FONDO PENSIONE LAVORATORI EQUITALIA SERVIZI S.p.A.
DOCUMENTO SUL SISTEMA DI GOVERNO
(Approvato dal Consiglio di Amministrazione del 30 marzo 2022)
Sommario
Premessa ... 3
1. ORGANIZZAZIONE DEL FONDO ... 4
1.1 Caratteristiche generali del Fondo Pensione Lavoratori Equitalia Servizi Spa ... 4
1.2 Destinatari ... 4
1.3 Tipologia, natura giuridica e regime previdenziale ... 5
1.4 Soggetti interessati alla gestione del Fondo Pensione (“Soggetti Rilevanti”) ... 5
➢ Consiglio di Amministrazione (Artt.18-19-20-21 Statuto) ... 5
➢ Presidente – Vice Presidente (Art. 22 Statuto) ... 7
➢ Funzione Internal Audit (Controllo interno): ... 7
➢ Funzione Finanza e Risk Manager: ... 8
➢ Direttore Generale (Art.23 Bis Statuto) ... 8
➢ Esternalizzazione: ... 9
➢ Gestori assicurativi (soggetti incaricati della gestione) ... 9
➢ Banca che gestisce il conto corrente ... 9
➢ Collegio Sindacale (artt. 24-25-26 Statuto) ... 9
➢ Struttura interna ... 11
Organigramma ... 12
2. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO ... 13
3. SISTEMA DI GESTIONE DEI RISCHI ... 13
4. POLITICA DI REMUNERAZIONE ... 14
5. POLITICA DI GESTIONE DEI CONFLITTI D’INTERESSE ... 15
Gestione conflitti ... 15
1. Conflitti degli amministratori ... 15
2. Operazioni con parti correlate ... 15
3. Scelta dei fornitori e controparti ... 15
4. Conflitti dell’attività di gestione assicurativa Gestione ... 16
5. Incompatibilità ... 16
6. REVISIONE DEL DOCUMENTO ... 16
Premessa
Il presente documento è redatto ai sensi dell’art.4 bis commi 1 e 2 del D.Lgs. 252/2005, così come modificato in seguito all’attuazione della Direttiva 2016/2341 (cd.IORP II): “I fondi pensione istituiti ai sensi dell’art.4 comma 1, nonché quelli già istituiti alla data di entrata in vigore della legge 23 ottobre 1992, n.421, aventi soggettività giuridica, si dotano di un sistema efficace di governo che assicuri una gestione sana e prudente della loro attività. Tale sistema prevede una struttura organizzativa trasparente ed adeguata, con chiara attribuzione e un’appropriata separazione delle responsabilità e un sistema efficace per garantire la trasmissione delle informazioni.
Il sistema di governo è proporzionato alla dimensione, alla natura, alla portata e alla complessità delle attività del fondo pensione. Il sistema di governo è descritto in un apposito documento e tiene in considerazione, nelle decisioni relative agli investimenti, dei connessi fattori ambientali, sociali e di governo societario. Il documento è redatto, su base annuale, dall’organo di amministrazione ed è reso pubblico congiuntamente al bilancio di cui all’art.17 bis….”
1. ORGANIZZAZIONE DEL FONDO
1.1 Caratteristiche generali del Fondo Pensione Lavoratori Equitalia Servizi Spa
Il Fondo Pensione Lavoratori Equitalia Servizi Spa iscritto all’albo tenuto dalla COVIP con il n. 1347, ha lo scopo di consentire agli iscritti di disporre, all’atto del pensionamento, di prestazioni pensionistiche complementari del sistema obbligatorio. A tale fine esso provvede alla raccolta dei contributi, alla gestione delle risorse nell’esclusivo interesse degli aderenti, e all’erogazione delle prestazioni secondo quanto disposto dalla normativa in materia di previdenza complementare. Il Fondo non ha scopo di lucro.
Il FONDO è nato nel 1985 come associazione non riconosciuta, denominata “Cassa di Previdenza ed Assistenza dei lavoratori del Consorzio Nazionale Obbligatorio tra i Concessionari del Servizio di Riscossione dei Tributi ed altre Entrate di pertinenza dello Stato e di Enti aziendali del 18 dicembre 1998 e del 14 gennaio 2004 assunse la denominazione di “Fondo Pensione dei Lavoratori C.N.C.”. Nel giugno del 2007 a seguito di accordo collettivo e tenuto conto del disposto dell’art.1 comma 4 del d.lgs.5 dicembre 2005 n.252 e successive modifiche ed integrazioni dal 26 settembre 2007 ha assunto la denominazione di “Fondo Pensione per i lavoratori di Equitalia Servizi Spa”. In esecuzione degli accordi sindacali aziendali 12 dicembre 1985, 15 dicembre 1989 e 11 aprile 1991 a tale Ente furono iscritti i dipendenti con contratto di lavoro a tempo indeterminato in servizio all’atto della sua costituzione ed assunti sino al 27 aprile 1993. L’Ente a seguito di accordi collettivi restando la piena continuità della forma e l’assenza di qualsivoglia intento novativo.
