All’interno della Sua azienda le informazioni si condividono prevalentemente tramite (più risposte possibili):

 e-mail  newsletter  intranet

 comunicazioni informali (es. in pausa caffè, in corridoio)  incontri pianificati con una o più persone (riunioni)  riunioni dei gruppi di lavoro

 altro ______________

All’interno delle aziende rispondenti al questionario le informazioni si condividono via e- mail nell’80% dei casi (354 risposte su 443 rispondenti). In quasi due terzi delle aziende si scambiano informazioni anche durante riunioni formali (276 risposte) e in oltre un terzo dei casi attraverso comunicazioni informali (177 risposte). Gli altri strumenti sono generalmente molto meno sfruttati. Dalla distribuzione delle risposte al questionario non emergono risultati particolarmente inaspettati.

Approfondimenti interessanti si trovano invece nelle interviste. Si ricorre a riunioni periodiche anche nelle aziende di dimensioni molto piccole (INT 5, INT 12). Tuttavia, uno dei testimoni privilegiati (INT B) spiega che persino nelle aziende più grandi prevale comunque lo scambio su base informale, al di fuori di un contesto di riunioni strutturate e pianificate. L’opinione di un altro testimone privilegiato (INT A) è che le relazioni informali in Alto Adige siano favorite dall’alto tasso di vicinanza sociale, che influenza le strategie di cooperazione tra aziende come anche le relazioni interne alle stesse.

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Nelle parole del terzo testimone privilegiato (INT C), ciò caratterizza sicuramente le aziende di dimensioni minori: “è […] più semplice lì […] stabilire […] una comunicazione a due vie, non solo una; è più facile se conosci tutti personalmente molto bene […]. È già molto più difficile se [gli addetti] sono 800” (INT C). Infatti, secondo il titolare di un’azienda che conta poco più di 15 addetti nella sua impresa “anche l’apprendista dice la sua, lo si ascolta” (INT 5). Lo ribadisce il titolare di un’azienda ancor più piccola in cui, essendo solo in tre, ci si confronta sempre tutti insieme (INT 6). Lo conferma anche il titolare di una piccola impresa artigianale con meno di 30 addetti: “L’informazione […] si dovrebbe fare attraverso i colloqui”35 (INT 12). Le informazioni si passano tra colleghi e parigrado, ma anche tra i vertici e lo staff, in maniera spontanea e informale (INT 12, INT 17). Il titolare di un’azienda con circa 70 addetti descrive una strategia di scambio di informazioni informale a cadenza regolare, che i titolari mettono in atto “facendo un giro [nei vari reparti] e chiedendo”36 _{(INT 20) oppure trovandosi “in sala caffè […], [dove]}

anche la comunicazione è molto immediata” (INT 13).

Si sottolinea l’importanza dello scambio quotidiano e non pianificato, che avviene in maniera spontanea nelle aziende di tutte le dimensioni, anche in quelle molto grandi. Lo spiega il direttore generale di un’azienda che ha tra i 50 e i 100 addetti affermando che:

Io non ho mai avuto un sistema, chiamiamolo così, […] di comunicazione strutturata interno all’azienda, perché da me di solito la porta è aperta […] e quando uno vuole entrare entra e mi comunica e io comunico con lui… e questo può succedere tre volte al giorno come può succedere una volta alla settimana, sempre secondo la necessità del singolo, del singolo interlocutore; […] ognuno parla con ognuno, c’è una comunicazione continua. […] Anche io, di solito […], quando sono in casa [cioè in azienda], due-tre volte al giorno passo per la casa [e m’informo]; […] tutti sanno esattamente che in qualsiasi momento possono a) venire da me e b) che io in qualsiasi momento posso passar da loro.

(INT 2) L’intenso scambio diretto tra il reparto di ricerca e sviluppo e la produzione per via della loro vicinanza fisica è considerato il principale fattore di successo della propria azienda dal

35 _{Citazione in lingua originale, riportata nel testo nella traduzione dell’autrice: “Die Information sollte […]}

durch Gespräche gemacht werden”.

36 _{Citazione in lingua originale, riportata nel testo nella traduzione dell’autrice: “Da muss man immer wieder}

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direttore generale di un’impresa appartenente alla classe dimensionale oltre i 250 addetti (INT 4), poiché favorisce lo scambio continuo di idee e visioni tra le persone che devono “ideare” con quelle che devono “fare”, portando buoni frutti in tempi rapidi.

Le riunioni sono un momento molto frequente di scambio, tuttavia possono facilmente diventare troppe e troppo onerose o perdere efficacia (INT 1, INT 11, INT 14, INT 15).

Io ho bisogno di non un’informazione cadenzata, settimanale, ma continua. Perché se per esempio dicessi: “ogni venerdì pomeriggio ci incontriamo e mi relazionate sulla settimana...”. Sì, allora cosa succede: mi dicono quello che vogliono dirmi. Io preferisco avere le informazioni quando vado di là a prendere il caffè […] e parlo con due degli addetti fuori […] [per avere] una comunicazione continua con le persone anche operative.

(INT 2)

Il ricorso ai gruppi di lavoro interni è una strategia ancora poco diffusa in Alto Adige, che andrebbe potenziato (INT B). Si tratta di una forma di condivisione delle informazioni e di lavoro in team comunque utilizzata e apprezzata dalle aziende di dimensioni maggiori (INT 7, INT 11, INT 14, INT 15, INT 17), perché porta a risultati migliori rispetto agli altri strumenti (INT 14, INT 15).

La comunicazione rimane in ogni caso un punto debole riconosciuto: “Onestamente, io sono scontento del livello di comunicazione interno della mia azienda” (INT 7). Anche il titolare di un’azienda con circa 150 addetti (INT 8) lamenta che fino a 15 anni fa ci si trovava venerdì sera nel bar aziendale per una birra dopo il lavoro, ma che questi momenti di incontro informale – che all’epoca avevano fatto nascere molte nuove idee – ormai non hanno più luogo. Lo stesso intervistato sostiene che nelle riunioni serve una migliore moderazione e che il sistema di comunicazione peggiore è la posta elettronica, soprattutto a livello internazionale, perché troppo indiretto (INT 8). Riassumendo con le parole di un amministratore delegato, il metodo più efficace per il passaggio di informazioni è “il dialogo; quello più costoso” (INT 14). E se non si condividono le informazioni “sbagli; e l’errore poi costa” (INT 14). Il rapporto personale e di fiducia tra persone, siano esse interne o esterne all’azienda è un fattore fondamentale per la condivisione di informazioni (INT A, INT C, INT 12): “La cosa più importante […] [sono] i rapporti intimi […], è lì dove nascono le idee; […] per noi il rapporto personale […] è un momento fondamentale di crescita della conoscenza” (INT C).

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I nostri fornitori, dicono alcuni: “Per che cosa ti mando un rappresentante?”. Tanto possiamo ordinare tutto tramite Internet o via dicendo. Ma tutte le novità e i problemucci che poi emergono qui o lì, per quelli è sempre ancora il contatto diretto tra persona e persona [ad essere la cosa] più importante…37

(INT 12)

Anche chi ha provato diversi approcci alla fine considera indispensabile il contatto personale: “Condividere le informazioni è effettivamente un problema. […] Noi abbiamo tentato di fare la Wikipedia della ditta, di usare questi strumenti, devo dire proprio onestamente con scarso successo. […] Diciamo che bisogna incontrarsi, fare meeting” (INT 7).

6. Quali informazioni sono disponibili a tutto il personale (più risposte possibili)?