Il piano dei conti della contabilità economico-patrimoniale o piano dei conti di contabilità generale rappresenta l’insieme dei conti utilizzati dall’ateneo, delle regole concernenti il loro funzionamento e il loro collegamento sistematico.
In fase di attivazione della contabilità economico-patrimoniale, in virtù delle disposizioni del comma 1 dell’art. 6 del D.I. 19/2014 vi era l’aspettativa che gli atenei avrebbero prima o poi adottato un comune piano dei conti definito dal MIUR. L’art.6, comma 2, del D.I. 19/2014 prevedeva inoltre che: “La struttura del piano dei conti di cui al comma 1 è definita con successivo decreto del Ministro dell’istruzione, dell’università e della ricerca, di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze, in conformità alle disposizioni previste dalla legge 31 dicembre 2009, n. 196.”
L’ateneo ha definito una propria struttura del piano dei conti di contabilità generale che intendeva essere il più possibile vicina alla struttura degli schemi dello stato patrimoniale e del conto economico allegati al D.I. 19/2014, recentemente emendati dal D.I. 394/2017 (gli schemi attualmente in vigore sono illustrati nell’allegato 1).
L’idea guida era quella di rispondere agli inevitabili cambiamenti che sarebbero stati introdotti successivamente dal comune piano dei conti delle università attraverso l’utilizzo dello strumento del “bilancio riclassificato” che avrebbe comunque consentito di aggregare i valori dei singoli conti di dettaglio in modo coerente con i contenuti richiesti dal MIUR per le singole voci degli schemi bilancio.
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Il D.I. 394/2017 che ha recentemente emendato il D.I. 19/2014 ha però cancellato la prospettiva di un comune piano dei conti per le università abrogando l’intero art. 6 del D.I. 19/2014.
Gli atenei possono comunque fare affidamento, per definire o ridefinire il piano dei conti in linea con l’esigenza di rispondere al meglio ai contenuti definiti dal D.I. 19/2014 e di garantire l’omogeneità e confrontabilità dei bilanci pubblicati dagli atenei, sui lavori pubblicati dalla Commissione ministeriale per la contabilità economico-patrimoniale delle università che ha predisposto il Manuale Tecnico Operativo e pubblicato, ad esempio, le Note Tecniche n.1 concernenti la “Tipologia delle voci di ricavi e costi nello schema di conto economico”.
L’Ateneo si è dotato di un piano dei conti di contabilità economico-patrimoniale (contabilità generale) e sta implementando un piano dei conti di contabilità analitica al fine di rilevare gli accadimenti contabili.
Il piano dei conti di contabilità generale è l’insieme dei conti necessari per garantire le registrazioni in partita doppia.
Il piano dei conti di contabilità analitica è l’insieme dei conti per garantire la gestione del budget. I conti di contabilità economico-patrimoniale sono identificati con codificazione alfanumerica. Le lettere sono seguite da codici numerici. Ad ogni codice numerico corrisponde un livello del piano dei conti. Ad ogni livello del piano dei conti è associata una descrizione. Il livello massimo di dettaglio raggiunto dal piano dei conti è il settimo.
L’articolazione adottata è quella indicata dagli schemi allegati al Decreto Interministeriale MIUR – MEF 14 gennaio 2014 n. 19 e il Piano dei Conti risulta strutturato in sette livelli:
- CATEGORIA, (livello 1) ATTIVO, COSTI, PASSIVO, RICAVI.
- CLASSE, (livello 2) identifica l’appartenenza del conto al sistema dei costi/ricavi (Conto Economico) o al sistema dei crediti/debiti (Stato Patrimoniale), ad esempio: proventi operativi, costi del personale, attivo circolante, debiti, ecc..
- MACROCLASSE, (livello 3) identifica l’appartenenza del conto al sistema dei costi/ricavi (Conto Economico) o al sistema dei crediti/debiti (Stato Patrimoniale), ad esempio: immobilizzazioni immateriali, proventi propri, costi del personale, debiti, ecc..
