BEO: Banqueting Event Order

Il BEO - Banqueting Event Order, è uno strumento di lavoro indispensabile di cui tutte le figure professionali che si occupano della fase di realizzazione di un evento devono essere forniti. Dalla fase di progettazione alla realizzazione di qualsiasi evento si tratti, di piccole, medie o grandi dimensioni, questo strumento chiarisce ed elenca nel dettaglio passo passo, ogni richiesta del cliente; nel prospetto dunque, è stabilito il layout della sala, eventuali decorazioni o scenografie, l’ora di arrivo, la presenza o meno di VIP e quali particolari attenzioni riservare loro, il numero di clienti, l’orario

dei coffee break, il menu, l’ora prevista per la colazione o il pranzo o la cena e di che tipologia si tratterà, i vini da servire, la presenza o meno di soggetti che seguono una dieta particolare o hanno alcune intolleranze, il budget, i tempi di svolgimento della cerimonia, la richiesta di attrezzature particolari, la modalità di pagamento ecc…, e tutto ciò contribuirà al buon esito dell’evento. Oltre ad essere una sintesi riassuntiva delle caratteristiche specifiche del futuro evento, il BEO è appositamente progettato per mantenere più eventi concomitanti in una stessa giornata organizzati tra loro e per tener informato ogni singolo reparto su eventuali richieste dell’ultimo minuto non previste nella fase degli accordi iniziale.

La stipulazione del BEO, è una fase molto delicata che necessità di una certa precisione ma anche in una certa dimestichezza di proporsi al cliente nel vendere il proprio servizio. Spetta dunque alle Sales Manager, il compito di compilare i BEO durante il primo incontro col cliente.

Come funziona:

Il cliente prende contatto con l’ufficio vendite che passa la chiamata al Sales Department; in base al numero di clienti, è affidato a una delle sales manager facenti parte dei vari team small, medium, large events, con cui avviene il primo approccio. Compito del sale manager, che conosce la struttura dell’hotel e le modalità di lavoro del dipartimento che si occupa della gestione degli eventi, sarà quello di dimostrarsi attenta a capire le esigenze del cliente, perspicace nel proporre idee e soluzioni alternative qualora non potesse soddisfare certe richieste ma anche una certa predisposizione a contrattare. Si vede in seguito la compilazione di un BEO standard che non appartiene però a un evento svolto al Metropole, poiché per motivi di privacy non è stato possibile fosse rilasciato, ma che riflette la stessa tipologia di BEO presenti negli Hilton Programs con cui ho imparato ad avere dimestichezza durante il tirocinio. Per prima cosa, ogni BEO è numerato progressivamente, in modo da consentire una ricerca facile dello stesso all’interno del sistema ogni qual volta ci sia la necessità di consultarlo, prima, dopo e durante l’evento. sono indicati anche il giorno e l’ora in cui è stato stampato per evitare ogni tipo di fraintendimento nel case non sopraggiungesse a tutti i reparti interessati.

L’intestazione è destinata alla raccolta d’informazioni del cliente che richiede l’evento in cui si indicano le generalità, l’indirizzo, il contatto mail e telefonico, il giorno dell’evento, il metodo di pagamento e viene indicato il pagamento di un acconto obbligatorio prima di completare il saldo. Poi, si specifica il giorno

