Le missioni: definizione e classificazione

Per la varietà dei soggetti interessati e la numerosità di casi anche la gestione delle missioni, oltre a quella dei compensi, assume un innegabile rilievo nella gestione amministrativa e contabile degli Atenei.

Il Regolamento di Ateneo per le Missioni stabilisce che: “Per missione si intende l’attività lavorativa svolta nell’ambito delle finalità istituzionali dell’Università di Cassino e del Lazio Meridionale, al di fuori della sede di servizio sia sul territorio nazionale che su quello estero”.

Secondo il Regolamento di Ateneo per le Missioni, articolo 2, comma 1, i soggetti che hanno titolo al conferimento di incarichi di missioni sono molteplici ed in particolare:

a) i docenti dell’Ateneo;

74 b) i ricercatori dell’Ateneo

c) il personale tecnico amministrativo;

d) gli assegnisti;

e) i borsisti;

f) i dottorandi di ricerca;

g) gli specializzandi;

h) i titolari di assegni di ricerca;

i) i lavoratori para subordinati j) i soggetti esterni di cui all’art.4.

I costi per le missioni vanno esposti in Conto Economico tra i Costi della gestione corrente alla voce 12) Altri costi.

Si veda la tabella che segue.

CONTO ECONOMICO

… …

B) COSTI OPERATIVI

… …

B) IX COSTI DELLA GESTIONE CORRENTE

… …

B) IX 12) Altri costi

… …

Per rispondere alle esigenze informative interne relative ai costi per le missioni si sono individuati conti distinti per: le missioni per funzionamento apparato amministrativo, le missioni e rimborsi spese per attività istituzionale su territorio nazionale, le missioni e rimborsi spese per attività istituzionale all'estero, nonché infine le missioni e rimborsi spese per attività commerciale²⁰. La gestione amministrativa e contabile delle missioni prevede due momenti o fasi: la liquidazione e il pagamento.

Nella fase di liquidazione viene rilevato il costo a carico dell’Ateneo e l’importo, al netto delle eventuali ritenute, dovuto al soggetto cui è stato conferito l’incarico della missione.

In questa fase si deve tener conto anche di eventuali anticipi richiesti dal soggetto incaricato della missione e concessi dall’Ateneo²¹. Il versamento da parte dell’Ateneo dell’anticipo non comporta

20I costi per le missioni possono essere contabilizzati, anche se con minor frequenza, nei conti Rimborsi spese viaggi mobilità dottorandi, Formazione personale tecnico-amministrativo e Mobilità personale docente e tecnico

amministrativo nell’ambito di scambi culturali e rapporti con l’estero.

21 Secondo l’art. 7 del Regolamento Missioni di Ateneo: “Il personale dipendente incaricato di una missione ….. ha facoltà di richiedere una anticipazione sulle spese da sostenere ………….. . Tale anticipazione, qualora concessa, non può superare il 75% delle spese complessive ……” .

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il sostenimento di un costo ma solo una movimentazione finanziaria in uscita con il sorgere di un credito per l’anticipo concesso.

Il Regolamento di Ateneo per le Missioni e i rimborsi spese prevede le altre modalità per il trattamento economico del rimborso.

L’avvenuta liquidazione consente la contabilizzazione dei costi della missione e di procedere con la successiva fase del pagamento attraverso cui si procede al rimborso del soggetto incaricato alla missione o al recupero dell’eventuale anticipo concesso eccedente le somme effettivamente spese e rendicontate.

6.4.1. Scritture contabili esemplificative relative alle missioni

Si propongono di seguito le scritture contabili riferite a missioni e anticipi di missione per il personale dipendente²².

Caso missione senza richiesta di anticipo in denaro

La liquidazione della missione avviene dopo la conclusione della stessa e previa presentazione di tutta la documentazione necessaria. Si ipotizzi il caso di una missione, per attività istituzionale, svolta da un docente nel territorio nazionale per cui si liquida un importo di euro 1.250.

Al momento della liquidazione la scrittura è la seguente:

Data Conto D/A Dare Avere

../../200n Missioni e rimborsi spese per attività istituzionale su territorio nazionale

D 1.250,00

../../200n Debiti verso dipendenti A 1.250,00

Successivamente, al momento del pagamento la scrittura è invece la seguente:

Data Conto D/A Dare Avere

../../200n Debiti verso dipendenti D 1.250,00

../../200n Depositi bancari A 1.250,00

Caso missione con anticipo di denaro

Si ipotizzi il caso di un docente che richiede un anticipo pari al 75% dei costi presunti per una missione in Germania che sono pari a 2.000 euro. L’importo viene trasferito sul c/c personale del docente.

