Attribuzioni e caratteristiche

I sindaci hanno il compito di vigilare sulla società e sulle operazioni degli amministratori, nello specifico verificano:

• l’osservanza della legge e dello statuto (art.2403 codice civile);

• il corretto assetto amministrativo, organizzativo e contabile (art.2406/1408/2409 bis codice civile).

È chiaro che tali doveri non potranno essere adempiuti se al collegio non gli sono riconosciuti gli adeguati poteri di controllo e intervento.

Il Collegio sindacale è chiamato spesso a intervenire in caso d’inerzia degli amministratori o della stessa assemblea, ricordiamo, ad esempio, i poteri che gli sono riconosciuti in caso d’invalidità delle delibere assembleari, o per la convocazione dell’assemblea.

Al Collegio sindacale, quindi, sono riconosciuti specifici poteri da singole norme del codice, che si inseriscono nella più ampia cornice dei poteri riconosciuti in via generale all’organo.

Il controllo del collegio sia sull’organo amministrativo, sia sulla stessa assemblea, è di natura formale, e non di merito; in altre parole il collegio non potrà sostituirsi agli amministratori nelle loro scelte di gestione, se legittime, e nemmeno censurare un voto dell’assemblea preso secondo le norme di legge e dello statuto.

Essi devono, quindi, controllare:

• la legittimità della gestione, la correttezza del procedimento decisionale seguito dagli amministratori

• che gli amministratori compiano scelte conformi ai canoni di buona amministrazione • che le operazioni siano giustificabili in rapporto all'oggetto sociale

• che gli amministratori non si comportino con negligenza, imperizia o imprudenza. Tale tipo di controllo può essere svolto dal Collegio sindacale, effettuando delle ispezioni nella società alla quale quest’ultima non può rifiutare di dare tutte le informazioni né negare l’accesso ai libri contabili, poiché i sindaci sono tenuti al segreto professionale. Per le

ispezioni possono anche avvalersi di collaboratori esterni ma in questo caso la società può negare l’accesso ad alcune informazioni.

Ogni tre mesi il collegio deve riunirsi in assemblea e quindi redigere apposito verbale. Inoltre, i sindaci partecipano alle riunioni del CdA, del comitato esecutivo (se è presente) e alle assemblee dei soci.

Le poche regole fissate dal legislatore circa il funzionamento del Collegio sindacale permettono a quest’ultimo un’ampia autonomia nell’organizzazione della propria attività. Si consideri, inoltre, che la funzione di vigilanza è attribuita al Collegio sindacale, e non ai singoli membri che lo compongono. I sindaci, quindi, nello svolgere la propria attività devono attenersi a questo principio, anche quando si trovino a dover esercitare i poteri individuali che sono loro riconosciuti.

In sede di pianificazione della propria attività è utile che il Collegio sindacale provveda a prefissare un calendario delle riunioni e degli incontri che intende svolgere, stabilendone in linea di massima il contenuto, nonché le modalità di convocazione, di svolgimento e di verbalizzazione. Quanto alla periodicità delle riunioni, il legislatore stabilisce che il Collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni, termine fissato dall’art. 2404 c.c.

Poiché tale dovere non è accompagnato da sanzione, il termine assume carattere meramente indicativo; si ritiene tuttavia opportuno rispettare, in linea di massima, tale periodicità delle riunioni o la diversa frequenza che si renda necessaria in relazione alle dimensioni e alle caratteristiche della società.

Con riferimento alle riunioni svolte tramite mezzi di telecomunicazione, si raccomanda che le stesse avvengano nel rispetto di modalità che – oltre a essere necessariamente prefissate dallo statuto – consentano a ogni sindaco di prendere parte attivamente alla discussione, di trasferire i documenti e che, al contempo, assicurino il rispetto delle disposizioni e delle procedure stabilite dalla società in ordine alla riservatezza, alla gestione e al trattamento di notizie e documenti contenenti informazioni privilegiate.

Sono modalità che permettono ai sindaci di interloquire tra loro in tempo reale: la videoconferenza, con la quale tutti gli interlocutori si vedono e si parlano e l’audio conferenza, con la quale gli interlocutori si parlano ma non si vedono.

