Esempi di comunicazione verso l’Od

La procedura, sotto dettagliata, riportata in forma completa in Allegato 2, definisce i flussi informativi che devono essere inviati all’ODV e si applica a tutti gli eventi che possono avere influenza sull’applicazione del modello organizzativo.

I responsabili dovranno, per quanto applicabile, distribuire/diffondere le metodologie di comportamento di seguito descritte ai propri collaboratori.

La finalità della procedura sviluppata durante le attività di consulenza alle quali ho collaborato e fornita alla cooperativa è quella di garantire semplicità e tempestività per ciascun soggetto nella comprensione dei propri obblighi di comunicazione in base al ruolo

svolto all’interno della cooperativa, uno o più eventi descritti in funzione della tipologia e la frequenza temporale a cui deve attenersi.

5.3.1. Comunicazione dai Soci

Ogni socio nell’ambito degli adempimenti societari e al verificarsi di ogni evento descritto, deve informare l’OdV circa:

• anomalie e sospetti in ordine a operazioni sul capitale sociale, sulle azioni sociali o quote sociali, sulla distribuzione di utili;

• comunicare i dati e le informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.

5.3.2. Comunicazione dalla Società di Revisione

La Società di Revisione relativamente agli adempimenti societari e al verificarsi di ogni evento descritto, deve informare l’OdV circa:

• comunicare i dati e le informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;

• la Relazione dei revisori dei conti, ai sensi dell’art 19. del D.Lgs. 39/11 in tema di carenze significative rilevate nei sistemi di controllo;

• comunicazioni rilevanti ai fini dell’applicazione del Modello provenienti dai Revisori /Collegio sindacale.

5.3.3. Comunicazione dalla direzione amministrazione e finanza

La Direzione Amministrazione e Finanza relativamente agli adempimenti societari e al verificarsi di ogni evento descritto, deve trasmettere all’OdV: Comunicazione dei dati e informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.

La stessa annualmente deve inviare il Bilancio di esercizio e relativa approvazione.

5.3.4. Comunicazione dai sistemi di gestione integrati

Relativamente agli adempimenti in materia ambientale e con cadenza annuale, deve fornire all’OdV:

• elenco aggiornato degli adempimenti cogenti applicabili (contenuto nel riesame della direzione);

• analisi ambientale/ valutazione del rischio di impatto ambientale.

Per quanto concerne l’attività di verifiche interne, al verificarsi di ogni evento (senza obbligo di notifica via email) deve inviare: Risultanze degli Audit Interni, del Riesame della Direzione e degli audit degli Enti di Certificazione, relative ai Sistemi di Gestione.

In merito agli organi sociali, deve essere comunicata ogni variazione all’Organigramma e relativo Mansionario.

Ad ogni evento (senza obbligo di notifica via email) in ordine alla tipologia Organizzazione e processi è necessario inviare l’Aggiornamento di procedure/ processi aziendali.

In materia di Salute e Sicurezza sul lavoro debbono pervenire all’OdV: • documentazione relativa al DVR di mestiere ad ogni evento verificatosi;

• informazioni relative agli infortuni di durata superiore a 40gg se sussiste l’evento; • riepilogo incidenti con resoconto annuale;

• eventuali prescrizioni impartite da organi ispettivi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e richieste provenienti dall’INAIL di denuncia di malattie professionali ad ogni evento verificatosi;

• risultati dei controlli previsti dal Piano Monitoraggio Sicurezza (contenuto nel riesame della direzione) e Verbale riunione periodica, entrambi con resoconto annuale;

• elenco non conformità e relative azioni correttive, semestralmente;

• controlli sulla corretta esecuzione del servizio ad ogni evento verificatosi (senza obbligo di notifica via email).

5.3.5. Comunicazione dalle Divisioni operative

In ambito ambientale con cadenza annuale, le divisioni devono procedere a svolgere ed inviare l’elenco delle prove di emergenza effettuate e relativi esiti; devono comunicare furti di beni aziendali (ad esempio beni di magazzino) ogni volta che l’evento si verifichi; rispetto al tema Salute e Sicurezza sul lavoro devono trasmettere all’OdV con frequenza annuale:

• elenco preposti;

• elenco addetti primo soccorso, prevenzione incendi ed evacuazione; • informativa sulla formazione svolta;

5.3.6. Comunicazione dal Collegio sindacale

In ordine alle Attività di verifiche interne effettuate dal Collegio sindacale è necessario che quest’ultimo inoltri all’OdV:

• segnalazioni del Collegio sindacale rilevanti ai fini del D.Lgs. 231 ad ogni evento verificatosi;

• comunicazioni rilevanti ai fini dell’applicazione del Modello provenienti dai Revisori /Collegio sindacale ad ogni evento verificatosi;

• verbali di riunione del Collegio sindacale ad ogni evento verificatosi (senza obbligo di notifica via email).

5.3.7. Comunicazione dall’ Ufficio legale

L’Ufficio legale deve comunicare all’OdV, qualora si verifichi l’evento, nel rispetto dei compiti di vigilanza:

• comunicazioni e/o Provvedimenti provenienti da qualsiasi Autorità rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 ivi inclusi i verbali delle visite ispettive/accertamenti e le sanzioni/provvedimenti comminati;

• informazioni in merito a:

ü procedimenti penali che vedano coinvolti, sotto qualsiasi profilo (es. testimonianza), i destinatari in rapporto all'attività lavorativa prestata o comunque ad essa attinente;

ü informazioni in merito alle richieste di assistenza legale inoltrate alla Società dai dipendenti in caso di avvio di un procedimento penale a carico degli stessi;

• segnalazioni inoltrate all’azienda da qualunque soggetto operante a qualsiasi titolo per conto della stessa, in caso di avvio di procedimento giudiziario a suo carico per uno dei reati-presupposto ex D.Lgs. 231/2001.

