A. Prezioso*, A. Minore*, G. Mazzoli*, F. Barela**
* INAIL- Direzione Regionale Lombardia -Consulenza Tecnica Accertamento Rischi e Prevenzione
** INAIL - Direzione Regionale Lombardia
RIASSUNTO
Negli ultimi anni si è assistito ad un significativo innalzamento della soglia di attenzione nei confronti di problematiche connesse alla sicurezza negli ambienti lavorativi.
Nel lavoro viene presentato un modello pratico di gestione della sicurezza dei lavoratori in una tipica Sede di Pubblica Amministrazione e/o comunque realtà produttive nel settore dei servizi, anche private, aventi le seguenti caratteristiche:
• localizzazione anche in più Sedi sul territorio;
• attività prevalenti di tipo amministrativo e presenza di rischi particolari specifici;
• gestione della manutenzione degli impianti tecnologici di sede e presenza di lavoratori esterni;
• presenza di lavoratori che operano anche all’esterno della sede.
Generalmente il Dirigente della Sede, quale responsabile della sicurezza, ha una propen-sione maggiore per la gestione delle problematiche amministrative rispetto alla gestione dei rischi. Mentre il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e il Medico Competente, incaricati per la Sede, spesso operano al di fuori della stessa. Queste situa-zioni potrebbero facilmente concorrere ad abbassare la priorità della gestione della sicu-rezza rispetto ai processi correnti.
Per le ragioni suindicate, la proposta implementata tende a sensibilizzare e responsabilizzare i lavoratori addetti al Servizio di Prevenzione e Protezione nella gestione dei processi per la sicu-rezza visto che operano nella Sedi in cui sono incaricati. Tali figure potrebbero tuttavia presenta-re dei limiti come: forma mentis, attività ppresenta-revalente svolta non per la sicupresenta-rezza, formazione, etc.
La soluzione proposta vuole aiutare gli Addetti al Servizio di Protezione e Prevenzione a con-trollare i processi di sicurezza con soluzioni semplici che non appesantiscono la loro attività nor-male. Essa illustra gli strumenti implementati per raggiungere questo obiettivo.
I processi che sono apparsi rilevanti e critici per la sicurezza sono:
• la produzione iniziale e l’aggiornamento successivo di documenti e procedure della sicurezza;
• la gestione delle attività periodiche del sistema di Protezione e Prevenzione adottato.
La sperimentazione in campo ha validato e affinato le soluzioni proposte.
SUMMARY
We have here reported you a practical model about work health and safety management in a typical Public Amministration seat.
This model aims to make responsible the health and safety department workers.
Our model helps the health and safety department workers to check the processes using simple solutions
The proposed solutions have been validated by trials.
1. INTRODUZIONE
Lo scopo del seguente lavoro è quello di riportare in forma sintetica quanto implementato in alcune Sedi di Pubblica Amministrazione per la gestione della sicurezza dei lavoratori.
Si riportano di seguito i limiti riscontrati negli attori coinvolti (datore di lavoro, medico com-petente, ecc.) nella gestione della sicurezza.
Il Datore di Lavoro (DL), quale responsabile totale e supremo della sicurezza, è rappresentato dal Dirigente responsabile della Sede. Questi ha generalmente formazione di base amministra-tiva, e non spiccate conoscenza di sicurezza e spesso ridotta propensione alla gestione di pro-blemi prettamente tecnici. Il sistema valutativo e incentivante è concentrato sugli aspetti della gestione corrente. Il dirigente ha, inoltre, un periodo medio di permanenza in Sede non supe-riore a 2 anni.
I collaboratori tecnici del DL sono il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) e il Medico Competente (MC) i quali operano prevalentemente fuori dalle sedi in cui rive-stono tali responsabilità.
Gli Addetti al Servizio di Prevenzione e Protezione (Addetti SPP) sono scelti tra i lavoratori di Sede; in rari casi costoro hanno una sufficiente formazione di base di tipo tecnico e/o espe-rienza sulla sicurezza.
Gli obiettivi che si deve porre una adeguata metodologia per la gestione pratica dei problemi di sicurezza sono prima quello di EFFICACIA e dopo quello di EFFICIENZA; per efficacia si intende la focalizzazione sulla qualità del risultato, mentre per efficienza quella sulla riduzione dei costi.
