Rapporti tra Organismo di Vigilanza e Collegio sindacale

L’Organo di controllo è uno degli interlocutori principali dell'Organismo di vigilanza: i due Organi si scambiano informazioni ogni qualvolta ritenuto necessario e almeno si incontrano su base annuale.

Nel modello tradizionale, il Collegio sindacale per la sua posizione di vertice sulla vigilanza dell'intero sistema di controllo interno è in grado di fornire all'OdV alcune informazioni di più ampio respiro sulla società.

In particolare, la posizione e la visione del Collegio sindacale sull'ambiente interno e sull'ambiente di controllo della Società sono elementi fondamentali per la valutazione del funzionamento del modello. Dall'altra parte l'OdV, in presenza di situazioni patologiche del modello, potrà riferire al Collegio sindacale affinché questo si attivi secondo quanto previsto dalle sue funzioni proprie e dalla legge.

Il rapporto dell’OdV con il Collegio sindacale è importante per la vigilanza su sistema di controllo interno e per il funzionamento del modello.

La verifica circa l’esistenza di punti di contatto e potenziali di sinergie tra il Collegio sindacale e l’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001 costituisce un tema di sicuro interesse, anche nell’ottica di una ottimizzazione dei controlli presenti in azienda. Tale indagine deve prendere necessariamente le mosse da una veloce disamina delle funzioni e compiti attribuiti a tali soggetti.

Al Collegio sindacale, istituzionalmente, compete la “vigilanza sull’osservanza della

legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento” (art. 2403 c.c.).

È dunque demandato al Collegio sindacale un duplice ordine di controlli: da un lato, il controllo di legalità, dall’altro, il controllo sul rispetto dei principi di corretta amministrazione.

Inoltre, negli enti di interesse pubblico, il Collegio sindacale deve vigilare sull’efficacia

dei sistemi di controllo interno, di revisione interna, se applicabile, e di gestione del rischio (art. 19 D.Lgs. 39/2010).

All’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, come noto, istituzionalmente compete il

compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento (art. 6, secondo comma, lett. b) D.Lgs. 231/2001).

È dunque attribuito all’Organismo di Vigilanza un controllo sull’idoneità del Modello di organizzazione, gestione e controllo a prevenire i reati richiamati dal D.Lgs. 231/2001, nonché un controllo sulle modalità con le quali tale Modello 231 viene efficacemente attuato nel contesto aziendale.

È indubbio che possano essere ravvisate (ed utilmente sfruttate, ai fini di una razionalizzazione delle attività di monitoraggio e controllo in ambito aziendale) potenziali sinergie tra l’operato del Collegio sindacale e l’attività di vigilanza posta in essere dall’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001.

Difatti, i risultati dell’attività di controllo svolta dal Collegio sindacale possono ben assumere rilevanza anche ai fini 231.

Nell’ambito del controllo di legalità, il Collegio sindacale verifica che la struttura organizzativa aziendale e le procedure interne garantiscano il rispetto della legge (ivi inclusa quella penale).

Ad esempio, la verifica circa il rispetto delle norme sulla formazione del bilancio (art. 2423 c.c. e ss., L. 262/2005), delle norme in materia di c.d. market abuse (D.Lgs. 58/1998 e circolari Consob), in materia di antiriciclaggio (D.Lgs. 231/07), in materia di privacy (D.Lgs. 196/2003), di salute e sicurezza sul luogo di lavoro (D.Lgs. 81/2008) e di tutela ambientale (D.Lgs. 152/2006), possono assumere rilievo anche in ottica 231, ai fini della verifica dell’esistenza di efficaci presidi volti a prevenire diversi reati-presupposto della responsabilità amministrativa degli enti, quali i reati societari, i reati di c.d. market abuse, i reati di riciclaggio, i reati informatici, i reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro ed i reati ambientali, nonché, in genere, tutte le fattispecie delittuose connesse all’utilizzo di risorse finanziarie.