Il FONDO è in regime di contribuzione definita. L’entità delle prestazioni pensionistiche del FONDO è determinata in funzione della contribuzione effettuata e in base al principio della capitalizzazione. Il FONDO gestisce le proprie risorse attraverso polizze assicurative stipulate con imprese assicurative di cui al D.Lgs.
209/2005 e successive integrazioni e modifiche.
In particolare il FONDO è amministrato da un Consiglio di amministrazione costituito da sei componenti di cui tre eletti dall’Assemblea in rappresentanza degli iscritti e tre nominati dalla Società.
Il FONDO non è dotato di personale dipendente; l’addetta amministrativa è una dipendente della Agenzia delle Entrate riscossione con distacco a tempo parziale.
La sede legale del FONDO è in Via Giuseppe Grezar,14 Roma 00142
Il FONDO alla data del 31/12/2021 risulta avere n.263 iscritti e non ha più nessuna alcuna possibilità di avere nuove adesioni
1.2 Destinatari
Sono iscritti al FONDO i dipendenti di Equitalia Servizi Spa assunti con contratto di lavoro a tempo determinato. Permangono iscritti al FONDO i soggetti che siano trasferiti alle dipendenze di altra azienda a seguito di operazioni societarie regolate ai sensi dell’art.47 della legge n.428/1990 e successive modifiche ed integrazioni, per i quali, previo accordo sindacale sia riconosciuto il diritto alla conservazione del trattamento originario assicurato dal FONDO medesimo.
1.3 Tipologia, natura giuridica e regime previdenziale
Il Fondo Pensione Lavoratori Equitalia Servizi Spa è un fondo pensione “preesistente” rispetto all’entrata in vigore della Legge 23 ottobre 1992, n. 421, ha la forma giuridica di Associazione riconosciuta ed è iscritto all’albo tenuto dalla COVIP al n. 1347 ed è operante in regime di contribuzione definita (l’entità della prestazione pensionistica è determinata in funzione della contribuzione effettuata e dei relativi rendimenti).
1.4 Soggetti interessati alla gestione del Fondo Pensione (“Soggetti Rilevanti”) I soggetti interessati alla gestione del FONDO (di seguito “Soggetti Rilevanti”) sono: -
• Consiglio di Amministrazione
• Presidente e Vicepresidente
• Direttore Generale
• Internal Audit (Controllo interno)
• Funzione Finanza e Risk Manager
• Gestori assicurativi (soggetti incaricati della gestione)
• Service amministrativo
• Banca che gestisce il conto corrente
• Collegio sindacale
• Struttura amministrativa interna
➢ Consiglio di Amministrazione (Artt.18-19-20-21 Statuto) Criteri di costituzione e composizione
Il “Fondo” è amministrato da un Consiglio di Amministrazione costituito da sei componenti, di cui 3 eletti dall’Assemblea in rappresentanza degli iscritti e 3 nominati dalla Società.
2. L’elezione dei Consiglieri di Amministrazione in rappresentanza degli iscritti avviene ad opera dell’Assemblea, tra i candidati proposti unitariamente o singolarmente dalle Organizzazioni Sindacali operanti presso la Società (ovvero presso le altre aziende di cui all'art. 5, comma 2) firmatarie delle Fonti Istitutive, ovvero da un numero non inferiore al 5% degli iscritti.
3. Sono eletti Amministratori i candidati che hanno conseguito i maggiori suffragi. In caso di parità di voti, prevale il candidato maggiore per età.
4. I Consiglieri di Amministrazione devono possedere i requisiti di onorabilità e di professionalità e trovarsi in assenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità, tempo per tempo previste dalla legge.
5. La perdita dei requisiti di onorabilità o il sopravvenire di situazioni di incompatibilità comportano la decadenza dalla carica di Consigliere di Amministrazione.
6. Gli Amministratori durano in carica per tre esercizi e scadono il giorno dell’approvazione, da parte dell’Assemblea, del bilancio relativo all’ultimo esercizio del loro mandato. Essi possono essere eletti per non più di tre mandati consecutivi.
7. Non possono assumere la carica di Amministratore coloro che nell’esercizio precedente hanno ricoperto presso il Fondo la carica di Sindaco
Cessazione e decadenza degli Amministratori
1. Qualora nel corso del Mandato uno o più Amministratori dovesse cessare per qualsiasi motivo:
➢ se trattasi di componente designato dalla “Società, essa provvede alla sostituzione;
➢ se trattasi di rappresentante degli iscritti, subentra il primo dei non eletti
2. Gli Amministratori nominati ai sensi del comma che precede decadono insieme agli altri componenti del Consiglio di Amministrazione all’atto della loro nomina.
