Il Servizio opera a supporto del Segretario Generale per il corretto e puntuale adempimento delle incombenze connesse all’adozione dei provvedimenti amministrativi anche attraverso il presidio e il controllo dei tempi di giacenza delle pratiche nei diversi Uffici preposti, all'espressione dei pareri e/o visti previsti dalla vigente normativa e la verifica, anche a campione, della corretta redazione dell'atto.
In attuazione delle previsioni del regolamento sui controlli interni il servizio assicura il necessario supporto al Segretario Generale per l’attività di controllo di legittimità degli atti ed il controllo di regolarità amministrativa su determinazioni di impegno di spesa, atti di accertamento di entrata, atti di liquidazione di spesa, contratti e altri atti amministrativi. Con cadenza semestrale, come indicato nel regolamento provinciale sui controlli interni, viene effettuato il controllo successivo di regolarità amministrativa sugli atti dirigenziali.
L’attribuzione al Segretario generale anche delle funzioni di Direzione Generale fa in modo che diversi atti vengano sottoposti ad un ulteriore riscontro, in particolare le determinazioni dirigenziali; a ciò si aggiunga che, attraverso l’attività di rogito dei contratti, è possibile, in funzione della stipula, una verifica ex-post sull’attività propedeutica alla conclusione di ciascun contratto.
Il servizio viene posto in relazione, come una logica continuazione, con le attività di tutela della trasparenza e dell’ anticorruzione permettendo l’analisi e la tracciabilità dei processi come descritta dal legislatore e adottati dalle linee di indirizzo dell’ANAC. In particolare saranno coinvolti i dirigenti per l’analisi e descrizione delle fasi e attività dei responsabili sui processi a rilevanza esterna più rilevanti e sensibili dal punto di vista dei fenomeni corruttivi.
Sotto il coordinamento del responsabile dell’Anticorruzione e della Trasparenza, la Provincia di Bergamo provvede al costante aggiornamento del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e dell’annesso Programma per la Trasparenza, in relazione al quale vengono individuate le azioni e le misure di prevenzione da attivare e verificare nell’arco temporale del triennio.
Si provvede al costante aggiornamento della sezione sulla homepage istituzionale, identificata tramite il logo
“Amministrazione Trasparente” con l’obiettivo di mantenere la piena conformità ai contenuti definiti dall’ANAC e di adeguare le informazioni oggetto di pubblicazione agli obblighi previsti dal D. Lgs. 33/2013 e dalle successive modifiche effettuate allo stesso in particolare con il D.Lgs. 67/2016.
Protocollo Archivio
Nel corso del triennio 2022/23/24 il Servizio garantirà l’attività ordinaria di protocollazione, classificazione, scansione e smistamento della corrispondenza, nonché la tenuta del flusso documentale e l’archiviazione della documentazione (parte storica e corrente) con la finalità dell’ordinamento e della collocazione del carteggio versato periodicamente dagli uffici della Provincia presso l’Archivio Deposito generale, sito in Borgo Palazzo, n.128. In particolare continuerà anche nell’anno 2022 l’inventariazione della sezione relativa al Servizio Concessioni stradali, anni 1950 - 2000, per una parte di circa 1000 fascicoli presenti in n.50 faldoni, a suo tempo collocati presso l’archivio deposito, senza alcun tipo di registrazione.
Presso l’Archivio Deposito proseguirà inoltre l’individuazione del materiale da scartare nei prossimi anni (in quanto ritenuto non importante ai fini storici e amministrativi), previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica della Lombardia. Inoltre, in aggiunta al servizio di ricerca e consegna della documentazione richiesta dagli uffici, continueranno ad essere effettuate ricerche storiche relative alla sezione IPAMI (Istituto Provinciale di Assistenza Materna ed Infantile), nonché occasionali consulenze a studenti e ricercatori interessati al materiale depositato.