Inoltre, nell’ambito del controllo sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, le verifiche del Collegio sindacale su:

• separazione e contrappeso di responsabilità; • corretta attribuzione di deleghe di potere;

• esistenza di procedure che definiscano il processo di formazione della volontà aziendale;

• esistenza, in generale, di una struttura organizzativa coerente con le dimensioni e con la effettiva complessità aziendale; possono assumere rilevanza ai fini 231, costituendo al contempo indici di idoneità/adeguatezza del Modello di organizzazione, gestione e controllo essenziali per le attività di verifica dell’OdV.

Infine, dovendo vigilare “sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e

contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento”, attraverso le verifiche sul

disegno dell’organizzazione decisa dagli amministratori, il Collegio sindacale può fornire informazioni all’OdV per condurre le proprie indagini sull’efficace attuazione del Modello 231.

Nell’ottica di valorizzare tali sinergie, risulta assolutamente opportuna la previsione, anche a livello di Modello 231 e di Regolamento interno dell’Organismo di Vigilanza, di momenti istituzionali di incontro e confronto tra l’organo sociale (Collegio sindacale) da un lato e l’organismo dell’ente (OdV) dall’altro, nonché la previsione di flussi informativi reciproci sugli esiti delle rispettive attività di monitoraggio e controllo.

Tali sinergie indubbiamente risulterebbero accresciute alla luce dell’opzione, frequentemente riscontrata nella prassi, di prevedere un membro del Collegio sindacale all’interno dell’OdV.

Ed è certamente la volontà di razionalizzare al massimo grado i controlli aziendali evitando sovrapposizioni e duplicazioni, da un lato, e di sfruttare appieno le suddette sinergie, dall’altro, ad aver spinto il Legislatore ad introdurre, con la c.d. Legge di Stabilità, il nuovo comma 4-bis all’art. 6 del D.Lgs. 231/2001.

Quello dei controlli reciproci è un tema da considerare, di regola, nell’ambito di una fisiologica (continua e approfondita) collaborazione tra il Collegio sindacale e l’Organismo di Vigilanza, al fine di consentire alla società un’adeguata gestione dei rischi. Di regola tra

Collegio sindacale e OdV deve esserci collaborazione informativa (riunioni, scambio di

documenti, concertata attività di controllo), certamente esulando dalla fisiologia un controllo costante di un organo sull’attività dell’altro; tuttavia, non si può escludere che entrambi gli organi possano esaminare e sindacare talune attività o omissioni dell’altro. Chi si occupa di D.Lgs. 231 pensa, innanzitutto, al controllo dell’OdV sull’attività dei sindaci in quanto soggetti attivi di alcuni reati societari.

Ma è possibile che l’OdV non adempia correttamente alle sue funzioni, nel qual caso il collegio potrebbe censurare talune attività – od omissioni- dell’OdV se queste possono

pregiudicare l’adeguatezza del sistema di controllo interno e, in definitiva, il rispetto della legge 231.

Sul piano istituzionale, la presenza nell’OdV, in veste di presidente, di un membro del Collegio sindacale innesca un conflitto di interessi, dovuto al fatto che entrambi gli organismi svolgono attività di controllo e di vigilanza sulle modalità di svolgimento dei rispettivi compiti.

Si pensi ai controlli che il Collegio sindacale è chiamato a svolgere nel confronto dell’OdV per quanto concerne il rispetto delle prescrizioni regolamentari, il funzionamento dell’organo (se si riunisca nei tempi previsti, ecc.) e la gestione contabile del budget assegnato. Ferma l’insindacabilità, nel merito, della strategia operativa dell’OdV, il Collegio sindacale vigila sulla regolarità (formale, amministrativa e contabile) dell’attività posta in essere dall’OdV.

Specularmente, l’OdV deve esercitare controlli su alcuni reati societari, presupposto della responsabilità dell’ente (tra i quali il falso in bilancio), sui quali svolge un’attività di vigilanza anche il Collegio sindacale.

