Groupware ed Outbound OI

La tecnologia groupware fornisce una serie di strumenti atti al supporto del lavoro di gruppo. É progettata per rendere molto più semplice la comunicazione e il coordinamento delle attività dell’organizzazione e la cooperazione tra i membri aziendali indipendentemente da dove sono situati. La groupware aiuta i membri di un team a collaborare a progetti di gruppo nello stesso momento o in momenti

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diversi, nello stesso luogo o in luoghi diversi. Grazie alla groupware le persone possono collaborare condividendo la conoscenza mendiante l’uso di risorse informatiche (per esempio più persone possono apportare modifiche e condividere alternativamente bozze di documenti elaborati con word o aggiungere informazioni su un foglio di calcolo o su un database) e contribuire direttamente al progetto di gruppo talvolta anche in modo anonimo. In sostanza la tecnologia groupware è progettata per indirizzare gli sforzi di più persone o di una squadra verso un obiettivo comune (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005).

L’utilizzo della tecnologia groupware facilita la comunicazione, la cooperazione, il coordinamento, la risoluzione dei problemi e le negoziazioni tra i membri interni ed esterni del gruppo di lavoro. Le attività di comunicazione e coordinamento, infatti, sono supportate da strumenti che eliminano le distanze spazio-temporali tra i membri di un team consentendo loro di comunicare e collaborare in modo sincrono o asincrono anche ad elevate distanze. In particolare la tecnologia groupware:

 Aiuta a catturare, archiviare e manipolare le informazioni.

 Permette alle persone di distribuire, condividere e acquisire informazioni con maggiore libertà e attraverso canali informali.

 Consente alle persone geograficamente disperse di lavorare in gruppo e offre loro l'opportunità di criticare, modificare e rivedere reciprocamente le premesse e le ipotesi relative alla conoscenza, per il coordinamento dei compiti organizzativi.

Ciò impatta notevolmente sulle capacità di gestione della conoscenza producendo, di conseguenza anche un incremento dell’efficacia del processo decisionale collaborativo nelle imprese (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005). La tecnologia groupware offre l’opportunità di mettere in discussione e modificare la conoscenza in base alle esperienze e alle competenze core dell’organizzazione. La comunicazione iterativa e reciproca all’interno di un’impresa, infatti, aiuta i membri dell’organizzazione nel convergere verso una comprensione condivisa. In altre parole, l’incremento della condivisione e dell’elaborazione iterativa di informazioni in un’impresa, facilita, per i relativi membri, i processi di comprensione e di assorbimento della conoscenza e di conseguenza, aiuta a

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sviluppare una cultura aziendale condivisa e ad indirizzare gli sforzi dei membri verso degli obiettivi prestabiliti (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005).

L’uso della groupware può anche far orientare le imprese verso una collaborazione più dinamica con i propri partner commerciali e i propri clienti, superando i modelli rigidi della supply chain. Infatti, fornire un accesso rapido alle informazioni e collaborare con i propri stakeholders per lo sviluppo di prodotti e servizi consente alle aziende di diventare più rapide e competenti nell'utilizzare le loro conoscenze sul mercato. Anche se la conoscenza tacita è difficile da catturare, le groupware riescono a catturare, archiviare, recuperare e distribuire una parte della conoscenza tacita in forme di rituali, storie e vicende organizzative. La ricerca ha dimostrato che l'uso di rituali, storie e vicende organizzative può fornire una base di "memorie collettive" tra i membri dell'organizzazione (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005).

La tecnologia groupware fornisce supporto per ogni fase del processo di gestione della conoscenza.

Per quanto riguarda la fase di knowledge creation, gli strumenti di groupware possono aprire molte finestre per la discussione e lo scambio di idee ed esperienze personali e consentono anche a persone geograficamente dislocate di eseguire facilmente dei processi di brainstorming. Fornendo ai membri dell’organizzazione l’accesso e la condivisione delle informazioni, la groupware può far sviluppare nuove prospettive sulle routine organizzative e può far legare socialmente le persone dell’organizzazione. Ciò incrementa il flusso di informazioni anche attraverso canali informali e di conseguenza, migliora l’apprendimento organizzativo e la creatività (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005).

Per la fase di knowledge storage la tecnologia groupware può aiutare ad aumentare la memoria organizzativa a causa della sua accuratezza e precisione nel catturare e memorizzare le conoscenze organizzative. La groupware offre strumenti per acquisire e archiviare comunicazioni informali, esperienze personali e interpretazioni e per rinforzare e catturare routine, procedure e pratiche di lavoro tradizionali consentendo, in questo modo, l’acquisizione ed il mantenimento della conoscenza organizzativa (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005).

