Event management: sviluppo e gestione di un progetto

Event management, o più comunemente “gestione di un evento” è il processo di lavoro nonché il modello di struttura che può essere definito anche come: “gestione

sistemica di un’attività complessa, unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate, mediante un processo continuo di pianificazione

e controllo per raggiungere gli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità.” 44 _{Come spiega Archibald nella definizione} appena citata, il project management è un sistema di regole e strumenti che consentono di coordinare e controllare le varie attività di un progetto, il quale costituisce un processo di creazione di uno specifico risultato. Pertanto, il team del progetto da costituire per l’occasione, specializzato e svincolato dal resto dei propri settori operativi, avrà quindi il compito di:

- definire la propria struttura e organizzazione stabilendo compiti, incarichi e ruoli al suo interno

- valutare richieste ed esigenze del cliente rispetto al prodotto

- individuare la strategia, gli obiettivi, le priorità e le caratteristiche fondamentali del progetto

- predisporre un piano di sviluppo e attuazione

- determinare le attività operative per realizzarlo e le risorse tecniche, umane e finanziarie necessarie

- fissare i parametri di costo, tempo e qualità redigendo un calendario dei lavori e un budget di previsione

- impostare meccanismi, parametri e criteri di controllo dell’andamento del progetto, dalle fasi di ricerca fino al prototipo del prodotto

- collaudare, sperimentare e verificare i risultati

- consegnare il prodotto finale predisponendo manuali e sistemi di assistenza tecnica - concludere il progetto valutandone gli esiti definitivi col cliente e con gli

organizzatori

Il buon fine dell’evento sarà dato non solo dal soddisfacimento del cliente in termini di performance, ma anche dalla capacità di aver raggiunto gli obiettivi prestabiliti nei tempi e nelle modalità previste, rispettando il budget. Ogni evento è quindi una realtà, un episodio, una situazione a sé, diverso dagli altri proprio perché concepito con parametri e casistiche necessarie alla sua specificità, realizzato con risorse e strutture temporanee particolarmente attente e sensibili ai fattori costo e tempo.45

Per calcolare i tempi necessari bisogna prima di tutto aver definito i punti fondamentali su cui l’evento si sviluppa ossia le dimensioni e le origini. Una volta individuata la sua mission, si può proporre un’idea di tempistica tenendo in                                                                                                                

44  _{R.D.  Archiblad,  “Project  Management”,  Franco  Angeli,  Milano}   45  _{Dalia  Gallico,  (2008),  “Il  perfetto  evento”  Collana  I  perfetti,  Lupetti}  

considerazione che per la richiesta di permessi alle istituzioni pubbliche il tempo minimo è di 90 giorni. Per la realizzazione di un evento di medie dimensioni, bisogna calcolare un tempo di realizzazione di almeno un anno. Le giuste mosse per calcolare i tempi necessari sono

- Calcolare il tempo necessario per calcolare ciascuna azione

- Determinare in quale sequenza le diverse attività devono essere ultimate e quali possono essere eseguite contemporaneamente

- Stabilire la data più vicina e la data massima in cui un’azione può iniziare

- Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per altre azioni operative

- Considerare una previsione temporale realistica motivata dall’esperienza - Considerare i tempi tecnici delle forniture (ordini, trasporto, consegna, scarico) - Considerare tempo che vanno concordati con i terzi

- Considerare le capacità e le attitudini dei membri del tea nell’esecuzione dei loro compiti (tempismo, celerità, affidabilità)

- Considerare tutti i possibili impedimenti (festività, ponti, scioperi, ritardi)

La programmazione, o in gergo tecnico service concept, è importante poiché aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di valutare le alternative permettendo di razionalizzare le azioni e calcolare soluzioni più idonee. Aiuta in sintesi, a pensare in termini di fatti, abitua a stare attenti e a gestire gli accadimenti anziché subirli. Sulla base delle specifiche del service concept, è possibile impostare un’analisi economica relativa sia ai ricavi (biglietteria, sponsor, contributi pubblici, diritti televisivi, merchandising), che ai costi (location, impianti, attrezzature, comunicazione, personale). La scelta strategica della location deve sempre corrispondere ai criteri di funzionalità, economicità (se gratuito o sulla base del prezzo di locazione), opportunità, capienza (in rapporto al tipo di evento e del rilievo, del numero di spettatori, degli incassi previsti), immagine (per il prestigio dell’evento e del pubblico che vi partecipa), disponibilità (nelle date che interessano) e compatibilità (con il carattere dell’evento). Inoltre, deve essere provvista di adeguate strutture alberghiere e facilmente raggiungibile con diversi mezzi di trasporto oltre che a essere attraente anche dal punto di vista turistico. Non è scontato sottolineare che va sempre fatto un sopralluogo del luogo sia prima della scelta, sia nei giorni precedenti all’evento, durante il quale è consigliabile fare un controllo di tutte le

attrezzature presenti. Giochi di luce, percorsi al buio, installazioni fatti di odori, giochi tattili, le location puntano sempre su stimoli sensoriali. Costruire esperienze è infatti il trend che caratterizza i luoghi per eventi contemporanei. Attorno a ogni prodotto, servizio, luogo, oggetto viene collocato un insieme di stimoli percettivi, un mix di esperienze che riesce a coinvolgere il destinatario e a fermare la sua attenzione per un tempo di uno spot pubblicitario. L’obiettivo è di offrire un’esperienza che comunichi al visitatore a 360 gradi, una visita che penetri a livello emozionale e sensoriale in maniera totale. Attraverso i nuovi mezzi tecnologici, la visita può quindi essere personalizzata, esplorativa, emotivamente coinvolgente per imprimere nel utente un indelebile ricordo dell’esperienza vissuta. Si diffondono dunque allestimenti multimediali che prevedono l’uso di schermi, proiezioni e anche di strumenti che guidino la visita e che permettano la trasmissione dell’informazione in maniera più semplice, più immediata e coinvolgente possibile. I mezzi utilizzati sono display, schermi al plasma, schermi tattili interattivi, specchi e visioni multiple che riescono a instaurare un rapporto diretto con l’esterno, ma anche consentono una visione differita. Destinato alla comunicazione più ampia possibile, l’evento diventa virtuale approdando sul web proponendo percorsi alternativi e personalizzati. Amplificare l’utenza, vivere attraverso l’esposizione, un’esperienza in grado di trasmettere conoscenza in maniera immediata e semplice è l’obiettivo dell’evento contemporaneo. La fase di gestione operativa dell’evento, e quindi della sua attuazione pratica, è quella fase che comprende oltre alla sua realizzazione, tutte quelle importanti azioni volte all’erogazione dei servizi, alla gestione della biglietteria e delle iscrizioni, alla comunicazione, alla gestione dell’accesso al luogo dell’evento ai rapporti con le istituzioni locali.