1. STORIA DEL DOCUMENTO
REV. DATA DESCRIZIONE
0 13/07/2017 Prima emissione
2. SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE
E’ istituito presso la Cooperativa l’organismo di vigilanza (in seguito OdV), dotato di autonomi poteri di controllo e di iniziativa, con funzioni di vigilanza e di controllo sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curare il suo aggiornamento, allo scopo di prevenire la commissione di reati dai quali possa derivare la responsabilità amministrativa della stessa.
Il presente Regolamento è stato predisposto ed approvato dall'OdV al fine di disciplinare, in conformità a quanto previsto dal D.lgs. 231/2001, dal Modello di Organizzazione, Gestione e controllo (di seguito il “Modello”) della Cooperativa, gli aspetti connessi al concreto svolgimento dell'attività dell'OdV ed in particolare:
• il funzionamento e l'organizzazione interna dell'OdV;
• la tipologia delle attività di verifica e di vigilanza svolte dall'OdV;
• la tipologia delle attività connesse all'aggiornamento del Modello.
In nessun caso le disposizioni del presente Regolamento potranno avere valenza sostitutiva di prescrizioni del “Modello” e per quanto non eventualmente previsto dal presente Regolamento si rinvia alle disposizioni del D. Lgs. n. 231/2001 e/o del “Modello”.
3. ELEZIONI E POTERI DEL PRESIDENTE. NOMINA DEL SEGRETARIO
L'OdV, una volta nominato dal Consiglio di Amministrazione, elabora il regolamento di funzionamento dell’OdV ed elegge al suo interno il proprio Presidente, dando notizia di tale nomina al Consiglio di Amministrazione.
Il Presidente dell'OdV esercita i poteri e svolge le funzioni previste dal presente Regolamento. Il Presidente rappresenta l'OdV nei confronti degli organi sociali, delle funzioni aziendali e dei terzi.
L'OdV ha la possibilità di nominare altresì un proprio Segretario, nella persona di un soggetto esterno all'OdV medesimo.
Il Segretario cura e conserva i verbali delle sedute dell'OdV, unitamente a tutta l’altra documentazione dell'Odv, e si occupa inoltre, su richiesta del Presidente, delle convocazioni dei possibili soggetti terzi invitati alle riunioni di OdV.
4. DURATA IN CARICA E SOSTITUZIONE DEI MEMBRI DELL’ODV
I componenti dell’OdV restano di regola in carica per la durata prevista dal Modello e/o dal Consiglio di Amministrazione nell’atto di nomina. In fase di prima applicazione del modello, i componenti restano in carica fino al 31 luglio 2019.
Il Consiglio di Amministrazione può revocare i membri dell’Organismo soltanto qualora ricorra una giusta causa. I membri dell’Organismo possono sempre recedere dall’incarico previo preavviso scritto di almeno quindici giorni.
In caso di recesso e/o decadenza è fatto obbligo al Presidente ovvero al membro più anziano di comunicare tempestivamente al Consiglio di Amministrazione il verificarsi di una delle ipotesi dalle quali derivi la necessità di sostituzione.
5. CONVOCAZIONE DELL’ODV
L’OdV approva semestralmente il calendario delle proprie riunioni, che hanno cadenza almeno bimestrale.
L’Odv si riunisce inoltre su richiesta del Presidente o di un componente qualora ne risulti la necessità. L’OdV può inoltre riunirsi, in presenza di situazioni di particolare urgenza o rilevanza, anche su richiesta del Presidente del CdA e/o del Presidente del Collegio sindacale.
L’Organismo si riunisce con formale convocazione del Presidente contenente l’indicazione della data, del luogo e dell’ora della riunione nonché il relativo ordine del giorno. La convocazione viene inviata per iscritto a tutti i componenti dell’OdV, tramite posta elettronica, almeno tre giorni prima della data stabilita per la riunione ovvero, in caso di urgenza almeno un giorno prima. Ciascun membro dell’OdV può chiedere al Presidente l’inserimento di una o più materie all’ordine del giorno.
Si intende in ogni caso validamente convocata la riunione alla quale, pur in assenza di formale convocazione ai sensi del precedente comma, partecipino tutti i membri dell’Organismo e nessuno si opponga alla trattazione di argomenti che non fossero all’ordine del giorno.