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Nel processo di knowledge transfer la tecnologia groupware consente di condividere e trasferire conoscenza facilmente senza limiti spazio-temporali. Come viene affermato in letteratura, fornitori, clienti e concorrenti sono fonti informative particolarmente rilevanti per un’impresa. La tecnologia groupware consente di collegare, tramite computer, aziende dislocate in tutto il mondo, facilitando la condivisione delle conoscenze tra i membri dell’azienda e i propri stakeholders. La groupware integrata, incorniciata attorno a un'infrastruttura IS, può riunire persone di diverse competenze in tutto il mondo per condividere le proprie conoscenze mentre lavorano a un progetto. Internet, intranet e altre tecnologie groupware, come Lotus-Notes ed e-mail, possono essere utilizzate per distribuire e condividere esperienze individuali e innovazione in tutta l'organizzazione (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005).

Infine, per la fase di knowledge application, la tecnologia groupware può fornire un valido aiuto nel processo decisionale in quanto supporta i decision maker nella revisione di casi e soluzioni passate e nell’analisi dei loro contesti in ottica di risoluzione dei problemi. Fino a poco tempo fa, l'uso principale della groupware è stato quello di archiviare i dati a livello aziendale in diversi archivi di dati aziendali. Questi database non hanno avuto un'influenza notevole sulla qualità dei prodotti e dei servizi dell'azienda. Questo perché la conoscenza utile, sepolta all'interno dei database aziendali, non era accessibile attraverso gli strumenti disponibili. Tuttavia, i recenti sviluppi negli strumenti di groupware hanno promosso attività quali lo scrubbing dei dati e il data mining, consentendo in questo modo l'identificazione e la valutazione di conoscenza potenzialmente preziosa. Catturando i contesti sotto forma di storie e rituali, le groupware possono facilmente fornire i mezzi efficaci per analizzare la conoscenza in nuovi contesti e realtà. Poiché la maggior parte delle conoscenze organizzative necessita di modifiche in nuovi contesti, la groupware può facilitare il processo di interazione tra i membri dell'organizzazione per rivedere, criticare e revisionare le conoscenze (Bhatt, Gupta, Kitchens, 2005).

La tecnologia Groupware fornisce strumenti software per:

1. Comunicazione elettronica (ELECTRONIC COMMUNICATION TOOLS) 2. Conferenze elettroniche (ELECTRONIC CONFERENCING TOOLS)

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3. Gestione del lavoro collaborativo (COLLABORATIVE WORK MANAGEMENT TOOLS)

Una panoramica sugli strumenti di comunicazione elettronica è stata già fornita nel precedente paragrafo. Pertanto qui descrivo le altre due categorie di strumenti forniti dalla tecnologia Groupware.

Electronic conferencing tools:

Aiutano le persone a comunicare e collaborare mentre lavorano insieme all'interno e all'esterno di un'organizzazione. Consentono, inoltre, ai membri di un team e a gruppi di lavoro, situati in luoghi diversi, di scambiare idee in modo interattivo allo stesso momento o in momenti diversi a loro piacimento (Haruna e Mohammed, 2016).

 Data conferencing: Data conferencing si riferisce a una sessione di comunicazione tra due o più partecipanti che condividono i dati del computer in tempo reale. I dispositivi di interazione e presentazione come schermo, tastiera, mouse, fotocamera, ecc. possono essere condivisi e controllati a vicenda. I dati possono includere schermo, documenti, grafici, disegni e applicazioni che possono essere visti, annotati o manipolati dai partecipanti.

 Voice conferencing: Voice Conferencing è una riunione telefonica su internet o su intranet mediante PC condotta tra più utenti separati.  Video conferencing: comunemente chiamata white boarding, è uno

strumento di collaborazione aziendale che consente mediante conferenze video / audio in tempo reale tra i membri di un gruppo di condividere e discutere problemi senza perdere tempo a collaborare fisicamente all'interno e all'esterno dell'organizzazione (Haruna e Mohammed, 2016).  Chat systems: La chat consente a due o più persone di effettuare conversazioni di testo in tempo reale online. Mediante la chat il personale aziendale può conversare e condividere idee in modo interattivo digitando commenti e vedendo le risposte sul proprio schermo. La chat è uno strumento importante per la collaborazione aziendale sulle intranet

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aziendali, in particolare laddove la voce e la videoconferenza non sono state implementate. Un vantaggio della chat è che registra e memorizza i dialoghi di tutti i partecipanti, in modo che gli altri membri del team possano rivederli in un secondo momento (Haruna e Mohammed, 2016).  Electronic meeting systems: Electronic meeting system (EMS), conosciuto

generalmente con il nome di Group support system (GSS) è un tipo di software per computer che facilita la risoluzione dei problemi creativi e il processo decisionale di gruppi all'interno o tra organizzazioni. Il sitema fornisce una registrazione pubblica delle comunicazioni di gruppo proteggendo allo stesso tempo l’anonimato dei partecipanti. Grazie a questo sistema si può migliorare significativamente l’efficacia, la creatività e la qualità della comunicazione e della comunicazione. Risulta essere inoltre un valido aiuto nel decision-making di gruppo (Haruna e Mohammed, 2016).

