Segnalazione delle operazioni sospette (S.O.S.)

La segnalazione delle operazioni sospette rappresenta l’ultimo atto posto in essere dalla Banca in ottemperanza al processo relativo alla prevenzione contro i fenomeni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. La segnalazione stessa è il risultato di un processo complesso che si basa essenzialmente sulla valutazione di:

§ elementi oggettivi dell’operazione, quali le sue caratteristiche, l’entità o la natura;

§ elementi soggettivi riferiti al cliente, come la sua capacità economica e la prevalente attività svolta;

§ ogni altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate o delle notizie acquisite dai soggetti coinvolti nel processo valutativo.

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Tale processo può essere facilmente distinto in due macro-fasi:

1. la prima concernente le attività di valutazione, analisi ed approfondimento circa gli elementi sopra descritti;

2. la seconda, eventualmente attivabile, di segnalazione alle autorità.

La premessa fondamentale che la Banca ha interesse a precisare muove dalla consapevolezza con cui il processo deve essere trattato, soprattutto in ragione delle conseguenze che potrebbero ricadere in capo sia ai soggetti segnalati quanto alla Banca, in caso di omessa segnalazione. A tal riguardo, tutti i soggetti coinvolti hanno l’obbligo di individuare le operazioni sospette attraverso valutazioni tecnico-professionali che devono fondarsi su riscontri umani, così che il sospetto divenga il risultato di un processo di raccolta delle informazioni e di rielaborazione improntato a ragionevolezza.

L’iter S.O.S. deve progredire ogniqualvolta l’operazione e/o il comportamento del cliente risultino anomali ed ingiustificati e, poiché un’anomalia possa dar luogo ad un sospetto, occorre che essa si confermi tale anche dopo la valutazione effettuata in ragione delle informazioni acquisite in ordine al profilo economico e sociale del cliente stesso.

La Banca prevede che l’iter possa essere attivato da: a. dipendenti dei punti operativi;

b. responsabili dei punti operativi; c. responsabile antiriciclaggio; d. strutture centrali.

Conseguentemente al punto sub a), è possibile dare una rappresentazione grafica del processo:

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operativo, il primo livello, il quale ha i contatti con il cliente; nel caso in cui il dipendente ritenga anomala l’operazione da quest’ultimo voluta ha il compito di richiedere ulteriori informazioni o documenti giustificativi. Se in seguito agli accertamenti integrativi il sospetto del dipendente si mantiene tale, esso ha l’obbligo di redigere una “proposta di S.O.S.” da inviare al suo responsabile. Il responsabile del punto operativo, il secondo livello, ha il dovere di prendere in carico tempestivamente (e comunque non oltre 7 giorni, termine massimo stabilito dalla Banca) la proposta di segnalazione proveniente dal primo livello, arricchendola di ulteriori analisi e considerazioni; a tal fine può avvalersi dell’interpretazione delle fattispecie suggerite dagli Indicatori di Anomalia, nonché dell’applicativo informatico GIANOS®©-3D157, analizzando il suggerimento fornito circa eventuali precedenti operazioni “inattese” segnalate dal programma e confrontandole col profilo economico-finanziario del cliente.

157 _{Il modulo utilizzato in questo frangente è quello relativo alle “Operazioni Inattese”: esso}

rappresenta il cuore del programma e si compone di due ulteriori moduli applicativi, il primo facente riferimento all’estrazione dall’AUI delle operazioni inattese (quelle non corrispondenti al profilo economico-finanziario associato al cliente o combacianti con le fattispecie evidenziate dagli Indicatori di Anomalia, opportunamente indicizzate), il secondo relativo alla valutazione, tramite complessi algoritmi, dei processi estratti.

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Nel caso in cui il sospetto dovesse permanere, ha il dovere di predisporre ed inviare al responsabile antiriciclaggio:

§ la segnalazione di operazione sospetta, contenente una parte descrittiva riferita alla tipologia di operazione richiesta dal cliente ed una parte in cui vengono elencati i motivi del sospetto;

§ il questionario di adeguata verifica;

§ la documentazione reperita nel corso dell’analisi; § la documentazione giustificativa fornita dal cliente.

Risulta importante sottolineare che il secondo livello non può in nessun caso decidere sull’archiviazione della proposta di segnalazione in quanto non sarebbero assolti i fondamentali requisiti di indipendenza richiesti.

Una volta giunta la proposta di segnalazione al responsabile antiriciclaggio, questi ne analizza la fondatezza e, in caso di riscontro positivo, procede ad inoltrarla all’UIF attraverso l’apposito portale INFOSTAT-UIF, il quale restituirà un numero di protocollo da associare alla pratica relativa alla segnalazione. Qualora, invece, il responsabile non reputi sospetta l’operazione, la segnalazione viene archiviata.

L’iter S.O.S., come detto, può essere inoltre attivato sia dai responsabili dei punti operativi (il secondo livello) che dalla funzione antiriciclaggio (il terzo livello) tramite la costante analisi delle operazioni “inattese” estratte da GIANOS®©, nonché dalle strutture centrali; relativamente a queste fattispecie il primo livello non è mai interessato in quanto sono i responsabili dei punti operativi, la funzione antiriciclaggio e le strutture ad individuare, nel corso della propria operatività, le attività anomale, inattese e/o a rischio potenziale.

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Il secondo livello provvede in ogni caso ad eseguire i compiti di ulteriore verifica sul cliente e l’operazione a lui demandati.

In definitiva, ciò che cambia non è altro che la parte iniziale dell’iter, ovvero la ricognizione del sospetto, dal momento che le fasi successive riferibili alle valutazioni approfondite e all’eventuale segnalazione, o archiviazione, seguono il corso precedentemente delineato con riferimento al caso sub a).

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(Esempio di Processo S.O.S. Attivato dalle Strutture Centrali)

Per quanto attiene la gestione dei rapporti con i soggetti segnalati, la natura imprenditoriale svolta dalla Banca legittima l’eventuale rifiuto ad eseguire operazioni sospette, concetto questo chiaramente espresso all’interno delle Policy; in particolare:

§ i rapporti attivi (di impiego) accesi con i clienti interessati da segnalazione di operazione sospetta vengono sottoposti alla revisione e al monitoraggio particolare dell’ufficio crediti;

§ i rapporti passivi (di raccolta) accesi con i medesimi clienti vengono sottoposti al monitoraggio del responsabile del punto operativo, dell’ufficio crediti e, nei casi più gravi di reiterazione, sono gradualmente condotti ad estinzione.

Inoltre, i nominativi interessati da segnalazione sospetta vedranno aumentato il loro punteggio di rischio GIANOS®©-GPR per tutto il periodo di monitoraggio (stabilito in almeno 6 mesi).

A conclusione della disamina relativa alla segnalazione delle operazioni sospette è possibile affermare che l’iter prevalentemente utilizzato dalla Banca, in quanto caratterizzato da maggiore tempestività, è quello che prende avvio dai dipendenti

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Al contrario la procedura scaturente dalle segnalazioni giudicate inattese da GIANOS®© ha il forte svantaggio del ritardo operativo insito nel programma stesso, dal momento che l’applicativo impiega circa due mesi per concludere il proprio processo di estrazione e valutazione delle operazioni anomale. Detto questo, tale canale è utilizzato principalmente come “riprova” di fondatezza delle proposte di segnalazione emanate dagli operatori che pervengono all’attenzione del responsabile del punto operativo e del responsabile antiriciclaggio nei due mesi antecedenti l’estrazione da GIANOS®©_.