Nel seguito saranno utilizzati alcuni concetti dell’analisi sistemica. Per processo produttivo si intende l’insieme coerente di persone coinvolte, procedure attuate e documenti/attrezzature adoperati. Nella implementazione si è cercato un modo concreto per mettere insieme efficace-mente questi aspetti nei processi per la sicurezza.
I processi più critici sono apparsi: la produzione e l’aggiornamento della documentazione della sicurezza e la gestione delle attività periodiche. Le attività periodiche consistono in: verifiche, manutenzione, informazione, formazione, revisioni e aggiornamenti.
2. PRINCIPALI CARATTERISTICHE DEI LUOGHI DI LAVORO ESAMINATI
I luoghi di lavoro esaminati rappresentano un campione significativo della realtà globale delle Amministrazioni Pubbliche, per i motivi indicati ai punti seguenti:
1. numero dei lavoratori rispetto alla dimensione della sede: la capacità produttiva rispetto alla dimensione della sede porta a organizzare il lavoro in modo diverso, per esempio con mag-giore o minore orientamento all’outsourcing;
2. le attività svolte all’interno ed all’esterno della Sede comportano rischi particolari e specifi-ci: oltre a quelle prevalenti di tipo amministrativo, non mancano infatti all’interno attività minori con rischi particolari (gestione archivi, ambulatori,..), né quelle svolte internamente da lavoratori esterni all’Amministrazione (manutenzioni impianti tecnologici e apparecchia-ture, appalti, pulizia, outsourcing come gestione del magazzino morto, scannerizzazione del cartaceo, …), e neppure quelle esterne di alcune categorie di lavoratori dell’Amministrazione che hanno necessità di accedere negli ambienti produttivi altrui;
3. l’età degli edifici: le sedi di recente costruzione rispettano gli standard Normativi della sicu-rezza, mentre quelle vecchie hanno bisogno di ristrutturazioni e/o adeguamenti;
4. il tournover dei lavoratori in sede: questo fenomeno risulta maggiore nelle sedi metropoli-tane rispetto a quelle di provincia, e spesso porta a rinnovare le nomine con tutti gli aspet-ti di coinvolgimento, informazione e formazione.
In sintesi, rispetto alla sicurezza, le caratteristiche rilevanti sono:
• aspetti comuni alle Sedi: attività prevalente amministrativa, manutenzione impianti tecnolo-gici, gestione di contratti d’appalto e outsourcing, lavoratori frequentanti ambienti fuori dalla sede;
• aspetti caratterizzanti di ogni Sede sono la eventuale presenza di: impianti specifici (ascen-sori, montacarichi,…), ambulatori, archivi pericolosi e modalità di gestione emergenze (ascensori, attrezzature e apparecchiature antincendio e d’emergenza).
3. SITUAZIONI TIPICHE ORGANIZZATIVE DEI RESPONSABILI COINVOLTI
E’ necessario guardare ai processi produttivi della sicurezza con riferimento alle situazioni degli attori coinvolti, al fine di razionalizzare tali processi per gli aspetti organizzativi.
Non bisogna sottovalutare che i processi produttivi della sicurezza hanno cicli temporali e tempi di risposta nel medio termine (decina di mesi o anni), mentre tutti i processi amministrativi hanno risposta con tempi di qualche mese. Inoltre i rischi d’immagine risultano molto più rile-vanti nei processi verso l’esterno (quelli produttivi) che non verso l’interno (quelli della sicu-rezza).
Per quanto detto, potrebbe accadere che il dirigente, nella fase iniziale d’insediamento, si con-centri soprattutto sui processi correnti e possa eventualmente ridurre l’attenzione nei confron-ti della sicurezza dei lavoratori.
Il D. Lgs. 626/94 consente al DL la nomina di collaboratori esperti per la sicurezza. Il Responsabile del Servizio di Protezione e Prevenzione (RSPP) è il tecnico esperto e il Medico Competente (MC) è l’esperto medico.
Entrambi hanno esperienza e formazione adatta al ruolo; purtroppo però spesso lavorano fuori della Sede in cui hanno l’incarico, intervenendo generalmente in essa quando interpellati e/o negli incontri programmati. Inoltre, nella maggior parte dei casi, sono responsabili di diverse Sedi contemporaneamente e comunque sempre coinvolti in altri processi produttivi aziendali con tempi di risposta più brevi e rilevanza strategica maggiore.
In sintesi, alcune circostanze organizzative e gestionali di RSPP e MC potrebbero limitare il sostegno diretto e tempestivo ai DL nei processi per la sicurezza.