Si è ritenuto opportuno precisare l’importanza della collaborazione tra sindaci in carica e quelli cessati. Questi ultimi, in caso di loro sostituzione, forniscono ai nuovi sindaci le informazioni acquisite e illustrano le esperienze maturate in relazione ai controlli effettuati nel corso del loro incarico.

Il legislatore consente sia al Collegio sindacale sia ai sindaci, individualmente, di avvalersi della collaborazione di dipendenti o di ausiliari.

Il potere di avvalersi di propri dipendenti o ausiliari non può essere ritenuto alternativo al potere di avvalersi di dipendenti della società.

Il potere di avvalersi di dipendenti della società è infatti previsto per l’espletamento di tutte le funzioni del Collegio sindacale; di conseguenza, il Collegio sindacale può avvalersi di dipendenti della società anche al fine di valutare l’adeguatezza e l’affidabilità del sistema amministrativo della società.

Ai dipendenti della società, ai propri dipendenti e ai propri ausiliari, i sindaci possono affidare unicamente attività che siano confinate nell’alveo della fase cognitiva e istruttoria della funzione di vigilanza mentre rimangono di competenza esclusiva del Collegio sindacale le attività di valutazione e di giudizio. In particolare, la collaborazione dei dipendenti della società può essere richiesta per l’espletamento di incombenze di tipo documentale o formale necessarie per lo svolgimento della funzione di vigilanza (ad es. verbalizzazione delle riunioni, acquisizione di documenti, l’espletamento di formalità per la convocazione dell’assemblea).

Il sindaco che si avvale dell’opera del dipendente o dell’ausiliario è responsabile per l’attività che questo svolge sia nei confronti della società, sia nei confronti degli altri sindaci e quindi provvede a dirigerne e controllarne l’operato.

È opportuno che la partecipazione dei dipendenti della società, dei dipendenti e degli ausiliari del sindaco alle riunioni del Collegio sindacale sia preventivamente concordata tra i componenti del collegio.

Il Collegio sindacale, ai fini del corretto espletamento della propria attività, può trovarsi nella necessità di avvalersi anche dell’opera di un esperto; vale a dire di un soggetto dotato di specifiche competenze e professionalità, esterno alla società e non legato ai sindaci da rapporto di lavoro subordinato o autonomo. In assenza di un budget a disposizione del Collegio sindacale, di tale circostanza è data notizia all’organo amministrativo.

L’art. 2403 bis contiene i poteri attribuiti al Collegio sindacale: i sindaci possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti di ispezione e di controllo. Il Collegio sindacale può chiedere agli amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull'andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. Può altresì scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai sistemi di amministrazione e controllo ed all'andamento generale dell'attività sociale.

Nell'espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo i sindaci sotto la propria responsabilità ed a proprie spese possono avvalersi di propri dipendenti ed ausiliari che non si trovino in una delle condizioni previste dall'art. 2399.

L'organo amministrativo può rifiutare agli ausiliari e ai dipendenti dei sindaci l'accesso a informazioni riservate.

Può sorprendere che tra questa elencazione dei poteri, soprattutto di controllo, manchi quello più rilevante, la revisione legale dei conti, che in passato era affidata al Collegio sindacale.

Attualmente la revisione contabile è affidata a un revisore legale dei conti od una Società di Revisione legale iscritta nell’apposito registro, anche se lo statuto di società che non sono tenute alla redazione del bilancio consolidato, può prevedere che la revisione legale dei conti sia esercitata dal Collegio sindacale. In questo caso, però, il Collegio sindacale è costituito da revisori legali iscritti nell'apposito registro.

Ma viene da chiedersi come mai al Collegio sindacale sia stato sottratto il controllo contabile sulla società salvo che per il caso di cui all’art. 2409bis, ultimo comma.

La risposta la troviamo nel fatto che il Collegio sindacale è pur sempre un organo della società, nominato e retribuito da questa, e quindi si corre il rischio che il controllo più delicato, che deve svolgersi sulla contabilità della società e in particolar modo sui bilanci, non sia poi così imparziale.

La questione è molto delicata, perché la corretta tenuta dei conti di una società, non è questione che riguarda solo i soci o i creditori della società, ma tutta la comunità, come è risultato in maniera drammatica nei clamorosi e imprevisti (ma non certo imprevedibili) fallimenti di grandi società, che hanno gettato nel panico i mercati e soprattutto un numero enorme di risparmiatori. Queste esigenze hanno spinto il legislatore a sottrarre il controllo contabile al Collegio sindacale e ad affidarlo a soggetti esterni, i revisori contabili o le Società di Revisione, controlli che sono più stringenti se le società sono quotare nei mercati regolamentati.

