Procedura prodotti in conto deposito

L’utilizzo del conto deposito riguarda principalmente i dispositivi medici impiantabili, ad esempio le protesi o i dispositivi medici impiantabili attivi, come i pace-makers. Questi beni sono subordinati ad un Provvedimento Amministrativo di autorizzazione e di funzionamento, in seguito al quale viene stabilito un accordo scritto tra l’ufficio magazzino di beni sanitari e l’Unità Operativa richiedente.

Successivamente viene formalizzato il contratto di fornitura con il quale il fornitore si impegna a mantenere in deposito presso il cliente un certo quantitativo di merce, a disposizione per il consumo. In caso di effettivo utilizzo la merce si intenderà acquistata, pertanto il fornitore emetterà la relativa fattura di vendita e contemporaneamente provvederà al reintegro del deposito fino ai livelli pattuiti.

Il contratto, oltre a quelle tipiche, deve contenere le informazioni specifiche del Conto Deposito:

 i prodotti oggetto del conto deposito;

 la classificazione nazionale dei dispositivi medici e il numero di repertorio;

 la giacenza base iniziale del conto deposito presso il reparto;

 i tempi di consegna e di reintegro;

 i moduli di richiesta-reintegro dei prodotti compresi nel contratto. Dopo la stipula del contratto il reparto utilizzatore riceve la giacenza base iniziale dei prodotti in conto deposito. Il fornitore emette anche un D.D.T.67 con l’indicazione prodotti in conto deposito, in cui si specifica il numero del lotto di produzione, la scadenza e il codice commerciale dei prodotti. Per i dispositivi impiantabili è necessario individuare anche i dati di riferimento dei bollini di riconoscimento.

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Il materiale in conto deposito viene stoccato in un area separata, riservata e custodita, il cui accesso è riservato a specifici operatori abilitati. Per ciascun prodotto contenuto nella giacenza iniziale viene creato al momento dell’utilizzo un codice informatico di riconoscimento che permette di registrarlo e tracciarlo durante la gestione delle fasi successive.

Il prelievo del materiale in conto deposito è riservato esclusivamente al personale sanitario della Sala Operatoria. Quest’operazione deve essere registrata e documentata poiché comporta una serie di attività informatiche. Per la gestione logistica è previsto lo scarico a centro di costo, mentre per la gestione contabile amministrativa si deve registrare:

 l’ordine per fatturazione del consumato;

 il reintegro delle scorte del materiale consumato in conto deposito;

 un nuovo ricevimento/carico di magazzino del materiale di reintegro in conto deposito.

Per ottenere la fattura del consumato, al momento dell’utilizzo di un prodotto in conto deposito il reparto formula agli uffici amministrativi una Richiesta di ordine a copertura, utilizzando il modello specifico68(vedi Allegato 2). Gli uffici amministrativi della Gestione Risorse, una volta ricevuta questa richiesta, formalizzano l’ordine a copertura indicando oltre alle modalità operative previste per gli acquisti:

 i riferimenti della richiesta di copertura del reparto;

 il numero di riferimento del D.D.T. del conto deposito;

 il contratto relativo intestato al centro di costo interessato e al magazzino di conto deposito.

Quest’ordine viene inviato al fornitore indicando sul documento Ordine a copertura. Prodotti in conto deposito utilizzati. Il fornitore, a questo punto, emette la fattura nella quale sono riportati i requisiti a norma di legge, il

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Modello X, che ricreato informaticamente permette all’operatore, digitando il codice del prodotto, di avere automaticamente la denominazione del dispositivo, il codice commerciale e il fornitore.

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numero dell’ordine, i codici del prodotto ed il riferimento del relativo D.D.T. di conto deposito. Infine, la fattura viene inviata agli uffici competenti dell’azienda per la fase di liquidazione.

Per il reintegro del materiale consumato in conto deposito il reparto interessato, una volta utilizzato un prodotto, formula la richiesta di reintegro direttamente al fornitore (Vedi Allegato 3) indicando:

 i prodotti da ricevere (denominazione, codice commerciale, quantità);

 i tempi di consegna;

 il reparto richiedente;

 che le consegne dovranno pervenire direttamente presso la struttura richiedente;

 che i prodotti sono in conto deposito.

Il fornitore invia al reparto i prodotti richiesti corredati di un D.D.T. con l’indicazione prodotti in conto deposito. Quest’ultimo deve emettere un D.D.T. indicando il numero del lotto di produzione, la scadenza, il codice commerciale del prodotto e, per i dispositivi impiantabili, anche i dati di riferimento dei bollini di riconoscimento. Al momento della ricezione il reparto deve effettuare:

 i controlli sulle spedizioni ricevute (corrispondenza quali- quantitativa tra il pervenuto e quanto indicato in bolla);

 timbrare e firmare il D.D.T.;

 conservare una copia agli atti con allegata la richiesta;

 inviare l’originale agli uffici amministrativi competenti.

