Hilton London Metropole

Dotato di una posizione centrale invidiabile proprio nel cuore di Londra, con 4.100 metri quadrati di spazio flessibile per un massimo di 3.000 delegati, 42 sale riunioni e 1054 camere da letto, l'Hilton London Metropole è la più grande struttura alberghiera per eventi, meeting e conferenze del Regno Unito.62 Servito da ottimi collegamenti di trasporto, l'Hotel si trova a soli 20 minuti dall'aeroporto di Heathrow e a soli 10 minuti a piedi dal West End, Oxford Street e il London Westfield Shopping Centre; raggiungerlo dunque è semplice, indipendentemente da dove ci si trovi e con qualsiasi                                                                                                                

62  _{Premi  ricevuti  come  miglior  struttura  congressuale  per  eventi  e  riunioni:}  

• “Outstanding   Service   Award'”and   “Outstanding   Value   Award”   at   the   2010   HotelClub   Awards.  

• Argento   per   “Best   UK   Conference   Hotel"   at   the   2010   Conference   &   Incentive   Travel   magazine  Hot  List  Awards.  

• Premiato   “Best   M.I.C.E.*   Hotel   (UK)”   at   the   Business   Destinations   Travel   Awards   2010.   (www.cevent.com)  

*Il termine "MICE" nel contesto del viaggio, è l'acronimo di Meeting, Incentives, Conferences and Exhibitions (a volte E sta per Events e C per Conventions). Si riferisce ad una specializzata nicchia di turismo dedicato alla facilità di progettazione e prenotazione di conferenze, seminari ed eventi di qualsiasi genere. È un tipo di turismo in cui grandi gruppi di persone, di solito programmati con largo anticipo, sono riuniti insieme per uno scopo particolare. Recentemente, c'è stata una tendenza del settore verso l'utilizzo del termine “meetings industry” o “event industry” per evitare confusione nella dicitura della sigla (www.micecontact.com).

mezzo che la città mette a disposizione. Che si tratti di una riunione di 30 persone o una conferenza per 3.000 delegati, l'hotel può adattarsi a qualsiasi esigenza e riunire gli ospiti sotto un unico tetto, disponendo di più di 4000 metri quadrati di spazio libero personalizzabile senza colonne, adattabile a qualsiasi tipo di necessità. Hilton London Metropole è il posto ideale per ospitare eventi sociali o privati, come matrimoni, ricevimenti, anniversari, ma anche cene di gala, aste per beneficenza e raccolta fondi, banchetti, balli, feste, conferenze, congressi internazionali, e meeting aziendali. Dopo una ristrutturazione espansiva in concomitanza delle Olimpiadi di Londra, che ha aumentato lo spazio della hall, modernizzato la reception e reso l’ingresso magistrale, l’hotel ha aperto le sue porte per accogliere i clienti in un nuovo spazio più funzionale ed elegante, con un’area di registrazione appositamente progettata in un ampio e accomodante foyer, trasformando così gli spazi di incontro, stravolgendo completamente il volto dell’albergo. Caratterizzato da elementi di design contemporaneo, l’hotel fornisce una vasta gamma di servizi business essenziali, come una copertura di rete Wi-Fi estesa a tutta la superficie, una tecnologia di illuminazione all’avanguardia e un team Audio/Visual modernissimo e aggiornato per assicurare un perfetto svolgimento degli eventi. Camere e Suite, eleganti e spaziose, alcune con vista panoramica sulla città, sono tutte dotate di collegamento a internet ad alta velocità. Di recente introduzione sono due nuovi punti di ristoro, l’EDG Bar elegante e raffinato e il Whisky Lounge, oltre ai già consolidati Sport Bar e Fiamma Restaurant, ma l’hotel vanta anche di un raffinato ristorante, il Minako, dall’autentica cucina fusion asiatica, situato al 23esimo piano, con finestre e terrazza a vista sul panorama della città, un Living Well Health Club con piscina di 12 metri, palestra, bagno turco, sauna e negozi di articoli sportivi. Appare dunque evidente perché Hilton London Metropole sia la location scelta da un pubblico esigente e rappresenti il luogo dalle condizioni ottimali per un garantito evento di successo, in quanto:

- ha subito una trasformazione che ne ha ampliato la superficie del 60% con l’aggiunta di due nuovissimi punti di ristoro e svago, e 11 sale riunioni rinnovate;

