Le specifiche standard d’acquisto

Le premesse per un adeguato controllo dei costi all’interno dell’attività ristorativa, così come del resto avviene in molte altre realtà economiche, vedono nella fase di acquisto dei fattori produttivi aziendali una delle principali determinanti, motivo per cui “i manager della ristorazione devono [essere in grado di] implementare sistemi per determinare cosa acquistare, quanto acquistare e quando acquistare”48.

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In tal senso si noti come la presenza di porzioni sovrabbondanti non sempre conduca ad un’accezione positiva della porzione da parte del cliente; in mancanza, infatti, della possibilità oppure della volontà di ottenere le cosiddette doggie bags, (cioè di poter portar via gli eventuali avanzi dell’ordinazione), il cliente potrebbe ritenere l’abbondanza della portata uno spreco del proprio denaro, posto che anche in presenza di un’evidente incapacità di ultimare il pasto il prezzo d’acquisto rimarrebbe il medesimo. Tale considerazione pone poi in rilievo, come sottolineato da AA.VV., “Food and beverage management”, p. 281, che in molte circostanze aziendali risulta sconveniente stabilire una costante porzionatura standard per tutte le occasioni di consumo che la clientela può esperire, poiché situazioni di consumo diverse, ovvero modalità di servizio diverse – si pensi, ad esempio, alla differenza che può esservi tra la porzione di un piatto in un “menu degustazione” e la porzione del medesimo piatto in un menu “à la carte” – possono richiedere porzioni alimentari dissimili. In merito a quest’ultimo aspetto si veda anche KOTAS R.e DAVIS B., ultima opera citata, p. 123, in cui gli Autori riportano un esempio simile.

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Per sottolineare poi l’ovvia necessità di totale adesione agli standard , FIERRO G., in “Food & beverage

management: strumenti per una corretta gestione del settore ristorativo”, p. 92, ricorda: “la ricetta standard

può assicurare le porzioni e costi previsti, solo se ci si attiene poi all’esatta porzionatura”.

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AA.VV., “Food and beverage management”, p. 281. Gli Autori tengono, comunque, ad evidenziare come anche la porzionatura delle bevande presenti una criticità di rilievo, non solo ai fini economici, come avviene nel caso delle pietanze, ma anche relativamente a conseguenze legali, considerato che in alcuni Stati, come ad esempio la Gran Bretagna, la fornitura di alcolici in quantitativi superiori ai vincoli di legge comporta ripercussioni pecuniarie e addirittura la possibilità della privazione della licenza di vendita.

48 _N

INEMEIER J. D.e HAYES D.K., “Restaurant operation management: principle and practices”, p. 318, (testo tradotto).

184 In tali sistemi assume un ruolo di rilevante importanza la determinazione di un prontuario d’acquisto riportante le caratteristiche dei prodotti richiesti ai propri fornitori al fine di poter risponder al meglio ai principali quesiti che si pongono in sede di ordinazione delle merci.

A differenza di altre attività industriali, infatti, in cui la denominazione di un prodotto è spesso sufficiente ad indicarne il genere e le caratteristiche, nell’attività ristorativa il medesimo prodotto – si pensi, ad esempio, ad un’ordinazione per una quantitativo di legumi – è suscettibile di diverse interpretazioni, in quanto lo “stesso materiale” può presentare diversi pesi, diverse rese49, diversi prezzi, diverse destinazioni d’uso e, conseguentemente, diversi costi di trasformazione.

In un contesto così delineato, risulta quindi indispensabile provvedere ad una puntuale descrizione delle merci desiderate50 da comunicare non solo ai fornitori destinatari dell’ordine, ma anche ai responsabili ed addetti al ricevimento delle merci51, il cui compito, come già illustrato, è appunto quello di verificare l’aderenza dei beni ricevuti alle esigenze e richieste aziendali. A tale fine, dunque, il sistema informativo del controllo delle aziende della ristorazione, specie di quelle più correttamente gestite, ha da tempo inglobato nel suo sistema tecnico-contabile lo strumento delle specifiche d’acquisto standard52, consistenti in “una descrizione dettagliata, indicante qualità, dimensioni, peso[, resa53] ed altri fattori

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Fattore che, inoltre, come già emerso in sede di definizione del food cost della ricetta, incide anche sul quantitativo d’acquisto richiesto.

50 _{Si noti, come ricordano P}

AVESIC D.V.e MAGNANT P.F., ultima opera citata, pp. 70 – 71, (testo tradotto), che la

descrizione analitica standard dei prodotti acquistati, come si avrà modo di appurare nel corso della trattazione, “serve non solo come misura di controllo della qualità ma anche come misura per il controllo dei costi”.

51

KOTAS R. e DAVIS B., ultima opera citata, p. 70; RINALDI R., ultima opera citata, p. 66; NINEMEIER J. D., “Management of food and beverage operations”, p. 161. Si noti, tuttavia, come ricordato da quest’ultimo, p. 161, (testo tradotto), che “nelle catene ristorative, molte, se non addirittura tutte le decisioni qualitative sui prodotti avvengono a livello corporate”.

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Alcune perplessità in merito, tuttavia, persistono relativamente a quali siano i prodotti utilizzati da sottoporre a minuziosa descrizione in sede d’acquisto; Sebbene, infatti, alcuni Autori, tra i quali NINEMEIER J.D.e

HAYES D. K., ultima opera citata, p. 319, ritengano sufficiente sottoporre a standardizzazione, almeno, gli ordinativi dei cosiddetti ““A items”, (…) [ovverosia, di] quei relativamente pochi prodotti il cui costo incide maggiormente sugli acquisti”, , si ritiene più corretto sostenere, ancora una volta, come l’incisività e la profondità degli strumenti del controllo di gestione debbano essere ponderate sulla base delle reali esigenze manageriali, nella consapevolezza, tuttavia, che maggiore sarà il grado di coinvolgimento dell’attività gestionale nel processo di programmazione e controllo, maggiore risulterà l’efficacia di quest’ultimo, ma al contempo aumenterà anche il costo e il dispendio in termini di tempo per la sua implementazione.