 Discussion forum: Discussion forum è un'altra categoria di strumenti collaborativi che include newsgroup di Internet e intranet, discussion groups e discussion database. Esso può tenere traccia dei contributi alla discussione di ciascun partecipante, organizzarli in base a una serie di parole chiave a seconda degli argomenti di discussione e archiviarli in un database di discussione (threaded discussions, virtual discussion groups, discussion tracking, and discussion databases). Ciò consente di creare contributi su ciascun argomento oggetto di discussione che possono essere monitorati e recuperati dal database per una successiva analisi (Haruna e Mohammed, 2016).

Collaborative work management tools:

Aiutano le persone a realizzare o gestire attività di lavoro di gruppo. Questa categoria di groupware include:

 Calendaring and scheduling tools: Calendaring e scheduling tools sono un'estensione groupware di molte delle funzionalità fornite dai desktop accessory packages e personal information managers e dai mainframe office automation systems. Questi pacchetti consentono di utilizzare

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versioni elettroniche di una varietà di strumenti di ufficio come calendario, agenda, rubrica, elenco contatti e elenco attività da svolgere (Haruna e Mohammed, 2016).

 Task and project management: Task management è un'attività in cui un individuo o un team leader traccia un compito durante tutto il suo ciclo di vita e prende le decisioni in base ai progressi. Questa attività viene eseguita utilizzando strumenti software che consentono di organizzare e gestire in modo efficace le attività utilizzando funzioni come la creazione di attività, la pianificazione e l'assegnazione, il monitoraggio e la creazione di report. I report generati assistono il management nell'analisi dell'efficienza complessiva di un individuo, dipartimento o organizzazione. Con Project management si indica l'insieme delle attività di back office e front office aziendale, svolte tipicamente da una o più figure dedicate e specializzate dette project manager, volte all'analisi, progettazione, pianificazione e realizzazione degli obiettivi di un progetto, gestendolo in tutte le sue caratteristiche e fasi evolutive, nel rispetto di precisi vincoli (tempi, costi, risorse, scopi, qualità). Gli strumenti di project management forniscono una serie di funzionalità per supportare la gestione dei processi, garantendo un uso efficace delle risorse, un elevato livello di controllo per la tempistica del progetto, un'attenta gestione dei rischi e un monitoraggio costante della qualità (Elia, Corallo, 2009).

 Workflow systems: sono correlati alla gestione di attività e progetti, nonché a un tipo di elaborazione di documenti elettronici denominata document image management. Questi sitemi hanno il compito di aiutare i knowledge worker a collaborare per gestire e realizzare attività di lavoro strutturate all’interno di un processo aziendale knowledge-based (Haruna e Mohammed, 2016). Gli strumenti del workflow system di lavoro consentono di definire la relazione e le interfacce tra le diverse attività o fasi del processo. L'identificazione e la definizione delle priorità tra le attività e l'impostazione delle dinamiche di evoluzione / controllo e coordinamento consentono di sistematizzare i processi di lavoro, i flussi di comunicazione e la pianificazione delle risorse umane. In questo modo, la

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modellazione e l'impostazione dei parametri delle attività, unitamente all'analisi delle specifiche e dei meccanismi di attivazione / esecuzione / controllo, creano un contesto favorevole per la definizione di un quadro strategico e operativo per migliorare i flussi di conoscenza, concepiti come risultato di interazione e relazioni tra persone, processi e contenuti (Elia, Corallo, 2009 ).

 Knowledge repositories: Knowledge Repository è un sistema informatico che acquisisce e analizza continuamente i knowledge assets di un'organizzazione. Si tratta di un sistema collaborativo in cui le persone possono interrogare e consultare sia le informazioni strutturate che non strutturate al fine di recuperare e preservare i knowledge assets dell'organizzazione e facilitare il lavoro collaborativo.

In base a quanto analizzato si può dedurre che le tecnologie Groupware possano fornire un valido aiuto per le aziende intenzionate a perseguire le attività di Outbound Open Innovation in quanto possono essere utilizzate per il supporto dell’intero relativo processo. Tuttavia, in sede di analisi dei sistemi di Enterprise Content Management si osserverà come gran parte degli strumenti di Groupware siano naturalmente integrati o comunque possano essere facilmente integrati in tali sistemi. Pertanto qui mi soffermerò ad approfondire l’importanza nel processo di Outbound OI di un particolare sistema, appartenente alla categoria delle Groupware technologies, che offre funzionalità non ancora integrate o integrabili negli Enterprise Content Management system: il Group Decision Support System.

