7 Direzione Amministrazione e Finanza
Organi sociali Bilancio di esercizio e relativa approvazione Annuale
8 Sistemi di gestione integrati Ambiente Elenco aggiornato degli adempimenti cogenti
applicabili (contenuto nel riesame della direzione)
Annuale
9 Sistemi di gestione integrati Ambiente Esito controlli degli adempimenti cogenti Annuale
10 Sistemi di gestione integrati Ambiente Analisi ambientale/ valutazione del rischio di impatto ambientale
Annuale
11 Sistemi di gestione integrati Attività di verifiche interne Risultanze degli Audit Interni, del Riesame della Direzione e degli audit degli Enti di Certificazione, relative ai Sistemi di Gestione
Ogni evento*
12 Sistemi di gestione Integrati Organi Sociali Modifiche all’Organigramma e relativo Mansionario
Ogni variazione
13 Sistemi di gestione integrati Organizzazione e processi Aggiornamento di procedure/ processi aziendali
Ogni evento*
14 Sistemi di gestione integrati Salute e Sicurezza sul lavoro Documentazione relativa al DVR di mestiere Ogni evento
15 Sistemi di gestione integrati Salute e Sicurezza sul lavoro Informazioni relative agli infortuni di durata superiore a 40gg
Ogni evento
16 Sistemi di gestione integrati Salute e Sicurezza sul lavoro Riepilogo incidenti Annuale
17 Sistemi di gestione integrati Salute e Sicurezza sul lavoro Eventuali prescrizioni impartite da organi ispettivi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e richieste provenienti dall’INAIL di denuncia di malattie professionali
Ogni evento
18 Sistemi di gestione integrati Salute e Sicurezza sul lavoro • Risultati dei controlli previsti dal Piano Monitoraggio Sicurezza (contenuto nel riesame della direzione);
• Verbale riunione periodica.
Annuale
19 Sistemi di gestione integrati Salute e Sicurezza sul lavoro Elenco non conformità e relative azioni correttive
Semestrale
RIF. RESPONSABILE INVIO TIPOLOGIA DESCRIZIONE FREQUENZA
21 Divisioni operative Ambiente Elenco prove di emergenza effettuate e
relativi esiti
Annuale
22 Divisioni operative Gestione sede Furti di beni aziendali (ad esempio beni di
magazzino)
Ogni evento
23 Divisioni operative Salute e Sicurezza sul lavoro • Elenco preposti
• Elenco addetti primo soccorso, prevenzione incendi ed evacuazione;
• Informativa sulla formazione svolta;
• Attestazione della sorveglianza sanitaria
Annuale
24 Collegio Sindacale Attività di verifiche interne Segnalazioni del Collegio Sindacale rilevanti ai fini del D.Lgs 231
Ogni evento
25 Collegio Sindacale Attività di verifiche interne Comunicazioni rilevanti ai fini
dell’applicazione del Modello provenienti dai Revisori /Collegio Sindacale
Ogni evento
26 Collegio Sindacale Attività di verifiche interne Verbali di riunione del Collegio Sindacale Ogni evento*
27 Ufficio legale Autorità di vigilanza( Autorità
di controllo, giudiziarie, tributarie, amministrative, ecc.)
Comunicazioni e/o Provvedimenti provenienti da qualsiasi Autorità rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 ivi inclusi i verbali delle visite ispettive/accertamenti e le
sanzioni/provvedimenti comminati
Ogni evento
28 Ufficio legale Autorità di vigilanza Informazioni in merito a:
• procedimenti penali che vedano coinvolti, sotto qualsiasi profilo (es. testimonianza), i Destinatari in rapporto all'attività lavorativa prestata o comunque ad essa attinente
• informazioni in merito alle richieste di assistenza legale inoltrate alla Società dai dipendenti in caso di avvio di un procedimento penale a carico degli stessi
Ogni evento
29 Ufficio legale Autorità di vigilanza Segnalazioni inoltrate all’azienda da
qualunque soggetto operante a qualsiasi titolo per conto della stessa, in caso di avvio di procedimento giudiziario a suo carico per uno dei reati-presupposto ex d.lgs. 231/2001
Ogni evento
30 Ufficio legale Salute e Sicurezza sul lavoro Nomina di: RLS, RSPP, MC. Deleghe di
RIF. RESPONSABILE INVIO TIPOLOGIA DESCRIZIONE FREQUENZA
31 Direzione generale Autorità di vigilanza Comunicazioni e/o Provvedimenti provenienti
da qualsiasi Autorità rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 ivi inclusi i verbali delle visite ispettive/accertamenti e le
sanzioni/provvedimenti comminati
Ogni evento
32 Direzione generale Autorità di vigilanza Informazioni in merito a:
• procedimenti penali che vedano coinvolti, sotto qualsiasi profilo (es. testimonianza), i Destinatari in rapporto all'attività lavorativa prestata o comunque ad essa attinente
• informazioni in merito alle richieste di assistenza legale inoltrate alla Società dai dipendenti in caso di avvio di un procedimento penale a carico degli stessi
Ogni evento
33 Direzione generale Autorità di vigilanza Segnalazioni inoltrate all’azienda da qualunque soggetto operante a qualsiasi titolo per conto della stessa, in caso di avvio di procedimento giudiziario a suo carico per uno dei reati-presupposto ex d.lgs. 231/2001
Ogni evento
34 Direzione generale Salute e Sicurezza sul lavoro Nomina di: RLS, RSPP, MC. Deleghe di funzioni.
Ogni evento*
35 Ufficio Gare Commerciale Anomalie o sospetti di irregolarità rispetto
all’andamento di gare (pressione indebita, richiesta di favori, situazioni di conflitto di interessi...)