- CONTO SINTETICO, ( livelli 4-5) riepiloga in classi i conti appartenenti alla macroclasse di origine; ad esempio per la macroclasse “Proventi propri” sono stati individuati i seguenti conti sintetici:
“Proventi per la didattica”, “Proventi da Ricerche commissionate e trasferimento tecnologico” e
“Proventi da Ricerche con finanziamenti competitivi”.
- CONTO INTERMEDIO, (livello 6) sintetizza la natura dei conti operativi sottostanti; ad esempio nell’ambito della macroclasse “Proventi propri”→ conto sintetico “Proventi per la didattica”, i conti macroclasse sono descritti da “Proventi per corsi di laurea” e “tasse e contributi diversi”.
- CONTO OPERATIVO, (livello 7) utilizzato per la registrazione delle operazioni elementari ; ad esempio nell’ambito della macroclasse “Proventi propri”→ conto sintetico “Proventi per la didattica”
→ conto intermedio → “Proventi per corsi di laurea”, i conti analitici operativi sono rappresentati da
“Tasse e contributi per corsi di Laurea” e “Tasse e contributi per corsi post-lauream”.
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La definizione e le modifiche del Piano dei Conti sono di competenza del Consiglio di Amministrazione; le sotto-articolazioni risultano definite con decreto del Direttore Generale.
In particolare le modifiche interessanti sino al terzo livello di dettaglio del Piano (ovvero modifiche interessanti le macroclassi) saranno oggetto di analisi e di approvazione del Consiglio di Amministrazione; le integrazioni e/o rettifiche dei i conti sintetici, i conti intermedi e conti operativi formeranno oggetto di un Decreto Direttoriale.
5.1. Le finalità del piano dei conti di contabilità generale
Il piano dei conti non è soltanto uno strumento necessario per garantire il regolare svolgimento della contabilità generale, ma è anche un mezzo per perseguire rilevanti finalità informative per cui la sua progettazione e il suo aggiornamento sono momenti significativi della programmazione e gestione della funzione amministrativo-contabile dell’ateneo.
Il Regolamento di Ateneo per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità stabilisce, all’art.12 comma 3, che: “La definizione e le modifiche del piano dei conti sono di competenza del Rettore con proprio decreto su proposta del Direttore Generale, fatta salva la struttura definita dalla legislazione vigente.”.
Le finalità perseguite attraverso il piano dei conti sono quelle di soddisfare le esigenze di informativa esterna, di informativa interna e di gruppo:
- Informativa esterna: il Piano dei conti deve non solo consentire di disporre delle informazioni indispensabili per compilare gli schemi del bilancio di esercizio, ma anche fornire il più possibile e in modo agevole le informazioni di dettaglio che devono essere esposte in nota integrativa e fornire ulteriori altre informazioni richieste dal MIUR quali ad esempio informazioni da utilizzare a supporto della dimostrazione del rispetto dei vincoli di legge;
- Informativa interna: il piano dei conti deve fornire informazioni utili per l’analisi della gestione e per supportare il management nella formulazione ed adozione delle decisioni;
- Informativa di gruppo: il piano dei conti deve al fineconsentire la redazione del bilancio consolidato dell’ateneo con le società e gli enti da esso controllati (possibilità di tracciare in modo agevole le operazioni compiute con le società ed enti compresi nell’area di consolidamento).
5.2. Struttura gerarchica del piano dei conti e collegamento con il piano dei conti di contabilità analitica
Come d’uso e riconosciuto in dottrina e nella prassi contabile il piano dei conti si articola su più livelli variamente denominati6. Nello specifico dell’Università degli Studi di Cassino e del Lazio Meridionale il piano dei conti presenta ben sette livelli per la sezione relativa allo Stato patrimoniale e altrettanti per la sezione relativa al Conto Economico.
6 Ad esempio, una suddivisione possibile potrebbe distinguere tra: sezione, classe (o raggruppamento di base), conti di mastro, conto e sottoconto.
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Questa pluralità di livelli in parte riflette la gerarchia delle voci prevista per gli schemi dello Stato Patrimoniale e del Conto Economico dal D.I. 19/2014 e in parte riflette le esigenze informative delle gestioni amministrativa e contabile dell’ateneo7.
