Indicazioni della Banca d’Italia

In ordine ai poteri attribuiti dal comma 2 dell’art. 7 D.Lgs. 231/07 alle Autorità di vigilanza secondo cui esse, d’intesa tra loro, hanno la facoltà di emanare disposizioni circa le modalità di adempimento degli obblighi concernenti l’organizzazione, le procedure ed i controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria per gli scopi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, la Banca D’Italia ha emanato in data 10 marzo 2011 un provvedimento recante nuove disposizioni in materia. Tale è stato brevemente definito come “Provvedimento Organizzazione

2011” e, in linea con le disposizioni volte a rafforzare la gestione del rischio di

non conformità, mira ad introdurre presidi volti a perfezionare il controllo dei sopra detti rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, richiedendo agli intermediari risorse, procedure e funzioni organizzative chiaramente individuate ed adeguatamente specializzate.

Le disposizioni definite all’interno del provvedimento sono rivolte a80:

a. banche;

b. istituti di moneta elettronica; c. istituti di pagamento;

d. società di intermediazione mobiliare (SIM); e. società di gestione del risparmio (SGR);

f. società di investimento a capitale variabile (SICAV);

g. succursali insediate in Italia dei soggetti indicati alle lettere precedenti aventi sede legale in uno Stato estero;

h. intermediari finanziari iscritti nell'elenco previsto dall'articolo 106 del TUB;

i. società fiduciarie di cui all’art. 199 del TUF; j. Poste italiane S.p.A.;

k. Cassa depositi e prestiti S.p.A.; l. agenti di cambio;

m. soggetti disciplinati dagli articoli 111 e 112 del TUB;

n. mediatori creditizi iscritti nell'elenco previsto dall'articolo 128-sexies del TUB;

o. agenti in attività finanziaria iscritti nell'elenco previsto dall'articolo 128- quater, comma 2, del TUB e gli agenti indicati nell’articolo 128- quater, comma 7, del medesimo TUB.

L’insieme delle indicazioni fornite, considerata l’ampia gamma di soggetti cui sono rivolte, deve necessariamente tenere conto degli assetti propri di ciascuno: infatti per alcuni destinatari gli assetti di governo, organizzazione e controllo sono regolati da normative di settore che richiedono l’adozione di strutture articolate; per altri, invece, gli assetti non sono vincolati da normative o disposizioni ad hoc e le scelte di organizzazione sono rimesse ai soggetti stessi. Tuttavia l’attività di predisposizione degli apparati organizzativi di questi ultimi deve rispettare il quadro delle norme generali previste dal proprio ordinamento. Così come già stato osservato in merito alle disposizioni organizzative relative al

controllo che sia quanto più coerente con: • la forma giuridica;

• le dimensioni;

• l’articolazione organizzativa;

• le caratteristiche e la complessità dell’attività svolta.

Nonostante viga il rispetto del principio di proporzionalità, la Banca d’Italia specifica che alcuni requisiti minimali devono comunque essere osservati:

- nei casi di destinatari in cui l’unità di revisione interna non sia istituita, i relativi compiti possono essere assegnati ad un amministratore che, salvo il caso dell’amministratore unico, deve essere privo di deleghe operative; senza dubbio una simile disposizione è emanata per far si che sia rispettata l’indipendenza del soggetto in questione.

- Deve essere formalizzata l’attribuzione delle responsabilità per la segnalazione delle operazioni sospette.

Un ulteriore requisito di assoluta rilevanza previsto dal documento è quello relativo all’introduzione, a partire dall’1 Settembre 2011, di due importanti novità:

§ la predisposizione obbligatoria di una funzione antiriciclaggio, che può ricoprire una posizione autonoma nell’organigramma aziendale o che può essere attribuita alle strutture che svolgono funzioni di controllo di conformità o di risk management;

§ la nomina di un responsabile antiriciclaggio; tale responsabile deve essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità. La persona incaricata non deve avere responsabilità dirette in altre aree operative né deve essere gerarchicamente dipendente da

81 _{Cfr. Musile Tanzi P. (a cura di) – “La funzione compliance: banche, assicurazioni, imprese di}

soggetti responsabili di dette aree; qualora le dimensioni dell’impresa siano particolarmente ridotte, la responsabilità può anche essere affidata ad un amministratore purché, salvo il caso dell’amministratore unico, sia privo di deleghe operative.

