Knowledge Transfer

Il trasferimento della conoscenza avviene quando la conoscenza viene, appunto, trasferita da uno o più individui ad altri. Ciò significa che questo trasferimento può avvenire a vari livelli: tra individui, da individui a gruppi, tra gruppi e da individui o gruppi all’organizzazione (Alavi e Leidner, 2001). La conoscenza può essere

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trasferita mediante processi di educazione, apprendimento e socializzazione; inoltre il trasferimento può avvenire in modo intenzionale o può verificarsi come risultato di altre attività (Roberts, 2000).

Nei contesti organizzativi in cui le conoscenze aziendali presentano una natura distribuita, il trasferimento della conoscenza verso i luoghi in cui è necessaria o può essere utilizzata, diventa di fondamentale importanza. Le imprese possono essere viste come depositi di conoscenza ed influiscono sul trasferimento delle conoscenze attraverso le attività di gestione o, più in generale, mediante le attività del personale e attraverso l'istituzione di routine organizzative.

In ambito aziendale la diffusione della conoscenza può essere sia incorporata nei processi, introducendo per esempio nel processo di produzione, attrezzature e componenti che incorporano nuove tecnologie e sia separata, ovvero trasmettendo conoscenze, competenze tecniche o tecnologie sotto forma si brevetti, licenze o know-how. Tuttavia, i trasferimenti della conoscenza nei contesti organizzativi, possono avvenire anche in altri modi, quali: il movimento del personale, l'acquisto di servizi di consulenza, investimenti diretti esteri e trasferimenti intra-aziendali, joint venture e accordi di ricerca cooperativa (Roberts, 2000). Il trasferimento della conoscenza può quindi comprendere un trasferimento di informazioni, a livello micro e macro, tra individui, organizzazioni ed economie.

Questo non è un processo semplice. Spesso le imprese non sono consapevoli di tutta la conoscenza a loro disposizione e non hanno adeguati sistemi di localizzazione e recupero della conoscenza. I processi di comunicazione e i flussi di informazione favoriscono il trasferimento delle conoscenze nelle imprese. Il trasferimento della conoscenza può essere concettualizzato mediante cinque elementi: (i) conoscenza percepita, (ii) fonte motivazionale (volontà di condividere la conoscenza), (iii) esistenza ed adeguatezza dei canali di trasmissione, (iv) disposizione motivazionale dell’unità ricevente (volontà di acquisire conoscenza) e (v) capacità di assorbimento del ricevente (capacità di acquisire ed utilizzare la conoscenza) (Cohen e Levinthal 1990; Alavi e Leidner, 2001). Da ciò si evince come il ruolo delle persone nell’avviare e facilitare i trasferimenti della conoscenza sia particolarmente incisivo sull’ efficacia di questo processo. Di conseguenza, il

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trasferimento delle conoscenze è influenzato da tutte quei fattori che incoraggiano o inibiscono le comunicazioni interpersonali. Dei cinque elementi citati il meno controllabile è l’ultimo in quanto dipende dalla capacità cognitiva del ricevente di elaborare gli stimoli in entrata (Vance ed Eynon, 1998; Alavi e Leidner, 2001). Quello su cui viene, invece, maggiormente posta attenzione in letteratura è quello riguardante l’esistenza e l’adeguatezza dei canali di trasmissione.

I canali di trasferimento della conoscenza possono essere formali o informali, personali o impersonali. I canali informali, come riunioni non programmate, seminari informali o conversazioni tra dipendenti durante una pausa dal lavoro, promuovono efficacemente la socializzazione a discapito però di un’ampia diffusione della conoscenza (Holtham e Courtney 1998; Alavi e Leidner, 2001). Per questo motivo sono maggiormente adatti in caso di aziende di piccole dimensioni. Uno svantaggio derivante dall’utilizzo di questo tipo di canali di comunicazione risiede nel non poter trasmettere con certezza la conoscenza in modo accurato agli altri dal momento che, mediante tali canali, solitamente non viene trasmessa conoscenza codificata. Di conseguenza, l’elaborazione della conoscenza trasmessa dipende dalle capacità cognitive del destinatario. I canali formali, come sessioni di formazioni o visite guidate agli stabilimenti garantiscono una maggiore distribuzione delle conoscenze ma possono inibire la creatività. Canali personali, come apprendistati o trasferimenti di personale, possono essere più efficaci per la distribuzione di conoscenze altamente contestuali. Mediante i trasferimenti di personale, i membri di un team possono “vivere” le routine di altri membri, accedendo così più facilmente al bagaglio di conoscenze tacite di questi ultimi. Un vantaggio è che l'apprendimento avviene senza la necessità di convertire prima la conoscenza tacita in esplicita, risparmiando tempo e risorse e preservando la base di conoscenze originale (Fahey e Prusak 1998, Alavi e Leidner,2001). Infine, i canali impersonali, come i repository di conoscenze, possono essere più efficaci per diffondere una conoscenza che può essere facilmente generalizzata ad altri contesti.

