Procedura gestione scaduti

La data di scadenza dei farmaci indica il periodo di tempo durante il quale l’efficacia del farmaco è compresa in un limite clinico accettabile, in normali condizioni di conservazione del prodotto e in confezioni integre. L'indicazione della data di scadenza garantisce quindi la sicurezza e l'efficacia d'impiego. La detenzione di farmaci scaduti in reparto, in

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farmacia e presso la centrale logistica costituisce reato contro l’incolumità pubblica, come previsto dall’articolo 433 del Codice Penale64. Per questo è fondamentale individuare una procedura da applicare al controllo delle scadenze del materiale stoccato sia nei magazzini centrali che in quelli periferici.

Fino alla realizzazione di questa procedura a livello regionale era prevista esclusivamente un’operazione di scarico legata all’eliminazione di materiale non più utilizzabile. Si stabiliva che la registrazione dovesse essere effettuata con riferimento ad un documento appositamente emesso e contenente la causale.

Nel contenuto della procedura viene definito il ruolo del Responsabile di Magazzino Centrale, quello del coordinatore infermieristico e le modalità di gestione dei prodotti scaduti o con scadenza ravvicinata.

Il Responsabile di Magazzino Centrale è qualificato come consegnatario del debito di custodia65, in quanto Dirigente di una Unità Operativa deputata alla presa in carico di beni sanitari di consumo forniti da terzi e alla successiva assegnazione alle unità operative utilizzatrici. E’ titolare della conservazione e della gestione dei beni sanitari di consumo e del magazzino in cui i beni medesimi sono stoccati. Il responsabile deve verificare il livello delle scorte necessarie a garantire la continuità di approvvigionamento agli utilizzatori, vigilando sul regolare e corretto uso dei beni. E’ corresponsabile, insieme al responsabile della Gestione Risorse, dell’esecuzione dei contratti o dei patti negoziali tra l’Azienda e gli affidatari delle forniture di beni e servizi.

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Art. 433 Codice Penale: “Chiunque detiene per il commercio, pone in commercio o somministra medicinali guasti o imperfetti è punito con la reclusione da sei mesi a tre anni e con la multa non inferiore a centotre euro”.

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Il consegnatario per debito di custodia dipende direttamente dall’Amministrazione centrale o periferica dello Stato, al quale rende il conto della gestione, ed è sottoposto alla vigilanza del Ministero dell’Economia e delle Finanze ed alla giurisdizione della Corte dei Conti. Deve rendere agli uffici riscontranti il conto giudiziale entro i 2 mesi successivi alla chiusura dell’esercizio cui il conto si riferisce. Detti uffici rivedono i conti trasmessi ed appongono la dichiarazione di avere eseguito il riscontro e li trasmettono alla Corte dei conti entro 2 mesi dalla ricezione.

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Il Coordinatore Infermieristico o il Responsabile di Magazzino Periferico è qualificato come consegnatario per debito di vigilanza66 ed ha il compito di prendere in carico i beni consegnati al reparto utilizzatore o in magazzino, di dimostrare la consistenza e la movimentazione a mezzo inventari e di curare i sistemi di registrazione di carico e di scarico.

Per quanto riguarda la gestione dei prodotti scaduti o con scadenza ravvicinata, il Responsabile di Magazzino Centrale o Periferico deve definire un programma di controllo, con cadenza almeno semestrale, atto a garantire la corretta gestione delle scadenze e della conservazione dei beni sanitari di consumo. Nel programma si devono individuare le responsabilità, i tempi necessari alla verifica ed i luoghi da controllare in base all’organizzazione della struttura. Al termine del controllo il personale che lo ha effettuato deve attestare su apposita modulistica l’esito dei controlli.

Successivamente il Responsabile di Magazzino Centrale o Periferico riepiloga l’esito dei controlli effettuati su un’apposita scheda di rilevazione e la sottopone alla controfirma del Responsabile della Struttura o di un suo delegato. Tale scheda viene archiviata presso il magazzino e conservata per un anno. Il programma di controllo va diffuso al personale coinvolto ed il Responsabile di Magazzino Centrale o Periferico vigila affinché siano eseguiti correttamente gli adempimenti previsti, in particolare le scadenze, la corretta conservazione e la congruità rispetto all’attività operativa svolta. Per i prodotti con scadenza ravvicinata deve essere predisposto un elenco dei prodotti con le relative scadenze da aggiornare progressivamente. (Vedi Allegato 1).

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Il consegnatario dei beni mobili che ha debito di vigilanza deve rendere il conto giudiziale, si assume in carico i beni affidati e ne dimostra la consistenza e la movimentazione attraverso le scritture. Sulla base del contenuto del D.P.R. n. 254 del 2002, è obbligato a tenere tutte quelle scritture necessarie per dimostrare la consistenza ed il valore dei beni avuti in custodia. In particolare, al momento in cui riceve i beni in consegna, il debito di tale agente corrisponde ai beni che risultano in quantità e valore dall’inventario.

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I farmaci scaduti a livello di Magazzino Periferico vanno resi al Magazzino Centrale, che provvederà all’idoneo smaltimento. Nel caso degli altri beni sanitari soggetti a scadenza lo smaltimento rimane a carico del reparto. Per una corretta contabilizzazione dei prodotti scaduti, il responsabile del Magazzino Periferico è tenuto a comunicare al Responsabile di Farmacia o al Responsabile di altro Magazzino Centrale la quantità e qualità dei singoli prodotti scaduti, al fine di consentire la rilevazione dello scaduto nella contabilità di magazzino con le modalità previste nella procedura informatica in uso. Analogamente, per il Magazzino Centrale vengono registrate le quantità dei singoli prodotti scaduti.

In presenza di prodotti scaduti, alterati, revocati o difettosi, se non immediatamente eliminabili, è necessario che gli stessi vengano separati dai prodotti in corso di validità, evidenziati, accantonati e racchiusi in un contenitore con evidente la dicitura scaduto/alterato/da non utilizzare. Poiché i prodotti scaduti presso i reparti/magazzini centrali vengono rilevati e registrati con apposita causale, è possibile monitorare l’impatto economico del fenomeno a livello centrale. Per ridurre al minimo il rischio di produrre scaduti, e quindi diseconomie ed inquinamento, gli ordini di approvvigionamento devono essere basati sulle reali necessità di consumo e non su supposizioni di necessità che portano ad un aumento considerevole delle scorte. La corretta rotazione delle scorte, inoltre, permette una migliore programmazione degli acquisti, una sicura riduzione degli sprechi e una diminuzione degli scaduti.

Da un punto di vista contabile, il valore dei prodotti scaduti è pari a zero a causa dell’impossibilità di effettuarne la vendita. Si deve quindi procedere alla svalutazione delle rimanenze per riallinearle al valore di mercato. Questo può essere fatto andando a registrare direttamente questo minor valore nelle rimanenze finali.

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