Il sistema di gestione documentale in uso, oltre alla protocollazione dei documenti mira alla completa gestione informatica del procedimento amministrativo con work-flow documentale che consente di avere un rapido ed efficiente recupero delle informazioni di invio e ricezione dei documenti da/verso il protocollo ed integra la conservazione elettronica dei documenti informatici per garantire la piena e assoluta leggibilità e tutela nel tempo dei documenti e degli atti; gli originali cartacei vengono altresì correttamente versati e conservati presso l’Archivio di deposito dell’Ente in quanto beni culturali.
Continuerà il forte impulso alla produzione di documenti informatici nativi, firmati digitalmente e trasmessi agli Enti terzi quasi esclusivamente tramite PEC in interoperabilità, sistema obbligatorio per le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni, che garantisce certezza e immediatezza dell’invio e della ricezione dei documenti, con l’obiettivo di rafforzare tale sistema che è passato dal 10% del 2012 al 82% del 2021 di tutta la posta inviata; come anche la ricezione della posta via PEC, che è passata dall’8% del 2012 al’90% del 2021. Tutto ciò anche al fine di contenere ulteriormente i costi di spedizione postale.
Servizi Ausiliari
Il supporto degli operatori dei Servizi ausiliari riveste carattere trasversale a tutta la struttura provinciale.
Saranno pertanto nel triennio 2022-2023-2024 garantiti:
· l’attività del centro stampa in economia, fornendo supporto di stampa, rilegatura e fotocopiatura a tutti i Settori;
· il costante presidio delle sedi della Provincia con apertura, chiusura, sorveglianza degli accessi agli uffici, garantendo per la sede di Via Tasso il servizio di portineria per circa 12 ore e per la sede di Via Sora circa 10 ore;
il servizio istituzionale di trasporto di persone con gestione delle auto di rappresentanza;
· il servizio di notifica degli atti sia al personale interno sia a soggetti terzi;
· l’uso e l’esposizione del gonfalone in occasione di manifestazioni ed iniziative di interesse per la comunità locale, organizzate da Enti, Associazioni, movimenti che perseguono obiettivi di elevazione sociale, culturale, morale e civile della collettività;
· la gestione di supporto ed assistenza esecutiva e amministrativa agli uffici e agli Organi Istituzionali, la consegna della corrispondenza, l’informazione al pubblico;
· l’attività di pubblicazione on-line dei documenti esterni da parte dei messi provinciali;
· il presidio, la gestione e il controllo dello Spazio Viterbi, dell’Auditorium “Olmi” e delle altre sale riunioni sia durante lo svolgimento di attività istituzionali sia durante iniziative organizzate da Enti e Associazioni del territorio bergamasco;
· la presenza del personale ausiliario durante lo svolgimento all’interno degli spazi provinciali di manifestazioni culturali, musicali e sportive promosse, patrocinate o autorizzate dall’Ente, anche in orario serale, nei giorni festivi e prefestivi;
· il supporto al Servizio Provveditorato nella gestione del materiale di consumo e nella correlata tenuta del magazzino a tal fine destinato, nonché nella consegna ai servizi provinciali, compresi i Centri per l’Impiego;
· la collaborazione per i traslochi degli uffici a seguito della razionalizzazione degli spazi;
· il controllo periodico del parcheggio provinciale e la segnalazione di eventuali irregolarità rispetto alle indicazioni e prescrizioni contenute nel Regolamento interno;
· il trasferimento di materiale documentale tra i servizi provinciali e Archivio Deposito, sito in Borgo Palazzo;
· il costante monitoraggio degli ingressi del rispetto delle regole e dei protocolli previsti per l’emergenza sanitaria Covid 19.
PROGRAMMA 3 GESTIONE ECONOMICA, FINANZIARIA, PROGRAMMAZIONE E
PROVVEDITORATO
Gestione Economico Previdenziale del Personale
L’attività del servizio è finalizzata sia alla gestione economica degli istituti contrattuali relativi al trattamento fisso e accessorio (quest’ultimo in stretta collaborazione con la Direzione e con il Servizio Valutazione e Premialità) del personale dei livelli, del personale dirigente, del Segretario Generale sia al pagamento dell’indennità e al rimborso spese agli amministratori dell’Ente, svolgendo un’attività che parte dall’elaborazione della busta paga fino all’emissione dei mandati di pagamento.