Nell’ambito della Salute e Sicurezza sul lavoro, in corrispondenza di ogni evento (senza obbligo di notifica via email), deve essere inoltrato all’OdV:

• Nomina di: RLS, RSPP, MC. • Deleghe di funzioni.

5.3.8. Comunicazione dalla Direzione generale

La Direzione generale nell’attività di vigilanza, al verificarsi di ogni evento, è tenuta a diffondere all’OdV:

• comunicazioni e/o Provvedimenti provenienti da qualsiasi Autorità rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 ivi inclusi i verbali delle visite ispettive/accertamenti e le sanzioni/provvedimenti comminati;

• informazioni in merito a:

ü procedimenti penali che vedano coinvolti, sotto qualsiasi profilo (es. testimonianza), i destinatari in rapporto all'attività lavorativa prestata o comunque ad essa attinente;

ü informazioni in merito alle richieste di assistenza legale inoltrate alla Società dai dipendenti in caso di avvio di un procedimento penale a carico degli stessi;

• segnalazioni inoltrate all’azienda da qualunque soggetto operante a qualsiasi titolo per conto della stessa, in caso di avvio di procedimento giudiziario a suo carico per uno dei reati-presupposto ex D.Lgs. 231/2001.

Nell’adempiere ai doveri in tema di Salute e Sicurezza sul lavoro, risponde in modo analogo all’Ufficio legale relativamente alla frequenza e al contenuto di quanto deve pervenire all’OdV.

5.3.9. Comunicazione dall’Ufficio gare

In riferimento alla sezione commerciale, l’Ufficio gare deve rendere noto all’OdV qualsiasi anomalia o sospetto di irregolarità rispetto all’andamento di gare ogni volta accada la situazione descritta.

5.3.10. Comunicazione dall’Ufficio acquisti

Al termine di ogni semestre, l’Ufficio acquisti aggiorna l’OdV in ordine agli approvvigionamenti di servizi fornendo l’elenco degli incarichi di consulenza assegnati.

5.3.11. Comunicazione dal Responsabile patrimonio immobiliare

Il Responsabile del patrimonio immobiliare nella gestione della sede, è vincolato ad inviare all’OdV la descrizione dettagliata dei furti di beni aziendali, se dovesse verificarsi l’evento in questione. Inoltre, deve rendicontare con cadenza annuale i risultati dei controlli previsti dal Piano Monitoraggio Sicurezza (contenuto nel riesame della direzione) e il verbale di riunione periodica, per quanto attiene alla Salute e Sicurezza sul lavoro.

5.3.12. Comunicazione dai Responsabili singole funzioni

Ogni violazione del Modello organizzativo e/o del Codice etico prevede che il Responsabile delle singole funzioni, notifichi all’OdV:

• la presenza di situazioni di irregolarità relative alla destinazione di contributi pubblici • procedimenti disciplinari e eventuali sanzioni irrogate per comportamenti non

conformi aventi i presupposti sopra descritti.

5.3.13. Comunicazione da Qualsiasi dipendente

Qualsiasi dipendente in osservanza al Modello organizzativo e/o al Codice etico, risulta responsabile nell’inviare all’OdV relativa informazione laddove è a conoscenza del sopravvenire di fatti quali:

• richieste illecite o comportamenti scorretti subiti da parte di funzionari della Pubblica Amministrazione;

• comunicazioni di situazioni di conflitti di interesse, anche potenziali, che possano interferire con la funzionalità aziendale;

• ricezione di omaggi, favori, vantaggi di qualsiasi natura non compresi nelle fattispecie consentite;

• comunicazione di ogni deroga, violazione o sospetto di violazione rispetto alle materie disciplinate dal MOG, da norme di legge, dal Codice Etico.

5.3.14. Comunicazione dalla Segreteria

La segreteria inoltra all’OdV ogni delibera del CdA; ogni modifica dello Statuto, della struttura organizzativa aziendale, delle eventuali deleghe procure assegnate in ambito di Sicurezza e Responsabilità operative. Al termine di ogni esercizio è opportuno l’invio di un elenco contenente il dettaglio di omaggi, sponsorizzazioni, etc.., erogati nell’arco temporale considerato.

5.3.15. Comunicazione dal Servizio prevenzione e protezione

Il responsabile dell’invio all’interno del Servizio prevenzione e protezione limitatamente al sistema di Salute e Sicurezza sul lavoro, documenta all’OdV tutto il materiale relativo al DVR (Documento Valutazione Rischi) di mestiere per ogni evento.

5.3.16. Comunicazione dalla Direzione Risorse umane

È compito della Direzione Risorse umane nell’ambito Salute e Sicurezza sul lavoro, con frequenza annuale, esibire all’OdV:

• elenco preposti;

• elenco addetti primo soccorso, prevenzione incendi ed evacuazione; • informativa sulla formazione svolta;

• attestazione della sorveglianza sanitaria.

5.3.17. Comunicazione dai Sistemi informativi

I sistemi informativi operano nel campo della firma digitale e garantiscono sicurezza informatica. Portano a conoscenza l’OdV riguardo anomalie dei sistemi informatici (eventi accidentali o premeditati) e/o incidenti di sicurezza informatica e comunicano furti o smarrimenti di qualsiasi oggetto informatico che possa contenere informazioni protette dell’ente. Ad ogni evento, analogamente in ordine temporale ai fatti precedenti, spedisce all’OdV l’elenco dei certificati di firma digitale. Tutti gli eventi sopra menzionati, non necessitano di notifica via email.