POSIZIONI 10% RAGION

TORTI

INTERESSI 90%

SOLUZIONE

SODDISFACENTE

Quando durante il “primo incontro” le parti iniziano a negoziare tra loro, senza che si siano potute svolgere le fasi precedenti della procedura, (rappresentazione dei fatti, individuazione delle posizioni, evidenziazione degli interessi, ricerca di alternative, ecc.) accadrà inevitabilmente che parleranno di proposte e controproposte economiche, arrivando nella maggior parte dei casi alla conclusione che la questione non sia trattabile in mediazione.

Anche ove il negoziato divenisse più articolato, il mediatore dovrà inevitabilmente intervenire per richiamarle alla necessità di manifestare esplicitamente la loro volontà di proseguire in mediazione, prima di poter entrare nel merito; da questa manifestazione discende, infatti, l’assunzione dell’impegno al pagamento delle spese. L’esito di questa strategia condurrà in ogni caso le parti alla conferma che con l’altro “non si può ragionare e allora che sia un Giudice a dirgli che ha torto!” oltre a rafforzarle nella convinzione che “la mediazione è stata solo un’inutile perdita di tempo!”.

Da quanto detto il “primo incontro” si presenta come una sfida, ma può essere anche considerato uno stimolo per mettere in gioco le nostre abilità di mediatori nell’approcciare una problematica complessa.

La possibilità di proseguire passa per...

AUTOREVOLEZZA

3.3 Progettare il primo incontro per far sì che non sia l’ultimo

“We can’t solve the problems by using t he same kind of thinking we used when we created them” (Albert Einstein) Dopo una serie di “primi incontri” dai quali sono uscita piuttosto insoddisfatta, ma determinata a trovare una soluzione, ho deciso che era necessario cambiare approccio. Ho quindi provato a ri–appropriarmi, anche durante il primo incontro, in maniera piena del ruolo di mediatore, applicando metodi e tecniche della mediazione per risolvere l’enigma “primo incontro”.

Occorre quindi dare una interpretazione a questa fase della mediazione in termini di contenuti e modalità.

Lo strumento per eccellenza del mediatore sono le domande; ecco allora di seguito alcuni quesiti utili a ragionare sul “primo incontro”.

• Qual è il mio obiettivo per questo primo incontro?

• Cosa si aspettano le persone che ho davanti da questo primo incontro? • Come si può organizzare il primo incontro senza entrare nel merito?

• Le persone che ho davanti oggi sono realmente disposte a correre il rischio di smettere di litigare?

• Cosa le spaventa di più?

La risposta a queste domande può contribuire ad aiutare i mediatori a progettare lo svolgimento del primo incontro secondo le modalità più vicine al loro modo di fare mediazione.

Quanto ai contenuti, il primo incontro è il luogo più adatto per fornire alle parti indicazioni su:

• funzionamento e modalità di svolgimento della procedura; • caratteristiche peculiari;

ma anche per risolvere alcune tematiche, che nel proseguimento in mediazione di quella specifica domanda, potrebbero costituire criticità:

• valore da attribuire alla domanda (spesso definito dalla parte che l’ha depositata indeterminato o indeterminabile);

• soggetti che partecipano alla procedura ed individuazione dei centri di interesse (ciascun centro di interesse sarà tenuto al pagamento delle spese di mediazione);

• adeguatezza delle deleghe attribuite ai partecipanti (ad esempio amministratori di condominio) per lo svolgimento delle fasi successive;

• analisi di particolari aspetti formali scaturenti da quanto indicato nella domanda. Al primo incontro, dunque, il mediatore apparirà e verrà riconosciuto quale tecnico della procedura cui le Parti potranno affidare la problematica che le coinvolge sicure di poter trovare la guida autorevole di cui necessitano per provare a risolverla. Quanto alle modalità, la riflessione può essere condotta riprendendo gli obiettivi che ci si aspetta di raggiungere all’esito del primo incontro.

Riprendendo il testo dell’art. 8 del d.lgs 28/2010, all’esito del primo incontro le parti e i loro avvocati dovranno “esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione”.

Le parti e i loro avvocati dovranno aver raggiunto un accordo o un mancato accordo sul tema “proseguiamo con la procedura di mediazione?”.