Il Servizio in particolare dovrà
· assicurare la corretta applicazione delle disposizioni normative, contrattuali e regolamentari in materia di personale e gestisce tutti gli adempimenti di natura contributiva e fiscale, cura i rapporti con l’Agenzia delle Entrate, coordina e gestisce i versamenti erariali dell’Amministrazione con periodicità mensile, cura la compilazione del modello 770, redige la denuncia Irap e trasmette il flusso informatico della Certificazione Unica;
· gestire i rapporti con INAIL, procedendo all’apertura/chiusura delle singole posizioni territoriali o delle diverse voci di rischio, redige e trasmette via web le pratiche di infortunio e di malattia professionale, infine predispone e trasmette l’autoliquidazione annuale dei premi;
· compilare, con cadenza mensile, le denunce previdenziali a quattro diversi istituti: INPSGDP, INPS, INPGI, e Fondo di previdenza complementare Perseo-Sirio. Le citate denunce oltre alla verifica della regolarità contributiva dell’Ente hanno l’obbiettivo di strutturare, aggiornare e implementare la posizione assicurativa/previdenziale degli iscritti per garantire al personale dipendente di poter accedere alle prestazioni pensionistiche, di riscatto, di ricongiunzione e di prestito in tempi brevi basando i conteggi su dati certi e definitivi;
· predisporre le pratiche di pensione accertando il diritto al trattamento di quiescenza e fornendo indicazioni sull’importo dell’assegno. In base alla documentazione acquisita al fascicolo personale e alla normativa vigente nel triennio 2022-2024 nr. 35 dipendenti matureranno il diritto a pensione (anticipata, vecchiaia, anticipata precoci e opzione donna) e presumibilmente nr. 32/33 dipendenti cesseranno dal servizio;
· aggiornare e certificare nell’applicativo informativo dell’Istituto Previdenziale la posizione assicurativa del personale che ha prestato servizio alle dipendenze dell’Ente. La banca dati dell’INPS-GDP presenta numerose criticità e lacune sia per i periodi di servizio sia per gli importi retributivi a causa delle diverse modalità che nel tempo hanno alimentato la posizione individuale (su un campione significativo di dipendenti è emerso che circa il 90% delle posizioni presentano errori e anomalie), per cui, come ormai avviene dal 2016, costante sarà la regolarizzazione delle posizioni affinché l’estratto contributivo dei lavoratori sia conforme alla prestazione effettuata e alla retribuzione percepita. La regolarizzazione nel sito web dei dati avviene in base alle richieste dell’istituto previdenziale e/o di altre Amministrazioni e per i lavoratori in servizio sono sistemate le posizioni dei dipendenti prossimi al collocamento a riposo. Nel triennio si prevede di sistemare almeno 200 posizioni;
· elaborare le pratiche di liquidazione del Trattamento di Fine Rapporto/Indennità Premio di Fine Servizio per i dipendenti che terminano il rapporto di lavoro con l’Amministrazione e trasmette la relativa documentazione all’INPS-GDP o al nuovo datore di lavoro nel caso in cui il dipendente prosegua l’attività lavorativa con altro ente iscritto all’ex inpdap. gestire i rapporti con le società finanziarie e con l’istituto previdenziale per le pratiche di prestiti cessioni del quinto e/o delegazioni di
pagamento che impegnano l’ufficio nel rilascio di certificati stipendiali, atti di benestare, trattenute in busta paga e versamento delle rate
mensili;
