PRATICHE PER IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (riunione del 21 giugno 2021)
2. Commissione Amministrativa e di Autovalutazione. Esito dei lavori della riunione del 4 giugno 2021: delibere inerenti e conseguenti.
2.1. IORP II: delibera COVIP del 29 luglio 2020 – Istruzioni di vigilanza inerenti al recepimento della direttiva UE 2016/2341, approvazione:
° Documento sul sistema di governo;
° Documento sulle politiche di governance ed in particolare:
° Piano Strategico sulle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
° Il Sistema informativo del Fondo Pensione e i presidi di sicurezza informatici;
° Piano di emergenza (o di continuità operativa “Contingency Plan”);
° Manuale operativo delle procedure.
Nella riunione della Commissione a margine del 4 giugno u.s. sono stati trattati i seguenti argomenti all’Ordine del Giorno:
a. Documento sul sistema di governo;
Per quanto concerne il Documento sul sistema di governo, si ricorda che una prima versione dello stesso fu redatta, in ottemperanza alla normativa IORP II, e approvata da parte dell’Organo di Amministrazione nella seduta del 23 giugno 2020, e pubblicata unitamente al bilancio dell’esercizio 2019.
Nella riunione della Commissione del 4 giugno u.s. è stato presentato il suddetto Documento (v.
all.to) redatto in conformità alla delibera COVIP del 29/7/2021 secondo cui la prima pubblicazione del Documento “andrà effettuata nel 2021, unitamente al bilancio 2020, così da poter fornire, a seguito dell’avvenuta realizzazione di tutti gli adeguamenti prescritti, un quadro esauriente e aggiornato dell’assetto organizzativo complessivo del fondo”.
Si informa che si è provveduto all’aggiornamento dello stesso con riferimento ai dati numerici e alle tabelle e alle variazioni intervenute nella Struttura organizzativa tenendo conto dei dati dell’esercizio 2020 e della rivisitazione dell’Organigramma a seguito dell’istituzione della Funzione Compliance.
b. Documento sulle politiche di governance ed in particolare:
I. Piano Strategico sulle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
II. Il Sistema informativo del Fondo Pensione e i presidi di sicurezza informatici;
III. Piano di emergenza (o di continuità operativa “Contingency Plan”).
Si rappresenta che il “Documento sulle politiche di governance” è disciplinato dal punto 2 della succitata delibera COVIP del 29 luglio 2020 e contiene le informazioni sull’assetto organizzativo relative a profili più specifici e ad aspetti maggiormente tecnici del sistema di governo, complementari al “Documento sul Sistema di Governo” adottato dal Fondo.
Detto Documento prende a riferimento l’insieme delle politiche scritte adottate dal Fondo, al fine di fornire un quadro esaustivo dell’assetto organizzativo del Fondo e viene redatto in occasione della prima predisposizione del Documento sul Sistema di Governo e non forma oggetto di pubblicazione.
Le politiche da includere e descrivere nel documento sono le seguenti:
1. La politica di gestione dei rischi (approvato dal Consiglio in data 19 marzo 2020).
2. La politica di revisione interna (approvato dal Consiglio in data 19 dicembre 2019).
3. La politica attuariale (approvato dal Consiglio in data 19 marzo 2020).
5. Piano strategico sulle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (da approvare contestualmente al presente documento).
6. Il sistema informativo del Fondo Pensione e i presidi di sicurezza informatici (da approvare contestualmente al presente documento).
7. Piano d’emergenza (da approvare contestualmente al presente documento).
8. La politica di esternalizzazione (outsourcing) e scelta del fornitore (approvato da Consiglio in data 26 novembre 2020).
9. La politica di remunerazione (approvato dal Consiglio in data 17 dicembre 2020).
10. La politica di gestione dei conflitti di interesse (approvato dal Consiglio in data 13 dicembre 2016).
Ai fini del completamento dello stesso, accanto alle politiche già oggetto di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione nelle sedute su indicate, si informa che gli Uffici del Fondo hanno predisposto le seguenti politiche allegate alla nota:
I. Piano Strategico sulle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
II. Il Sistema informativo del Fondo Pensione e i presidi di sicurezza informatici;
III. Piano di emergenza (o di continuità operativa; “Contingency Plan”).
c. Manuale operativo delle procedure.