Al momento della corresponsione dell’anticipo la scrittura è la seguente:

22 Le scritture mantengono la stessa logica se i rimborsi per le missioni sono presentati da altri soggetti aventi titolo al conferimento dell’incarico di missione. Potranno invece eventualmente cambiare i conti relativi ai costi in relazione all’oggetto o possono cambiare i conti relativi ai debiti in funzione della tipologia del soggetto.

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Data Conto D/A Dare Avere

../../200n Crediti per anticipi missioni D 1.500,00

../../200n Depositi bancari A 1.500,00

In questo momento non è rilevato alcun costo ma solo il credito dell’ateneo nei confronti del docente per l’anticipo versato.

Al momento della liquidazione della missione e quindi della definizione dei costi effettivi o comunque del rimborso forfetario possono presentarsi due situazioni: i costi per la missione risultano superiori all’anticipo corrisposto oppure i costi sostenuti risultano interamente coperti dall’anticipo.

Supponiamo che al termine della missione, sulla base della documentazione presentata, l’importo della missione sia liquidato per 1.800 euro. La scrittura contabile è la seguente:

Data Conto D/A Dare Avere

../../200n Missioni e rimborsi spese per attività istituzionale all’estero

D 1.800,00

../../200n Crediti per anticipi missioni A 1.500,00

../../200n Debiti verso dipendenti A 300,00

Al momento del pagamento della quota dovuta data dai costi della missione al netto dell’anticipo inizialmente versato, la scrittura è invece la seguente:

Data Conto D/A Dare Avere

../../200n Debiti verso dipendenti D 300,00

../../200n Depositi bancari A 300,00

Supponiamo ora diversamente, che al termine della missione, sulla base della documentazione presentata, per effetto di una durata della missione inferiore a quanto inizialmente previsto, l’importo della missione sia liquidato per 1.300 euro. La scrittura contabile è la seguente:

Data Conto D/A Dare Avere

../../200n Missioni e rimborsi spese per attività istituzionale all’estero

D 1.300,00

../../200n Crediti per anticipi missioni A 1.300,00

Ad evidenza il conto Crediti per anticipi missioni rimane aperto per 200 euro fino alla restituzione della somma da parte del docente incaricato della missione. Se il docente versa il denaro

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all’Ateneo tramite bonifico l’incasso verrà rilevato in dare del conto Depositi bancari. La scrittura è la seguente:

Data Conto D/A Dare Avere

../../200n Depositi bancari D 200,00

../../200n Crediti per anticipi missioni A 200,00

Nel caso di mancata presentazione della documentazione relativa alla missione, nei termini stabiliti dal regolamento, l’Ateneo si riserva la facoltà di recuperare l’eventuale anticipo erogato direttamente sullo stipendio, sul compenso o sulla provvidenza in sede della prima erogazione utile.

Coloro che ottenuta l’anticipazione siano impossibilitati ad effettuare la missione, debbono provvedere alla restituzione dell’anticipo ricevuto entro e non oltre 10 giorni dalla data in cui avrebbe dovuto aver inizio la missione. Se la restituzione non avviene nei termini stabiliti dal Regolamento l’Ateneo può procedere al recupero dell’anticipo nelle modalità indicate per il caso di mancata presentazione della documentazione.

6.4.2. Le scritture contabili di fine esercizio

A fine esercizio, è necessario rilevare i costi delle missioni di competenza dell’esercizio, a prescindere dal fatto che non sia avvenuto il pagamento. Si dovranno pertanto registrare le opportune scritture di integrazione che rilevino i costi per le missioni di competenza dell’esercizio e i debiti verso i soggetti cui i rimborsi per le missioni sono dovuti.

Il Regolamento di Ateneo per le Missioni facilita le operazioni contabili di chiusura attinenti le missioni prevedendo che il rendiconto della missione sia presentato entro un termine massimo di trenta giorni dalla data di conclusione della stessa.²³

6.4.3. Le informazioni da riportare in Nota Integrativa

Non ci sono informazioni specifiche richieste in nota integrativa per i compensi se si escludono le informazioni di rispetto dei vincoli di legge per le spese per indennità, compensi e gettoni di presenza relativi agli organi.

Le diverse tipologie di compensi confluiscono, come si è visto, in una pluralità di voci di costo tra i costi del personale, i costi per il sostegno degli studenti, i costi per servizi e collaborazioni tecnicogestionali e tra gli altri costi.

I costi relativi alle missioni sono collocati tra gli altri costi ed il loro ammontare e andamento può opportunamente essere evidenziato in Nota Integrativa in relazione all’illustrazione del dettaglio di tale voce.

23 Il Regolamento prevede anche che, decorsi tali termini, l’Ateneo proceda al recupero delle eventuali somme già anticipate.

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