Ogni evento
36 Ufficio acquisti Approvvigionamenti di servizi Elenco degli incarichi di consulenza assegnati Semestrale
37 Responsabile patrimonio
immobiliare Salute e Sicurezza sul lavoro • Risultati dei controlli previsti dal Piano Monitoraggio Sicurezza (contenuto nel riesame della direzione);
• Verbale riunione periodica.
Annuale
38 Responsabile patrimonio immobiliare
Gestione sede Furti di beni aziendali (ad esempio beni di magazzino)
Ogni evento
39 Responsabili delle singole funzioni
Modello Organizzativo / Codice Etico
Situazioni di irregolarità relative alla destinazione di contributi pubblici
RIF. RESPONSABILE INVIO TIPOLOGIA DESCRIZIONE FREQUENZA
40 Responsabili delle singole funzioni
Modello Organizzativo / Codice Etico
Procedimenti disciplinari e eventuali sanzioni irrogate per comportamenti in violazione del MOG /Codice Etico /procedure aziendali rilevanti ai fini
del D.Lgs 231
Ogni evento
41 Qualsiasi dipendente Modello Organizzativo / Codice Etico
Richieste illecite o comportamenti scorretti subiti da parte di funzionari della Pubblica Amministrazione
Ogni evento
42 Qualsiasi dipendente Modello Organizzativo / Codice
Etico Comunicazioni di situazioni di conflitti di interesse, anche potenziali, che possano interferire con la funzionalità aziendale
Ogni evento
43 Qualsiasi dipendente Modello Organizzativo / Codice Etico
Ricezione di omaggi, favori, vantaggi di qualsiasi natura non compresi nelle fattispecie consentite
Ogni evento
44 Qualsiasi dipendente Modello Organizzativo / Codice Etico
Comunicazione di ogni deroga, violazione o sospetto di violazione rispetto alle materie disciplinate dal MOG, da norme di legge, dal Codice Etico
Ogni evento
47 Segreteria Organi sociali Delibere del CDA Ogni evento
48 Segreteria Organi sociali Modifiche dello Statuto, della struttura
organizzativa aziendale, delle eventuali deleghe procure assegnate, in ambito di Sicurezza e Responsabilità Operative
Ogni evento
49 Segreteria Organi sociali Elenco omaggi, sponsorizzazioni, ..., erogati Annuale
50 Servizio prevenzione e protezione
Salute e Sicurezza sul lavoro Documentazione relativa al DVR di mestiere Ogni evento
51 Direzione Risorse Umane Salute e Sicurezza sul lavoro • Elenco preposti
• Elenco addetti primo soccorso, prevenzione incendi ed evacuazione;
• Informativa sulla formazione svolta;
• Attestazione della sorveglianza sanitaria
Annuale
52 Sistemi informativi Firma digitale Elenco dei certificati di firma digitale Ogni evento*
53 Sistemi informativi Sicurezza Informatica Anomalie dei sistemi informatici (accessi abusivi, tentativi di violazione di procedure aziendali, danneggiamenti, cancellazione dati, furto credenziali di autenticazione…) e/o incidenti di sicurezza informatica
Ogni evento*
54 Sistemi informativi Sicurezza Informatica Comunicazione di furto o smarrimento PC/
portatile/ dispositivi mobili
Ogni evento*
BIBLIOGRAFIA
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Per il Collegio sindacale, il revisore singolo e la Società di Revisione, Milano, EGEA, 2011.
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Cotto A. Ginisio L. Ranalli R. Meoli M., Il Collegio sindacale. Attività e procedure pratiche, Milano, IPSOA, 2008.
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Golisano G., “Il whistleblowing nella giurisprudenza Usa: illeciti d’impresa e posizione del
lavoratore che li denuncia”, in Il Lavoro nella Giurisprudenza n. 10/2006.
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enti, Milano, Giuffrè, 2005.
Le verifiche dell’OdV, consultabile al sito www.aOdV231.it
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Pesenato A. Pesenato E., Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, Milano, L.E.G.O. S.p.A., 2015.
Proietti M., “Licenziamento illegittimo se il lavoratore denuncia illeciti dell’azienda”, Il Sole 24 Ore 17 Maggio 2013.
Regolamento Privacy e whistleblowing: il decreto 101/2018, consultabile al link: www.ufwhistleblowing.it
Transparency International Italia, “La tutela dei whistleblower è legge!”, consultabile al link: www.transparency.it
Whistleblowing: come cambiano i modelli 231, consultabile al link: www.filodiritto.com Whistleblowing e Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001: quali prospettive?,
consultabile al sito: www.orrick.com