Per i sindaci si possono configurare due tipi di responsabilità:

a) in solido con gli amministratori, per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica. Si tratta di una classica responsabilità per omissione.

b) per fatto proprio, come nel caso in cui non abbiano dato seguito alla denunzia presentata dai soci, o abbiano violato il segreto. In genere la responsabilità dei sindaci è solidale.

Il mancato rispetto della diligenza richiesta rende responsabili i sindaci per i danni causati alla società, ai creditori e ai singoli soci e terzi, e contro di loro possono essere mosse le stesse azioni di responsabilità proponibili contro gli amministratori, ovviamente adattate alla specifica responsabilità e compiti dei sindaci. Nulla esclude, poi, che nel caso di responsabilità solidale tra amministratori e sindaci, possano essere convenuti in giudizio entrambi i soggetti, anche se i titoli di responsabilità sono diversi. Gli amministratori saranno convenuti in giudizio per aver prodotto direttamente il danno alla società, mentre i sindaci per non aver controllato l’operato degli amministratori, importante notare che l’omissione dei sindaci, come singoli o come collegio, deve avere avuto una particolare efficienza causale, nel senso che il danno prodotto dagli amministratori non si sarebbe verificato se i sindaci avessero vigilato in conformità agli obblighi della loro carica.

Per accertare, almeno dal punto di vista dell’efficienza causale della loro omissione la responsabilità, si ricorrerà alla famosa “prognosi postuma” tanto usata nella responsabilità per omissione nel diritto penale. Il giudice, di fronte al danno accertato e anche di fronte all’accertamento della responsabilità degli amministratori, che si pone come pregiudiziale rispetto a quella dei sindaci, si chiederà se i sindaci avessero correttamente vigilato, gli amministratori sarebbero riusciti a realizzare il loro comportamento dannoso?

Se la risposta è positiva (sì, il danno si sarebbe prodotto comunque), i sindaci non saranno responsabili, se negativa, (no, gli amministratori non avrebbero potuto realizzare il danno) vuol dire che l’omissione dei sindaci è rilevante, perché se avessero correttamente agito, il danno non si sarebbe prodotto.

Più poteri e responsabilità per il Collegio sindacale ed il sindaco unico, nuovi doveri agli amministratori chiamati ad istituire un assetto organizzativo adeguato in ogni tipologia societaria, piena responsabilità di questi ultimi nei confronti di creditori di S.r.l. Sono alcune delle rilevanti modificazioni al codice civile apportate dal decreto legislativo 12 gennaio 2019, n. 14, pubblicato sul S.O. n. 6/L alla G.U. n. 38 del 14 febbraio 2019, che introduce il nuovo codice sulla crisi d'impresa e dell'insolvenza (C.c.i.i.).

Per sindaci e revisori che dovranno essere nominati anche in S.r.l. medio piccole ai sensi del novellato art. 2477 c.c. viene previsto un obbligo specifico di attivazione nei casi di esistenza di fondati indizi di crisi. Essi, infatti (ognuno nell'ambito delle relative funzioni) dovranno attivare la procedura d'allerta prima nei confronti del CdA e, nel caso di inerzia di quest'ultimo, dell'Organismo di composizione della crisi d’impresa (art. 14 C.c.i.i.). La mancata attivazione della procedura potrà evidentemente originare specifiche responsabilità, civili e penali sull'organo di controllo e sul revisore.

Ai sindaci, peraltro, sono concessi ulteriori poteri di reazione. Essi, infatti, anche se nominati nelle S.r.l., in caso di gravi irregolarità degli amministratori, potranno richiedere al tribunale di sottoporre la società a controllo giudiziario, ex art. 2409 c.c., potere, fino ad oggi non espressamente previsto dal codice. Agli stessi, infine, l'art. 37 del nuovo codice della crisi concederà un espresso potere (fino ad oggi inibito al Collegio sindacale), di chiedere espressamente la liquidazione giudiziale della società. Esso varrà indifferentemente per S.r.l. e S.p.a.

3.2.2 Ruolo del Collegio sindacale in relazione all’attuazione del modello di