Gli Addetti SPP costituiscono il riferimento più naturale per gestire la sicurezza nella Sede, quin-di bisogna attentamente valutarne, controllarne e gestirne i limiti (essi svolgono prevalente-mente attività diversa dalla sicurezza, …).
Generalmente queste figure sono ben integrate nei processi produttivi aziendali della sede e si occupano di sicurezza per pochi giorni lavorativi al mese. Hanno comunque la formazione spe-cifica sulla sicurezza, come prevede la legislazione.
Gli Addetti SPP risulterebbero le risorse naturali che possono dare sviluppo alla sicurezza. Essi devono essere scelti, formati, istruiti e sostenuti, con procedure e documenti costruiti su misura.
4. OBIETTIVI DELLA METODOLOGIA DI GESTIONE PRATICA DELLA SICUREZZA
L’esperienza fatta consiglia di essere semplici e diretti nell’implementare praticamente i processi produttivi della sicurezza. Questi processi sono costituiti, concretamente, dalla organizzazione delle persone coinvolte, dalle procedure attuate e dai documenti adoperati. Sono apparsi critici:
1. la produzione e l’aggiornamento della documentazione della sicurezza;
2. la gestione delle attività periodiche, cioè registrazione e controllo delle attività obbligatorie per legge e di quelle non obbligatorie. Le attività periodiche sono varie e precisamente:
veri-fiche (sistemi e procedure), manutenzione (struttura, impianti, apparecchiature e procedu-re), informazione e formazione delle persone coinvolte, revisioni e aggiornamenti (docu-menti, procedure, organigramma,…).
Da quanto illustrato in precedenza scaturisce che DL, RSPP e MC potrebbero avere qualche limi-tazione nel seguire al meglio i processi della sicurezza, mentre gli Addetti SPP sembrano le per-sone chiavi per il raggiungimento del successo. Quindi, procedure e documenti devono coeren-temente tenere conto di questo vincolo e, praticamente, conviene che siano semplici e costrui-ti a misura degli Addetcostrui-ti SPP.
I documenti critici individuati sono: la valutazione dei rischi, il piano d’emergenza e il registro delle verifiche periodiche.
Le procedure sono intese come i criteri decisionali e gli orientamenti adottati nelle scelte non necessariamente scritte o formalizzate. L’esperienza fatta sintetizza le seguenti procedure:
1. persone: criteri di scelta degli addetti SPP;
2. documenti: struttura e contenuti del documento di valutazione rischi , del Piano di Emergenza; struttura e contenuti del registro delle verifiche periodiche;
3. procedimenti: gestione dei documenti (valutazione dei rischi e registro delle verifiche perio-diche) sia nella fase di prima stesura che nelle fasi successive; attivazione, implementazio-ne e monitoraggio delle revisioni dei processi della sicurezza.
Vale la pena sottolineare che le fasi di aggiornamento e revisione dei documenti hanno mag-giore criticità rispetto alle fasi di prima generazione. L’intervento degli Addetti SPP va incenti-vato soprattutto per le fasi dell’aggiornamento.
Nella fase di prima generazione bisogna avere l’obiettivo di caratterizzare i documenti con strut-tura e contenuti adatti alla gestione delle persone scelte come Addetti SPP. I principi generali da seguire, in questa prima fase, sono la completezza nei contenuti e la semplicità all’uso e all’ag-giornamento da parte degli incaricati. Bisogna tenere conto che costoro dedicano una percen-tuale del tempo lavorativo marginale per l’attività di sicurezza, quindi, vanno motivati con stru-menti e supporti specifici opportunamente costruiti e coinvolgendoli fin dalla prima stesura.
5. ASPETTI ORGANIZZATIVI E PROCEDURALI DELLA METODOLOGIA
Si è scelto il ruolo degli Addetti SPP come persone chiavi per il successo dei processi della sicu-rezza, pertanto procedure e documenti devono tenerne conto. La scelta delle persone adatte al ruolo ha notevole importanza per la coerenza del sistema.
La responsabilizzazione degli Addetti SPP viene esplicitamente dichiarata nel documento di valutazione dei rischi e anche motivata. Ovviamente questa dichiarazione non modifica quanto la legislazione prevede circa le responsabilità di ogni incaricato. Gli Addetti SPP sono responsa-bilizzati per la gestione dei processi critici (aggiornamento e controllo). La maggiore criticità riguarda il riconoscimento e l’individuazione di ogni situazione che possa avere impatti sulla sicurezza nel luogo di lavoro. Concretamente gli RSPP e MC potrebbero contribuire a risolvere i quesiti e trovare soluzioni, ma generalmente operano lontano dal luogo di lavoro e quindi, potrebbero non essere sempre a conoscenza del cambiamento avvenuto e del relativo impatto sulla sicurezza.
