Attività di vigilanza: requisiti operativi, strumenti ed output

L’Organismo di Vigilanza e Controllo deve possedere, ai fini di un’effettiva ed efficace attuazione del Modello, le seguenti caratteristiche: autonomia, indipendenza, professionalità e

continuità di azione; qualità che si ottengono con l’inserimento dell’OdV come unità di staff

in una posizione gerarchica la più elevata possibile. L’autonomia va intesa in senso non meramente formale, nel senso che è necessario che

l’OdV:

• sia dotato di effettivi poteri di ispezione e controllo,

• abbia possibilità di accesso alle informazioni aziendali rilevanti, • sia dotato di risorse (anche finanziarie) adeguate,

• possa avvalersi di strumentazioni, supporti ed esperti nell’espletamento della sua attività di monitoraggio.

L’indipendenza implica che i componenti del citato organo di controllo interno non devono trovarsi in una posizione, neppure potenziale, di conflitto di interessi con l’ente né essere titolari all’interno della stessa di funzioni di tipo esecutivo che, rendendolo partecipe di decisioni ed attività operative, ne minerebbero l’obiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti e sul modello.

La continuità d’azione implica di dedicarsi costantemente, con i necessari poteri ispettivi e di controllo, alla vigilanza del rispetto del Modello per curarne l’attuazione ed assicurarne il periodico aggiornamento. Tale requisito soddisfa la previsione di cui all’art. 6, comma 1, lettera d), e quindi per poter dare la garanzia di efficace e costante attuazione di un modello così articolato e complesso quale quello delineato, soprattutto nelle aziende di grandi e medie dimensioni, si rende necessaria la presenza di una struttura interna dedicata esclusivamente ed

a tempo pieno all’attività di vigilanza sul modello organizzativo priva di mansioni operative

che possano portarla ad assumere decisioni con effetti economico-finanziari.

In particolare, con specifico riferimento agli OdV a composizione plurisoggettiva, il requisito della continuità di azione può essere soddisfatto attraverso diverse soluzioni.

Ad esempio, mediante la presenza di componenti interni i quali, alle condizioni di autonomia ed indipendenza, possono offrire un contributo assiduo, determinante per assicurare la necessaria continuità d’azione.

Oppure, soprattutto nelle ipotesi in cui si opta per la nomina di membri esclusivamente esterni, la costituzione di una segreteria tecnica anche interfunzionale, in grado di coordinare l’attività dell’Organismo di vigilanza e di assicurare la costante individuazione di una struttura di riferimento nella società, anche ai fini di eventuali informazioni o denunce da parte di soggetti operanti al suo interno.

La sussistenza e la permanenza di tali requisiti devono essere, di volta in volta, accertate dall’Amministratore Unico della Società sia preventivamente alla nomina sia periodicamente - almeno una volta all’anno - durante tutto il periodo in cui i componenti dell’Organo di Vigilanza e Controllo resteranno in carica. Tenuto conto della peculiarità delle responsabilità attribuite all’Organismo di Vigilanza e dei contenuti professionali specifici richiesti, nello svolgimento dei propri compiti, l’Organismo di Vigilanza è supportato, di norma, dai Soggetti Apicali e/o dai Responsabili di funzione.

Allo scopo di assolvere alle proprie responsabilità, l’Organismo di Vigilanza e Controllo può, in qualsiasi momento, nell’ambito della propria autonomia e discrezionalità, procedere ad atti di verifica riguardo all’applicazione del Modello e/o delle procedure aziendali ad esso riferibili, esercitabili anche disgiuntamente da ciascuno dei suoi componenti.

In particolare sono previste:

1. verifiche su specifiche operazioni aziendali: a tal fine l’Organismo di Vigilanza e Controllo procederà periodicamente ad una verifica degli atti e/o dei contratti riguardanti le “aree di attività a rischio” e i “processi strumentali”, secondo tempi e modalità dallo stesso individuate; 2. verifiche sulle procedure/regole di comportamento adottate: a tal fine l’Organismo di

Vigilanza e Controllo procederà periodicamente ad una verifica sull’efficacia e sull’effettiva attuazione delle procedure/regole di comportamento riferibili al Modello. L’Organismo di Vigilanza e Controllo, conseguentemente alle verifiche effettuate, alle modifiche normative e/o organizzative di volta in volta intervenute nonché all’accertamento dell’esistenza di nuove aree di attività a rischio ovvero in caso di significative violazioni delle prescrizioni del Modello e/o delle procedure aziendali ad esso riferibili, evidenzia alle funzioni aziendali competenti l’opportunità che la Società proceda ai relativi adeguamenti ed aggiornamenti del Modello e/o delle relative procedure. L’Organismo di Vigilanza e Controllo verifica, attraverso attività di follow-up, che le eventuali azioni correttive raccomandate vengano intraprese dalle funzioni aziendali competenti. In presenza di problematiche interpretative e/o di quesiti sul Modello e/o sulle procedure aziendali ad esso riferibili, i Destinatari possono rivolgersi all’Organismo di Vigilanza e Controllo per i

chiarimenti opportuni. Ai fini specifici dell’esecuzione delle attività di vigilanza e controllo assegnate, all’Organismo di Vigilanza e Controllo è attribuita annualmente un’adeguata disponibilità finanziaria, di volta in volta aggiornata a seconda delle specifiche esigenze determinatesi, allo scopo di consentirgli lo svolgimento delle attribuzioni sopra descritte con piena autonomia economica e gestionale.