Si ricorda che, come previsto dalla citata Deliberazione COVIP, i fondi devono dotarsi di un apposito “Manuale operativo delle procedure” al fine di regolare l’attribuzione di compiti, i processi operativi, gli strumenti e le linee di riporto informativo e di promuovere la correttezza operativa nonché di prevenire condotte devianti. Tale adempimento deve essere posto in essere entro la data di approvazione del bilancio relativo all’anno 2020. Il Manuale è, poi, soggetto a costante aggiornamento.
Gli Uffici del Fondo hanno, pertanto, provveduto a redigere il suddetto Manuale, allegato alla presente nota, includendo procedure già adottate e redigendo nuove procedure per le aree di attività non ancora regolate.
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Al termine dell’illustrazione, i suddetti documenti (Documento sul sistema di governo, Documento sulle politiche di governance e Manuale Operativo) sono stati sottoposti alla Commissione per informativa e per le opportune valutazioni unitamente alla richiesta di delega al Direttore Generale ad apportare eventuali marginali modifiche anche per tener conto del confronto in corso con gli altri Enti Welfare e con le Funzioni Fondamentali del Fondo, per le successive determinazioni da parte del Consiglio di Amministrazione.
La Commissione ha preso atto dell’informativa e valutato positivamente la proposta di sottoporre i suddetti documenti al Consiglio di Amministrazione il 21 giugno 2021 per le deliberazioni del caso, unitamente alla richiesta di delega al Direttore Generale ad apportare eventuali marginali modifiche agli esiti del confronto con gli altri Enti Welfare e con le Funzioni Fondamentali del Fondo.
Avendo la Commissione preso atto dell’informativa e valutato positivamente la proposta di sottoporre i documenti illustrati al Consiglio di Amministrazione, unitamente alla suddetta richiesta di delega al Direttore Generale, le stesse sono parimenti sottoposte al Consiglio di Amministrazione per le deliberazioni del caso.
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2.2 Deliberazione COVIP del 22 dicembre 2020 “Istruzioni di vigilanza in materia di trasparenza”:
delibere prospetti e informativa sulla sostenibilità.
Con riferimento alla deliberazione del 22 dicembre 2020 con cui la Commissione di Vigilanza ha emanato le istruzioni di vigilanza in materia di trasparenza, si ricorda che trattasi di un documento onnicomprensivo che detta disposizioni su tutti i profili relativi alla comunicazione al pubblico e alla trasparenza verso aderenti potenziali ed effettivi e beneficiari.
In particolare si illustrano i principali adempimenti a carico del Fondo da effettuarsi entro il 31 luglio 2021 come da successiva delibera COVIP del 25 febbraio 2021.
Il Fondo è tenuto a trasmettere un prospetto delle prestazioni pensionistiche sia per la fase di accumulo, sia per la fase di erogazione e a pubblicare sul sito web le informazioni previste dal Regolamento (UE) 2019/2088 e dalla relativa normativa di attuazione sulla promozione delle caratteristiche ambientali o sociali e degli investimenti sostenibili e le rispettive politiche sull’integrazione dei rischi di sostenibilità nel processo decisionale relativo agli investimenti e sugli effetti negativi per la sostenibilità.
a. (Prospetto delle prestazioni pensionistiche - fase di accumulo) e b. (Prospetto delle prestazioni pensionistiche - fase di erogazione)
Per quanto concerne il Prospetto delle prestazioni pensionistiche - fase di accumulo, la Deliberazione prevede che i fondi a prestazione definita elaborino il prospetto con forma semplificata (informazioni previste nell’art. 13-quater, comma 2, del decreto n. 252/2005) escluse proiezioni personalizzate inserite in tale documento.
In fase di prima applicazione per il corrente anno, il termine per la trasmissione del prospetto è il 31 luglio; dopo il 2021, il termine ordinario sarà il 31 marzo.