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Come visto, infatti, in sede, di definizione del food cost del prodotto commercializzato, le rese di trasformazione delle materie impiegate rappresentano un fattore di elevato rilievo nella valorizzazione monetaria del piatto, nonché nella valutazione di eventuali inefficienze produttive. Per tale motivo è necessario, prima di procedere con la redazione delle specifiche d’acquisto, che il personale incaricato possa “effettuare dei test sul prodotto in oggetto, sia a crudo sia come prodotto lavorato e finito”, al fine di individuare le rese alimentari standard che i materiali devono rispettare per ottenere un efficiente processo di

185 desiderati per un particolare articolo/prodotto”54, definita in sede di programmazione mediate il contributo congiunto del proprietario o comunque del direttore dell’intera attività, dei responsabili di produzione, solitamente lo chef e il capo barman, degli addetti agli acquisti, nonché, in alcune circostanze, del personale responsabile di sala55, la cui percezione dell’aspettative ed esigenze della clientela può costituire un valido supporto all’attività di determinazione quali-quantitativa dei materiali impiegati.

Ovviamente, sia ben chiaro, l’utilizzo delle specifiche standard nelle imprese della ristorazione “non limiterà, comunque, la possibilità di fruttare occasioni di acquisto

produzione. RINALDI R., “Gli standard di gestione: Aspetti organizzativi, produttivi e gestionali dei sistemi di

ristorazione”, p. 66.

A tal proposito, prendendo a riferimento i manuali finora richiamati – fra i quali, ad esempio, KOTAS R.e DAVIS B., “L’analisi dei costi nella ristorazione”, pp. 117 – 122; DOPSON L. R.e HAYES D.K., “Food and beverage cost

control”, pp. 214 e seguenti; PAVESIC D.V.e MAGNANT P.F., ultima opera citata, p. 116; AA.VV.,“Food and

beverage management”, pp. 277 – 278 – e a cui, inoltre, si rinvia per un maggior approfondimento del tema, si

ricorda come le formule di calcolo che conducono alla determinazione del rendimento di prodotto solitamente impiegate siano:

Percentuale di scarto Quan tà di prodo o inu lizzabile per i ni propos Quan tà iniziale del prodo o 100 Rendimento percentuale di prodo o 100% Scarto %

ovvero:

Rendimento percentuale di prodo o Quan ta u lizzabile per i ni prepos Quan tà iniziale del prodo o 100

In merito alla determinazione dei rendimenti di trasformazione è poi doveroso far notare come alcuni operatori sollevino delle critiche in merito alla loro affidabilità valutativa. L’idea comunemente diffusa tra tali operatori è, infatti, quella secondo cui le modalità di determinazione dei rendimenti standard prevedono un’efficienza “di laboratorio”, valutata cioè in condizioni ottimali di lavorazione, condizioni che secondo l’esperienza degli stessi di rado si verificano in una cucina professionale operante, in cui la frenesia della prestazione e del servizio è il tratto dominante. Tale asserzione appare, tuttavia, infondata poiché se fosse ammissibile sarebbe indice di un’incomprensione di fondo sul ruolo rivestito dagli standard da parte degli incaricati alla loro determinazione. Uno standard infatti, come da più parti ricordato in letteratura, deve essere un valore rappresentante l’efficienza e l’efficacia concretamente perseguibile in azienda e non un valore ottenibile solo in astratto in situazioni gestionali e operative massimizzanti; come ricorda ad esempio AVI M. S., in “Management

Accounting. Volume II. Cost Analysis”, p. 40, e come condivisio da molti altri Autori, “poiché lo standard ha una

duplice valenza, di parametro oltre che di obiettivo, è necessario che la fissazione tenga presente le condizioni normali di attività. In caso contrario lo standard diventa inutile o addirittura controproducente nell’ambito aziendale. Si deve infatti tener presente che gli standard sono anche strumenti di motivazione; sebbene la loro efficacia, i questo senso, dipenda ampiamente dal loro particolare disegno”. Sulla’argomento si veda, pertanto, fra gli Altri, PAVESIC D.V.e MAGNANT P.F., ultima opera citata, p. 70; AA.VV., “Restaurant financial basics”, p. 212.

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NINEMEIER J.D., “Management of food and beverage operations”, p. 161. Sull’argomento si veda similmente, fra gli Altri, DOPSON L.R.e HAYES D.K., ultima opera citata, pp. 71 e seguenti; AA.VV.,“Food and beverage

management”, pp. 70 – 71 e 281 e seguenti; RINALDI R., ultima opera citata, p. 65 e seguenti; KOTAS R.e DAVIS B., ultima opera citata, pp. 69 – 72; AA.VV.,KEISTER D.C., “Food and beverage control”, pp. 221 e seguenti.

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Relativamente all’indicazione degli addetti a tale attività di standardizzazione si veda, fra gli Altri, KOTAS R.e DAVIS B., ultima opera citata, p. 69;RINALDI R., ultima opera citata, p. 66; NINEMEIER J.D.e HAYES D.K., ultima opera citata, pp. 318 e seguenti.

186 particolari offerte dal mercato in alcune situazioni, ma farà in modo che sia sempre garantito il livello prefissato, nel rispetto dei costi sostenibili”56.