Processi che influenzano direttamente il processo di imballaggio e spedizione

imballaggio e spedizione

Molte lavorazioni vengono assegnate ad aziende esterne, spesso si ha la necessità di spedire materiale al fornitore per l’esecuzione dei lavori previsti. Il conto lavoro ad oggi è gestito tramite applicazione dedicata in grado di interfacciarsi con SAP. Nel caso del conto lavoro la criticità consiste nel mantenere la tracciabilità del componente quando esce per le lavorazioni e quando rientra dal fornitore. Dal punto di vista delle spedizioni questo aspetto si traduce nell’associare al componente in uscita l‘ ordine di acquisto che ha generato l’ ordine di spedizione.

7.2.4.2. Gestione del conto deposito

La gestione del materiale presso un fornitore in conto deposito viene formalizzata contrattualmente prevista con il fornitore. La responsabilità di tale attività spetta a PRC (acquisti). L’ufficio acquisti comunica tramite mail a FAB/SEFA la richiesta di attivazione del conto deposito e FAB/SEFA provvede, tramite apposita transazione SAP, ad aggiornare i registri del conto deposito e a caricare la merce a sistema (se merce in giacenza).

Il responsabile dell’OdA comunica al fornitore la necessità di avvalersi del conto deposito. FAB/SEFA provvede all’attivazione del conto deposito e delle annotazioni amministrativo contabili e comunica anche al responsabile dell’OdA e all’ufficio AFC/AMM/CF l’attivazione del conto deposito.

Il fornitore comunica l’attivazione del conto deposito con i riferimenti della merce. Quando si manifesta l’esigenza di prelevare la merce, il responsabile dell’ordine di acquisto lo segnala

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a FAB/SEFA che ne fa formale richiesta al fornitore, FAB/SEFA procede alla chiusura del conto deposito e a caricare la merce a SAP se merce in giacenza o a spostarla nel reparto che ne ha fatto richiesta. FAB/SEFA inoltre provvede ad comunicare al responsabile dell’OdA e a AFC/AMM/CF l’avvenuta chiusura del conto.

PRC/GFC mensilmente provvede a verificare l’effettiva chiusura del conto deposito e in caso di anomalie ne da comunicazione a FAB/SEFA.

7.2.4.3. Movimentazioni verso magazzini appendice esterni

Ansaldo Energia gestisce, con l’ausilio di ditte esterne, due tipi di magazzini:

- magazzini appendici del magazzino centrale (Borzoli e Ovada), in cui FAB/SEFA effettua il controllo sulla gestione fisica e contabile dei materiali ed effettua gli inventari.

- magazzino di pannelli fotovoltaici, in cui è responsabilità di FAB/SEFA solo la gestione contabile dello stesso.

La movimentazione dei componenti nei magazzini periferici è affidata a ditte esterne e i magazzini esterni sono identificati a SAP come ubicazioni logiche. Devono essere gestiti sia gli arrivi che i prelievi.

I componenti che arrivano al magazzino esterno possono arrivare da

 fornitore

 magazzino centrale

 cantiere

Per gli arrivi dal fornitore si può avere il caso in cui il materiale abbia come punto di resa il magazzino appendice oppure il caso in cui il materiale abbia come punto di resa il magazzino centrale e poi sia dirottato verso il magazzino. FAB/SEFA comunica al responsabile magazzino esterno il numero d’ordine e il responsabile magazzino provvede alla verifica dei documenti, allo scarico, al controllo visivo in accettazione e ad assegnare un ubicazione provvisoria in attesa del collaudo ad opera dell’ente qualità. Il responsabile, quindi procede ad assegnare l’ubicazione definitiva e a caricarla a sistema, valgono le condizioni di imballaggio standard previste, è compito del reparto di officina segnalare eventuali variazioni a FAB/SEFA.