L’Organismo di Vigilanza deve svolgere una serie di attività analitiche e funzionali necessarie a mantenere efficiente e operativo lo stesso, che possono essere raggruppate nelle seguenti macro-aree:

• analisi, vigilanza e controllo; • aggiornamento del Modello; • formazione.

Nell'ambito dell'attività di vigilanza, l'Organismo è tenuto ad effettuare, ad esempio, i seguenti interventi:

• verifiche sul rispetto del Modello 231/2001, sui protocolli comportamentali e sulle procedure da esso richiamate, da parte di tutti i destinatari;

• controlli sulle operazioni di gestione finanziaria e di tesoreria, al fine di evitare la costituzione di fondi neri o riserve occulte;

• verifiche periodiche sulle operazioni di maggior rilievo (ad esempio per valore economico, coinvolgimento della P.A., livello di rischio, e così via);

• controlli in caso di ispezioni o accertamenti della pubblica autorità;

• verifiche sulle regolarità formali richiamate dal Modello e sull’invio dei flussi informativi all’OdV;

• interventi con gli organi deputati al controllo contabile e di legalità in prossimità della redazione delle comunicazioni sociali e della redazione del progetto di bilancio; • verifiche in ambito antiriciclaggio, sicurezza informatica, modulate in base agli impatti

sulla operatività aziendale;

• accertamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Infine, in quanto preposto al controllo dell'osservanza del Modello, l'Organismo di Vigilanza, qualora venga a conoscenza di eventuali violazioni dello stesso, ha il compito di proporre all’Organo Dirigente le sanzioni disciplinari che si rendessero applicabili in conformità alle disposizioni previste.

L’OdV svolge le proprie verifiche circa il rispetto dei contenuti del Modello principalmente sulla base di una pianificazione preliminare di controlli da svolgere su un orizzonte temporale di norma annuale.

La periodicità di svolgimento delle verifiche è definita in considerazione della tipologia stessa della verifica. Gli obiettivi, l’oggetto, le modalità di svolgimento e gli esiti di ciascun controllo sono formalizzati in un apposito report. L’OdV, con cadenza periodica (generalmente annuale), predispone una Relazione riepilogativa delle attività svolte nel periodo in analisi (da indirizzare all’organo amministrativo e a quello di controllo), dando evidenza, in via esemplificativa, dei seguenti elementi:

• l’attività svolta nel periodo di riferimento;

• le eventuali criticità emerse, in termini sia di comportamenti sia di episodi verificatisi; • gli interventi correttivi pianificati ed il loro stato di realizzazione;

• le necessità di eventuali aggiornamenti del Modello 231/2001; • il piano delle attività per il periodo successivo.

Nell’ambito della propria attività di verifica, l’OdV predispone e approva un regolamento di funzionamento, da sottoporre all’attenzione dell’organo amministrativo per una presa d’atto, che secondo parte della dottrina configura un’attività di competenza dello stesso OdV che attraverso tale documento definisce il proprio modo di operare (periodicità di incontri, modalità di convocazione e tenuta delle riunioni, modalità di votazione e redazione dei verbali, ecc.). In particolare, si ritiene opportuno che siano contenuti nel Modello i criteri relativi alla nomina e alla cessazione dalla carica, alla composizione ed al compenso spettante all’OdV, trattando quindi gli aspetti relativi ai requisiti di professionalità e di onorabilità richiesti ed alle cause di ineleggibilità e di incompatibilità. Analogamente, si ritiene opportuno che in tale documento siano anche definiti i compiti dell’OdV, i poteri attribuiti (ivi inclusa l’eventuale facoltà di avvalersi di collaboratori interni ed esterni) ed il budget di spesa di competenza dell’OdV con precise indicazioni in merito ai criteri per la sua attribuzione ed alle modalità per il suo utilizzo. Sarà lo stesso OdV a definire i criteri di pianificazione delle attività da svolgere e di diffusione del piano di attività, le modalità di stesura dei report periodici di propria competenza, le modalità di acquisizione dei documenti, di conservazione delle carte di lavoro, di verbalizzazione e documentazione dei lavori effettuati e delle decisioni assunte. Il Regolamento dell’Organismo specifica le modalità e le tempistiche di convocazione delle riunioni e di tenuta del libro delle riunioni dell’OdV. Per quanto riguarda la responsabilità relativa all’aggiornamento del Modello, vale la pena sottolineare come tra i compiti che l’OdV deve svolgere rientri esclusivamente quello di valutare se lo stesso conservi nel tempo i requisiti di funzionalità e, laddove ciò non accada, di curarne l’aggiornamento mediante la presentazione di apposite osservazioni agli organi aziendali, cui compete il concreto adeguamento del Modello.

In altre parole, in capo all’Organismo di Vigilanza grava solo un onere di segnalazione, mentre la responsabilità dell’effettiva modifica e dell’adeguamento del Modello rimane in ogni caso appannaggio dell’organo amministrativo.