Gestione delle operazioni di logistica in entrata nel magazzino del

Come si è potuto capire dal precedente paragrafo, affinché la merce arrivi a destinazione è necessario che qualcuno, l’ufficio acquisti in genere, ne emetta la richiesta di approvvigionamento. Nel centro commerciale considerato, la richiesta di approvvigionamento non viene formalmente effettuata. Precisando, si deve sapere che un’impresa commerciale, come il “Centro Tom”, non necessita di una richiesta di approvvigionamento: la stesura dell’ordine di acquisto viene fatta direttamente tra il rappresentante di una determinata ditta e i responsabili degli acquisti. Sono, infatti, i compratori aziendali che, assieme ai proprietari dell’azienda, decidono con chi instaurare rapporti, con chi interrompere questi rapporti (contratto permettendo), decidendo anche le quantità da ordinare e in generale il budget di vendita; spetta poi solo ai compratori la scelta dei prodotti da comprare.

Nelle imprese commerciali una delle decisioni più importanti riguarda proprio la valutazione inerente i fornitori con cui entrare in relazione non considerano soltanto quelli che sono in grado di offrire un prezzo più basso, ma anche quelli che sappiano offrire un assortimento adeguato alla volatilità della domanda. Si deciderà di mantenere dei contatti di lungo termine con quei fornitori che rispettano le condizioni di consegna stabilite, in cui la qualità dei prodotti è costante e che si adattano alla varietà e variabilità delle esigenze della domanda.

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Questo aspetto è applicabile anche al “Tom”, il quale ha saputo instaurare delle relazioni di lungo periodo con molti fornitori: queste sono le così dette marche “storiche”, presenti da molti anni all’interno del grande magazzino. Ciò significa che la ditta in questione è rimasta soddisfatta dell’andamento delle vendite all’interno del negozio e quindi si è optato per continuare tale collaborazione. Viceversa, se il fornitore non è riuscito a rispettare le condizioni stabilite dal contratto e le aspettative dei compratori, si opterà per una soluzione alternativa nella stagione futura. L’immagine che la “Confezioni Tommasini” ha saputo sviluppare nel mercato di riferimento è stata positiva e questo ha permesso di accaparrarsi ditte che solitamente erano vendute soltanto nei negozi monomarca, come Valentino, Corneliani, Hugo Boss, Armani Jeans e molte altre. La possibilità di avere all’interno dell’assortimento le “grandi firme” permette di aumentare il valore che i clienti percepiscono del negozio e di conseguenza invogliare sempre di più i consumatori a sceglierlo come punto vendita dove effettuare gli acquisti.

Non bisogna dimenticare però che all’interno dell’assortimento del punto vendita vengono inseriti, quando lo si ritiene necessario, nuovi marchi (i prodotti di moda-tendenza) grazie alla visualizzazione di fiere di campionario come “White” a Milano, il “Pitti” a Firenze; oppure eliminate, se possibile, le ditte che nella stagione precedente non hanno prodotto risultati soddisfacenti.

Dopo questa breve premessa sull’attività di acquisto all’interno del centro commerciale, si deve però precisare che la richiesta di approvvigionamento viene informalmente effettuata per tutti quegli articoli continuativi e con un elevato indice di rotazione, come i prodotti di cancelleria, le borse della spesa o per i rotoli di carta per gli scontrini. Non si deve seguire nessuna particolare procedura, ma nel momento in cui qualcuno rileva l’esaurimento delle scorte, fa la richiesta di approvvigionamento all’ufficio acquisti, che è incaricato appunto di effettuarne l’ordine.

Oltre a questi prodotti, anche per alcuni prodotti continuativi, come i tessuti d’arredo o l’intimo, possono venire riordinati in qualsiasi momento durante il normale andamento della stagione. Come già accennato, si tratta di articoli

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continuativi, che vengono quindi ordinati più volte durante l’anno in quanto soggetti a una stagionalità36 diversa rispetto agli prodotti di abbigliamento degli altri reparti.

Avendo chiarito gli aspetti precedenti l’arrivo delle merci, si passerà quindi all’attività di ricevimento dei materiali che deve essere ben pianificata e organizzata, per evitare che si formino code nelle fasi seguenti e per eludere eventuali pressioni da parte dei trasportatori che effettuano lo scarico. All’interno della “Confezioni Tommasini”, la merce viene consegnata tramite corriere e solitamente l’arrivo non è preannunciato; per questo è fondamentale che ci sia sempre un addetto incaricato a riceverla. Quasi quotidianamente vi sono quindi i corrieri di “Bartolini” che arrivano nel luogo di ricezione della merce (facilmente accessibile tramite una rampa), i quali consegnano la bolla corrispondente all’impiegato. L’addetto al ricevimento deve, a questo punto, controllare se quanto consegnato corrispondente a quanto indicato nella bolla (numero dei colli, peso, ecc.).