Si può avere la necessità di rispedire materiali indietro dal cantiere, in questo caso il PM ha il compito di attivare PRC/TRS e concordare con FAB/SEFA il punto di resa. Se il punto di resa è uno dei magazzini periferici, il responsabile del magazzino periferico ha gli stessi oneri per la

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merce in arrivo dalla sede. In questo caso non è previsto il controllo qualità e la merce viene caricata a sistema a valore simbolico.

7.2.4.4. Controllo qualità in spedizione

Il controllo qualità in spedizione viene realizzato attraverso flussi documentali distinti a seconda che si tratti di macchine assiemate o componenti di macchine di grosse dimensioni, oppure di componenti sciolti che transitano dal magazzino spedizione (figura 7.10).

Il controllo qualità in spedizione sui componenti sciolti viene realizzato in più fasi. In una prima fase si va a verificare il preimballo in termini di completezza numerica e correttezza delle informazioni riportate sul collo di preimballo. Superata questa fase vi è un secondo punto di controllo in cui si verifica l’adeguatezza dell’ imballo in termini di completezza delle consegne, utilizzo di adeguati sistemi di bloccaggio in relazione al pezzo da imballare. Infine c’è un ulteriore controllo sulla conformità ai requisiti prescritti in termini di completezza delle marcature riportate all’esterno della cassa (punti di ancoraggio, riferimenti a packing list, pesi, volumi, logo Ansaldo Energia, simboli per la movimentazione). Il controllo qualità sulle consegne viene gestito tramite l’apertura di lotti di controllo a SAP, che attualmente vengono aperti sulla totalità dei componenti da spedire. Di fatto una soluzione di questo tipo risulta poco pratica e di difficile applicazione con le risorse a disposizione. La soluzione adottata è controllare in via prioritaria tutte le spedizioni verso l’estero, tale scelta nasce da considerazioni di carattere economico legate ai costi che è necessario sostenere per la sostituzione dell’ eventuale materiale mancante o deteriorato.

Per alcune spedizioni, viene richiesto contrattualmente il controllo dell’idoneità dell’ imballo da parte di un ente terzo. In questo caso un ispettore indipendente procede alle verifiche sia sul pre-imballo che sull’imballo finale e provvede a sottoscrivere i certificati previsti.

Il controllo qualità sulle macchine assiemate e sui componenti di macchina invece segue un flusso diverso già definito all’interno del ciclo di lavorazione. Le attività di verifica prespedizione sono condotte mediante l’ausilio di checklist. Al fine di agevolare la lettura e la comprensione delle checklist, ed allo scopo di ottenere una visione completa degli aspetti verificati, ogni checklist viene corredata, laddove richiesto, da documentazione fotografica. La checklist compilata costituisce l’evidenza oggettiva dell’avvenuta esecuzione delle verifiche e l’esito delle attività effettuate è convalidato tramite emissione di un documento certificativo, a responsabilità multipla, che svincola il componente alla fase successiva di

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produzione. Le verifiche preliminari alla spedizione di Macchine o Componenti principali con riferimento alle attività di pulizia, controllo e predisposizione alla spedizione previste nei documenti operativi sono elencate nelle checklist di riepilogo verifiche su Generatore assiemato e/o suoi Componenti prima della spedizione” e di riepilogo verifiche su Turbine a gas/vapore assiemate o componenti prima della spedizione.

La checklist applicabile viene corredata, per le voci per cui è richiesto, da documentazione fotografica digitale descrittiva degli aspetti e/o delle eventuali problematiche afferenti quanto ispezionato. L’avvenuta esecuzione delle verifiche preliminari alla spedizione di Macchine assiemate o dei relativi componenti è registrata mediante la compilazione di apposito modulo.

Al fine di agevolare la verifica dell’idoneità dell'imballo di Macchine e/o Componenti Principali in funzione del tipo di prodotto sono state elaborate checklist che indicano, a seconda della tipologia di macchina, le attività di ispezione e la documentazione fotografica a supporto.