dell’evento, l’orario o gli orari in caso di lunga durata, il nome della stanza richiesta e il tipo di Setup, ovvero il Layout, come deve essere predisposta a seconda della tipologia di evento. (Nel caso in cui si trattasse di una gala dinner per esempio, la sala sarà predisposta con tavoli rotondi distanziati tra loro disposti lungo tutta la lunghezza della stanza, oppure nel caso si tenesse una conferenza per mille ospiti si adotterà la modalità teatro, con la predisposizione di un ledwall e pannelli audiovisivi, un banco rialzato per i relatori e file di sedie disposte regolarmente nella platea. Ogni particolarità o richiesta del cliente deve essere chiaramente specificata nel BEO, quante più informazioni il cliente è in grado di fornire, quanto più facile sarà per la sale manager creare un quadro generale completo dell’evento futuro anche per i suoi colleghi dei vari dipartimenti). In seguito, sono evidenziati le caratteristiche per il ristoro nella sezione Food & Beverage e i requisiti tecnici richiesti per la preparazione della stanza: nella colonna di sinistra è indicata la tipologia di servizio, gli orari, il menu, eventuali coffe break, tipologia di pranzo cena o colazione e tipo di prestazione, il prezzo di ciascuna pietanza e lo stesso per le bibite. Nella colonna di destra invece, sono indicate tutte le specifiche tecniche per quanto riguarda il layout della stanza in cui si svolge l’evento quindi la disposizione e la tipologia dei tavoli e delle sedie, (lunghi, corti, in vetro, rotondi, quadrati, da cocktail), la presenza di grandi schermi o televisioni, l’eventuale montatura di palchi, scenografie, impianto luci/audio diverso da quello predisposto dalla stanza, presenza di proiettori o materiale cartaceo e infine la presentazione della stanza in caso debba essere suddivisa in più zone indipendenti o sia sfruttato l’intero spazio. Una volta inserite tutte le informazioni necessarie, si passa alla parte economica facendo una stima dei prezzi e dei costi per la trattazione di un budget comprendete l’affitto degli spazi, le prestazioni del personale, il banqueting e le tasse per poi giungere alla contrattazione del prezzo finale al momento della firma del cliente richiedente al quale sarà rilasciata una copia. Il Sale manager è dunque la prima figura su cui cade la responsabilità di un’eventuale mal riuscita di un evento, poiché è suo compito far si che tutte le richieste del cliente e la modalità in cui esso sia svolto nel periodo di tempo indicato siano esposte in maniera chiara e dettagliata nel BEO originale. Un altro compito consiste anche nell’incontro iniziale con il cliente, accompagnarlo alla visita della struttura insieme al Guest Relations Manager, che incontrerà per la prima volta, mostrando per quanto possibile i luoghi le aree e le zone richiesti e le eventuali scelte nella gestione degli stessi spazi. In questo modo, il cliente prende familiarità con

l’ambiente, studia i percorsi che desidera facciano i suoi ospiti e in base ai suggerimenti dei Manager può iniziare a immaginare l’evento nella sua testa, permettendo così al BEO essere modificato o aggiustato o integrato secondo le sue esigenze. Vive quindi una sorta di pre-esperienza che lo mette in confidenza con il location in modo da potersi orientare ed esprimersi al meglio. Una volta conclusa la visita, il Sale Manager lascia il cliente nelle mani del Guest Relations Manager, ma nel frattempo si sarà già occupato di ridisegnare un nuovo BEO aggiornato, in modo tale da poterlo consegnar e farlo firmare al cliente sotto pagamento di una caparra iniziale alla fine della giornata della stessa visita, e del primo incontro formale. Definiti tutti i dettagli quindi, il BEO viene inviato a ogni singolo dipartimento del C&E in modo tale che tutti siano informati e possano iniziare a organizzare il loro team.

Event Representative Authorized Signature Date Hotel Representative Signature Date $1,906.79 Total $20.63 Convention Tax $129.98 State Sales Tax

$595.00 Audio/Visual Beverage $40.00 $618.00 Food $0.00 Miscellaneous $0.00 Staff $250.00

Room Service Charge $253.19

Estimated Charges

All food and beverage items must be supplied and prepared by the hotel. Client may bring in NO Food and Beverage of any kind without prior approval of Hotel Management. Additional fees may be charged. Food and Beverage not consumed may NOT be packaged for removal from the premises. If beverage consumption does not equal or exceed $500 per bartender, a service charge of $75.00 will be charge per bartender, per shift. Each shift includes set-up and teardown of the bar. Any revisions of the menu must be made at least two weeks prior to the event.

BEO #: 302998

BEO #: 302998