- dispone di 42 sale conferenze e riunioni dotate di rete wireless ad altissima velocità;

- è situato in una posizione centrale di Londra, nel cuore della città, per cui facilmente accessibile per via aerea, stradale, ferroviaria e metropolitana;

- è dotato di due suite in grado di contenere 3000 persone e una terza suite per oltre 1000 in modalità teatro, e la possibilità di trasformarsi in una sala da pranzo con annesso servizio banqueting;

- mette a disposizione un team Audio/Visual proprio, specializzato negli eventi; - prevede un totale di 4100 mq di spazio libero flessibile senza pilastri e uno

spazio espositivo per un massimo di 2300 mq;

- la struttura è organizzata e attrezzata con la capacità di eseguire 30 sessioni contemporaneamente;

- conta sull’esperienza e l’appoggio di figure professionali specializzate che si occupano interamente dello svolgimento degli eventi, sia dal punto di vista operativo, sia relazionale con il cliente e con gli ospiti;

- prevede una reception e una zona di registrazione interamente dedicata ai delegati e agli ospiti che partecipano agli eventi, totalmente indipendente, separata da quella destinata ad uso turistico.

Il Metropole è quindi considerato il leader inglese in termini di grandezza ed efficienza, per lo svolgimento corretto di ogni tipologia di evento, una struttura in cui incontrarsi, soggiornare, dormire e mangiare in un unico edificio nel cuore della città senza dover uscire, progettato e pensato in modo non convenzionale per prendersi cura di un gran numero di ospiti anche nelle situazioni più affollate. Offre dunque una garanzia di coerenza nell’affrontare il ruolo per cui è destinato, così come offre stile e individualità nella progettazione e fornitura dei dettagli che insieme possono creare o impedire un perfetto evento. È dunque dotato di tutti quei requisiti tecnici, organizzativi e relazionali necessari per sostenere un evento ad hoc su tutti i fronti grazie a:

- una linea telefonica autonoma interamente dedicata all’organizzazione dell’evento;

- manager qualificati di supporto che si occupano solo ed esclusivamente a pianificare e controllare la gestione dell’evento, in grado di aiutare e supportare il cliente in tutte le sue richieste;

- la possibilità di utilizzare Hilton e i suoi partner per ogni elemento accessorio all’evento, dalla proiezione del nome della società organizzatrice sugli schermi agli effetti speciali;

- una selezione di pacchetti completi che comprende l’accesso alla zona relax, il vitto e l’alloggio della crew a sostegno dell’organizzatore dell’evento;

- un registration desk autonomo per il check in e check out, per l’accoglienza e il congedo degli ospiti;

- uno spazio dedicato al guardaroba e al deposito bagagli per assicurare la sala adibita all’evento esente dal rischio di accumulo bagagli;

- la possibilità di creare un proprio ufficio personalizzato, completamente equipaggiato, da utilizzare come base per tutta la permanenza in hotel, con annesse bibite e coffee station continuamente rifornita, 500 fogli di carta da utilizzare per la stampa, block notes, fotocopiatrice, computer, stampante, telefono e fax, collegamento veloce alla rete Wi-Fi, lavagne e un kit completo di cancelleria

- una cucina creativa e varia per impressionare gli ospiti e rendere l’evento memorabile. A tal proposito, per quanto riguarda la ristorazione, l’hotel conta di un team di 83 chef in grado di soddisfare tutti i palati e venire incontro alle diverse esigenze alimentari: lo standard adottato è quello di offrire totale flessibilità e creatività per quanto riguarda la cucina, con la possibilità di selezionare un menu tradizionale o quello dalle specialità etniche, vegetariano, cibi kosher o hall secondo i canoni delle diverse religioni.

Strutturalmente, l’Hotel è diviso in tre zone, nelle quali sono dislocate a più livelli le Meeting rooms, per meeting aziendali, riunioni o presentazioni di piccole dimensioni, le Boardrooms, dalla capienza più ampia, per accogliere un maggior numero di ospiti, e infine le suite destinate ai grandi eventi. Nella West Wing, si trova il Dipartimento di Conference & Events e quindi la sede operativa del Conference & Banqueting, la Main Kitchen, il laboratorio di pasticceria, la Monarch e la King Suite, due delle tre maggiori stanze destinate alle grandi celebrazioni capaci di ospitare fino a un massimo di 3000 delegati, trasformabili in modalità teatro e platea, le quali, insieme, offrono la possibilità che mentre in una stanza si sta svolgendo la sessione di conferenze, nell’altra, nel frattempo si stia preparando la sala da pranzo secondo il tema prestabilito, garantendo così una situazione di continuità, senza dispersione degli