Nel corso dell’anno 2022 sarà conclusa la trattativa per la sottoscrizione del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro del personale dei livelli relativa al triennio 2019-2021 pertanto entro 30 giorni dalla firma del contratto il servizio procederà ad adeguare al personale i trattamenti retributivi e a erogare agli aventi diritto gli arretrati. Contestualmente saranno trasmessi all’INPS-GDP i dati necessari per la riliquidazione dei trattamenti di quiescenza e dell’indennità Premio Fine Servizio/Trattamento di Fine Rapporto del personale cessato nel triennio di validità del contratto. Si stima che dovranno essere aggiornate nr. 59 pratiche di pensione e n. 68 pratiche di liquidazione. Nel mese di settembre 2021 è stato sottoscritto l’accordo sulla regolamentazione inerente la modalità di espressione della volontà di aderire al Fondo di Previdenza Complementare di comparto Perseo-Sirio mediante anche forme di silenzio assenso (la validità di questa opzione è retroattiva agli assunti dal 01/01/2019). L’accordo prevede e definisce modalità e regole che assicurino una puntuale ed esaustiva informazione ai neo assunti. Pertanto a partire dall’anno 2022 e negli anni seguenti saranno programmate attività di consulenza ai lavoratori nella quali saranno illustrate dettagliatamente le linee guida e le finalità della previdenza complementare in generale e le peculiarità del fondo di comparto delle funzioni Locali, i vantaggi gli svantaggi e i costi dell’iscrizione. A ciascun dipendente sarà fornito un prospetto relativo alla situazione personale per quanto riguarda l’importo annuo delle trattenute e la destinazione del TFR e l’ammontare della contribuzione a carico dell’ente nonché il beneficio fiscale e il risparmio annuo d’imposta.
Risorse Finanziarie
L’emergenza sanitaria da Covid-19, iniziata nell’anno 2020, non ha ancora cessato di causare effetti recessivi generati dalla pandemia: il gettito delle entrate tributarie ed extratributarie nel 2021 ha subito ancora una contrazione e gli equilibri vengono assicurati grazie alle misure adottate a livello centrale finalizzate al ristoro delle minori entrate e alle maggiori spese come conseguenza dell’emergenza sanitaria. La legge di bilancio 2021 ha rifinanziato il Fondo «Covid» per l’esercizio delle funzioni fondamentali destinato alle Province e Città metropolitane con ulteriori 50 milioni di euro, quale sostegno agli interventi destinati al contrasto dell’emergenza epidemiologica. La complessiva gestione dei fondi statali ricevuti nel 2020 e nel 2021 sarà oggetto di certificazione che dovrà essere inviata nel 2022 al Ministero dell’Economia e delle Finanze a firma del Presidente, del Responsabile del Servizio Finanziario e dei Revisori dei Conti.
Il contributo alla finanza pubblica imposto alle Province a favore del bilancio dello Stato e derivante dall’attribuzione delle funzioni delineate dalla Legge 56/2014, sebbene parzialmente attenuato a partire dall’anno 2017 incide ancora notevolmente sul bilancio di previsione; nel 2017 e 2018 il contributo della Provincia è stato di oltre 51 milioni di euro che si sono poi ridotti ai 34 milioni del 2019, confermati anche sul triennio 2022/2024.
Il bilancio di previsione 2022/2024 per necessità è quindi orientato al contenimento della spesa per garantire l’assolvimento delle funzioni fondamentali, cercando di mantenerne gli standard qualitativi raggiunti, soprattutto in questo particolare periodo, determinato dalla pandemia da Covid19.
Le attività di programmazione economico finanziaria in generale sono gestite dai Servizi Programmazione, Rendicontazione e Controllo e Gestione del Bilancio Entrate e Tributi.
I procedimenti contabili sono disciplinati in tutti i loro aspetti dalla normativa di cui al D.Lgs.n.267/2000 e dal Regolamento di contabilità armonizzata adottato con deliberazione del Consiglio Provinciale n. 61 del 13 dicembre 2019 e in vigore dal 1° gennaio 2020.
Le scelte organizzative sono dettate dalla ricerca di metodologie efficienti tese ad agevolare sia l’utente esterno, cittadino e operatore economico (es. fornitori…), sia i Settori della Provincia, quali utenti interni.