Qualora sia ritenuto opportuno per le materie da trattare e funzionale allo svolgimento delle attività, anche su indicazione di uno e più componenti, il Presidente può invitare a partecipare alla riunione uno o più soggetti esterni all’OdV, che non intervengono però nelle deliberazioni dell’Organismo. In via esemplificativa e non esaustiva, possono essere invitati a partecipare alle riunioni membri del Consiglio di Amministrazione, membri del Collegio Sindacale, consulenti esterni, responsabili delle funzioni della Cooperativa, responsabili gestionali e capi cantiere quando si rendano necessarie le loro conoscenze e competenze specifiche per la valutazione di specifiche questioni.
6. VALIDITA’ DELLE RIUNIONI E DELIBERE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Le riunioni dell’OdV sono valide con la presenza della maggioranza dei membri e sono presiedute dal Presidente. Qualora non sia presente la maggioranza dei membri, la riunione dovrà esser riconvocata.
I componenti dell’OdV non possono delegare la partecipazione alle riunioni dell’OdV, pena l’invalidità delle stesse.
In caso di impedimento alla partecipazione, ciascun membro è tenuto a giustificare la propria assenza e della mancata partecipazione è dato atto nel verbale della riunione, se tenutasi, oppure nel verbale della riunione successiva.
Le delibere dell’OdV sono valide se adottate con il consenso della maggioranza dei componenti dell’Organismo presenti.
In caso di impossibilità di raggiungere una deliberazione per parità di voti, prevale il voto espresso dal Presidente. Gli atti e le comunicazioni dell’OdV devono essere sottoscritti dal Presidente.
7. SVOLGIMENTO DELLE RIUNIONI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Le riunioni dell’Odv possono tenersi anche mediante mezzi di telecomunicazione, audio e video collegati, a distanza che garantiscano il metodo collegiale durante la sessione. Le riunioni con mezzi di telecomunicazione possono essere consentite, ove necessario e/o funzionale ai compiti di vigilanza, a condizione che tutti i partecipanti possano essere identificati con certezza e sia loro possibile seguire la discussione ed intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti affrontati.
Ciascun componente dell’OdV ha diritto di prendere la parola su ogni argomento all’ordine del giorno e di formulare osservazioni e proposte al riguardo. Il Presidente, o in sua assenza il componente più anziano, dirige i lavori dell’OdV. In casi di comprovata urgenza, ciascun membro può richiedere l’inserimento di un nuovo argomento in apertura della riunione; l’argomento in questione sarà inserito all’ordine del giorno e discusso, sempre che la maggioranza vi consenta.
Ciascun componente ha l’obbligo di comunicare tempestivamente agli altri membri le situazioni che ritiene costituiscano un caso di potenziale o attuale conflitto di interessi da riportare nel verbale della riunione. Lo stesso ha altresì obbligo di astenersi da partecipare alla discussione e alla deliberazione relative alla questione in ordine alla quale sussiste il conflitto potenziale o attuale. Di tale conflitto di interesse e delle misure adottate, l’Organismo riferisce nell’ambito della successiva relazione periodica al CdA.
Il Presidente, esaurita la discussione sugli argomenti all’ordine del giorno, dichiara chiusa la riunione.
8. VERBALIZZAZIONE DELLE RIUNIONI
Tutte le attività compiute dall’OdV durante le riunioni devono essere documentate in appositi verbali (utilizzando il modulo VDR o equivalente).
Il verbale deve riportare, oltre alle presenze ed ai motivi di assenza e quanto sopra indicato nel Regolamento, l’orario di apertura e di chiusura della riunione, l’ordine del giorno originale e le eventuali integrazioni e le decisioni assunte. Le opinioni dissenzienti dalle decisioni assunte devono essere verbalizzate per esteso.
Il verbale è sottoscritto dal Presidente, dai componenti presenti e dal Segretario e deve essere raccolto e conservato a cura del Segretario stesso. Ai membri assenti alla riunione, viene inviato tramite e-mail il verbale che firmeranno per presa visione nella successiva riunione. Tutti i verbali, unitamente alla documentazione di supporto utilizzata o presentata, devono essere ordinati e conservati in un apposito archivio a disposizione dei componenti dell’OdV.
