CAPITOLO 3 La gestione delle scorte
3.3 I metodi di gestione delle scorte
3.3.2 I metodi di controllo delle scorte
Quanto analizzato finora non è però esaustivo per quanto riguarda gli elementi che influenzano la gestione delle scorte all’interno di un magazzino. Per questo, di seguito, vengono proposti i modelli che, dal punto di vista gestionale, sono utilizzati per controllare le scorte.
In letteratura73 sono stati introdotti diversi strumenti a tale scopo: si va dai più semplici a quelli con distinta base complessa e che richiedo l’ausilio di sistemi informativi; alcuni invece che richiedono scelte di progetto precise, altri invece che dipendono dalle caratteristiche dei sistemi di produzione che vengono utilizzati.
Tra la molteplicità dei modelli, è però possibile identificare due logiche di base: 1) Logica pull, chiamata anche look back, l’ordine ha inizio nel momento in cui
viene constatato che la scorta di un certo prodotto è insufficiente per far fronte alle esigenze future (che sono state pianificate) attraverso il calcolo dell’indice di consumo e del tempo di approvigionamento;
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2) Logica push, chiamata look ahead, il lancio avviene in riferimento alla programmazione della produzione e quindi in base a ciò che è necessario per un certo periodo futuro.
Le due logiche differiscono proprio per momento in cui viene dato il via per l’ordine di produzione, ma anche per l’orizzonte temporale di riferimento: la prima guarda indietro mentre la seconda guarda avanti. Da questa breve analisi si può comprendere come nella prima logica si procede alla ricostituzione della scorta che sta per finire e per tale motivo ha il vantaggio di essere semplice dal punto di vista applicativo dato che è necessario monitorare solo la quantità; mentre nella seconda filosofia si procede con la programmazione dei fabbisogni e perciò comporta maggiori dati, una maggiore analisi e anche maggiori elaborazioni.
È possibile quindi affermare che rientrano nella categoria della logica look back o stock control:
- il metodo a tempo fisso,
- il metodo a quantità fissa o lotto economico. Nella categoria look ahead o flow control fanno parte: - MRP, Material Requirement Planning, - JIT, Just in Time.
Di seguito verranno brevemente analizzate le tecniche sopra citate. Per capire meglio la gestione delle scorte e le scelte relative a quanto ordinare e quando ordinare si prenderà poi in esame la gestione che avviene all’interno del centro commerciale “Tom”.
Logica pull
L’obiettivo di questi metodi è quello di rendere efficiente la gestione delle scorte dal punto di vista economico e, dato che risulta impossibile anticipare l’andamento della domanda, non si dà particolare attenzione ai tempi di produzione. Come già visto, tale approccio viene utilizzato soprattutto per le scorte di prodotti finiti e di seguito vengono presentati due dei modelli più significativi e maggiormente utilizzati.
a) Sistemi di controllo a quantitativi di riordino fissi. Tale sistema si basa sui concetti visti in precedenza, il lotto economico e il livello di riordino. Se si considera una situazione di incertezza, allora il livello di riordino può essere il seguente:
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Il problema sta proprio nel determinare tale livello di riordino, essendo il punto critico di tutta la procedura. Per fare ciò è necessario introdurre il concetto di lead time. Questo non è altro che il tempo che intercorre tra il momento in cui viene lanciato un ordine e il momento in cui il fornitore consegna la merce. Può essere quindi scomposto in tre tempi:
- il tempo necessario affinché venga lanciato l’ordine, ovvero l’insieme delle procedure amministrative e di valutazione, il tempo di emissione dell’ordine, ecc. Ovvero tutte quelle operazioni che sono necessarie per prendere le decisioni circa l’ordine da effettuare e il tempo che serve perché venga evaso l’ordine;
- il lead time di approvvigionamento, ovvero il tempo che la merce impiega per arrivare a magazzino o a un fornitore;
- il tempo di preparazione della merce, comprendente tutte le operazioni che devono essere eseguite, come il controllo, la movimentazione, la preparazione, affinché la merce sia resa disponibile.
L’ordine di approvvigionamento verrà effettuato nel momento in cui viene raggiunto il livello di riordino; la quantità ordinata, di ammontare fisso, corrisponde al lotto economico di acquisto. Si definisce con Q/2 + SS la scorta media, in cui Q è la quantità che deve essere ordinata.