L’operatività del Settore Risorse Finanziarie non è quindi volta all’erogazione di servizi di consumo, ma ad attività di supporto e servizio nei confronti degli altri Settori della Provincia che così può essere declinata:
- predisposizione dei documenti di programmazione e rendicontazione finanziaria ed economica, nonché governo della contabilità dell’Ente nel rispetto di quanto previsto dal D.Lgs. 118/2011;
- verifica degli equilibri di bilancio durante tutto l’esercizio attraverso un monitoraggio puntuale dell’andamento delle entrate e delle spese, con predisposizione degli atti previsti dalla normativa;
- trasmissione alla Banca Dati delle Pubbliche Amministrazioni (BDAP) dei documenti contabili dell’Ente;
- redazione e invio delle certificazioni obbligatorie richieste dalla Corte dei Conti;
- aggiornamento della Sezione Trasparenza e, in generale, del sito web istituzionale per la parte di competenza;
- istruttoria e controllo delle proposte di deliberazione e dei decreti, per la formulazione del parere di regolarità contabile, e delle determinazioni dirigenziali, per l’apposizione del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria;
- gestione del sistema di contabilizzazione degli incentivi per le funzioni tecniche previsti dal D.Lgs 163/2006 e dal D.Lgs 50/2016 e ss.mm.ii;
- gestione dei debiti di finanziamento;
- assistenza nella programmazione degli investimenti con particolare riguardo alle fonti di finanziamento;
- collaborazione con il Servizio Controllo di Gestione per la predisposizione del Piano Esecutivo di Gestione e del Piano delle Performance, nonché con il Servizio Partecipazioni societarie per la predisposizione ed illustrazione del bilancio consolidato delle società partecipate dall’Ente;
- supporto al Collegio dei Revisori dei Conti per la redazione dei pareri al Bilancio di Previsione e al Rendiconto di gestione, oltre che nella compilazione dei questionari richiesti dalla Corte dei Conti;
- rilevazione contabile degli impegni e degli accertamenti in conformità al sistema di contabilità previsto dal D.Lgs. 118/2011 e s.m.i., in attuazione del principio della competenza finanziaria potenziata;
- rapporti con il Tesoriere Provinciale;
- servizio di cassa economale;
- verifica e successiva trasmissione presso la sezione giurisdizionale della Corte dei Conti dei conti giudiziali dell’Economo e degli agenti contabili interni;
- attività connesse alla riscossione delle entrate e al pagamento delle spese;
- pagamento celere dei creditori e adempimenti legati alla normativa in materia di lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali della Pubblica Amministrazione. Le misure di garanzia per il pagamento tempestivo dei debiti commerciali delle p.a. hanno infatti assunto un ruolo cruciale all'interno del Piano nazionale di rilancio e resilienza. Dal 2021 sono entrate in vigore le norme sui pagamenti previste dalla Legge 30 dicembre 2018, n. 145 che obbligano gli enti che non rispettano determinate condizioni a stanziare un accantonamento su un apposito fondo di bilancio denominato fondo garanzia debiti commerciali (i commi dal 858 al 872 ne definiscono criteri e modalità applicative).
Entro il 28 febbraio 2022, gli enti il cui debito al 31 dicembre 2021, cosi come rilevato dalla Piattaforma Crediti Commerciali, risulti superiore al 5% del totale delle fatture ricevute nel medesimo esercizio, devono ridurre il debito commerciale relativo alla stessa data del 10% rispetto a quello registrato al 31.12.2020.
La mancata riduzione comporta l’obbligo di stanziare nella parte corrente del proprio bilancio un accantonamento denominato Fondo di garanzia debiti commerciali, sul quale non è possibile disporre impegni e pagamenti, che a fine esercizio confluisce nella quota libera del risultato di amministrazione, per un importo pari al 5% degli stanziamenti riguardanti nell'esercizio in corso la spesa per acquisto di beni e servizi
Anche nel caso siano rispettate le condizioni di cui al paragrafo precedente, è obbligatorio accantonare il fondo nel caso di mancato rispetto dei tempi medi di pagamento nell’anno 2021.
