Si è indicato e descritto dettagliatamente, nei precedenti capitoli, l’iter da seguire per realizzare un Sistema di Gestione della Qualità e anche per certificare un Sistema Qualità.
Per attuare le verifiche ispettive bisogna, anche in questo caso, seguire un percorso che, ovviamente, comprende molteplici fasi. Esse sono: (Figura 5.11))
la pianificazione;
la designazione del personale;
il piano di verifica ispettiva;
la stesura delle liste di riscontro;
la notifica delle verifiche ispettive;
la riunione preliminare;
la conduzione della verifica;
le riunioni finali;
le attività successive alla verifica.
5.9.1 La pianificazione
Un sistema di verifiche ispettive viene attuato sulla base di una “pianificazione annuale”. È compito del responsabile assicurazione Qualità programmarle, meglio se in sinergia con il responsabile acquisti.
È buona norma prevedere l'esame di tutte le funzioni aziendali nell'arco di un anno. Tuttavia, è possibile svolgere le verifiche anche in relazione alla singola procedura o a gruppi di procedure, o ancora per punti della normativa di riferimento.
5.9.2 La designazione del personale
II personale che partecipa all'attuazione della verifica ispettiva è suddivisibile, in ordine alle sue funzioni, in:
“responsabile del gruppo di verifica ispettiva”, solitamente indicato con la sigla RGVI;
“addetto o addetti alla verifica ispettiva, solitamente indicati con la sigla AVO o AVI;
“tecnico esperto”, rappresentante della Direzione o altre figure.
L'insieme delle persone così composto costituisce il “gruppo di verifica ispettiva”, ossia il GVI, e la sua dimensione varia a seconda della dimensione dell'azienda.
È necessario che l'addetto alla verifica ispettiva non abbia rapporti di dipendenza con le funzioni ispezionate, allo scopo di evitare situazioni in cui i valutatori siano chiamati ad esprimere giudizi su attività nelle quali sono stati in qualche modo decisori o partecipanti.
5.9.3 Il piano di verifica ispettiva
Il gruppo di verifica ispettiva ha il compito di predisporre un “piano di verifica ispettiva”. In esso sono riportati gli obiettivi della verifica, la sua estensione, i soggetti valutatori, la documentazione di riferimento, i tempi a disposizione e le modalità di verbalizzazione dei risultati.
II piano di verifica ispettiva costituisce il documento base per la compilazione delle liste di riscontro, nelle quali sono precisati i quesiti da porre.
5.9.4 La stesura delle liste di riscontro
Le “liste di riscontro” contengono una serie di domande che è importante siano formulate con la massima chiarezza e finalizzate ad attestare l’attuazione delle procedure.
I quesiti vanno strutturati come sequenza logica dettata dal miglior perseguimento degli obiettivi. Invece, le corrispondenti risposte devono poter essere documentate secondo evidenza oggettiva.
5.9.5 La notifica delle verifiche ispettive
Nel caso di verifiche ispettive interne, essendo programmate, viene data semplicemente conferma della data prevista con l'indicazione del personale di cui si richiede la presenza e altre indicazioni applicabili.
Se si tratta di verifica ispettiva esterna, la data della verifica deve essere comunicata formalmente al fornitore e comunque dopo accordi preliminari.
5.9.6 La riunione preliminare
L'esecuzione della verifica inizia con una “riunione preliminare” fra il gruppo verifica ispettiva e il personale dell'area aziendale da valutare.
Durante la riunione si svolgono le seguenti attività:
presentazione del gruppo di verifica ispettiva, ciò per le verifiche esterne;
precisazione degli obiettivi e delle modalità di lavoro;
conferma del piano verifica ispettiva e dell'impegno del personale interessato;
richiesta di eventuale documentazione.
5.9.7 La conduzione della verifica
La “conduzione della verifica” è effettuata in stretta osservanza con quanto concordato in sede di riunione preliminare ed è basata principalmente su interviste, raccolta ed esame di documentazione, osservazione , misura e registrazione di attività.
Le domande sono strettamente inerenti le attività svolte e le osservazioni sono basate esclusivamente su fatti direttamente riscontrati.
I valutatori riferiscono al responsabile del gruppo di verifica circa l'andamento, per confrontare i risultati e concordare in base alla situazione che emerge le modalità di proseguimento.
Durante l'indagine e il conseguente contatto con i dirigenti, quadri e personale operativo, il valutatore ha anche la possibilità di interpretare il livello motivazionale e formativo in fatto di Qualità delle persone contattate.
5.9.8 Le riunioni finali
Nelle “riunione finali” vengono esposti i rilievi, cioè le non conformità, emersi dalla verifica ispettiva, assicurandosi che essi siano stati chiaramente interpretati ed esposti rispetto alle situazioni ed ai fatti osservati e che vengano chiaramente recepiti.
5.9.9 Le attività successive alla verifica
Segnalate e discusse le non conformità i responsabili delle funzioni interessate dalla verifica concordano, con il responsabile del gruppo di verifica le azioni correttive da intraprendere e la data di completamento prevista.
La richiesta di azione correttiva è controfirmata dal responsabile della funzione interessata e dal responsabile del gruppo di verifica.
Figura 5.11 Il percorso da seguire per l’attuazione delle verifiche ispettive
LE FASI PER ATTUARE LE
VERIFICHE ISPETTIVE
PIANIFICAZIONE
ATTIVITA’ SUCCESSIVE VERIFICA RIUNIONI FINALI
CONDUZIONE VERIFICA RIUNIONE PRELIMINARE NOTIFICA VERIFICHE ISPETTIVE
STESURA LISTE DI RISCONTRO PIANO VERIFICA ISPETTIVA DESIGNAZIONE PERSONALE
Note 5 Capitolo
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