Per quanto detto è opportuno scegliere gli Addetti SPP tra quelle persone che hanno propen-sione alla gestione di argomenti tecnici e di sicurezza e tra coloro che gestiscono processi pro-duttivi con attuazioni a medio termine e con impatti sulla sicurezza.
Nella scelta sono state privilegiate le persone che si occupano delle attività strumentali.
La costruzione del documento di valutazione dei rischi ha voluto tenere conto della realtà della Sede e delle caratteristiche e capacità degli Addetti SPP per gestire i processi della sicurezza, sia nella individuazione di nuovi agenti di rischio e rischi che nella scelta dei sistemi di difesa
opportuni. Si voleva permettere agli Addetti SPP di proporre soluzioni complete e ponderate, con il supporto a distanza del RSPP e MC.
La procedura seguita prevede un atto formale in cui la soluzione al problema deve essere vara-ta dal DL con il coinvolgimento di RSPP e MC. Il lavoro preventivo di analisi da parte degli Addetti SPP ha aiutato la conclusione del processo in modo determinante e tempestivo; infatti, per alcuni casi, al momento del varo formale della soluzione essa risultava già concretamente implementata.
Agli Addetti SPP si richiede anche di esercitare le attività di controllo periodico (manutenzioni, revisioni, controlli, etc…) in modo sicuro e semplice. Questa è l’altra attività che è risultata molto critica. La soluzione trovata consiste in uno scadenzario completo a uso degli Addetti SPP.
La completezza dei contenuti dello scadenzario e il suo facile uso sono risultati i punti fonda-mentali per il controllo efficace delle periodicità.
Particolare cura deve essere data alla informazione e formazione iniziale e periodica degli Addetti SPP, sia rispetto ai problemi base che ai processi della sicurezza adottati nella sede di lavoro.
6. LA DOCUMENTAZIONE DI VALUTAZIONE DEI RISCHI ADOTTATA
I processi per la sicurezza, individuati sopra, sono due e precisamente riguardano il documento di valutazione dei rischi e il documento per la gestione delle attività periodiche. Di seguito si cercherà di sintetizzare i punti caratteristici riguardanti struttura, contenuti e obiettivi del documento di valutazione dei rischi, mentre successivamente si farà analoga cosa per il docu-mento di gestione delle attività periodiche.
La struttura del documento di valutazione dei rischi. Questo documento non ha punti caratte-rizzanti particolari a meno del fatto che le fasi di valutazione dei rischi sono sintetizzate in 3 matrici (non allegati al presente documento per sinteticità dello stesso). La logica generale adottata è stata quella di cercare, per quanto possibile, di concentrare nelle matrici le caratte-rizzazioni della Sede di lavoro e di utilizzare le altre parti del documento come un manuale ampio e completo che fa da guida nella rivalutazione del rischio in Sede da parte degli Addetti SPP. Strutturando così il documento di valutazione dei rischi è possibile concentrare la preva-lenza delle revisioni nelle tre matrici dette e nella parte iniziale del documento in cui si defini-sce l’organigramma della sicurezza. Si sottolinea che nella fase d’implementazione iniziale biso-gna caratterizzare il documento di valutazione della Sede tenendo conto di quanto appena detto.
Riguardo ai contenuti del documento di valutazione dei rischi si sottolinea che esso contiene una lista completa degli agenti di rischio e dei rischi in modo che gli Addetti SPP possano avere delle check list complete per eventuali riesami. Inoltre è scritto il processo cognitivo adottato per la valutazione dei rischi al fine di permettere agli Addetti SPP autoinformazione continua e memoria della formazione e informazione ricevuta.
La matrice che incrocia i luoghi omogenei di lavoro con gli agenti di rischio individua gli agen-ti di rischio presenagen-ti in ogni zona omogenea. Lo scopo è di aiutare la gesagen-tione della formazio-ne dei lavoratori e la eventuale gestioformazio-ne delle segregazioni ambientali come sistema di prote-zione e prevenprote-zione collettivo. Le check list complete degli agenti di rischio presenti nel docu-mento aiutano la riverifica di questa parte.