Diversamente da quanto osservato prima, l’organizzazione del magazzino del “Tom” differisce un po’ per quanto riguarda quest’aspetto: solo per i così detti capi “appesi”, al momento della consegna, si controlla se la quantità arrivata corrisponde effettivamente con quella indicata sulla bolla. Gli scatoloni non vengono immediatamente aperti perché comporterebbe molto tempo (soprattutto se si tratta di una elevata quantità di articoli ordinati) sia per il magazziniere, il quale rallenterebbe non di poco il processo, sia per il corriere, il quale potrebbe avere altri ordini importanti da effettuare. Per questo motivo si è deciso di effettuare il controllo successivamente e quindi contattare eventualmente la ditta in caso di difetti o di pezzi mancanti. Grazie all’automazione del procedimento è possibile effettuare questo controllo preventivo solo per i colli dato che questi vengono appesi nella

36 _{Tutti i settori sono soggetti a diversi tipi di stagionalità, in base alle esigenze che caratterizzano il}

mercato di destinazione; tuttavia la stagionalità incide in modo determinante nell’abbigliamento, la merce quindi non viene acquistata in continuo, ma in brevissimi periodi predeterminati, precedenti le stagioni di vendita. In generale, il settore dell’abbigliamento è caratterizzato da due stagioni principali: primavera/estate (da marzo ad agosto) e autunno/inverno (da settembre a febbraio). Entrambe sono composte da quattro mesi di vendite ordinarie (da marzo a giugno e da settembre a dicembre) e due mesi di svendite (luglio/agosto e gennaio/febbraio). Di conseguenza, la merce è acquistata sei mesi; ciò vale per quasi tutti i reparti, tranne per due eccezioni, la merceria e l’arredo. Gli articoli in questione sono considerati continuativi: sono ordinati quindici/trenta giorni secondo l’andamento delle vendite. Sono articoli importanti da avere sempre a disposizione e quindi i responsabili di reparto ogni volta che lo ritengono necessario (evitando il pericolo di sottoscorta) prendono contatto con il fornitore per acquistare la quantità necessaria.

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catena meccanica che, grazie a un braccio meccanico, consente di semplificare non di poco questo processo (si veda 2.4.2).

Diversamente dalla procedura analizzata in teoria, però, non viene eseguita la procedura di riserva per i pacchi che non vengono immediatamente aperti. Questa viene effettuata solo se l’addetto al ricevimento della merce si trova di fronte a un pacco difettoso, con dei danni evidenti nell’imballo: o rotto o con un pezzo di nastro mancante o comunque non perfettamente integro. In questo caso la merce si riceve lo stesso, ma è inserita la riserva di controllo: un timbro che viene apposto sullo scatolone e sulla relativa bolla per indicare che quella consegna non è stata effettuata in modo conforme, ma presenta qualche vizio. In seguito si verificherà in modo più accurato se la merce presenta qualche difetto o se mancano alcuni articoli indicati invece nella bolla. Potrebbe succedere che la merce sia difettosa per una causa imputabile al corriere oppure per un’imperfezione di fabbrica. Così l’eventuale anomalia non sarà attribuita al negozio ma imputata a cause esterne.

Sarebbe però opportuno adottare questa procedura per tutti i capi che non è possibile aprire e controllare immediatamente: molte volte infatti succede che soltanto nella fase di etichettatura ci si accorge della mancanza di un capo rispetto a quanto indicato nella bolla di consegna. A questo punto, può essere passato anche parecchio tempo dal ricevimento della merce quindi succede spesso che l’azienda fornitrice difficilmente riconosca tale errore e imputi a se stessa l’eventuale mancanza di merci. Inserendo, invece, la riserva tali disguidi non sarebbero frequenti in quanto, per legge, il magazzino avrebbe la possibilità, entro 8 giorni, di controllare la quantità e la qualità della merce, contattando l’azienda fornitrice in caso di incongruenze.

Alla fine di questa procedura, l’impiegato addetto al ricevimento della merce firma una copia restituendola all’ente che la consegna; in questo modo si prende atto della merce consegnata e ricevuta.

Nel precedente paragrafo (2.2.1) si è menzionato anche il BEM, simile alla bolla di consegna, ma documenta l’effettiva quantità di merce ricevuta. Il magazzino analizzato non esegue questo tipo di documento, in quanto considerato superfluo. Non controllando nell’immediato la quantità ricevuta, ma momentaneamente

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depositata nell’area vicino al ricevimento, tale operazione consisterebbe quindi solo nella mera trascrizione del DDT.

Nella “Confezioni Tommasini” la merce arrivata a destinazione deve essere sottoposta a controllo e successivamente alla procedura di etichettatura. Gli arrivi avvengono molti mesi prima dell’inizio vero e proprio della stagione, per questo motivo il magazzino deve disporre di una superficie altrettanto estesa che consenta di depositare e archiviare la merce prima che i responsabili di ciascun reparto procedano al prelievo.

Si può quindi concludere che il magazzino di questo di negozio, per quanto riguarda la fase di ricevimento della merce, è organizzato in maniera “classica” ed è abbastanza conforme alla procedura di ricevimento analizzata in via teorica. Un responsabile che deve verificare e controllare che gli articoli vengano correttamente e adeguatamente consegnati. Il flusso viene ulteriormente semplificato grazie alla posizione del magazzino (situato al di sotto dell’area di vendita del negozio), rendendo così molto più agevole e veloce la consegna da parte dei corrieri.