Alla fine di ogni anno solare viene effettuata la conta fisica del magazzino in conto deposito in contraddittorio alla presenza del personale della ditta fornitrice e del personale aziendale.

Inoltre, vengono regolarizzati con appositi documenti contabili gli scostamenti rilevati per adeguare la giacenza base del nuovo anno nei casi di proroghe contrattuali.

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I vantaggi del conto deposito derivano dai minori costi di gestione e di immobilizzo finanziario, in quanto le scorte non sono di proprietà finché non vengono prelevate. Un altro punto di forza riguarda l’annullamento del lead time di rifornimento, poiché la merce è sempre presente. Per il fornitore i vantaggi derivanti da questi contratti sono rilevabili nella necessità di minor spazio per le scorte che vengono immagazzinate dai clienti, dalla disponibilità di maggiori informazioni sullo stato effettivo delle vendite e dalla sicurezza di un ordine a lungo termine.

Lo svantaggio individuabile per questo contratto è che generalmente deve essere accompagnato da ordini di esclusiva con un fornitore per un arco temporale medio-lungo. Inoltre, ha bisogno di sistemi informativi adeguati per garantire il tempestivo trasferimento delle informazioni.

Per il conto deposito a livello regionale non era prevista una procedura formalizzata, ma ogni azienda seguiva le proprie istruzioni operative. L’unico riferimento che si ritrova nel manuale di contabilità economico- patrimoniale regionale riguarda l’obbligo di registrare tra i conti d’ordine tutti i beni posseduti dall’azienda in conto deposito. Infatti, l’inclusione o meno dei beni nelle rimanenze di magazzino ad una certa data è determinato dal passaggio del titolo di proprietà, in quanto con esso vengono trasferiti i rischi relativi al bene. Quindi, nel computo delle rimanenze di magazzino non vengono considerati i beni in conto deposito di cui non si possiede la titolarità. Questi vengono indicati nei conti d’ordine che sono deputati ad accogliere nell’ambito del sistema informativo tutte le poste che non costituiscono costo, ricavo, attività e passività.

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Conclusioni

La sanità rappresenta il principale esempio di sostituzione della contabilità finanziaria con la contabilità generale e di come un azienda pubblica possa funzionare anche senza le tradizionali garanzie di contenimento della spesa fornite dalla contabilità finanziaria. Inoltre, essa mette in luce come il sistema di contabilità generale permetta di ottenere informazioni utili sia al top management sia per la Regione.

Il sistema contabile delle Aziende Sanitarie Pubbliche presenta comunque numerose criticità. La più importante può essere individuata nell’eterogeneità delle normative regionali dovuta ad una molteplicità di fattori, quali ad esempio l’impossibilità stabilita dal D.lgs. 30 dicembre 1992, n. 502, di attingere pienamente alle conoscenze professionali tipiche del settore privato e contenute nelle norme civilistiche. Allo stesso tempo, non vi è stata un’analisi precisa delle peculiarità delle Aziende Sanitarie pubbliche, come dimostra il mantenimento in conto economico della macroclasse valore della produzione. Infatti, in quest’ultima ricadono principalmente i trasferimenti assegnati alle aziende a titolo di contributi, e non una quantificazione del valore dei servizi prodotti. Un ulteriore elemento che ha contribuito ad incrementare l’eterogeneità riguarda la redazione del bilancio in sede di prima costituzione. Si sono delineate differenti interpretazioni, in particolare per la valutazione delle immobilizzazioni e per l’identificazione e quantificazione del patrimonio netto, che hanno reso incompatibili i dati di gran parte delle aziende, ricadendo sui risultati di numerosi esercizi successivi.

La scarsa attenzione verso le procedure amministrativo-contabili e il correlato sistema di controllo interno ha reso difficile il raggiungimento della qualità e della verificabilità dei dati contabili. È infatti attraverso queste procedure che si selezionano e si formalizzano le informazioni oggetto di rilevazione contabile che dovranno confluire nel bilancio.

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Gli effetti derivanti da queste problematiche permettono di spiegare le difficoltà riscontrate nella comparazione delle rilevazioni contabili e dei bilanci di aziende di Regioni diverse e in alcuni casi anche di quelle della stessa Regione. La scarsa attendibilità delle rilevazioni è stata la causa principale dell’impossibilità di attuazione degli obblighi di certificazione previsti dalla Legge Finanziaria del 2006, nonché il fallimento di numerosi progetti regionali finalizzati alla certificazione stessa.