L’avvenuta esecuzione delle verifiche dell’idoneità dell’imballo di Macchine assiemate o dei relativi componenti è registrata mediante la compilazione di un modulo dedicato.

L’esecuzione delle verifiche preliminari alla spedizione e la compilazione delle corrispondenti checklist sono di responsabilità della Fabbrica. L’esecuzione delle verifiche di idoneità imballo e la compilazione delle corrispondenti checklist sono di responsabilità del Magazzino.

Qualora sia previsto da requisito contrattuale, può essere richiesto inoltre il certificato di conformità dell’imballo. La conformità dovrà essere sottoscritta dal responsabile del magazzino e dal responsabile della qualità.

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7.3. Rapporto con l’appaltatore-fornitore in magazzino

Nell’ambito del presente lavoro di tesi si è proceduto ad analizzare i rapporti che Ansaldo Energia intrattiene con l’appaltatore a partire dal rapporto contrattuale in essere.

Dall’ analisi emerge che le operazioni di movimentazione della merce e realizzazione dell’imballo vengono affidate a un appaltatore esterno. I rapporti che Ansaldo Energia intrattiene con l’appaltatore sono formalizzati da due contratti di riferimento (figura 7.11). Il primo regolamenta la realizzazione dell’ imballaggio, il secondo si applica alla movimentazione in magazzino, alle operazioni di preimballo e a tutte le operazioni logistiche necessarie al magazzino arrivi e spedizione. I due contratti sono diversi anche per struttura e per persone giuridiche che li sottoscrivono. Il contratto per la realizzazione dell’imballo è un contratto quadro e viene attivato tramite appositi moduli aziendali (lettere di attivazione) direttamente da personale Ansaldo responsabile del magazzino. Il secondo contratto è un contratto a consuntivazione mensile, in cui vengono pagate le prestazioni offerte dal fornitore in via posticipata. Nell’ambito del presente lavoro viene incluso solo il contratto relativo alla realizzazione dell’imballaggio. Dall’ analisi del documento emerge che si tratta essenzialmente di un contratto a corpo per la realizzazione degli imballi delle diverse misure. Dall’analisi del contratto tuttavia, emerge che, le responsabilità nello svolgimento delle attività siano definite solo parzialmente, come non vengono definiti in modo completo i requisiti di qualità o di formazione necessari. L’interfaccia di riferimento con Ansaldo Energia è rappresentata dall’appaltatore per entrambi i contratti. Il grado di complessità della relazione è aumentato dal ricorso a manodopera fornita da agenzie interinali a cui viene sub- appaltato il lavoro. Nel caso del contratto per la movimentazione della merce le parti coinvolte sono Ansaldo Energia e un ATI3 costituita da un consorzio di imprese.

3 _{Il legislatore definisce ATI (associazione temporanea d’impresa) una forma giuridica in cui più}

imprese si costituiscono per partecipare ad un progetto specifico. Lo specifico scopo può essere la partecipazione a gare d'appalto quando per le quali le singole imprese non possiedono, singolarmente, tutte le competenze operative, caratteristiche, categorie o classifiche richieste nel bando. Un'associazione temporanea d'imprese è composta da un'azienda capogruppo, detta

mandataria, alla quale le altre aziende che ne fanno parte, dette mandanti, danno l'incarico di

trattare con il committente l'esecuzione di un'opera. [Art. 37 decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163]

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L’interlocutore di riferimento anche per il secondo contratto è lo stesso appaltatore del contratto per l’imballaggio essendo anche il socio mandatario dell’ATI.