Nel prospetto delle prestazioni pensionistiche – fase di accumulo andranno riportate le informazioni ex art. 13 sexies c. 1 e 3 del decreto 252/2005.
Il prospetto relativo alla fase di erogazione è predisposto su base annuale dopo il pensionamento ed è trasmesso all’interessato (beneficiario o soggetto titolare delle dovrà essere trasmesso entro 60 gg. dalla data di chiusura di ogni anno solare).
In entrambi i prospetti andrà riportato l’indirizzo PEC della forma pensionistica.
Quanto alla diffusione dei prospetti, la Deliberazione prevede che la forma pensionistica “individua le modalità con le quali l’aderente sceglie come ricevere i prospetti, nonché le modalità con le quali tale scelta può essere modificata. Nel caso in cui l’aderente scelga l’invio telematico, i prospetti sono trasmessi mediante posta elettronica, all’indirizzo dell’aderente previamente acquisito dalla forma pensionistica complementare, ovvero sono messi a disposizione nell’area riservata del sito web, con modalità tali da garantire l’accesso e le funzionalità a dispositivi diversi per tipologia e dimensioni, assicurando la più ampia copertura possibile. In tale ultimo caso, l’aderente è tempestivamente informato dell’avvenuto inserimento del documento nell’area riservata tramite un messaggio di posta elettronica, o mediante un sms al numero di telefono ove disponibile. L’invio telematico è gratuito. Nel caso in cui l’aderente scelga l’invio cartaceo, lo stesso può essere effettuato mediante posta ordinaria e potrà comportare l’applicazione di costi che, comunque, non potranno eccedere i costi di spedizione”.
Si informa che per l’approfondimento della tematica, la definizione delle informazioni da inserire nei prospetti e per procedere in modo allineato, seppure nel rispetto delle diversità dei fondi pensione, è stato istituito un gruppo di lavoro al quale partecipano i rappresentanti delle competenti Strutture aziendali di Pensioni e del Welfare, nonché dei fondi a prestazione del Gruppo (oltre al Fondo a prestazione, Firenze e Cariplo). All’esito del primo incontro è stato definito il cronoprogramma delle attività che prevede entro il 16 giugno prossimo la definizione del form relativo al prospetto della fase di erogazione ed entro il 5 luglio prossimo di quello relativo alla fase di accumulo.
Considerata la ristrettezza dei termini ed il coinvolgimento da parte di Pensioni di Data Management, è stato proposto alla Commissione che venisse conferita al Direttore Generale delega per il compimento delle attività necessarie all’attuazione della delibera COVIP.
Avendo la Commissione preso atto dell’informativa e valutato positivamente la proposta di sottoporre i suddetti schemi al Consiglio di Amministrazione, unitamente alla suddetta richiesta di delega al Direttore Generale, le stesse sono parimenti sottoposte al Consiglio di Amministrazione per le deliberazioni del caso.
c. Informativa sulla sostenibilità ai sensi del Regolamento UE 2019/2088
Si rappresenta che la Sezione VI della suddetta Deliberazione prevede che nel sito web – area pubblica, oltre alle informazioni relative alla forma pensionistica siano resi disponibili una serie di documenti tra cui le informazioni previste dal Regolamento (UE) 2019/2088 e dalla relativa normativa di attuazione circa la promozione delle caratteristiche ambientali o sociali e degli investimenti sostenibili e le rispettive politiche sull’integrazione dei rischi di sostenibilità nei loro processi decisionali relativi agli investimenti e sugli effetti negativi per le sostenibilità.
Si informa che Vigeo ha curato la predisposizione del documento poi condiviso con l’Area Investimenti e Segreteria.
Avendo la Commissione preso atto dell’informativa e valutato positivamente la proposta di sottoporre l’informativa predisposta da Vigeo al Consiglio di Amministrazione, in vista della
successiva pubblicazione sul sito web del Fondo entro il previsto termine del 31/7/2021, le stesse sono parimenti sottoposte al Consiglio di Amministrazione per le deliberazioni del caso.
Torino, 21 giugno 2021
Area Operativa e Compliance
All.ti
- Verbale della riunione della Commissione Amministrativa e di Autovalutazione del 4 giugno 2021