3. Se per effetto dei subentri di cui al comma 1 risulta sostituita oltre la metà dei componenti del Consiglio di Amministrazione di inizio mandato, il Consiglio stesso deve senza indugio convocare l’Assemblea, affinchè provveda a nuove elezioni.
4. Qualora vengono a cessare tutti gli Amministratori, l’Assemblea è convocata d’urgenza ad opera del Collegio dei Sindaci, il quale può compiere, nel frattempo, tutti gli atti di ordinaria amministrazione.
5. Gli Amministratori che non intervengano senza giustificato motivo a due riunioni consecutive del Consiglio di Amministrazione decadono dall’incarico.
Attribuzioni
1. Al Consiglio di Amministrazione compete ogni e più ampio potere di gestione del “Fondo”, in conformità alla disciplina di legge tempo per tempo vigente. In particolare, il Consiglio di Amministrazione:
a) elegge il Presidente e il Vice Presidente rispettivamente a turno tra i rappresentanti della “Società” e quelli degli iscritti;
b) incarica il Segretario del consiglio di amministrazione
b bis) nomina il direttore generale e designa i responsabili della gestione dei rischi e della revisione interna”
c) assume le necessarie determinazioni in ordine:
- alla scelta della Compagnia di Assicurazione per l’investimento degli attivi patrimoniali del “Fondo”;
- all’organizzazione ed al funzionamento del “Fondo”;
c bis) definisce i piani di emergenza
c ter) effettua la valutazione interna del rischio
d) conferisce deleghe abilitando a firmare gli atti e la corrispondenza;
e) delibera lo schema di bilancio annuale, da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea;
f) sceglie la Compagnia di Assicurazione per l’erogazione delle rendite;
g) incarica l’eventuale gestore amministrativo esterno;
h) assume ogni determinazione necessaria o utile per il “Fondo”;
i) pone in essere tutte le iniziative necessarie al fine di adeguare l’ordinamento statutario ad eventuali variazioni della normativa di settore, ovvero a sopravvenute istruzioni della Covip, con obbligo di riferire all’Assemblea nella prima adunanza utile;
j) in presenza di vicende in grado di incidere sull’equilibrio del “Fondo”, è tenuto a segnalare alla Covip le iniziative ritenute necessarie per salvaguardarlo.
J bis) definisce la politica di gestione di gestione dei conflitti di interesse
Modalità di funzionamento e responsabilità
1. Il Consiglio di Amministrazione è convocato dal Presidente per iscritto, a mezzo lettera raccomandata, fax, e-mail almeno cinque giorni prima della riunione, con l’indicazione della data, del luogo dell’ora della riunione
stessa e del relativo ordine del giorno. In caso di urgenza la convocazione può avvenire anche per le vie brevi, con qualunque mezzo, purché i Consiglieri siano informati in tempo utile per presenziare alla seduta.
Il Consiglio può riunirsi e validamente deliberare anche mediante mezzi di telecomunicazione, purché sussistano le seguenti garanzie:
(I) che siano presenti nello stesso luogo il Presidente e il segretario della riunione che provvedono alla formazione e sottoscrizione del verbale;
(II) che sia consentito al Presidente di accertare l'identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell'adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione;
(III) che sia consentito al segretario di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione;
(IV) che sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all'ordine del giorno, nonché di visionare, ricevere o trasmettere documenti;
(V) che siano indicati nell’avviso di convocazione i luoghi collegati telematicamente a cura del “Fondo”, nei quali gli intervenuti possano affluire.
2. Il Consiglio di Amministrazione si riunisce almeno due volte all’anno e ogni qual volta lo richiedano almeno due Consiglieri o il Collegio dei Sindaci.
3. Il Consiglio di Amministrazione è validamente costituito con la presenza di almeno quattro membri.
4. Delle riunioni consiliari è redatto sintetico processo verbale, sottoscritto dal Presidente o da chi lo ha sostituito e dal Segretario. Il verbale va trascritto su apposito libro.
5. Gli Amministratori devono adempiere i doveri ad essi imposti dalla legge e dallo Statuto con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico e dalle loro specifiche competenze. Essi sono solidalmente responsabili verso il “Fondo” per i danni derivanti dalla inosservanza di tali doveri, a meno che i danni medesimi siano riconducibili a funzioni attribuite solo ad uno o più Amministratori.
6. Nei confronti degli Amministratori si applicano le disposizioni di cui agli artt. 2388, 2391, comma 1, 2392, 2393, 2394, 2394/bis, 2395 e 2629 bis del c.c..