Fig. 3.18 : Sistema di controllo a quantitativi di riordino fissi
Fonte: Grando, A., 1993, p.246.
0 SS Q T Lr Ta Q
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Il “metodo delle scorte separate” (two bin system)74, la quantità da ordinare è fissa, mentre l’intervallo di tempo varia a seconda dei consumi. Tale tipo di sistema, raffigurato in Fig.3.18, ha bisogno di un controllo costante dato che il livello di riordino e la scorta di sicurezza variano nel tempo, allora anche il lotto economico cambierà e per questo deve essere regolarmente monitorato e calcolato.
b) Sistemi di controllo a cicli di riordino fissi. In questo tipo di approccio, invece, le quantità ordinate variano in base all’andamento della domanda, mentre il riordino viene effettuato dopo un certo tempo, attraverso degli intervalli stabiliti con precisione. La quantità ordinata può essere infatti considerata come la differenza tra il livello di scorta che si deve raggiungere (che tiene conto della scorta di sicurezza, il consumo medio previsto per il tempo di approvvigionamento e un certo intervallo di reintegro) e la giacenza che si dispone a magazzino. A sua volta la scorta di sicurezza deve essere calcolata tenendo conto della mutevolezza del consumo in un certo intervallo temporale, a cui viene sommato il tempo di approvvigionamento (medio)75:
9 B= T / (^
_`) ,
in cui:
9 B = Indice di riordino,
T = periodo considerato,
D = domanda nel periodo considerato, LE = lotto economico.
Sapendo che la domanda è in relazione con il periodo considerato (T) ma anche con il tasso di consumo (X) allora si può scrivere:
D = T
⋅
X .Sostituendo questa equazione alla precedente si ottiene quindi: Ir = LE /aaa .
Tale metodo si basa sulla determinazione di un livello di scorta che non deve mai superare un certo limite. In particolare tale livello obiettivo che si vuole raggiungere può essere calcolato nel seguente modo:
LO = " ⋅ ) + (Tc
⋅
Ir) + SS = Tc (Ta+Ir) + KbV" + #./ .
74 Metodologia chiama così da molti autori. Si veda: Sciarelli, S., Vona, R., 1995, Economia e gestione delle
imprese commerciali, Padova, Cedam, p.170.
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Rispetto al caso precedente, il livello obiettivo in questione non dipende solo dal livello di riordino, ma anche dal consumo nell’intervallo tra un approvvigionamento e il successivo (infatti si ha Tc
⋅
Ir). Allo stesso modo anche la scorta di sicurezza viene analizzata in riferimento al livello di riordino che viene quindi sommato al tempo necessario per l’approvvigionamento (Fig.3.19). La quantità da ordinare può essere quindi calcolata come differenza tra il livello obiettivo (LO) e la giacenza residua (G):Q= LO – G
Fig.3.19: Sistema di controllo a cicli di riordino fissi
Fonte: Grando, A., 1993, p.247.
Il principio di base di questo tipo di sistema è quello di ordinare solo quanto viene consumato in un certo periodo, ovvero solo i volumi necessari per ristabilire le giacenze. In questo caso i periodi di approvvigionamento sono fissi e quella che varia è la quantità. Il metodo in questione, chiamato da alcuni autori76 anche “metodo del ciclo di ordinazione” (ordering cycle system), è da preferire rispetto al precedente perché consente non solo di risparmiare sui costi di ordinazione, ma consente anche di rendere più semplice il controllo fisico e permettendo anche ordini per voci congiunte.
Logica push
Le filosofie analizzate fino a questo punto si fondano sul medesimo principio: nel momento in cui la scorta si sta esaurendo, allora queste vengono reintegrate. In queste
76 Sciarelli, S., Vona, R., 1995, Op. cit., Padova, Cedam.
Ir Ir Ir Ir Ta Ta Ta Ir Ta t5 t4 t3 t2 Q 0 T LO t1
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tecniche, quindi, il livello degli stock viene mantenuto entro un certo livello prefissato. Se da un lato i suddetti approcci implicano investimenti elevati in termini di capitale investito, dall’altra utilizzano modelli abbastanza semplici e non rappresentativi della realtà. Presentando tali limiti i modelli visti in precedenza possono essere applicati per la gestione dei magazzini con prodotti finiti in cui tali ipotesi risultano alquanto somiglianti alla situazione reale.