Sul tema del rapporto tra Collegio sindacale e OdV.si riscontrano nelle Norme di Comportamento del Collegio sindacale approvate nel dicembre 2010 dal CNDCEC (aggiornato nel 1 gennaio 2012), afferendo che in presenza dell’Organismo di Vigilanza e nel caso in cui esso non sia formato in tutto o in parte da componenti del Collegio sindacale, quest’ultimo acquisisca informazioni al fine di verificare gli aspetti inerenti all’autonomia, all’indipendenza e alla professionalità necessarie per svolgere efficacemente l’attività ad esso assegnata.

Si evidenzia che il Collegio sindacale è un organo esterno all’ente, mentre l’Organismo di Vigilanza trova collocazione organizzativa nell’organigramma aziendale. Da tale considerazione, scaturisce un elemento utile per delineare il rapporto tra i due soggetti: il Collegio sindacale deve acquisire dall’Organismo di Vigilanza le informazioni relative al modello organizzativo adottato dalla società ed al suo funzionamento per valutare l’operatività dello stesso e la congruità delle valutazioni e l’adeguatezza delle indicazioni da quest’ultimo adottate, stabilendo con l’organismo di vigilanza i termini e le modalità per lo scambio di informazioni rilevanti concordando, eventualmente, un programma di incontri nel corso dell’anno. È opportuno altresì che il modello organizzativo preveda obblighi in capo al Collegio sindacale a fornire informazioni all’organismo di vigilanza, stabilendo anche le modalità di informazione da parte dell'organismo di vigilanza, verso gli organi dirigenti e di controllo dell’ente in merito all’adeguatezza del modello e alla sua efficace attuazione. Il

flusso informativo tra i due organi deve essere svolto nelle due direzioni. Il proficuo coordinamento delle rispettive attività può essere favorito oltre che dagli incontri in composizione plenaria, anche dalla partecipazione di un membro del Collegio sindacale alle riunioni dell’OdV su invito, quando siano all’ordine del giorno temi di specifico interesse. Analogamente anche un componente dell’OdV potrebbe essere invitato a partecipare come uditore alle riunioni dei sindaci.

Sulla base del sistema sanzionatorio previsto dal D.Lgs. 231/01, è necessario che il Collegio sindacale verifichi la corretta adozione del modello organizzativo e l’effettiva operatività dell’OdV, nonché l’autonomia e l’indipendenza dello stesso necessarie per svolgere in modo efficace la funzione assegnatagli. Non essendo previsti obblighi in merito allo scambio di informazioni, le linee guida di Confindustria riterrebbero opportuno che l’OdV presenti una periodica rendicontazione, almeno ogni sei mesi indicante la descrizione dell’attività di vigilanza svolta nel periodo considerato, le criticità del Modello 231/01 individuate e quindi i nuovi rischi che gravano sulla società, le proposte di intervento per la manutenzione del Modello 231/01, al fine di renderlo maggiormente efficace alle sue modalità ed infine le infrazioni delle disposizioni previste dal modello, gli eventuali reati accertati, le richieste di comminazione delle sanzioni interne previste dal Modello stesso.

Autodisciplina delle Società Quotate del Dicembre 2011, ove si legge che nell’ambito di una razionalizzazione del sistema dei controlli, gli emittenti valutano l’opportunità di

attribuire al Collegio sindacale le funzioni di organismo di vigilanza ex D.Lgs. 231/2001. Tale opzione parrebbe avvallata anche da Confindustria, nella propria circolare n.

19510/2012 degli Affari Legislativi, di Aprile 2012, ove si considera la possibilità di attribuire all’organo di controllo interno le funzioni di Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, a patto che l’organo di controllo abbia una forma collegiale: possibilità, pertanto, sempre ammessa per le S.p.A. e, nel caso di S.r.l., soltanto per quelle che optano per il Collegio sindacale.