9. GESTIONE DELLE INFORMAZIONI
L'OdV è destinatario dei flussi informativi previsti dal Modello Organizzativo ed in particolare delle segnalazioni attinenti l'attuazione del Modello ovvero delle eventuali violazioni del Modello stesso e di ogni informazione utile allo svolgimento delle verifiche sulla corretta attuazione del Modello; a tal fine tutti i dipendenti e tutti coloro che cooperano al perseguimento dei fini della Società sono tenuti ad informare tempestivamente l'OdV in ordine ad ogni violazione del Modello e dei suoi elementi costitutivi e ad ogni altro aspetto rilevante ai fini dell'applicazione del D. Lgs. 231/2001.
L’OdV, nel corso delle riunioni, esamina, valuta e classifica le informazioni pervenute e definisce le azioni che ritiene da intraprendere in relazione alla natura ed alla criticità delle stesse.
In merito alle segnalazioni l'Organismo agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando allo stesso tempo l'anonimato del segnalante e la riservatezza dei fatti dallo stesso segnalati, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società. Eventuali segnalazioni anonime verranno prese in considerazione solo se riferite a circostanze specifiche.
A tal fine, è dedicata un’apposita casella di posta elettronica dove far pervenire le segnalazioni di cui sopra.
Il Segretario dell’OdV raccoglie e archivia in ordine cronologico di ricevimento, tutte le informazioni o le segnalazioni pervenute laddove le stesse non pervengano direttamente ai componenti dell’Organismo. Il Segretario trasmette le informazioni pervenute ai componenti dell’OdV in tempo utile per la relativa discussione/ attività di audit.
10. FUNZIONI E POTERI DELL’ORGANISMO
L'OdV opera come organo autonomo e svolge i seguenti specifici compiti con riferimento alla verifica dell’efficacia del Modello:
• vigila sull'attuazione e sull’osservanza del Modello e dei documenti correlati (Codice Etico, Codice di comportamento, Sistema sanzionatorio, procedure ecc..), attraverso apposite operazioni di audit anche avvalendosi delle funzioni aziendali competenti, con particolare riferimento ai comportamenti riscontrati.
• Verifica l’effettiva capacità del Modello e dei documenti correlati di prevenire la commissione dei reati previsti dal D.l.gs 231/2001
• formula proposte di aggiornamento del Modello e dei documenti correlati nell’ipotesi in cui si renda necessario e/o opportuno effettuare correzioni e adeguamenti degli stessi, in relazione alle mutate condizioni organizzative e/o normative
• comunica periodicamente al Consiglio di Amministrazione in ordine alle attività svolte, alle segnalazioni ricevute, agli interventi correttivi e migliorativi del Modello e dei documenti correlati e al loro stato di realizzazione
• conduce ricognizioni dell'attività aziendale ai fini della mappatura aggiornata delle aree di attività “sensibili” nell'ambito del contesto aziendale;
• definisce i controlli nelle aree sensibili avvalendosi delle funzioni aziendali competenti Con riferimento alla verifica dell'osservanza del Modello in ambito aziendale dovrà:
• vigilare sulla diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello e dei documenti correlati;
• raccogliere, elaborare, e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere trasmesse all'OdV o messe a sua disposizione;
• effettuare verifiche periodiche sulle aree/ processi a rischio per attività “sensibili” individuate dal modello;
• verificare e controllare la regolare tenuta ed efficacia di tutta la documentazione inerente i processi individuati dal Modello; • condurre le indagini interne per l'accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del Modello;
• richiedere l’istituzione di specifici canali informativi “dedicati”, diretti a facilitare il flusso di segnalazioni ed informazioni verso l’Organismo.
Con riferimento alla formulazione di proposte di aggiornamento del Modello e di successivo monitoraggio della loro realizzazione dovrà: • esprimere periodicamente, sulla base delle risultanze emerse dalle attività di verifica e controllo, una valutazione sull'adeguatezza
del Modello rispetto alle prescrizioni del Decreto ed ai principi di riferimento, nonché sull'operatività degli stessi;
• formulare proposte di aggiornamento del Modello, laddove si renda necessario, in relazione alle mutate condizioni aziendali e/o legislative;
• valutare periodicamente l’adeguatezza del flusso informativo e proporre le eventuali misure correttive;
• suggerire le azioni necessarie per la concreta implementazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo desiderati (espletamento di procedure, adozione di clausole contrattuali standard, ecc);
• verificare periodicamente l'attuazione ed effettiva funzionalità delle soluzioni/ azioni correttive proposte.