La matrice che incrocia gli agenti di rischio con i rischi presenti nella struttura permette di veri-ficare in modo compatto le correlazioni presenti. Nel documento sono incluse, per aiuto nella riverifica dei lati della matrice, delle check list complete dei rischi noti.
La matrice che incrocia i rischi presenti nella struttura con i sistemi di protezione e prevenzio-ne adottati aiuta verifica e ridefinizioprevenzio-ne della strategia di difesa prevenzio-nel riesame.
7. LA DOCUMENTAZIONE ADOTTATA PER GESTIRE LE ATTIVITÀ PERIODICHE
I processi per la gestione delle attività periodiche sono critici, infatti ottime implementazioni di sistemi di valutazione e difesa dei rischi possono rapidamente deperire se non sono tenuti vita-li e aggiornati; in aggiunta, la lontananza di RSPP e MC dalle Sedi potrebbe agevolare tale feno-meno. La legislazione antincendio D.M. 10-3-98 impone, tranne casi particolari, la gestione scritta e certificata delle attività periodiche di manutenzione e controllo per quanto necessario durante le emergenze. L’esperienza fatta manifesta la criticità della gestione efficace delle atti-vità periodiche da parte degli Addetti SPP. Le ragioni potrebbero essere diverse e non si ritiene di dover approfondire tale aspetto in questa sede. Uno scadenzario organico, ben predisposto inizialmente col supporto di un tecnico che conosce la struttura, può essere di valido aiuto agli Addetti SPP per il successo del risultato. Il tecnico deve conoscere, della struttura, impianti tec-nologici e problematiche della sicurezza. Tale scadenzario è stato denominato: “documento per la gestione delle attività periodiche” e di seguito si descrivono la struttura ed i contenuti carat-terizzanti.
Gli aspetti risultati rilevanti nel controllo delle attività periodiche nella struttura sono essen-zialmente:
1. le revisioni della documentazione di valutazione dei rischi;
2. la sorveglianza sanitaria (stato e contenuto delle cassette di pronto soccorso, aggiornamen-to delle cartelle per trasferimenti, scadenze per le visite mediche,…);
3. controllo periodico di quanto funzionale alle emergenze (luci di emergenza, estintori, idran-ti, impianto antincendio, eventuale pompa antincendio, circuiti di sgancio per emergenze, sistemi e circuiti di segnalazione antincendio, porte antincendio, …);
4. manutenzioni dei vari impianti (elettrici, condizionamento, riscaldamento, ricambio aria, idrico, sanitario, ascensori, sollevamento, …);
5. controllo di vari altri aspetti funzionali alla sicurezza (sgombero delle vie di fuga, stato pavi-menti, stato infissi, stato delle postazioni di lavoro, eventuale consegna periodica dei DPI, eventuale formazione continuativa periodica…)
Il documento per la gestione delle attività periodiche è composto di quattro parti o sezioni che sinteticamente sono.
La prima parte certifica le revisioni della documentazione di valutazione dei rischi come al punto 1 appena sopra. Per semplicità le revisioni della documentazione vengono fatte con addendum che sostanzialmente sostituiscono o aggiungono fogli alla documentazione valida prima dell’emissione dell’addendum.
La seconda parte si occupa di definire, per sottogruppi omogenei, le attività periodiche previ-ste nella struttura come dai punti 2, 3, 4 e 5 sopra. In una lista si definisce la periodicità mas-sima scelta per le verifiche. Per esempio nel caso di estintori la periodicità masmas-sima è definita dalla legislazione corrente, mentre per le parti per le quali non esistono riferimenti legislativi o normativi tale periodicità non può che essere definita da considerazioni tecniche e di opportu-nità.
La terza parte si occupa della gestione pratica dei controlli periodici, infatti a fronte di ogni riga definita nella parte seconda viene generato un foglio per la gestione del controllo relativo (data di controllo, firma del controllore, data della scadenza del controllo, l’eventuale allegato che certifica il controllo fatto ed eventuali note).
La quarta parte raccoglie tutti gli allegati, al documento, numerati progressivamente.
Le quattro parti appena descritte definiscono il documento di gestione delle periodicità speri-mentato. Si sottolinea che il documento è a totale gestione degli Addetti SPP e, comunque, viene verificato, controllato e controfirmato da DL, RSPP e MC almeno con periodicità annuale durante la riunione periodica.