I sistemi informativi

Un sistema informativo è l’interconnessione di attrezzature (e.g. hardware, software) per l’archiviazione, la gestione e l’elaborazione dei dati. Un sistema informativo può essere descritto in funzione degli obiettivi per cui viene utilizzato, dei criteri secondo i quali viene strutturato e delle procedure operative che ne permettono il funzionamento: 1. la definizione degli obiettivi rappresenta una fase preliminare essenziale. Questa

fase prevede la valutazione della situazione contingente, l’identificazione del problema o, comunque, di un ambito suscettibile di miglioramento e la formulazione dell’obiettivo/i desiderato/i. La precisione, la completezza e la previsione degli obiettivi fissati sono requisiti necessari per evitare lo sviluppo di sistemi inutili, non applicabili e non conformi alle esigenze espresse. Un aspetto, strettamente correlato a quest’ultima considerazione, è l’attenta identificazione dei beneficiari dei risultati conseguibili e del grado di utilità ad essi associato;

2. la fase successiva alla definizione degli obiettivi è rappresentata dalla progettazione e dallo sviluppo di un sistema organizzativo. Il sistema organizzativo consiste nel metodo utilizzato per raggiungere gli obiettivi prefissati. La scelta del metodo di lavoro si caratterizza per il fatto di dover essere fortemente orientata ai risultati e si manifesta nell’impostazione dell’insieme delle attività, dei tempi di svolgimento e delle persone coinvolte. La costruzione di un adeguato supporto organizzativo – gestione delle risorse finalizzate all’obiettivo – e metodologico – identificazione dei criteri di svolgimento di tale processo, risulta necessaria per un corretto funzionamento del sistema;

3. l’ultimo elemento di definizione di un sistema informativo è la predisposizione delle procedure esecutive attraverso le quali il sistema organizzativo e metodologico diventa operativo e persegue il raggiungimento degli obiettivi. Gli elementi procedurali devono essere configurati in maniera da conformarsi alle

esigenze dell’utente. Devono, inoltre, esprimere un vantaggio significativo in termini di convenienza pratica all’utilizzo, di velocità di risposta, di sicurezza dell’infrastruttura e di attendibilità dei risultati ottenuti. La mancanza o la non completa aderenza a questi requisiti rischia di limitare l’utilità di un sistema informativo.

La diffusione delle tecnologie computerizzate

Dagli anni Quaranta, l’uso dei computer è costantemente incrementata. Il progresso di questa tecnologia è risultato fortemente condizionato sia dalle potenzialità espresse in una sorprendente disponibilità di memoria, rapidità di calcolo ed accessibilità alle informazioni e sia dalla crescente necessità di supportare l’attività decisionale in modo efficace e funzionale. Di fatto, attualmente, la maggioranza dei sistemi informativi è computerizzata ed i precedenti sistemi cartacei sono stati parzialmente sostituiti (il formato computerizzato non risulta, infatti, legalmente riconosciuto). Le ragioni di questa sostituzione sono identificabili in alcuni vantaggi caratteristici degli strumenti computerizzati:

• facilitazioni pratiche e logistiche. Uno dei principali problemi legati ai supporti informativi cartacei è la difficoltà di reperire le informazioni necessarie. La mancanza di disponibilità del documento, la difficoltà di ritrovare all’interno del documento l’informazione desiderata, la decifrabilità di ciò che è stato riportato indicano alcuni dei problemi pratici propri dei sistemi cartacei. Questi supporti, inoltre, risultano difficilmente gestibili sia per l’enorme spazio fisico che richiedono sia per i criteri di immagazzinamento;

• contenimento delle forme di ridondanza ed inefficienza. Un vantaggio evidente derivante da un adeguato utilizzo di un sistema computerizzato è rappresentato dalla riduzione di situazioni di ridondanza dei dati raccolti e di inefficienza di

funzionamento del sistema. La molteplicità dei livelli di assistenza (e.g. reparto ospedaliero, medico di medicina generale) e l’assenza di forme di integrazione fra esse comporta la duplicazione della stessa informazione in ambiti diversi (e.g. l’età di un paziente risulta compilata più volte in corrispondenza di alternativi accessi all’assistenza) ed in tempi successivi (e.g. l’età di un paziente risulta compilata più volte in corrispondenza dei successivi accessi all’assistenza). I sistemi computerizzati integrati, dotati di una memoria paziente accessibile e progressivamente aggiornabile, ovviano a questo limite;