Figura 7.11 Situazione contrattuale che regolamenta il rapporto con l'appaltatore

La struttura del rapporto contrattuale appena descritta che regola il rapporto in esame rende tanto più necessario definire in maniera univoca i ruoli delle parti coinvolte nel processo. L’appaltatore in esame rappresenta per Ansaldo un fornitore maturo, che conosce le tecnologie più idonee per la protezione del tipo di merce da imballare, questo non toglie che debbano comunque essere formalizzati diritti e doveri delle parti coinvolte, per non perdere il controllo del processo e mantenere traccia di quelle che sono le performance dell’ appaltatore. Nella scelta del tipo di azione da intraprendere per riuscire a definire in modo chiaro le responsabilità delle parti interessate si sceglie di coinvolgere l’appaltatore fin dalle prime fasi del processo, andando a scrivere un documento che regolamenti il rapporto partendo dalla relazione che si è consolidata nel tempo ed eventualmente rivedendole e aggiornandola alla luce delle informazioni emerse dall’analisi dell’ intero processo.

Dallo studio del contratto che regola la realizzazione degli imballi inoltre emergono degli scostamenti dai valori storici relativamente agli importi riconosciuti all’interno del contratto quadro (figura7.12): nel bimestre tra maggio e giugno 2012 si assiste a un impennata di quello del valore medio giornaliero riconosciuto all’appaltatore come si evince dal grafico nella figura seguente.

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Figura 7.12 Importo medio giornaliero finanziato all' appaltatore

Il grafico è stato ottenuto prendendo il valore del rifinanziamento riconosciuto al fornitore nei diversi periodi di riferimento e dividendo tale importo per il numero dei giorni lavorativi compresi nel periodo. La presenza di un picco tra il 14 giugno 2012 e il 31 luglio 2012, è un chiaro segnale delle motivazioni che hanno portato a preferire la scelta di affidare il processo in outsourcing. Si decide di non approfondire ulteriormente le cause alla base di un valore che si discosta tanto dalla media, in quanto fuori dallo scopo del presente lavoro di tesi, ma si ritiene ancora di più necessario, visto l’andamento irregolare degli importi riconosciuti all’appaltatore andare ad agire sulla regolamentazione del rapporto con il fornitore- appaltatore a livello contrattuale. Tenendo in considerazione la struttura contrattuale prima discussa che tende a dividere il processo nella fase di movimentazione della merce e nella fase di realizzazione dell’imballo, si decide di cercare di superare la divisione formale cercando di gestire il processo di movimentazione e realizzazione dell’imballo come un unico processo in quanto si tratta di attività logicamente e naturalmente connesse. In quest’ottica si propone un documento per la regolamentazione del rapporto che dovrà essere condiviso tra le parti e che segua lo svolgimento delle attività del processo piuttosto che l’ attuale struttura contrattuale. Sicuramente questa è una scelta di compromesso tra i tempi di attuazione e la necessità di regolamentazione della relazione, sarebbe da preferire un’

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azione di sistema andando a definire già a livello contrattuale un rapporto coerente con l’articolazione dell’intero processo formalizzandolo in un unico documento contrattuale. Alla luce del tipo di rapporto esistente il documento sarà orientato alla collaborazione di lungo termine e al reciproco contributo per il miglioramento. Dovranno quindi essere definiti gli obiettivi che il rapporto si propone di raggiungere e i relativi metodi per il loro conseguimento. Particolare attenzione va prestata alla definizione delle responsabilità imputabili alle due parti che devono essere dettagliate a livello di attività. Un punto a cui prestare attenzione è la definizione dei requisiti di formazione del personale che svolge il lavoro, che peraltro spesso viene reclutato mediante il ricorso a società terze. E’ necessario chiarire quindi che il responsabile nei confronti di Ansaldo Energia resta comunque l’appaltatore a cui spetta il compito di garantire l’idoneità dell’imballo e tenere sotto controllo i propri processi. Oltre alla documentazione contrattuale, dovrebbero essere esplicitati i metodi che l’appaltatore decide di usare per lo svolgimento delle proprie attività, metodi che vengono scelti in accordo con Ansaldo Energia, che tuttavia, dallo studio della documentazione esistente vengono solo in parte definiti e concordati.

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