ospiti. Nella West Wing si trovano inoltre, 17 Hilton Meeting Rooms, e il Conference and Group Registration Desk, punto di accoglienza e registrazione, per l’appunto, degli ospiti, situato in una grande hall a pian terreno di fronte all’ingresso destinato agli eventi diversamente da quello indicato per gli ospiti dell’hotel. La East Wing si articola invece, in due zone adatte per il ricevimento degli ospiti: una sopraelevata, in altre parole il Mazzanine, un piano rialzato come una sorta di terrazza, con un foyer esterno che si estende per tutta la lunghezza del corridoio, che si affaccia sulla zona del Lounge Bar al pian terreno, in cui sono collocate suite di piccole dimensioni scomponibili a loro volta in mini-suite per un totale di 10 stanze, utilizzate per piccole colazioni/pranzi/cene, ma anche meeting aziendali, celebrazioni, e cerimonie di carattere però più esclusivo per la location in cui sono inserite, spesso frequentate da personalità importanti o dai direttori di grandi e note aziende. La seconda zona è invece interrata, distribuita su 3 livelli, nei quali sono situate la Windsor Suite per i medio-grandi eventi (circa 800 persone) al piano -2 e la Palace Suite, al piano -3 per le cerimonie in grado di ospitare fino a 1000 ospiti in modalità platea. Infine la terza zona, quella della Tower Wing, è principalmente destinata alle stanze degli ospiti in cui si trovano il Minako Restaurant al 23esimo piano e le Boardrooms. Procediamo quindi un’analisi più approfondita degli spazi dedicati agli eventi e all’accoglienza.

West Wing Registration Area

Situata al piano terra, il suo scopo è quello di permettere il check in e check out degli ospiti nel modo più facile e veloce possibile. Gli organizzatori possono prendersi cura di tutte le formalità in un’area formale ed efficiente. Prevede degli spazi dedicati a cocktail di benvenuto e raccolta di materiale informativo. La sua posizione beneficia dell’accesso diretto all’uscita del parcheggio sotterraneo, dell’adiacenza delle scale e dell’ascensore che conducono

direttamente alla Monarch e alla King Suite. È stata progettata in conformità degli spazi per essere flessibile e d’impatto per gli ospiti dal momento del loro arrivo.

Monarch e King Suite

Situate una sopra e una sotto, collegate direttamente dalle scale o dall’ascensore che portano i delegati tra le due Suite, sono situate al primo e secondo piano della West Wing e sono considerate tra gli spazi congressuali più belli di Londra. Sono identiche nelle dimensioni, nella struttura e nell’assetto, e per gli eventi che richiedono una sala polivalente con illuminazione ad alta tecnologia e un’altissima flessibilità di trasformazione dello spazio, sono l'ideale. Possono ospitare 1600 ospiti se configurate in modalità platea e 1000 per un banchetto, per una capienza massima di 3000 persone in piedi. È possibile ricavare delle stesse Suite 2 stanze minori, Sovereign e Viscount per quanto riguarda la Monarch, e Sandringham e Balmoral per la King, di variabili dimensioni giocando con una serie di combinazioni a seconda delle necessità e dello scopo cui sono destinate, usando una parete scorrevole a scomparsa, la

cosiddetta partition, che funge da divisorio. È possibile costruire scenografie imponenti, con visualizzazioni tridimensionali d’effetto per catturare l’immaginazione degli ospiti e coinvolgere tutti i sensi percettivi, uditivi e olfattivi, generando atmosfere particolari giocando con onde di colori e di luci, diffondendo il suono in tutta la sala, controllando gli effetti di ombreggiatura, luminosità e diffusione del suono da una sola postazione tramite una consolle di ultima generazione. Grazie al prospetto qui in basso che rappresenta il banqueting layout, è possibile capire come entrambe le stanze possono essere predisposte per un evento in cui è previsto un banchetto. Si può quindi avere un’idea delle dimensioni e della quantità di superficie occupabile e di come potrebbe essere composto un futuro evento che necessiti di una pianificazione necessaria dello spazio e la disposizione di tavoli, sia esso una cena di gala o un buffet, una colazione aziendale, un matrimonio,