7. Il Consiglio di Amministrazione è validamente costituito qualora, anche in assenza di formale convocazione, siano presenti tutti i Consiglieri e tutti i membri del Collegio Sindacale.
➢ Presidente – Vice Presidente (Art. 22 Statuto)
1. Il presidente e il vice presidente del Fondo sono eletti dal Consiglio di amministrazione, e a turno tra i propri componenti rappresentati la società e quelli rappresentanti i lavoratori , tra i componenti della rappresentanza che non ha espresso il Presidente del Collegio sindacale.
2. Il presidente ha la legale rappresentanza del Fondo e sta per esso in giudizio.
3. Il presidente provvede ad ogni adempimento che gli competa ai sensi di legge e di Statuto. In particolare cura il corretto svolgimento nei confronti della COVIP delle procedure connesse a novellazioni statutarie disposte dalle Fonti Istitutive, illustrandone la portata e le motivazioni.
4. In caso di impedimento del Presidente, tutti i suoi poteri sono esercitati dal Vice Presidente.
➢ Funzione Internal Audit (Controllo interno):
Il Fondo ha istituito in forza dell’art. 5bis del Decreto legislativo 252/05 la funzione di revisione interna che procederà:
➢ alla verifica la correttezza dei processi interni e l’efficacia ed efficienza delle procedure organizzative nonché alla regolarità e la funzionalità dei flussi informativi tra i diversi settori del Fondo;
➢ verifica l’adeguatezza dei sistemi informativi e loro affidabilità;
➢ verifica la rispondenza delle rilevazioni dei processi amministrativi contabili e gestionali a criteri di regolare tenuta della contabilità.
Sulla base dei risultati delle verifiche effettuate una volta l’anno o quando lo riterrà opportuno riferisce al Consiglio di Amministrazione raccomandazioni per eliminare anomalie riscontrate nell’operatività del Fondo e nel funzionamento dei controlli interni.
Per adempiere a tali attività Il Fondo ha concesso l’accesso a tutte le attività ivi comprese quelle esternalizzate Il Consiglio di Amministrazione ha deciso che tale funzione sia assegnata al Collegio Sindacale in quanto in possesso dei requisiti professionali previsti dalla normativa vigente.
➢ Funzione Finanza e Risk Manager:
Premesso che il Consiglio di Amministrazione:
- definisce e adotta la politica di investimento idonea al raggiungimento degli obiettivi strategici e ne
verifica il rispetto; a tal fine esamina i rapporti sulla gestione assicurativa e valuta le proposte formulate dalla funzione finanza, adottando le relative determinazioni;
- delibera l’affidamento e la revoca dei mandati di gestione assicurativa;
- revisiona periodicamente e modifica se necessario la politica di investimento;
- esercita il controllo sull’attività svolta dalla funzione finanza, assumendo le relative determinazioni;
- approva le procedure interne di controllo della gestione assicurativa, tenendo conto delle proposte formulate dalla funzione finanza;
Dopo attenta valutazione, il C.d.A. ha deliberato che:
- vista la necessità di prevedere una funzione finanza che verifichi l’attuazione delle politiche di investimento;
- tenuto conto delle caratteristiche proprie del “FONDO”, Fondo pensione mono-comparto assicurativo con un numero contenuto di iscritti (286 alla data del 31/12/2020) e una struttura organizzativa essenziale (una risorsa amministrativa con distacco parziale dalla “Società” promotrice);
che detta funzione sia esternalizzata ed assegnata ad un soggetto indipendente in possesso dei requisiti professionali previsti dalla normativa vigente.
In particolare, la funzione finanza:
1) contribuisce all’impostazione della politica di investimento;
2) svolge l’attività istruttoria per la selezione delle compagnie di assicurazione e sottopone all’organo di amministrazione le proposte di affidamento e di revoca dei mandati;
3) verifica ed esamina i risultati conseguiti dalle compagnie di assicurazione nel corso del tempo. Al riguardo produce una relazione periodica da indirizzare agli organi di amministrazione e controllo sul rendimento realizzato.
All’attività di funzione finanza è stato attribuito anche il ruolo di risk manager del Fondo secondo quanto previsto dalla nuova direttiva IORP II, con il preciso compito di mappare e presidiare i processi operativi e controllarne l’effettiva applicazione.
➢ Direttore Generale (Art.23 Bis Statuto)
1. Il Direttore generale è nominato dal Consiglio di amministrazione
2. Il Direttore generale è preposto a curare l’efficiente gestione dell’attività corrente del Fondo, attraverso l’organizzazione dei processi di lavoro e l’utilizzo delle risorse umane e strumentali disponibili, e a realizzare l’attuazione delle decisioni dell’organo di amministrazione. Supporta l’organo di
amministrazione nell’assunzione delle scelte di politica gestionale fornendo allo stesso le necessarie proposte, analisi e valutazioni in coerenza con il quadro normativo di riferimento.