I modelli push, cercano infatti di far fronte a questi limiti e inoltre sono particolarmente adatti nel caso della gestione dei magazzini di materie prime o semilavorati.
a) MRP, Material Requirement Planning
Tale tecnica, introdotta nel 1975 da Joseph Orlicky, permette di individuare i prodotti e la quantità ottima da ordinare, ma anche il momento giusto per ordinarla. Consente quindi non solo di controllare i prodotti e le relative quantità ordinate, ma anche il loro arrivo. Essendo un tale indirizzo di gestione in grado di fornire “elementi informativi completi, tempestivi, affidabili”77, è anche un sistema che necessita di numerose informazioni e conoscenze dato che l’obiettivo principale è quello di supportare la programmazione della produzione.
Questo consistente volume di informazioni è indispensabile si vuole ottenere una corretta gestione e, in particolare, un’azienda per una gestione il più possibile corretta deve avere presente:
1) Piano di produzione (Master Production Schedule), ovvero il piano riassuntivo della produzione aziendale in cui viene indicato l’inizio della produzione di un determinato articolo. Questi possono essere mensili, ma poi è relativo all’azienda di riferimento;
2) Distinta base (Bill of Materials), ovvero l’insieme di componenti di un prodotto. In altre parole, il numero e il tipo di parti che servono per costituire un certo articolo;
3) Archivio delle parti in scorta (Inventory Record File), così da poter registrare per ogni componente la giacenza disponibile;
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4) Tempi di lavorazione, ovvero avere la conoscenza di quanto tempo è necessario per realizzare un prodotto e i tempi in cui devono essere disponibili le singole componenti.
5) Tempi di consegna, quanto tempo, in media, il fornitore ci impiega per evadere un ordine.
Tra tutti questi elementi è necessario soffermarsi sulla distinta base: “[…] il documento che definisce la struttura del prodotto in quanto precisa di quali e quante parti (assemblati, sub-assemblati, ecc.) è composto un prodotto finito”78.
In altre parole, tale documento non è altro che uno schema che consente di identificare tutti gli elementi o le componenti di un certo articolo. Si definisce così la struttura di un prodotto descrivendone le sue componenti attraverso una rappresentazione che va dal generale fino ad arrivare al particolare. Per determinare tutto questo però è necessario conoscere: le relazioni tra i diversi elementi che costituiscono un prodotto, il codice che consente l’identificazione di un determinato pezzo e, infine, il numero di pezzi che sono necessari per realizzare la precedente categoria.
“Il meccanismo di funzionamento del MRP consiste nel calcolo dei fabbisogni di componenti e materiali a ciascun livello di assiemaggio o fabbricazione (…)”79 attraverso la distinta base che consente, appunto, di scomporre i prodotti. In questo modo è possibile tenere sotto controllo le tempistiche relative a ciascun ordine (dato che i lead time sono calcolati preventivamente) e le quantità di giacenze.
b) JIT, Just in Time
“Il J.I.T. è una metodologia di gestione della produzione che consiste nel produrre esattamente solo i quantitativi di ogni referenza richiesti nel breve periodo e non anche quelli che secondo le previsioni si pensa di poter vendere in futuro”80.
Tale metodo è stato messo in pratica attorno agli anni ’70 dagli stabilimenti “Toyota” con l’obiettivo di cercare un sistema che permettesse all’azienda di rispondere il più velocemente possibile alle richieste di mercato. L’obiettivo del JIT è forse ancora più ambizioso rispetto a quello del MRP in quanto mira a gestire gli approvvigionamenti in modo da avere la quantità necessaria al momento in cui serve. L’obiettivo è quello di disporre della quantità giusta nel momento opportuno, né prima né dopo.
78 Urgeletti Tinarelli, G., 1992, Op. cit., Milano, Etas libri, p.243. 79 Grando, A., 1993, Op. cit., Milano, Egea, p.259.
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Tale approccio viene anche chiamato come filosofia a scorte zero in quanto il principio di base è quello di eliminare tutti gli sprechi così da avere anche un miglioramento complessivo della produttività.