Il meccanismo di trasferimento più efficace dipende dal tipo di conoscenza che viene trasferita.

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La conoscenza codificata può essere trasferita più facilmente ed in modo tangibile, per esempio sotto forma di progetti e brevetti stabilendo appropriati accordi contrattuali. Per la conoscenza tacita, il trasferimento non è così immediato. La diffusione di tale tipo di conoscenza può richiedere anche lunghi periodi di apprendistato o di “learning by doing” e viene facilitata attraverso il contatto faccia a faccia tra il trasmettitore e il ricevitore della conoscenza (Roberts, 2000). Pertanto, per quanto gli individui possano sforzarsi nel trasmettere conoscenza in modo accurato, a livello organizzativo per la diffusione di conoscenza tacita risulta necessaria l’impostazione di un’interfaccia “stretta e vicina” (Alavi e Leidner, 2001).

Le ICT può supportare tutte e quattro le forme di trasferimento della conoscenza, ma sono state per lo più applicate a canali impersonali, sia informali (come i database di discussione di Lotus Notes) che formali (come mappe della conoscenza o directory aziendali). Esse facilitano il trasferimento delle conoscenze attraverso lo scambio dei dati. Tuttavia, ciò richiede un doppio processo di trasformazione della conoscenza: da conoscenza a informazioni (e quindi dati) e da dati a conoscenza. Laddove la conoscenza possa essere codificata, l’uso delle ICT ne consente la diffusione in tutto il mondo, a basso costo, con il semplice tocco di un pulsante (Roberts, 2000).

Per quanto riguarda, invece, la diffusione di conoscenza tacita, strumenti come videoconferenze e sale di progetto virtuali aiutano a ridurre le distanze tra gli interlocutori ma non sostituiscono ancora efficacemente il contatto faccia a faccia. Tuttavia, parte della conoscenza tacita (come per esempio l’esperienza e la capacità di un progettista) può essere trasmessa sotto forma di immagini, bozze, progetti pertanto l’utilizzo di ICT che consentono lo scambio di tali formati di informazioni possono supportare lo scambio di conoscenza tacita. Secondo questa visione, la conoscenza tacita può essere trasformata in informazioni che, una volta convertite in dati, possono essere trasferite a distanza elettronicamente. Mediante questo tipo di trasferimento si assiste ad una creazione di nuova conoscenza tacita combinando l’iniziale conoscenza tacita codificata trasmessa con la conoscenza tacita del ricevente. La conoscenza tacita può quindi emergere dall'assimilazione e dall'assorbimento della conoscenza codificata. Questo avviene

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in particolar modo quando le persone condividono un contesto sociale e culturale comune. In quest’ottica, le ICT possono migliorare il trasferimento e la creazione di conoscenze tacite.

Tramite le ICT le informazioni possono essere trasmesse in modo affidabile e possono essere condivise globalmente e istantaneamente da un gran numero di persone. Esse consentono la co-presenza e la co-locazione aiutando così le aziende a scambiare conoscenza e a costruire relazioni “di fiducia” anche con partner situati in altri continenti (Boisot, 1998; Roberts, 2000).

Lo sviluppo della fiducia dipende dalla condivisione di valori socialmente integrati, istituzioni culturali ed aspettative. All'interno delle imprese multinazionali, l'istituzione e il mantenimento di una forte cultura aziendale / organizzativa può consentire lo sviluppo di una serie di norme accettabili a livello internazionale tra la sua forza lavoro globale. L'importanza della socializzazione, con l’aiuto delle ICT, nella cultura organizzativa, per quei dipendenti che lavorano a distanza gli uni dagli altri, è stata evidenziata negli studi sull' "ufficio virtuale". Attraverso una cultura condivisa, si possono sviluppare aspettative e convinzioni su comportamento ed azioni degli altri, fornendo così le basi su cui costruire un rapporto di fiducia e comprensione reciproca.

Affinché le ICT possano assistere il trasferimento di conoscenze a distanza, le persone coinvolte devono riuscire a creare un luogo virtuale in cui condividere un quadro istituzionale sociale e culturale comune. In un certo senso, la co-presenza viene facilitata combinando l’uso delle ICT con la creazione di una visione sociale e culturale condivisa. Ed è proprio in queste situazioni che le ICT consentono un trasferimento ottimale della conoscenza (Boisot, 1998; Roberts, 2000).

Tra le ICT a supporto del processo di knowledge transfer ci sono: e-mail; voice mail, teleconferencing e videoconfercing, desktop video-conferencing, discussion lists, information databases e groupware technologies.