ITER DI ELABORAZIONE DELLE PROCEDURE

I soggetti coinvolti nell’elaborazione delle procedure si differenziano in relazione all’area a cui quest’ultime fanno riferimento. Il Consolidato Regionale e la GSA vengono gestite direttamente da un gruppo di progetto interno alla Regione, mentre per le altre aree sono le singole aziende che si dovranno occupare dello sviluppo delle procedure. L’unica che si differenzia da questo inquadramento è l’area delle Aziende prevista dai requisiti generali del PAC e contraddistinta dalla lettera A. In questo caso infatti sono presenti due anime: una tipicamente regionale e una sul controllo di gestione, procedure e regolamenti a carattere aziendale.

Grazie all’uguaglianza tra il numero delle aree previste nel PAC e il numero delle aziende presenti in Regione, è stato possibile attribuire a ciascun azienda un obiettivo diverso da sviluppare e su cui lavorare nell’ottica di condividere i risultati ottenuti. Ogni azienda è stata individuata come capofila di un’area ed al Direttore amministrativo si è attribuito la responsabilità di gestione del progetto per garantire la supervisione di un organo apicale e facilitarne l’implementazione. Per realizzare un sistema organizzativo su cui far viaggiare il piano sono stati individuati all’interno delle aziende un referente ed un gruppo operativo con il compito di progettazione delle procedure.

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Successivamente, in base alle tempistiche stabilite dal PAC, ciascun azienda analizza le caratteristiche e le difficoltà relative all’area affidategli. Alla luce dei risultati ottenuti attraverso il supporto e la formazione regionale viene elaborata una prima bozza di procedure.

A questo punto viene organizzata una riunione a cui partecipano tutte le aziende, rappresentate dai responsabili di area, di bilancio e da quelle figure influenti per l’area analizzata. La riunione viene organizzata e coordinata dalla Regione, che può richiedere il supporto di figure con esperienza specifica che forniscano suggerimenti, consigli e attività di formazione, grazie all’accordo stipulato con Agenas. In questo incontro l’azienda capofila espone la modalità con cui si è giunti ad elaborare una certa procedura e le criticità riscontrate. Le altre aziende potranno sollevare eventuali dubbi o fornire dei consigli. Da questo dibattito dovrà scaturire un cronoprogramma in cui si individuano i passaggi necessari per la formalizzazione delle procedure.

Nella fase successiva l’azienda capofila elabora in modo specifico e dettagliano le procedure relative alla propria area per poi inviarle alle altre aziende, che a loro volta potranno evidenziare eventuali criticità.

Dopodiché la Regione organizza un ulteriore incontro tra le aziende, in cui vengono analizzati i dubbi emersi in seguito alla condivisione delle procedure. Le varie domande, già suddivise in base all’importanza62, vengono esaminate per cercare di individuare dei principi comuni che rispettino le specificità di tutte le aziende. In relazione a quello che viene stabilito in questa riunione l’azienda capofila deve aggiornare le procedure e fornirle alla Regione, che successivamente provvederà alla formalizzazione ufficiale.

Nel corso dei lavori la Regione ha introdotto un cambiamento rispetto all’idea iniziale. In un primo momento, infatti, si era pensato di fare una

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Nel caso delle Immobilizzazioni, ad esempio, l’azienda capofila, ASL 1, ha suddiviso le domande in tre colori diversi:

- il verde, per quelle che sono state accettate e già modificate; - il bianco, per quelle considerate non modificabili;

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procedura uguale per tutte le aziende, ma in corso d’opera si è capito che questo metodo risultava inapplicabile a causa delle molteplici differenze che caratterizzano le varie realtà aziendali. La Regione ha deciso pertanto di individuare una procedura madre, in cui si stabilivano degli standard che tutte le successive procedure avrebbero dovuto avere, anche se viene lasciata alle aziende la possibilità di apportare eventuali personalizzazioni per adattarla alle proprie esigenze.