A titolo esemplificativo al primo livello il piano dei conti individua le sezioni dello Stato Patrimoniale e del Conto Economico, i conti d’ordine ed i conti epilogativi. Si veda la tabella che segue.
Codice Denominazione
A ATTIVO – STATO PATRIMONIALE
P PASSIVO – STATO PATRIMONIALE
C COSTI E ONERI – CONTO ECONOMICO
R PROVENTI E RICAVI – CONTO ECONOMICO
G CONTI DI GESTIONE
Sp..0 CONTI EPILOGATIVI
La struttura del piano dei conti si presenta al secondo livello come indicato nella tabella che segue.
Codice Denominazione
PC TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO DI LAVORO SUBORDINATO
PD DEBITI
PE RATEI E RISCONTI PASSIVI E CONTRIBUTI AGLI INVESTIMENTI
PF FONDI AMMORTAMENTO E FONDI SVALUTAZIONE
C COSTI E ONERI – CONTO ECONOMICO
CB COSTI OPERATIVI
CC ONERI FINANZIARI
CD RETTIFICHE DI VALORE DI ATTIVITA' FINANZIARIE (SVALUTAZIONI)
CE ONERI STRAORDINARI
CF IMPOSTE SUL REDDITO DELL'ESERCIZIO CORRENTI, DIFFERITE, ANTICIPATE
R PROVENTI E RICAVI – CONTO ECONOMICO
RA PROVENTI OPERATIVI
RC PROVENTI FINANZIARI
RD RETTIFICHE DI VALORE DI ATTIVITÀ FINANZIARIE IN AUMENTO
7 Tra le esigenze informative vi è quella, che interessa una pluralità di conti economici, di distinguere i valori economici riferibili al campo di attività istituzionale da quelli riferibili al campo di attività commerciale.
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RE PROVENTI STRAORDINARI
GE CONTI DI GESTIONE FINANZIARIA
0 CONTI EPILOGATIVI
Senza proseguire nell’illustrazione di ulteriori livelli, si vuole segnalare la fondamentale distinzione tra i conti che possono essere utilizzati per effettuare le registrazioni contabili o conti di ultimo livello e i conti invece che riepilogano i valori dei conti di livello inferiore, al fine di individuare informazioni utili per le finalità di informativa esterna, interna o di gruppo.
Al piano dei conti di contabilità generale si collegherà in modo sistematico il piano dei conti di contabilità analitica che ha la funzione di supportare la definizione e la gestione del budget annuale economico e degli investimenti autorizzatori e di supportare le analisi del controllo di gestione. Il piano dei conti di contabilità analitica, dati i contenuti del budget autorizzatorio, comprenderà solo i conti accesi a ricavi e costi di esercizio ed i conti dell’attivo dello stato patrimoniale attinenti agli investimenti in immobilizzazioni immateriali, materiali e finanziarie.
Il collegamento sistematico, in ogni caso auspicabile, è oggettivamente necessario per garantire la comparabilità tra i valori preventivi del budget autorizzatorio e i corrispondenti valori consuntivi del bilancio unico di ateneo di esercizio.
5.3 Le registrazioni in contabilità
La contabilità ha lo scopo di registrare, all’interno del sistema contabile, gli eventi che hanno rilevanza sotto il profilo della gestione economico-finanziaria e patrimoniale.
Gli eventi contabili sono rilevati dal sistema contabile una sola volta, producendo le opportune registrazioni per i diversi tipi di contabilità.
La contabilità generale (COGE) rileva unicamente gli accadimenti che generano una variazione finanziaria attiva o passiva ovvero economica positiva o negativa.
La contabilità analitica rileverà in via autorizzatoria i movimenti atti ad assegnare costi e ricavi alle strutture presenti all’interno dell’Ateneo.
Il ciclo contabile è determinato da fatti contabili che sono rilevati nel sistema informatico di Ateneo da documenti coordinati tra loro. Ogni documento riporta tutte le informazioni utili a descrivere un evento gestionale, riguardo gli importi, la natura dello scambio, gli attori e i destinatari.