Per quanto concerne nello specifico la funzione antiriciclaggio, al fine di poter adempiere allo scopo per cui è istituita, essa deve necessariamente essere indipendente e dotata di risorse sia qualitativamente che quantitativamente adeguate ai compiti che deve svolgere; inoltre deve poter attivare in autonomia eventuali nuovi task che ritiene opportuno siano portati a termine, nonché richiedere ai vertici aziendali qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei compiti stessi.

In base al già menzionato principio di proporzionalità, vigente anche per tale funzione, il personale che svolge compiti riconducibili alla medesima deve essere adeguato per numero, oltre che detenere specifiche competenze tecnico- professionali; senza dubbio anche per questi soggetti devono necessariamente essere attuati programmi di formazione continui sulla materia in argomento. Le disposizioni prevedono inoltre per la funzione specifici compiti che rappresentano tutto quanto è necessario svolgere affinché vi sia una continua verifica delle procedure aziendali, le quali devono essere coerenti con l’obiettivo di prevenire e contrastare la violazione di norme di eteroregolamentazione (leggi, norme e regolamenti) e di autoregolamentazione (policy interne) in materia di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo; la funzione provvede dunque a:

§ identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le procedure interne;

§ collaborare all’individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzato alla prevenzione e al contrasto dei rischi menzionati; § verificare l’idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure

adottato e proporre le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi;

registrazioni nell'Archivio Unico Informatico;

§ curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori;

§ predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all’alta direzione.

La funzione deve altresì porre particolare attenzione all’adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela, di registrazione delle operazioni all’interno dell’AUI, di rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette; deve inoltre valutare l’adeguatezza in merito all’efficace rilevazione di tutte le situazioni oggetto di obbligo di comunicazione alle Autorità, nonché all’appropriata conservazione della documentazione e delle evidenze richieste dalla normativa. Provvede inoltre alla redazione di un documento per l’organo con funzione di gestione, che lo sottopone poi all’approvazione dell’organo con funzione di supervisione strategica84, in cui definisce responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo; tale documento deve costantemente essere aggiornato e reso facilmente accessibile a tutto il personale dipendente e ai collaboratori.

Al fine di effettuare una chiara ricognizione del proprio operato, almeno una volta l’anno la funzione deve presentare agli organi di supervisione strategica, gestione e controllo una relazione sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni

82 _{Archivio Unico Informatico.}

83 _{Flusso S.A.R.A., Segnalazioni Antiriciclaggio Aggregate, cfr. www.bancaditalia.it. Non tutti i}

destinatari che hanno l’obbligo di istituire l’AUI devono anche trasmettere i dati aggregati; sono infatti esclusi da quest’ultimo obbligo gli agenti di cambio, le società che svolgono il servizio di riscossione tributi e gli intermediari finanziari ex art. 106 del TUB.

accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere, nonché sull’attività formativa del personale.

Oltre la doverosa trattazione richiesta dall’istituzione di un’apposita funzione antiriciclaggio, in quanto novità di non rilevante importanza per il nostro sistema, il provvedimento prevede necessarie:

• la responsabilizzazione del personale dipendente e dei collaboratori esterni;

• la chiara definizione, ai diversi livelli, di ruoli, compiti e responsabilità nonché la predisposizione di procedure intese a garantire l’osservanza degli obblighi di adeguata verifica della clientela e di segnalazione delle operazioni sospette e, inoltre, la conservazione della documentazione e delle evidenze dei rapporti e delle operazioni;

• un’architettura delle funzioni di controllo che sia coordinata nelle sue componenti, anche attraverso idonei flussi informativi, e che sia al contempo coerente con l’articolazione della struttura, la complessità, la dimensione aziendale, la tipologia dei servizi e prodotti offerti nonché con l’entità del rischio associabile alle caratteristiche della clientela;

• un’attività di controllo che abbia come oggetto il rispetto da parte del personale e dei collaboratori delle procedure interne e di tutti gli obblighi normativi, con particolare riguardo alla “collaborazione attiva” e alla continuativa analisi dell’operatività della clientela.

La struttura organizzativa così istituita deve necessariamente essere in grado, inoltre, di far fronte anche a tutti gli obblighi che scaturiscono dalle diverse normative, peraltro già trattate, che hanno come tema principale la lotta al fenomeno del riciclaggio di denaro.