Se il “primo incontro” è un momento che si concluderà con un “accordo o mancato accordo”, allora può diventare una procedura di mediazione nella quale il problema da risolvere sarà “usare o no la mediazione per risolvere questa controversia”. Se il “primo incontro” è una mediazione, allora potranno essergli applicate le modalità e tecniche che ben conosciamo. Potremo quindi immaginarlo suddiviso in fasi e svolgere sia sessioni separate che congiunte.

INTRODUZIONE

ACCORDO / NON ACCORDO ESPLORAZIONE /

Questa riflessione mi ha consentito di soddisfare l’aspettativa di coloro che avvicinandosi alla mediazione avevano la curiosità di capire cosa fosse in realtà e come si svolgesse oltre a rispettare il dettato normativo; come pure di poter fare durante il primo incontro solo e “semplicemente” il mediatore (non il P.R. di un organismo di mediazione, né l’imbonitore o l’esattore di compensi di mediazione). Il “primo incontro” ora gestito come mediazione in sé (nell’applicare tecniche e modalità della mediazione alla ricerca di quale possa essere la migliore procedura da utilizzare per risolvere la controversia oggetto della domanda di mediazione) potrà quindi vedere le parti ed il mediatore dialogare tanto in sessioni congiunte quanto in sessioni private/separate.

Proprio l’intuizione di applicare al “primo incontro” le sessioni separate, risolve la diatriba tra forma e merito quanto a contenuti da trattare in questa fase.

Procedendo fin da subito con le sessioni separate ritengo si possa superare l’empasse della trattazione del merito. Le parti, infatti, procedendo in sessione privata, vengono poste nella condizione di potersi “sfogare” e portate a ragionare sulle opportunità di sfruttare i vantaggi della procedura senza che si inizi una fase negoziale sulle questioni di merito. Rispettando così appieno le richieste normative. Verranno poi, in sessione congiunta, chiamate ad esprimersi esclusivamente circa la volontà o meno di impegnarsi nel percorso di mediazione correndo il rischio di trovare una soluzione avendo dato risposta alle domande:

• “Se mi siedo al tavolo con l’altra parte e questo mediatore, ci sono possibilità di risolvere il problema?”

• “È nel mio interesse risolvere il problema qui e ora?” Questa modalità consente di:

• spiegare alle parti e ai loro accompagnatori come si svolgerà la procedura; • comprendere quali siano per loro gli ostacoli all’utilizzo della medesima;

• rispondere a domande di chiarimento e approfondimento sulla procedura adottando un linguaggio il più possibile chiaro e comprensibile per l’interlocutore, mettendolo a proprio agio;

• instaurare un clima di fiducia;

• raccogliere le confidenze degli interlocutori in un contesto estremamente riservato; • chiarire l’obiettivo del primo incontro e delle eventuali fasi successive;

• esplicitare i pro ed i contro che dovrebbero essere valutati per prendere la decisione di proseguire o meno;

• individuare i problemi formali che sono stati riscontrati per la tipologia di controversia;

• definire l’oggetto ed il percorso della procedura di mediazione.

Durante le sessioni separate potranno essere trattati sia gli aspetti meramente formali (riguardanti il valore della controversia, chi presenzia alla procedura e con

quali poteri, come si svolgerà la procedura), sia l’oggetto della mediazione vera e propria, come pure il percorso che ci si troverà ad affrontare, con gli ostacoli che, in base alla rappresentazione che le parti hanno fatto della vicenda, si potranno presumibilmente presentare.

La sperimentazione pratica mi sta inducendo a pensare che probabilmente, a parte una brevissima sessione congiunta iniziale da svolgersi al solo scopo di introdurre le sessioni private, queste ultime andrebbero avviate al più presto per apprezzarne appieno l’efficacia.

I mediatori americani incontrano le parti separatamente prima di iniziare la procedura di mediazione per instaurare il clima corretto con cui affrontarla (in alcuni casi anche in contesti molto diversi dalle stanze in cui si svolgerà la procedura). Nel nostro contesto normativo questo metterebbe sicuramente in discussione la terzietà ed imparzialità del mediatore, tuttavia può essere salvato il suggerimento di sentire separatamente le parti, fin da subito, per metterle maggiormente a loro agio. Certo ogni procedura è diversa dalle altre, quindi la lettura delle carte e la sensibilità nel comprendere chi si ha davanti potranno aiutare nell’adottare le modalità migliori. Le situazioni che si presentano al primo incontro, laddove tutte le parti vi aderiscano,

PROBLEMI