Si è cercato di realizzare delle procedure tecniche e specifiche in modo da renderle una valida guida per il lavoro delle singole aziende. La Regione ha incentivato le aziende a individuare un qualcosa di funzionale e operativo, e non una procedura astratta che le altre avrebbero dovuto ripersonalizzare. Le fasi identificate dalla capofila diventano quindi per le altre aziende un utile riferimento su cui basarsi per svolgere le proprie attività interne, ma da migliorare e rendere più specifiche.

3.6.1 La procedura madre

Tra le aree presenti tra i requisiti generali del Decreto una delle prime ad essere stata analizzata è quella relativa alle Aziende. L’analisi di quest’area è stata affidata all’ASL 2, quella Savonese, che in collaborazione con la Regione ha delineato una modalità precisa per la definizione delle procedure che verranno elaborate dalle varie ASL e IRCCS.

Nella procedura madre vengono individuati gli elementi che ciascuna procedura deve avere nell’intestazione (Figura 3.2):

 il logo dell’azienda;

 il centro di emissione (struttura organizzativa);

 il codice che può essere seguito dalla codifica interna utilizzata dalle aziende nel sistema “gestione qualità”;

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 l’indice e la data di revisione

 il numero di pagina/il numero totale di pagine.

Fonte: nostra rielaborazione

Figura 3.2: Intestazione procedure

Successivamente vengono individuate ed analizzate le varie parti che necessariamente dovranno essere presenti in una procedura (Figura 3.3).

Fonte: nostra rielaborazione Figura 3.3: Indice procedure

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Nell’oggetto e scopo si devono descrivere gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere attraverso l’applicazione della procedura, ovvero gli eventi indesiderati che si vogliono evitare. Il campo di applicazione riguarda le aree e i settori che devono applicare la procedura, cioè gli eventi e le situazioni per cui deve essere adottata.

Nel punto relativo alle responsabilità è prevista l’individuazione delle funzioni responsabili dell’attività a livello decisionale ed operativo, della redazione, della verifica e approvazione della procedura. Devono essere inoltre indicate la funzione incaricata di verificare la corretta applicazione della procedura e quella che deve formare il personale circa i suoi contenuti. Nel quarto punto viene elencata tutta la normativa di riferimento correlata alla procedura e tutti gli altri documenti prescrittivi. Ad esempio possono essere indicati: requisiti normativi, documenti di prescrizione del SGQ, linee guida, regolamenti e delibere aziendali, riferimenti bibliografici che rappresentano la fonte d’informazione relativa alla pratica tecnica e/o aspetti organizzativi e/o legali, a cui il processo descritto in procedura deve allinearsi.

Per quanto riguarda gli indicatori nella prima fase di implementazione del sistema di procedure amministrativo contabili sono considerati tali solo gli strumenti previsti per ciascuna procedura dal modello di PAC Ministeriale. Nel paragrado del contenuto e della descrizione delle fasi procedurali vengono descritte e illustrate sotto forma di testo le specifiche attività di cui si compone la procedura e viene inserita una “matrice delle responsabilità”, in cui si individua per ogni specifica attività chi ne è il responsabile. In questo sezione devono essere individuate anche le definizioni, si deve quindi fornire una descrizione per esteso delle sigle, delle abbreviazioni e dei termini tecnici che vengono utilizzati nel testo allo scopo di rendere la procedura comprensibile.

Il diagramma di flusso63 costituisce la rappresentazione grafica della

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Per la costruzione del diagramma di flusso vengono utilizzati i seguenti simboli: 1. il rettangolo con il lato superiore ondulato rappresenta una nota;

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sequenza delle singole attività all’interno del processo definito con i relativi passaggi, le interdipendenze e le relazioni.

Infine, è previsto che vengano allegati i documenti che contengono informazioni di varia natura strettamente correlate alla procedura cui si riferisce.