Palace Suite

Elegante e suggestiva, proporzionata e versatile, ambiente ideale per qualsiasi pubblico, la Palace Suite è considerata il luogo per eventi e congressi più popolari di Londra dal 1991. Si può utilizzare separatamente dalla King e Monarch Suite, o insieme con loro per rendere l'evento più appetitoso, nonostante sia collocata al terzo livello interrato dell’East Wing. Come le sorelle maggiori, può essere divisa in due o tre sezioni per le sessioni simultanee, assumendo diverse configurazioni, a seconda delle dimensioni e delle funzioni a cui sono dedicate le stanze che prendono il nome di Kensinton, Buckingham e Blenheim, oppure può essere usata come sala plenaria sfruttando un’unica superficie libera collegata al piano ammezzato. Gli effetti di luci suoni e ombre sono controllati da un’unica consolle, ma date le dimensioni più ridotte non può ospitare grandi costruzioni o scenografie, prestandosi più a eventi notturni che diurni data la presenza di candelabri in cristallo e pareti scure.

Windsor Suite

Situata sopra la Palace, al secondo piano interrato della East Wing, si presenta come una stanza flessibile e adattabile negli spazi. Funge da sala secondaria alla Palace utilizzata in questo caso, come sala per i banchetti mentre nelle singole suite in contemporanea si svolgono meeting indipendenti. Il più delle volte viene utilizzata scomposta nel suo spazio separando la stanza Vip dal resto degli ospiti.

Mezzanine Breakout Rooms

Situata nell’ala orientale, è un soppalco che si affaccia all’atrio principale dell’hotel, esattamente sopra la reception e la Lounge zone dell’EDG bar. Filtri di luce naturali in ognuna delle sue 10 sale riunioni, rendono il Mezzanine una zona relax riservata il più delle volte alle personalità più VIP poiché tutte le suites sono dotate di ampie vetrate che si affacciano su Edgware Road.

Hilton Meeting Rooms e Boardroom

L’hotel dispone in totale di 17 piccole Meeting Rooms completamente fornite di un kit-ufficio monitor LCD, proiettori, lavagne luminose, caramelle e acqua minerale già predisposte all’arrivo degli ospiti. Se si desidera usufruire delle stanze per un workshop, piccole riunioni, meeting aziendali, proiezioni video, o qualsiasi altra attività, questi spazi rappresentano una garanzia per un meeting di successo. Le Meeting Rooms possono essere

utilizzate separatamente o collegate tra loro secondo le più svariate combinazioni, e tutte beneficiano della risorse del Business Center, base operativa delle Meeting Rooms e vero e proprio centro nevralgico di relazioni per eventi piccoli ma complessi. Il Business Center rappresenta, infatti, il nucleo operativo per quanto riguarda tutta la grafica, la cartellonistica e la segnaletica utilizzata durante tutti gli eventi e in tutte le zone dell’hotel. Direttamente dalla richiesta iniziale del cliente e alla successiva prenotazione delle stanze, il Guest Relations Manager sarà la figura di riferimento incaricata al controllo e alla supervisione delle stanze, e quindi regolarmente in contatto con gli ospiti, per garantire che ogni dettaglio richiesto sia disponibile prima, dopo e durante la riunione. Meeting Rooms e Boardrooms sono facili da prenotare tramite l’apposita applicazione sul sito, e gli accordi stipulati col cliente al momento della richiesta gli saranno inviati nelle successive 24 ore dalla prenotazione. Le suites sono tutte dotate di aria condizionata, tavoli e sedie ergonomiche, frigo, e 11 su 17 sono dotate di luce naturale. Come tutte le stanze, gli spazi e le dimensioni sono flessibili, e le combinazioni che si possono creare in base all’uso cui sono destinate sono infinite. Per migliorare il proprio meeting, l’hotel seguendo gli standard del ricevimento, mette a disposizione dei suoi ospiti, il caffè di benvenuto con annessi biscotti, inoltre prevede la presenza all’interno di ogni stanza, di una coffè-station rifornita continuamente, la possibilità di ordinare pranzi veloci da consumare direttamente all’interno scegliendo tra 5 diverse scelte di menu, e la possibilità di sfruttare le pause caffè usufruendo di delle coffe break e tema adibito nel Foyer adiacente al Business Center concordato secondo gli orari dal cliente.