Gli indici per la misurazione delle performance e caratteristiche del sistema

Gli indici per la misurazione delle performance delle attività museali possono afferire a due tipologie: economico-finanziaria e non economico-finanziaria.

Gli indici della prima tipologia scaturiscono da elaborazioni dei dati derivanti dalla contabilità generale e dalla contabilità analitica, in relazione alle analisi di bilancio. Monitorando questa tipologia di indice, semplice da calcolare, si possono dedurre i punti di inefficienza e di disorganizzazione esistenti, al fine si eliminarli e orientare la gestione ad una graduale sinergia tra risultati e obiettivi. Gli indici di tipo non economico-finanziario includono gli rilevatori fisico-tecnici, ovvero misurati con criteri non monetari, e gli indicatori in termini di quantità e qualità.

La sinergia tra le due tipologie di indici deve portare a precise ed esaustive misurazioni delle performance delle attività museali; nello specifico si possono raggruppare gli indici di nostro interesse in quattro tipologie [Chirieleison, 2002]:

• gli indicatori relativi alla gestione museale nel suo complesso; • gli indicatori relativi alle attività connesse con il servizio espositivo; • gli indicatori relativi alle altre attività,

• le misure di soddisfazione degli utenti.

Ovviamente i dati più precisi in termini di efficacia ed efficienza emergeranno dalla sistemica e congiunta disamina delle quattro tipologie di indici, il cui studio renderà possibile il discorso sulle scelte di sviluppo futuro per il museo analizzato.

Sulla scorta di tale premessa, emerge che il sistema degli indici da utilizzare per valutare le performance di un museo deve avere le seguenti caratteristiche [Chirieleison, 2002]:

• semplicità di utilizzo, per evitare che ci siano errori nella disamina dei dati analizzati;

75

• legittimazione per i fruitori dei report, volta ad accettare, comprendere ed utilizzare le valutazioni per migliorare il proprio lavoro;

• significatività, ovvero la necessitò di rilevare solo informazioni importanti ed essenziali;

• gradualità, ovvero devono introdurre progressivamente rispetto alle informazioni contenute;

• selettività, cioè la capacità di fornire dati diversificati in relazione ai contenuti e ai tempi d’analisi e alla responsabilità per cui devono supportare le decisioni;

Con riferimento a quest’ultimo punto, esso afferisce e chiama in causa le tre tipologie di responsabilità connesse all’attività di un museo [Chirieleison, 2002]:

• la prima tipologia è quella politica, “responsabile di fronte agli elettori, diretti o

indiretti, delle decisioni strategiche, quelle cioè capaci di influenzare l’intero sistema museale, o un suo sottosistema rilevante”;

• la seconda tipologia è quella dei “professionisti-dirigenti del singolo museo,

responsabili delle scelte gestionali sia nei confronti degli utenti e degli stakeholder (per la qualità e quantità dei servizi erogati), sia nei confronti dei livelli politici (per il rapporto tra risorse assorbite e risultati ottenuti)”;

• una terza tipologia è “quella dei dirigenti amministrativi, a cui spettano

sostanzialmente valutazioni di carattere tecnico-economico di supporto alle due aree precedenti”.

Per determinare l’autonomia economico-finanziaria di un museo é possibile misurare e porre a confronto le entrate specifiche con le entrate complessive, per determinare il grado in cui il museo può generare le risorse finanziarie necessarie, sulla base della vendita di biglietti, visite, etc.

Importante è la stima delle entrate per sponsorizzazioni o finanziamenti: se essi sono elevati ne consegue che il museo ha un’ottima comunicazione con i propri stakeholder e un alto tasso di imprenditorialità espressa dal management.

Invece “uno dei principali indici che permette di stimare, la rigidità della gestione è

76

musei, soprattutto quelli pubblici, presentano un valore di questo indice piuttosto elevato” [Chirieleison, 2002].

Per avere indicatori sullo sviluppo del museo, sarà utile effettuare un’analisi di carattere storico per monitorare il numero dei visitatori, di richieste di accesso, di livello delle prestazioni e dei servizi proposti, etc.

Infine, per un quadro completo sugli indicatori connessi alle attività museali, sarà utile analizzare il servizio espositivo, che costituisce l’aspetto fondante dell’attività museale, tale servizio è di natura multiforme e si basa su caratteristiche come la chiarezza dell’esposizione, il conferimento di senso all’esposizione e l’ausilio messo a disposizione per la decodifica del messaggio che la mostra-esposizione vuole trasmettere.

Gli indicatori relazionati al servizio espositivo afferiscono a cinque categorie [Chirieleison, 2002], ovvero:

• rapporto con gli utenti, considerando i tempi di attesa, le caratteristiche qualitative e quantitative della domanda, la fruizione di servizi accessori e dei trasporti per raggiungere il museo;

• risorse a disposizione, ossia l’input, quindi la fruibilità degli spazi, la presenza di barriere architettoniche, le risorse umane del museo, la vigilanza e la formazione dei dipendenti;

• output, cioè gli incassi, i tempi di percorrenza, il numero di visitatori in base a costi del biglietto e all’efficienza economica e gestionale, calcolando anche il costo medio;

• redditività, vale a dire la copertura dei costi e le entrate a disposizione;

• sviluppo, intendendo che “gli indici per valutare la tendenza allo sviluppo dei

servizi espositivi sono naturalmente da osservare nel tempo e si riconducono, sostanzialmente, al monitoraggio del trend di indicatori compresi nelle quattro categorie precedenti, da leggere naturalmente in un’ottica sistemica.”

Volendo concludere il presente discorso tenendo in considerazione i concetti di efficacia ed efficienza precedentemente approfonditi ed avendo parlato già di risultati in termini

77

di quantità, risulta fondamentale il riferimento agli indicatori di efficacia, che integrano con dati di carattere qualitativo.

Tali indicatori servono infatti per controllare, come solitamente fatto dalle realtà industriali, la soddisfazione del cliente e, nel nostro caso, del fruitore del museo. Ovviamente non è facile identificare tali indicatori, data la natura intangibile del servizio offerto ma è importante per un’attività quale quella museale, la definizione di rapporti tra risorse utilizzate e risultati conseguiti in termini di qualità tenendo in considerazione fattori quali il grado di accessibilità sociale del museo, il grado di penetrazione in relazione all’area geografica di interesse e il giudizio del pubblico sul servizio offerto. Tali giudizi dovranno essere integrati con i giudizi qualitativi dei portatori di interesse quali la comunità scientifica e culturale, i sostenitori, il pubblico potenziale e gli attori principali del territorio62.