Ulteriori criticità riscontrabili nel sistema contabile pubblico riguardano l’eccessiva focalizzazione sul Conto Economico a discapito dello Stato Patrimoniale, le problematiche relative alla redazione del bilancio consolidato69 e il limitato ricorso al sistema dei controlli70. Queste criticità sono state affrontate attraverso l’introduzione della revisione contabile nel servizio sanitario come nuova forma di controllo. Un primo aspetto da evidenziare, in seguito a questa decisione, è quello relativo alla natura del Revisore ed alla sua modalità di identificazione. La complessità della realtà sanitaria e la dimensione delle aziende, continuamente sottoposte a processi di integrazione volti a favorire risparmi ed economie di scala, fanno preferire la selezione di società di revisione di grandi dimensioni. È fondamentale, però, rendere compatibile questa esigenza con la libera concorrenza tra professionisti e con la possibilità di accesso alle gare effettuate per selezionare le società di revisione.

Significativo è anche il tema dell’incompatibilità tra attività di revisione contabile ed attività di consulenza, così come quello relativo alla durata degli incarichi e dei relativi compensi. Il Revisore deve operare all’interno

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Le problematiche riscontrate fanno riferimento all’assenza di principi di redazione e procedure formalizzate, nonché ad una definizione molto restrittiva dell’area di consolidamento che ha comportato principalmente due difficoltà:

- l’utilizzo di congetture per la suddivisione dei valori tra sanità ed altre aree di intervento della Regione;

- l’esclusione dal bilancio consolidato di alcuni enti sovra-aziendali controllati direttamente o indirettamente dalla Regione.

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Il principale organo che deve occuparsi dei controlli è il collegio sindacale che dispone dei poteri necessari per svolgere le varie ispezioni. Nel sistema sono comunque presenti anche altri soggetti a cui vengono attribuite responsabilità di controllo, anche se queste non sono ancora sufficientemente delineate.

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delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere al pari di un collegio sindacale con il ruolo, le competenze e le responsabilità del soggetto incaricato di pubblico servizio. Questo non crea difficoltà operative legate all’applicazione dei principi di revisione, né alle modalità di controllo sul bilancio, ma modifica il sistema di comunicazione che sarà condizionato dagli obblighi di denuncia legati alla nuova natura del Revisore.

Un ulteriore aspetto meritevole di analisi riguarda la tipologia di giudizio e la forma della relazione che il Revisore sarà chiamato a produrre. È necessario che i giudizi siano comprensibili ed inequivocabili anche in relazione alle aspettative collegate ai bilanci delle Pubbliche Amministrazioni.

Un necessario approfondimento riguarda il tema dei rapporti tra i diversi controlli contabili presenti nel sistema ed in particolare quello tra il collegio sindacale e la società di revisione. È opportuno affidare il controllo di regolarità amministrativa al collegio sindacale e il controllo contabile alla società di revisione. L’equilibrio e la collaborazione tra i due controlli permette una maggiore qualità dei dati amministrativi e una maggiore correttezza nell’agire di tutti gli enti del Servizio Sanitario Nazionale. Nelle Aziende Sanitarie ci sono varie criticità che si possono riscontrare nello svolgimento della certificazione dei bilanci. In particolare riguardano:

 la finalità della revisione, intesa come espressione di un giudizio sulla conformità del bilancio rispetto al quadro normativo;

 le asserzioni da verificare, relative all’attendibilità delle voci di bilancio più significative;

 l’attendibilità degli elementi probativi, cioè le informazioni ottenute per formulare il giudizio del Revisore.

Nell’attuazione del percorso la Regione che coordina i progetti non ha un ruolo ispettivo, bensì di supporto alle aziende nel superamento delle varie criticità. La collaborazione Aziende-Regioni è fondamentale per superare le situazioni potenzialmente dannose per il sistema.

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Nel caso della Liguria vi è un forte coordinamento a livello centrale, dall’alto, ma allo stesso tempo si cerca di coinvolgere molto le singole aziende. Questo perché non si potrebbe raggiungere un obiettivo cosi pervasivo senza una partecipazione attiva di quest’ultime. Nell’affidamento delle aree, ad esempio, si è lasciato alle aziende la possibilità di scegliere quella che ritenevano più adatta alla loro situazione. Si sono verificati, così, dei casi in cui il referente sceglieva un’area in cui aveva elevate competenze, come per le rimanenze, ed altri in cui si sceglieva l’area per potersi focalizzare su un aspetto da migliorare nell’azienda, come avvenuto per le Immobilizzazioni.