3. Il Direttore generale deve possedere i requisiti di onorabilità e professionalità, e trovarsi in assenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità come definiti dalla normativa tempo per tempo vigente.
4. La perdita dei predetti requisiti o il sopravvenire delle cause di ineleggibilità o incompatibilità comportano la decadenza dall’incarico.
➢ Esternalizzazione:
Il “FONDO” ha esternalizzato i processi amministrativi contabili.
Tale contratto prevede oltre alla tenuta dei libri contabili, la gestione delle posizioni dei singoli iscritti nonché tutti i processi di accumulo e prestazioni resi necessari ivi compresa la parte fiscale.
➢ Gestori assicurativi (soggetti incaricati della gestione)
Il “FONDO” gestisce le risorse in un mono-comparto assicurativo (gestione separata) attraverso 3 convenzioni con primarie compagnie di assicurazione.
Il gestore assicurativo:
1) investe le risorse destinate alle posizioni previdenziali ;
2) trasmettono all’organo di amministrazione della forma pensionistica una rendicontazione periodica sui rendimenti conseguiti.
La rivalutazione del capitale investito prevede:
• consolidamento annuo della posizione;
• coefficienti di conversione in rendita predeterminati.
La gestione separata prevede la Garanzia del Capitale e un rendimento minimo garantito, in conformità a quanto previsto all’art. 8, comma 9, e secondo il D.Lgs. 252/2005, potendo accogliere il Tfr conferito tacitamente.
I coefficienti di conversione in rendita, rispettivamente applicati alla polizza sono calcolati sulla base delle tavole demografiche A62D.
➢ Banca che gestisce il conto corrente
Il Fondo utilizza un conto corrente per la gestione operativa e la fase di accumulo (versamento contributi e pagamento prestazioni) gestiti con modalità firma congiunta due su tre (Presidente – un Consigliere di Amministrazione - Direttore Generale).
➢ Collegio Sindacale (artt. 24-25-26 Statuto) Criteri di costituzione
Il Collegio dei Sindaci è costituito da due componenti effettivi e due supplenti, di cui un membro effettivo ed il suo supplente designato dalla “Società” ed un membro effettivo ed il suo supplente eletti dall’Assemblea.
L’elezione avviene tra i candidati, proposti unitariamente o singolarmente dalle Organizzazioni Sindacali aziendali firmatarie delle Fonti Istitutive, ovvero da un numero non inferiore al 5% degli iscritti.
2. I componenti del Collegio dei Sindaci devono possedere i requisiti di onorabilità e professionalità e trovarsi in assenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità, tempo per tempo previsti dalla legge.
3. La perdita dei requisiti di onorabilità o il sopravvenire delle cause di incompatibilità di cui al comma che precede comportano la decadenza dall’incarico.
4. I Sindaci durano in carica per tre esercizi e scadono il giorno dell’approvazione da parte dell’Assemblea del bilancio relativo all’ultimo esercizio del loro mandato. Essi possono essere riconfermati per non più di tre mandati consecutivi.
5. Il Sindaco che cessi dalla carica per qualsiasi motivo è sostituito per il periodo residuo del suo mandato dal supplente a lui abbinato onde rispettare la pariteticità della rappresentanza.
6. La cessazione dall’incarico dei Sindaci per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il nuovo Collegio si insedia.
7. Il Collegio nomina al proprio interno il Presidente rispettivamente e a turno tra i rappresentanti della
“Società” e quelli degli iscritti, tra i componenti della rappresentanza che non ha espresso il Presidente del Fondo.
7 bis.Non possono assumere la carica di Sindaco coloro che nell’esercizio precedente hanno ricoperto presso il Fondo la carica di Amministratore
Attribuzioni
1. Il Collegio dei Sindaci è preposto al controllo dell’amministrazione del “Fondo”, vigila sull’osservanza della legge e dello Statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e, in particolare, sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dal “Fondo” stesso e sul suo effettivo funzionamento.
2. I Sindaci svolgono, fra gli altri, i seguenti compiti:
- controllare le scritture contabili;
- compiere ispezioni e riscontri di cassa;
- esaminare i bilanci annuali, sui quali riferiscono per iscritto all’Assemblea;
- vigilare circa la corretta tenuta delle posizioni individuali degli iscritti.
3. Il Collegio dei Sindaci ha l’obbligo di segnalare alla Covip eventuali vicende in grado di incidere sull’equilibrio del “Fondo” nonché i provvedimenti ritenuti necessari per salvaguardarlo.