• interattività dei sistemi informatici. Contrariamente ai sistemi cartacei, i sistemi computerizzati permettono di utilizzare sistemi di verifica dei contenuti e della compatibilità dei risultati inseriti e di attivare eventuali meccanismi di allarme e/o correzione. L’inserimento dei dati risulta orientato e controllato, garantendo l’esaustività e la correttezza delle informazioni immagazzinate. In alcuni casi, inoltre, risulta prevista l’applicazione di sistemi “intelligenti” che si concretizzano in moduli informatici procedurali ed analitici e che provvedono al supporto della pratica clinica attraverso il calcolo di appropriati algoritmi diagnostici e terapeutici e di utili indicatori clinici;

• influenza sulla ricerca clinica. La percezione dei vantaggi offerti dai sistemi computerizzati è proporzionale alle esigenze computazionali. In altre parole, se l’attività individuale di un medico può essere gestita in forma cartacea poiché contenuta in termini di numero di pazienti assistiti e di analisi da effettuare, l’attività di ricerca è senz’altro vincolata all’adozione di strumenti in grado di calcolare rapidamente ed in modo preciso quantità enormi di informazioni.

Un sistema informativo computerizzato è costituito da alcune componenti fondamentali, identificabili nell’hardware (complesso dei supporti fisici di un sistema, incluso il microprocessore, …, i terminali, le tastiere, le stampanti), nel software (il/i programma/i dedicati al funzionamento delle struttura hardware), nel sistema operativo (ambiente in cui lavorano i diversi software) e negli utenti (persone che interagiscono con la struttura hardware e software). Gli utenti sono divisibili in coloro che risultano responsabili del corretto funzionamento del sistema e delle operazioni di progettazione e sviluppo dei supporti computerizzati ed in coloro che utilizzano il sistema informativo per la conduzione della propria attività. Gli utenti-utilizzatori sono identificabili:

• nel medico che rappresenta la figura maggiormente esposta a raccogliere le informazioni inerenti al paziente. Il ruolo del clinico è, infatti, trasversale al complesso dei livelli di assistenza e rappresenta, inoltre, il responsabile principale della selezione e della valutazione delle alternative assistenziali. Il medico dispone di un contatto verbale e personale con il proprio paziente e risulta, per questo, avvantaggiato per ciò che riguarda la “natura personale” del proprio assistito.

• nell’infermiere che, completando il ruolo e le competenze del medico nel processo di assistenza al paziente, gode, anch’esso, di un contatto diretto. Se, per alcuni aspetti di carattere culturale, rischia di tralasciare rispetto ad un medico alcune informazioni cliniche necessarie, da un punto di vista relazionale, l’infermiere, in ragione di un rapporto più familiare con il paziente, può comprendere o approfondire aspetti che il paziente non ha discusso direttamente con il medico per motivi legati all’imbarazzo, alla soggezione ed al nervosismo.

• negli operatori non medici che sono addetti ai servizi amministrativi e risultano a contatto con informazioni di carattere anagrafico e finanziario (e.g. le tariffe per alcune tipologie di prestazioni), nei tecnici di laboratorio dispongono degli esiti degli accertamenti diagnostici, nelle farmacie accedono, attraverso un continuo

dialogo con il paziente, a dati relativi all’utilizzo ed alla tolleranza dei farmaci, nei dipartimenti di salute mentale possiedono informazioni di carattere aggiuntivo, ecc.

Le funzioni di un sistema computerizzato

L’utilizzo dei sistemi computerizzati è trasversale ad un insieme molto vasto delle attività assistenziali, dalla registrazione delle visite effettuate dal medico di medicina generale, all’archiviazione delle procedure diagnostiche effettuate dai laboratori analisi, alla gestione dell’attività clinica nei reparti ospedalieri di degenza, all’inventario delle risorse di magazzino, alla contabilizzazione delle voci di spesa e dei fattori consumati. Nonostante, le esigenze specifiche di ogni attività concorrano a personalizzare il sistema informativo, alcune funzioni basilari risultano comuni:

• l’acquisizione e la presentazione dei dati sono due aspetti in cui i supporti computerizzati evidenziano la propria facilità nella gestione di grandi volumi di dati. Questa caratteristica si manifesta, in fase di raccolta, nella facoltà di reperire direttamente numerose informazioni (e.g. una delle prime applicazioni dei computer in ambito sanitario era finalizzata alla registrazione dei valori ematici o dei fluidi corporali) e, in fase di presentazione, nella capacità di sintetizzare grandi quantità di dati in poche informazioni, consentendo la comprensione di fenomeni che risulterebbero non osservabili da un esame disaggregato dei singoli dati (e.g. la descrizione di una popolazione per sesso e decadi di vita);

• la disponibilità di memoria è un ulteriore importante caratteristica dei computer. La disponibilità di memoria consente la conservazione e l’accesso a grandi quantità di dati ad intervalli di tempo indefiniti. Permette, in altre parole, di poter disporre di informazioni specifiche a distanza di parecchio tempo. Questo aspetto può essere valorizzato in relazione sia alla gestione clinica del paziente (e.g. il

medico dispone di una “memoria” relativa al paziente che lo avverte di eventuali eventi pregressi, risposte allergiche a determinati farmaci, ecc.) ed sia alla gestione operativa di una attività (e.g. sistemi automatizzati per l’ordine e la consegna di prodotti di magazzino);

• la diffusione e l’integrazione dei dati offrono la possibilità di abbattere le barriere legate alla localizzazione fisica dei documenti e, quindi, alla disponibilità immediata dell’informazione. L’assistenza sanitaria è un sistema suddiviso in diversi livelli e strutture. Il paziente si muove e “lascia” informazioni sul proprio iter clinico in posti diversi. Il medico necessita di un quadro clinico completo per poter massimizzare l’efficacia del proprio intervento. L’integrazione tra le diverse strutture assistenziali e la possibilità di metterle in comunicazione consente un evidente vantaggio in termini di disponibilità di informazioni;

• le funzioni di sorveglianza e di monitoraggio dei dati permettono un’attenta gestione del paziente grazie all’impiego di avvertimenti per situazioni o eventi particolari (e.g. il medico viene avvertito in merito alla prescrizione di specifici esami, il laboratorio segnala automaticamente le anomalie nei risultati degli esami, i sistemi di monitoraggio paziente nelle terapie intensive indicano andamenti irregolari). Inoltre, l’integrazione delle diverse fonti informative e la creazione di sistemi di sorveglianza può agevolare l’identificazione di particolari interazione fra caratteristiche del paziente, terapie farmacologiche prescritte, diagnosi effettuate (accesso al Pronto Soccorso per un’allergia dovuta ad un farmaco somministrato);

• i sistemi computerizzati offrono notevoli garanzie per l’immagazzinamento ed il reperimento delle informazioni. Alcuni dei tradizionali problemi all’informazione è che essa risente del criterio di organizzazione di colui che ha inserito i dati. La possibilità di poter usufruire di un sistema informativo è subordinata al fatto di sapere dove le informazioni si trovano e come sia possibile estrarle. La creazione

delle banche dati e dei linguaggi di estrazione consente, applicando forme particolari standard di linguaggio, di ottenere le informazioni desiderate;

• l’analisi dei dati consente, attraverso specifiche metodologie di analisi e di calcolo, di presentare i dati in maniera semplice e comprensibile. I sistemi computerizzati prevedono strumenti di analisi ed approfondimento statistico dei dati raccolti e l’utilizzo di supporti grafici. Questa caratteristica ha consentito rapidi progressi nell’ambito della ricerca scientifica;

• la funzione di supporto decisionale può essere interpretata in modo diretto od indiretto. Tutte le funzioni descritte concorrono in modo indiretto a garantire al medico o agli altri operatori del servizio sanitario un aiuto in fase di identificazione dell’alternativa maggiormente vantaggiosa per ottenere il risultato desiderato. Oltre a queste, esistono funzioni specifiche a supporto della pratica clinica quotidiana. I sistemi computerizzati offrono al medico un “alternativa ideale” sulla base delle migliori evidenze disponibili in letteratura e della situazione specifica del paziente;

• infine la funzione di addestramento. La complessità del panorama clinico e sanitario presuppone un livello di aggiornamento estremamente elevato. L’informazione deve essere facilmente e rapidamente rintracciabile. La disponibilità di supporti computerizzati che permettano una rapida circolazione delle informazioni e che garantiscano la possibilità di documentarsi è un presupposto essenziale per rendere l’intero sistema dinamico ed efficiente.