Un’altra scelta caratterizzante il percorso ligure riguarda la decisione di non incaricare una società di revisione per la realizzazione delle procedure ma di affidarle alle singole aziende.

Questa scelta, dovuta anche ai limiti di spesa della Regione, coinvolge ulteriormente gli enti del sistema perché cerca di istituire un processo di ricerca delle soluzioni e permette una maggiore condivisione dei risultati. Infatti, le proposte derivano direttamente dalle aziende che hanno lavorato insieme per individuare quei procedimenti adatti alle loro esigenze specifiche.

Le revisioni limitate vengono affidate al collegio dei revisori che essendo interno alle aziende conosce meglio i problemi specifici delle società. Quest’organo controlla la regolarità contabile e amministrativa dell'Azienda, relaziona sulla conformità del bilancio preventivo e di esercizio e presenta semestralmente al Consiglio e alla Giunta Regionale una relazione sull'andamento della gestione amministrativa e finanziaria. Le scelte fatte dalla Regione sono fortemente influenzate dalla sua situazione economica, nonostante questo possiamo verificare che siano rivolte al rafforzamento del sistema informativo e del dato contabile. Il primo obiettivo, infatti, è quello di migliorare il controllo interno, la certificazione verrà introdotta in un secondo momento. La revisione del

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bilancio attesta fatti e rischi correlati soltanto a consuntivo, mentre il controllo interno definisce i presupposti per governare i rischi nel domani. In relazione a quanto emerge dal percorso ligure possiamo individuare due possibili soluzioni al problema della certificabilità.

Nel caso in cui le procedure siano sviluppate da parte di organi e strutture regionali e aziendali ci sono una serie di vantaggi quali:

 acquisire una profonda conoscenza amministrativo-contabile del SSR;

 coinvolgere, motivare, qualificare e formare il personale del SSR;

 personalizzare ed adattare le modifiche delle procedure amministrativo-contabili e dei sistemi di controllo alle specificità esistenti a livello regionale ed aziendale;

 un costo più contenuto rispetto al coinvolgimento di società di revisione contabile;

 un forte coinvolgimento dei collegi sindacali.

Questa soluzione presenta anche degli svantaggi che sono riconducibili ai seguenti:

 significativo impegno a carico dei servizi regionali ed aziendali;

 necessità di personale qualificato;

 esigenza di personale esterno, a supporto sia della Regione che delle Aziende Sanitarie;

 minori garanzie di superamento della fase di revisione.

L’altra soluzione riguarda il caso in cui la Regione venga supportata nello svolgimento della sua attività da una società di revisione esterna. I vantaggi in questa situazione sono i seguenti:

 disporre di personale qualificato e con specifica esperienza nella revisione contabile;

 disponibilità di modelli procedurali collaudati e verificati, applicabili anche al settore sanitario;

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 ragionevole certezza di rispettare le modalità e la tempistica prevista nel PAC.

Anche in questo caso è possibile individuare degli svantaggi nell’attuazione di questa soluzione:

 non si potenziano le professionalità interne al sistema;

 la certificazione del bilancio non apporta necessariamente valore aggiunto, tenuto anche conto dei molteplici controlli cui sono già sottoposti i bilanci sanitari;

 l’approccio alla revisione contabile è condotto sulla base di modelli e procedure standard e predefinite, che non sono progettati alla luce delle specificità del settore sanitario.

In entrambi i casi i vantaggi da ricercare attraverso il percorso attuativo della certificabilità riguardano il miglioramento dei sistemi di controllo interno e la possibilità di introdurre una cultura del dato contabile. È inoltre fondamentale il coinvolgimento di diversi soggetti e di professionalità che possano introdurre nuove conoscenze in grado di raggiungere degli standard più elevati.

Le difficoltà che si sono riscontrate e si riscontreranno nell’attuazione delle procedure derivano dalla rigidità di un sistema, quello sanitario, poco incline alla cura degli aspetti economici della gestione. Il personale, inoltre, è abituato a svolgere le proprie mansioni con determinate regole e difficilmente sarà favorevole al cambiamento. Gli organi apicali dovranno essere abili ad introdurre i nuovi metodi di lavoro, individuando il percorso di certificazione come base di un miglioramento continuo.

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Nel documento LA CERTIFICABILITA’ DEI BILANCI NELLE AZIENDE SANITARIE. QUADRO NORMATIVO E ASPETTI OPERATIVI (pagine 112-130)