4. Il Collegio dei Sindaci ha altresì l’obbligo di comunicare alla Covip eventuali irregolarità riscontrate in grado di incidere negativamente sulla corretta amministrazione e gestione del “Fondo”. Esso deve trasmettere alla Covip medesima sia i verbali delle riunioni durante le quali abbia riscontrato che i fatti esaminati integrino fattispecie di irregolarità, sia i verbali delle riunioni che abbiano escluso la sussistenza di tali irregolarità allorché, ai sensi dell’art. 2404 c.c., ultimo comma, si sia manifestato un dissenso in seno al Collegio.
4bis.Al Collegio dei Sindaci è attribuita la funzione di revisione legale dei conti
Modalità di funzionamento e responsabilità
1. Il Collegio dei Sindaci si riunisce almeno ogni tre mesi.
2. Le convocazioni sono fatte tramite raccomandata, e-mail o per le vie brevi. In caso di urgenza la convocazione può avvenire con qualunque mezzo. Al di fuori delle riunioni collegiali, ciascun Sindaco può comunque realizzare, quando ritiene, i controlli da lui reputati opportuni.
2bis) il collegio dei sindaci può riunirsi e validamente deliberare anche mediante mezzi di telecomunicazione con le modalità previste dal precedente art.21 c.1
3. Di ciascuna riunione collegiale o ispezione individuale è redatto apposito verbale. Le riunioni del Collegio dei sindaci sono valide con la presenza della maggioranza dei sindaci e le relative deliberazioni sono assunte a maggioranza dei presenti.
4. I Sindaci decadono se assenti ingiustificati a due riunioni del Collegio, per ciascun esercizio.
5. I Sindaci devono assistere alle riunioni del Consiglio di Amministrazione e alle adunanze dell’Assemblea ed a tal fine ricevono le inerenti convocazioni al pari dei componenti di detti organi. Gli assenti senza giustificato motivo a due Assemblee consecutive o, per ciascun esercizio, a due riunioni consiliari consecutive decadono.
6. I Sindaci devono adempiere ai loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico; sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione dell’ufficio.
7. I componenti del Collegio sono responsabili in solido con gli Amministratori per i fatti o le omissioni di questi, le quali abbiano causato un danno al “Fondo”, allorquando il danno non si sarebbe prodotto qualora avessero vigilato in conformità agli obblighi della loro carica.
8. L’azione di responsabilità nei confronti dei Sindaci è disciplinata dall’art. 2407 del c.c..
➢ Struttura interna
Compete la gestione amministrativa ordinaria, l’inserimento e la gestione dei dati nel sistema informatico del Service il rapporto con gli aderenti. L’addetta amministrativa interna è una dipendente con distacco parziale dalla “Società”.
E’ inoltre presente:
• Responsabile Protezione dei Dati (RPD o DPO): figura introdotta dal Regolamento UE sulla protezione dei dati personali n.2016/679 (GDPR) di cui è stata deliberata l’esternalizzazione. La responsabilità principale è quella di osservare, valutare e organizzare la gestione del trattamento di dati personali (e dunque la loro protezione) all’interno del Fondo affinché questi siano trattati nel rispetto delle normative privacy europee e nazionali.
Organigramma
CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Internal Audit
Direttore Generale
Risk Manager Funzione Finanza Collegio Sindacale
Service Amministrativo Addetta
amministrativa
2. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Il sistema di Controllo Interno (SCI) del Fondo Pensione Lavoratori Equitalia Servizi Spa è costituito dall’insieme delle procedure operative volte a garantire una sana gestione del Fondo, corretta e coerente con la finalità dello stesso.
I soggetti rilevanti nell’ambito dello SCI del Fondo sono le strutture di governo e di controllo individuate nel paragrafo precedente. I rispettivi ruoli e compiti assegnati, anche in ambito di Controllo Interno, sono stati delineati nel medesimo paragrafo.
Il Fondo Pensione Lavoratori Equitalia Servizi Spa non ha provveduto a costituire la funzione attuariale fondamentale, in quanto non copre direttamente i rischi biometrici né garantisce in proprio un rendimento minimo degli investimenti o un determinato livello di prestazione.
Così complessivamente individuati gli attori, il sistema si articola nei seguenti livelli di controllo:
• Primo livello: sono i controlli diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni. Sono effettuati dalle stesse strutture operative per le quali è stata effettuata l’esternalizzazione come riportato nel paragrafo precedente.
• Secondo livello: sono i controlli affidati a strutture diverse da quelle di primo livello ed hanno l’obiettivo di misurare, monitorare e segnalare i rischi a livello individuale ed aggregato ai quali il Fondo è o potrebbe essere esposto; all’interno del Fondo tali controlli sono effettuati dalla funzione Risk Management.
• Terzo livello: sono i controlli diretti ad individuare andamenti anomali, violazioni delle leggi, dei regolamenti e delle procedure. Sono condotte nel continuo, in via periodica o per eccezioni, da strutture diverse ed indipendenti da quelle operative anche attraverso verifiche in loco. Tale tipologia di controlli è affidata alla Funzione di Internal Audit.
