre ogni anno un piano degli investimenti;

D5) effettuare una distinzione fra i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquistati con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti e le donazioni;

D6) verificare che sussistano i requisiti previsti per la capitalizzazione in bilancio delle manutenzioni straordinarie;

D7) confrontare periodicamente le risultanze del libro cespiti con quelle della contabilità generale.

E) Area rimanenze

Le rimanenze di materiali di consumo sono quelle di beni necessari per il normale svolgimento dell’attività e/o destinati a concorrere alla produzione delle prestazioni. Tali rimanenze comprendono: le giacenze presso i magazzini dell’azienda escluse quelle delle quali non si ha la proprietà, i beni già acquistati ma ancora giacenti presso i magazzini del fornitore, ed i beni in viaggio dei quali l’azienda ha già acquistato il titolo di proprietà. Le

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rimanenze di materiali di consumo possono essere classificate in materiali sanitari e materiali non sanitari. Gli obiettivi previsti per l’area rimanenze sono sette:

E1) dimostrare l’effettiva esistenza fisica delle scorte di magazzini, reparti/servizi, terzi;

E2) individuare i movimenti in entrata ed in uscita e il momento effettivo di trasferimento del titolo di proprietà delle scorte;

E3) rilevare gli aspetti gestionali e contabili delle scorte garantendo un adeguato livello di correlazione tra i due sistemi;

E4) definire ruoli e responsabilità connessi al processo di rilevazione inventariale delle scorte di magazzini, reparti/servizi, terzi al 31 dicembre di ogni anno;

E5) calcolare il turnover delle scorte in magazzino e delle scorte obsolete, scadute e/o non più utilizzabili nel processo produttivo; E6) disporre di un sistema contabile/gestionale per la rilevazione e la classificazione delle scorte che consenta, tra l’altro, di correlare: documenti d’entrata e fatture da ricevere, scarichi e prestazioni attive;

E7) gestire i magazzini in modo da garantire: la separazione tra funzioni di magazzino e di contabilità generale, la verifica tra merci ricevute e quantità ordinate, la rilevazione e la tracciabilità degli scarichi di magazzino e dei trasferimenti al reparto, la riconciliazione tra quantità inventariate e quantità rilevate e valorizzate in contabilità generale.

F) Area crediti e ricavi

I crediti rappresentano il diritto di riscuotere determinante somme da terzi a scadenze determinate. Le poste che rientrano in questa voce sono i crediti originati dalla gestione ordinaria di norma esigibili nel corso dell’esercizio. I crediti originati da ricavi per operazioni di gestione caratteristica a breve termine sono iscrivibili in bilancio quando il processo produttivo di beni o

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servizi è stato completato e lo scambio è già avvenuto. Gli obiettivi previsti per l’area crediti e ricavi sono sette:

F1) separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, gestione dei crediti e dei correlati ricavi;

F2) realizzare riscontri periodici tra le risultanze contabili interne all’azienda e quelle esterne, provenienti dai debitori;

F3) realizzare analisi comparate periodiche dell’ammontare dei crediti e dei ricavi del periodo corrente, dell’anno precedente e del bilancio di previsione;

F4) garantire che ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i crediti sia accompagnata da appositi documenti, controllati ed approvati prima della loro trasmissione a terzi e della rilevazione contabile;

F5) valutare i crediti e i ricavi, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio il rischio di inesigibilità e l’eventualità di rettifiche;

F6) rilevare la competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi;

F7) effettuare attività di riconciliazione sia tra i crediti verso lo Stato iscritti nel bilancio della GSA e i residui passivi iscritti nei capitoli di bilancio dello Stato, che tra i crediti verso la Regione iscritti nel bilancio della GSA e i residui passivi iscritti nei capitoli di bilancio regionale.

G) Area disponibilità liquide

Nell’ambito di questo sottogruppo devono essere inclusi gli elementi patrimoniali rappresentati dai fondi liquidi a disposizione della ASL o dell’Azienda Ospedaliera. Le disponibilità si articolano in: Denaro e Valori di cassa, Istituto Tesoriere, Depositi postali, Depositi bancari e Depositi presso la Sezione della tesoreria provinciale.

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Gli obiettivi stabiliti per l’area disponibilità liquide sono sei:

G1) separare adeguatamente compiti e responsabilità nella gestione delle giacenze di cassa, economale e CUP, e dei crediti/debiti verso l’Istituto Tesoriere;

G2) separare adeguatamente compiti e responsabilità tra le attività di rilevazione contabile di ricavi, costi, crediti e debiti e le attività di rilevazione contabile d’incassi e pagamenti;

G3) realizzare controlli periodici da parte di personale interno, terzo dalle funzioni di Tesoreria;

G4) garantire che tutte le operazioni di cassa e banca siano corredate da documenti idonei, controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile;

G5) tracciare, in modo chiaro, evidente e ripercorribile tutti i controlli svolti sulle operazioni di Tesoreria, inclusa l’attività di riconciliazione contabile con le risultanze dell’Istituto Tesoriere, dei conti correnti postali, delle casse economali, etc..;

G6) garantire la tracciabilità di tutti i movimenti finanziari tra il conto corrente di Tesoreria unica e gli altri conti correnti della Regione.