3.1.2.1. Group Decision Support System

Il Group Decision Support System (GDSS) combina aspetti di comunicazione e di elaborazione con il decision making. Propone modelli e tecniche di "decision making collaborativo", creando un contesto operativo per supportare la formulazione congiunta e assistita e l'elaborazione di soluzioni su problemi non strutturati e non comprensibili o definiti (Elia, Corallo, 2009 ). GDSS è un sistema interattivo basato su computer che facilita un numero di decisori (che lavorano insieme in un gruppo) nella ricerca di soluzioni a problemi che non sono strutturati

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in natura. Sono progettati in modo tale da ricevere input da più utenti che interagiscono simultaneamente con i sistemi per arrivare a una decisione come gruppo. Un GDSS fornisce tecniche e strumenti quali: questionari elettronici, strumenti di electronic brainstorming, idea organizers, strumenti per la definizione delle priorità e di policy formation. L'uso di questi strumenti software in una riunione di gruppo aiuta i decisori del gruppo a pianificare, organizzare le idee , raccogliere informazioni, stabilire priorità, prendere decisioni e documentare i procedimenti della riunione. Di conseguenza, le riunioni diventano più produttive. Le funzionalità di un GDSS possono essere così riassunte:

 GDSS consente la comunicazione parallela tra membri del gruppo. Ogni membro del gruppo può contribuire contemporaneamente e in parallelo.  GDSS offre a tutti i partecipanti di contribuire con idee ed opinioni in egual

modo, anche in forma anonima

 GDSS consente di scoprire rapidamente le opinioni concordi e in disaccordo dei membri del gruppo.

 GDSS aiuta a gestire il programma e l'ordine del giorno della riunione.  GDSS offre funzionalità efficaci di documentazione elettronica automatica

(Torkkeli e Tuominen, 2001).

Un GDSS può facilitare il lavoro di gruppo interattivo creando un ambiente creativo ed aperto e consentendo un utilizzo efficace delle competenze di una varietà di attori. Permette di analizzare le conoscenze raccolte durante il processo di Open Innovation in modo strutturato e di selezionare obiettivi appropriati per l’ulteriore sviluppo dell’innovazione nelle aziende (Bergman, Jantunen e Saksa, 2009). Inoltre, il GDSS aiuta i decision makers nel valutare alternative strategiche e selezionare la più adeguata agli scenari competitivi. L'obiettivo di un GDSS è rendere più efficace un processo decisionale di gruppo. Cerca di strutturare la partecipazione sia individuale che di gruppo e di aumentare l'efficacia delle prestazioni del gruppo. Il GDSS mira a migliorare il processo decisionale di gruppo eliminando le barriere comuni di comunicazione, offrendo tecniche per strutturare l'analisi delle alternative e stabilire sistematicamente regole, tempi e contenuto delle attività di decision making. GDSS può utilizzare tecnologie

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integrate per supportare la comprensione e l'analisi di diverse situazioni, migliorando così le prestazioni e l'efficacia dei gruppi decisionali. Pertanto, un GDSS può portare i decision makers a prevedere meglio i problemi, a sperimentare e ad innovare (Carneiro, 2001).

In particolare, nel processo decisionale, un GDSS consente agli utenti di:  Definire e classificare i criteri necessari alla valutazione;

 Determinare l’importanza dei criteri;  Valutare le alternative;

 Analizzare i risultati e selezionale l’alternativa migliore.

Il GDSS calcola automaticamente i risultati ponderati in base all’importanza dei criteri dei voti dati in sede di valutazione delle alternative, per rendere più facile ed efficiente la selezione della migliore alternativa.

Nel loro studio Torkkeli e Tuonimen (2001) offrono una visione completa del supporto del GDSS nel processo di valutazione del potafoglio tecnologico di un’azienda.

Ciò rende il GDSS particolarmente importante nella fase di Valutazione del portafoglio tecnologico aziendale del processo di Outbound Open Innovation, per la quale, quindi può fornire un notevole supporto.

Al contrario, nelle fasi di Esplorazione dei mercati e delle tecnologie e Trasferimento delle tecnologie il suo supporto non risulta preponderante. Tuttavia, consente di archiviare le conoscenze acquisite durante la fase di Esplorazione dei mercati e delle Tecnologie ed integrarle con le conoscenze aziendali al fine di agevolare il successivo processo decisionale. Inoltre, consente di trasferire le informazioni in tutta la azienda ed offrendo strumenti di comunicazione e conferenza può aiutare le negoziazioni nella fase di Trasferimento delle tecnologie.