Il Fondo Pensione Lavoratori Equitalia Servizi Spa, sin dalla sua costituzione, ha considerato centrale per il buon funzionamento della propria attività la correttezza, completezza e sicurezza dei dati gestiti e si è quindi dotato di un sistema informativo che assicuri la disponibilità di informazioni complete, affidabili e tempestive.
3. SISTEMA DI GESTIONE DEI RISCHI
Il D.Lgs 252/2005 così come modificato in seguito all’attuazione della Direttiva 2016/2341 (art. 5 ter) prevede che i fondi pensione si dotino di un sistema di gestione dei rischi integrato nella struttura organizzativa e nei processi decisionali.
Il Fondo Pensione lavoratori Equitalia Servizi Spa ha istituito la Funzione fondamentale di Risk management ed approvato la politica di gestione dei rischi. Le finalità che essa ricopre riguardano:
• La definizione e formalizzazione degli obiettivi, dei ruoli e delle responsabilità all’interno del complessivo sistema di gestione dei rischi
• L’identificazione dei principi e degli standard minimi da seguire nello svolgimento dell’attività
• la descrizione del processo di gestione dei rischi ed in particolare della valutazione interna del rischio Nel processo di gestione dei rischi sono coinvolti anche gli organi e le funzioni di controllo ( Collegio Sindacale, Internal Audit) nello svolgimento delle rispettive attività nonché le funzioni operative ivi incluse quelle inerenti ad attività esternalizzate.
Il processo di gestione dei rischi si articola in diverse fasi:
• l’identificazione dei rischi;
• la programmazione delle attività di controllo;
• la misurazione e valutazione interna dei rischi;
• il monitoraggio dei rischi.
• reporting
Tra i rischi cui il Fondo è esposto figurano i rischi di investimento, di liquidità, di controparte, operativi, reputazionali, politici e regolamentari nonché quelli relativi alle passività.
4. POLITICA DI REMUNERAZIONE
Il nuovo art. 5-octies introdotto dal Decreto Legislativo n. 147 del 13 dicembre 2018, pubblicato in Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 14, il 17 gennaio 2019 (di seguito “Dlgs 147/2018”), recepisce e dà attuazione nel nostro ordinamento alla Direttiva (UE) 2016/2341 (Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio, del 14 dicembre 2016, relativa alle attività e alla vigilanza degli enti pensionistici aziendali o professionali (EPAP); di seguito “Direttiva IORP II” oppure anche solo “Direttiva”), impone ai fondi pensione di definire, in modo proporzionato all’organizzazione interna, alla dimensione, natura, portata e complessità delle attività, una sana politica di remunerazione per i componenti degli organi di amministrazione e di controllo, per il responsabile, per coloro che svolgono funzioni fondamentali e per le altre categorie di personale, le cui attività hanno un impatto rilevante sul profilo di rischio del fondo stesso, rendendone pubbliche con regolarità le informazioni essenziali e pertinenti.
Si segnala che le funzioni di Amministratore e di Sindaco se svolte da dipendenti della “Società” sono gratuite così come stabilito dall’art.14 comma 2 dello Statuto. Non sono previsti emolumenti neanche per i Consiglieri rappresentanti i lavoratori. Per i componenti esterni del collegio sindacale è stato stabilito, nel Consiglio di Amministrazione del 13 dicembre 2021, un emolumento complessivo pari ad euro 4.250,00 (quattromiladuecentocinquanta) annui +IVA e Cassa di previdenza. Anche per il Direttore generale non è previsto alcun emolumento in quanto dipendente della Società promotrice.
5. POLITICA DI GESTIONE DEI CONFLITTI D’INTERESSE
Per conflitto d’interesse si intende, la situazione in cui gli interessi di soggetti rilevanti (vedi paragrafo Organizzazione del Fondo) nella gestione potrebbero essere confliggenti con gli interessi degli iscritti o dei beneficiari delle prestazione pensionistiche.
Gestione conflitti
1. Conflitti degli amministratori
Ciascun amministratore deve dare notizia agli altri amministratori e al Collegio dei Revisori di ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbia in una determinata operazione del Fondo, precisandone la natura, i termini, l'origine e la portata. Il Presidente, il Vicepresidente, il Direttore Generale del Fondo e ogni amministratore al quale sono attribuite deleghe specifiche devono astenersi dal compiere l'operazione, investendo della stessa l'organo collegiale.
Il Consiglio di Amministrazione deve adeguatamente motivare le ragioni e la convenienza per il Fondo dell'operazione in relazione alla quale un amministratore abbia dichiarato un proprio interesse.