Il fondo è da calcolare sugli stanziamenti di spesa per acquisto di beni e servizi, nei seguenti termini:
Giorni di ritardo Percentuale di accantonamento
superiori a 60 5 %
tra 31 e 60 3 %
tra 11 e 30 2 %
tra 1 e 10 1 %
L’accantonamento del 5% al Fondo di garanzia è previsto anche per gli enti che non hanno trasmesso alla piattaforma elettronica l'ammontare complessivo dello stock di debiti commerciali residui scaduti e non pagati alla fine dell'esercizio precedente e le informazioni relative all'avvenuto pagamento delle fatture.
L’accantonamento al fondo garanzia debiti commerciali, se risulterà d’obbligo per la Provincia di Bergamo sarà effettuato con atto di variazione al bilancio di previsione 2022.
Provveditorato
L’attività del Servizio Provveditorato consiste nell’approvvigionamento delle utenze, di materiali di consumo e dei servizi di uso generale necessari al funzionamento dell’Ente. Il Servizio Provveditorato prosegue nella metodologia degli acquisti centralizzati di beni necessari per il funzionamento dei servizi provinciali tramite adesione alle convenzioni CONSIP e alle convenzioni di altri soggetti aggregatori (ARIA SPA-Regione Lombardia, Città Metropolitana di Milano) per i seguenti beni/servizi:
- Telefonia Mobile;
- Telefonia Fissa;
- Buoni Pasto;
- Fotocopiatrici;
- Energia Elettrica;
- Fornitura di carburante con utilizzo di fuel-card;
- Cancelleria;
- Prodotti informatici di consumo (toner);
- Carta in risme per stampanti e fotocopiatrici;
- Gestione integrata degli Immobili (pulizia, servizi di facchinaggio interni/esterni, manutenzione impianti elevatori).
e tramite il ricorso al mercato elettronico della Consip (MEPA), per gli acquisti di beni e servizi di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario quali:
- Prodotti igienici;
- Vestiario e calzature antinfortunistiche per i dipendenti aventi diritto;
- Beni e servizi residuali.
L’obiettivo principale è quello di promuovere procedure di gara in forma aggregata, con sistemi telematici di negoziazione, per ottenere economie di scala derivanti dall'aggregazione della spesa e dalla riorganizzazione dei processi di acquisto.
Nell’anno 2022 il Servizio Provveditorato risulterà particolarmente impegnato (oltre alle normali attività di acquisizione periodiche di cancelleria, toner, carta in risme, prodotti igienici, vestiario e calzature antinfortunistiche) nelle seguenti gestioni:
- nuovi contratti assicurativi e brokeraggio (di nuova acquisizione a partire dal 01.01.2022 tramite gara d’appalto sopra soglia);
- nuovo contratto facility management (di nuova acquisizione a partire dal 01.01.2022 in adesione a convenzione consip)
- eventuali servizi di sanificazione straordinaria (per emergenza covid) - acquisizione nuovo servizio fuel card (scadenza contratto 24.01.2022) - acquisizione nuovo contratto telefonia fissa (scadenza contratto 02.10.2022) - acquisizione nuovo contratto telefonia mobile (scadenza contratto 16.11.2022) -acquisizione nuovo contratto buoni pasto elettronici (scadenza contratto 30.11.2022) - gestione nuovo sistema di inventario beni mobili
Nel 2022 anno proseguirà la rilevazione straordinaria del patrimonio mobiliare con il rilevamento e l’etichettatura dei beni mobili delle sedi decentrate dei Centri per l’Impiego (CPI) e dei magazzini della Viabilità. Inoltre, il servizio si occuperà anche delle attività ordinarie di aggiornamento dell’inventario dei beni nelle sedi principali di via Tasso e via Sora.
Il Servizio gestisce inoltre il magazzino provinciale dei materiali di consumo tramite applicativo telematico, provvedendo alla distribuzione dei beni necessari ai vari Servizi dell’Ente per l’espletamento delle proprie funzioni, sulla base delle rispettive richieste.
Organi Istituzionali
Per la relazione relativa alle spese della presente sezione si rimanda a quanto descritto alla Missione 1, programma 1.