Ai fini dello svolgimento dei compiti e degli adempimenti elencati, OdV può accedere ad ogni e qualsiasi documento aziendale rilevante per lo svolgimento delle funzioni allo stesso attribuite ed ha accesso senza limitazioni alle informazioni aziendali che risultassero necessarie. Nel caso in cui l’OdV faccia specifiche richieste, i soggetti destinatari della richiesta – dipendenti o componenti degli organi sociali – hanno l’obbligo di fornire tempestivamente i dati e/o le notizie domandati. In caso di opposizione, la questione dovrà essere segnalata al Consiglio di Amministrazione che dovrà assumere informazioni al riguardo e deliberare in merito. Della richiesta, della opposizione e della decisione del CdA dovrà conservarsi completa documentazione scritta.
11. ATTIVITÀ DI VERIFICA DELL’ODV
L’OdV redige almeno annualmente il proprio piano delle attività di monitoraggio sul Modello, sia a livello aziendale generale che a livello di processo. Il piano prevede la frequenza e la tipologia (pianificata o a sorpresa) delle attività di verifica, la distribuzione delle verifiche nel
corso dell’esercizio, l’individuazione dei processi coinvolti, l’identificazione delle risorse necessarie. Al piano possono essere apportate modifiche quando ciò risulti necessario a causa di sopraggiunte ragioni di priorità.
Prima dell'inizio di ogni verifica, è compito dell'OdV organizzare le verifiche da effettuare, demandando anche ai singoli membri il compito della raccolta di informazioni e dei documenti in base ai quali effettuare la verifica, anche avvalendosi dello strumento del campionamento soggettivo casuale, che tiene conto del livello di rischio dell'area selezionata.
L’OdV, nell’esercizio dei propri compiti e nei limiti delle risorse finanziarie attribuite, può avvalersi dell’operato di consulenti esterni.
12. RESOCONTO DELL’ATTIVITA’ DI VERIFICA E DI CONTROLLO
L’OdV provvederà ad inviare una relazione almeno annuale al Consiglio di Amministrazione in ordine alle attività svolte, alle segnalazioni ricevute, agli interventi correttivi e migliorativi del Modello suggeriti ed al loro stato di realizzazione.
L’OdV deve anche segnalare tempestivamente alle funzioni competenti qualsiasi effettiva violazione del Modello dallo stesso accertata, così come ogni informazione rilevante al fine dell’effettiva prevenzione della commissione dei reati ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001.
Il singolo componente dell’OdV incaricato di eseguire l’audit ha il compito di richiedere la convocazione di una riunione straordinaria nel caso in cui le eventuali difformità rilevate richiedano un immediato intervento correttivo. L’ODV, valutato il resoconto dell’attività di audit, riferirà alle funzioni competenti ed eventualmente al CDA.
13. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA
I componenti dell’OdV:
• assicurano la riservatezza in ordine alle notizie ed informazioni acquisite nell’esercizio della loro funzione ed alle attività svolte nell’ambito del mandato ricevuto, fatti salvi i flussi informativi previsti dal modello e i legittimi ordini dell’autorità giudiziaria; • devono astenersi, nell’esercizio dei poteri conferiti e delle funzioni attribuite, dal ricercare e/o utilizzare informazioni riservate per
fini diversi dall’esercizio del proprio compito.
• In ogni caso, ogni informazione in possesso dei membri dell’OdV viene trattata in conformità con la legislazione vigente in materia ed, in particolare, in conformità al D.Lgs. n. 196/2003 e al Regolamento UE 2016/679.
Tali obblighi sono estesi al Segretario, se non componente dell’OdV ed ai collaboratori di cui l’OdV può avvalersi nell’ambito delle proprie funzioni.
14. ENTRATA IN VIGORE DEL REGOLAMENTO. MODIFICHE ED INTEGRAZIONI.
Il presente Regolamento entra in vigore al momento dell’approvazione da parte dell’OdV.
Il Regolamento approvato viene trasmesso, per conoscenza, al Consiglio di Amministrazione della Cooperativa. Eventuali modifiche e/o integrazioni al Regolamento approvato possono essere apportate esclusivamente dall’OdV.