2. Operazioni con parti correlate
La Parte Correlata de Fondo è rappresentata dalla fonte Istitutiva del Fondo, e precisamente :
• Agenzia delle entrate riscossione Via Giuseppe Grezar,14 00142 ROMA
Il Consiglio di Amministrazione aggiorna, in caso di variazione, il presente elenco.
Prima di porre in essere un’operazione il Consiglio di Amministrazione verifica se la stessa si configuri come un’“Operazione Rilevante”, per tale intendendosi un’operazione che abbia come controparte la Parte Correlata e che sia di importo superiore a 100.000,00 (centomila/00) euro di controvalore annuo (IVA inclusa). Il Consiglio di Amministrazione approva l’”Operazione Rilevante” con la maggioranza qualificata dei due terzi dei componenti.
3. Scelta dei fornitori e controparti
Ferme restando le prescrizioni di legge il Fondo sceglie i propri fornitori utilizzando le seguenti procedure : Invito ad offrire riservato:
il C.d.A. invita ad una procedura di selezione un numero fino a 10 soggetti individuati in base alle caratteristiche economico-patrimoniali e di esperienza di mercato –
Trattativa con singola controparte:
Quando sia possibile ottenere la prestazione esclusivamente da una controparte, ovvero sotto la soglia di € 10.000,00 (diecimila/00) + imposte.
Il Fondo acquisisce in sede di selezione apposita documentazione dalla compagnia di assicurazione e service amministrativo attestante i rapporti di partecipazione e/o professionali con gli altri terzi fornitori del Fondo e con i componenti del CdA
4. Conflitti dell’attività di gestione assicurativa Gestione
Il Fondo pensione ritiene che i conflitti di interesse che possono sorgere in capo ai gestori assicurativi in relazione all’attività di gestione assicurativa a beneficio del Fondo si considerano già identificati e adeguatamente gestiti in relazione alla policy per la gestione dei conflitti di interessi adottata da ciascun gestore assicurativo sulla base della propria normativa di appartenenza. Il Fondo pensione, in occasione della procedura di selezione del Gestore assicurativo, e del Service riceve da quest’ultimo la policy adottata per la gestione dei conflitti di interessi e valuta tali informazioni nell’ottica della tutela degli aderenti e dei beneficiari e secondo quanto previsto nella policy del Fondo stesso. Le scelte dei supporti assicurativi sono compiute autonomamente dal Gestore assicurativo, coerentemente con le linee di indirizzo della gestione definite dal Fondo pensione e in un’ottica di sana e prudente gestione.
5. Incompatibilità
Amministratori, Revisori, Direttore generale
Lo svolgimento di funzioni di amministrazione, direzione e controllo nel Fondo pensione è incompatibile con lo svolgimento di funzioni di amministrazione, direzione e controllo nel Gestore assicurativo, nella Banca che gestisce i conti bancari e in altre società dei gruppi cui appartengono il Gestore assicurativo e la Banca che gestisce i conti bancari.
A tal fine, l’esponente del Fondo pensione dichiara l’insussistenza dell’incompatibilità e si impegna a comunicare eventuali variazioni delle informazioni trasmesse.
Gestore assicurativo e Banca che gestisce i conti bancari
Quanto ai rapporti tra Gestore assicurativo e Banca che gestisce i conti bancari, non costituiscono incompatibilità i rapporti di controllo o collegamento tra tali enti, a patto che siano rispettate le condizioni della vigente disciplina della Banca d’Italia. A tal fine Gestori assicurativi e Banca che gestisce i conti bancari si impegnano a comunicare al Fondo pensione eventuali variazioni.
L’intero documento sarà sottoposto periodicamente o almeno una volta l’anno a nuova valutazione per eventuali correzioni e modifiche volte ad implementarne l’efficienza
Registro delle operazioni in conflitto di interessi.
Le operazioni per le quali sia stato riscontrato un conflitto di interessi sono riportate in un Registro a cura del Direttore Generale in cui sono riepilogati per ciascuna fattispecie di conflitto, le misure poste in essere nonché la data di inizio e chiusura dello stesso.
Delle operazioni in conflitto di interesse iscritte nell’apposito registro il Direttore generale informa l’organo di amministrazione e di controllo nella prima riunione utile successiva all’emergere degli stessi per le valutazioni di competenza.
Il registro dei conflitti di interesse è inviato anche al Collegio dei Sindaci, accompagnato da un report dal quale risultino le operazioni in conflitto effettuate e quelle eventualmente non eseguite in quanto i presidii previsti non sono risultati idonei ad assicurare la tutela degli interessi del Fondo e dei suoi iscritti.
L’intero documento sarà sottoposto periodicamente o almeno una volta l’anno a nuova valutazione per eventuali correzioni e modifiche volte ad implementarne l’efficienza.
6. REVISIONE DEL DOCUMENTO
Il Consiglio di Amministrazione ha il compito di redigere il presente Documento su base annuale.
