Progetto spedizioni

Il presente lavoro di tesi è stato svolto contemporaneamente alla parte conclusiva di un importante progetto di razionalizzazione del processo di spedizione all’interno di Ansaldo Energia. In particolare, durante lo sviluppo del presente lavoro di tesi c’è stata la presentazione dei risultati del progetto, la formazione del personale, il go-live e l’introduzione dei dispositivi hardware previsti dal “progetto spedizioni”. Si tratta di un progetto di informatizzazione del processo di gestione delle spedizioni all’interno di AEN. Questo progetto ha avuto importanti ripercussioni sul processo di gestione degli imballi, immagazzinamento e spedizione andando a modificare i flussi fisici, informativi, il layout e le responsabilità dei soggetti coinvolti e quindi deve essere necessariamente essere considerato per contestualizzare il processo in ambito al presente elaborato di tesi.

Il progetto consiste nel tracciare le spedizioni che partono da AEN sul sistema di gestione aziendale, andando a garantire la tracciabilità dei materiali all’interno dello stabilimento fino al momento dell’effettiva spedizione fisica della merce e allineando i flussi informativi, amministrativi e contabili con il flusso fisico della merce. A livello gestionale in questo modo si è cercato di limitare comportamenti opportunistici mirati all’ottenimento di ottimi parziali a favore di un maggiore livello di integrazione all’interno dello stabilimento. Con il nuovo sistema, infatti, scaricare la merce dai vari magazzini dello stabilimento, spostandola al magazzino spedizione, non porta ad alcun beneficio al centro di costo che la scarica, in quanto verrà registrata l’uscita merci solo al momento dell’effettiva uscita dallo stabilimento. Il nuovo sistema di gestione delle spedizioni inoltre è già predisposto per integrare quelle attività che per ora sono rimaste escluse dall’ambito del progetto per non aumentarne troppo il livello di complessità come il controllo qualità in spedizione, la gestione dei trasporti, le spedizioni dai fornitori che continuano a essere gestite secondo le procedure di riferimento del sistema di gestione.

Come detto quindi, la novità significativa introdotta con il nuovo progetto consiste nel cambiare il momento in cui avviene lo scarico merce a magazzino. Prima del nuovo sistema infatti nel momento in cui avveniva il prelievo a magazzino la merce veniva scaricata contabilmente. Di fatto però la merce veniva semplicemente spostata da un magazzino all’altro dove doveva essere imballata e dove spesso poteva restare ferma per periodi di tempo relativamente lunghi e difficilmente documentabili in attesa che fosse pronta la

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documentazione per il trasporto e fossero eseguiti i necessari controlli ad opera dell’ente qualità. Durante questo periodo la merce era “invisibile” per il sistema, e il magazzino da cui la merce era prelevata spingeva affinché la merce fosse prelevata quanto prima anche se la documentazione per il trasporto non era ancora pronta. In questo modo, il sistema andava a sottovalutare sistematicamente le scorte presenti a magazzino. Questo modo di gestire la merce a magazzino inoltre spiega la scarsità di dati presenti a sistema relativamente al magazzino spedizioni.

Con l’introduzione del nuovo sistema invece la tracciabilità della merce arriva fino al momento in cui viene stampato il DDT e quindi la merce viene messa sul camion pronta alla partenza, allineando così il flusso fisico a quello informativo. Di fatto si distingue il momento in cui la merce viene prelevata dal magazzino presso cui è in giacenza da quello in cui effettivamente la merce esce dallo stabilimento. Il progetto prevede l’utilizzo di terminali in dotazione agli operatori che movimentano la merce, dotati di lettori di codici a barre per leggere la documentazione identificativa dei colli e di fotocamere per la documentazione fotografica della merce prima e dopo l’imballaggio. Questi strumenti sono on-line con il sistema di gestione aziendale che quindi viene aggiornato in tempo reale, informando tutti gli enti coinvolti che hanno piena visione del processo.

Il nuovo sistema quindi nasce per fornire una risposta ai seguenti requisiti:

- fornire uno strumento di pianificazione e delle attività necessarie per il completamento di una spedizione;

- garantire la completa tracciabilità a sistema dei materiali in fase Outbound attraverso la registrazione in tempo reale delle attività effettuate dagli operatori responsabili dell’approntamento dei colli;

- eliminare la “gestione su carta”;

- riallocare alcune componenti dell’attuale processo di spedizione per ricondurlo ad un modello più efficace e conforme;

- registrare l’uscita merci contabile su SAP al momento dell’effettiva uscita del materiale dallo stabilimento di Ansaldo Energia;

- registrare le attività di imballo effettuate nel momento in cui l’attività viene svolta e non posticipare la registrazione rispetto alla stessa;

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- inserire le informazioni necessarie per una corretta generazione delle Packing List (es: riferimenti contrattuali) nel momento della creazione della richiesta di Spedizione da parte dei PM e delle Logistiche di fabbrica;

Di seguito si riportano le macro-fasi del processo di gestione delle spedizioni dopo l’implementazione del nuovo sistema:

Figura 5.24 Schema di sintesi del processo di gestione delle spedizioni

In questo modo è possibile mettere in relazione l’ordine di vendita, con le consegne, le packing list, la spedizione ed infine il documento di trasporto garantendo la tracciabilità della merce e riuscendo a misurare i tempi effettivi e a confrontarli con quelli pianificati.

Con gestione spedizione si fa riferimento alla fase di pianificazione della spedizione che parte con l’emissione dell’ordine di vendita, per poi proseguire con la creazione da parte delle logistiche dei documenti consegna, con la creazione delle PL e il rilascio dell’ OdS e con il trasferimento della merce al magazzino spedizione. A questo livello viene stimata una data per il rilascio dell’OdS che poi potrà essere confrontata con la data di effettivo invio della merce. La fase di approntamento invece include la stampa dei cartellini, il preimballo dove previsto, il controllo qualità preimballo, l’imballo, il controllo qualità imballo, il completamento della packing list e l’archiviazione dei documenti. Infine la fase di spedizione inizia con l’ autorizzazione alla spedizione da parte del PM, l’attivazione dei trasporti, il carico degli imballi e contestualmente con lo scarico contabile della merce, il tracking del trasporto e la conferma dell’avvenuta ricezione della merce. (cfr. 7.2.3.4 Descrizione dei processi

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