Il Rapporto di Attività (Annual Report)

Come anticipato nel precedente paragrafo un museo deve avere la capacità di generare, grazie ai suoi strumenti interni, una serie di dati “elementari, suscettibili – attraverso

successive elaborazioni – di fornire un'idonea base informativa per le esigenze di comunicazione dell'istituto. Il dato prima ancora di essere comunicato, deve essere raccolto e reso disponibile nelle forme e nei tempi desiderati” [Solima, 2009].

Il museo, quindi, in accordo ai principi dell’accountability, non deve essere osservato solo dal punto di vista finanziario, bensì deve “continue to explore innovative ways to

assess the organization’s ability to educate, enrich and arouse the public” [Rentschler,

Potter, 1996], necessitando di un sistema informativo in grado di consentire la realizzazione di un Annual Report. A tal scopo, le azioni necessarie saranno finalizzate a:

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• elaborare le informazioni;

• confrontare i dati del presente con quelli precedenti.

Considerando le realtà estere, l’Annual Report nei settori non profit rappresenta un consuetudinario strumento di rendicontazione, e in generale si riscontra [Christensen, Mohr, 2003] che “some annual reports contained no financial information while others

provided complete financial statements, notes and audit reports”; nel contesto italiano,

invece, è utile l’individuazione di schemi di riferimento desunti da altri contesti o realtà da utilizzare per l’elaborazione dei dati, pertanto è possibile “riferirsi alla pratica dei

bilanci sociali, o «bilanci di missione», ampiamente diffusi nell'ambito del contesto no- profit, anche se ancora poco conosciuti in ambito museale; ovvero, assumere come base di ragionamento gli standard di funzionamento e gli indicatori di performance, messi a punto a livello governativo ovvero da associazioni di operatori del settore museale” [Christensen, Mohr, 2003].

Sulla scorta dei modelli internazionali, che segnalano l’esigenza “to develop public

financial reporting standards and to facilite the convergence of international and National standards” [Adam B, Mussari, Jones R, 2011], per i musei italiani, il primo step di un Annual Report è rappresentato dalla definizione di uno standard da utilizzare

come guida per la raccolta dei dati e addirittura per la stessa predisposizione del sistema informativo interno. I bilanci sociali di organizzazioni operanti nel terzo settore possono rappresentare un valido e utile sostegno in tal senso. In modo particolare è utile redigere report basati su variabili e classificazioni come ad esempio [Solima, 2009]:

• identità del museo; • dimensione economica; • dimensione sociale; • dimensione ambientale; • strategie ed obiettivi futuri.

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Tende ad emergere un modello di Annual Report di specie, caratterizzato da una matrice principalmente esplicativa di dati sociali ed ambientali, descrittivo anche a scapito dell’analiticità dei dati numerici e quantitativi.

Per arricchire il quadro appena proposto, si possono utilizzare standard museali di natura prima nazionale e poi locale, e in tal proposito è possibile prendere in esame due tipologie di standard [Solima, 2009]:

a) quelli ritenuti «essenziali», che rappresentano cioè l'insieme dei «requisiti minimi» che un museo deve possedere per essere qualificato come tale, che spesso assumono quindi valore prescrittivo: ad esempio, con riferimento alla frequenza delle visite guidate, esse devono essere disponibili ad orari predefiniti ovvero su richiesta;

b) quelli «raccomandati», che possono essere interpretati alla stregua di una sollecitazione.

È possibile constatare [Solima, 2009] che nella realtà italiana gli standard attuali rappresentano «linee guida», vale a dire acquisizione di nozioni finalizzate ad individuare determinate sfere di funzionamento, a fornire riscontri informativi e a stimolare l’incremento assiduo del livello qualitativo del servizio globalmente proposto:

“essi, in ogni caso, costituiscono un importante punto di riferimento per delineare i confini di quella che può essere definita come la «dotazione informativa di base» del museo, necessaria a guidare non solo il processo di auto-valutazione di un istituto ma anche, eventualmente, ad alimentare (almeno in parte) la costruzione di un Annual Report”.

Nel contesto italiano, quindi, emerge l’esigenza di fissare standard che valutino le

performance in una duplice ottica: “interna, nella misura in cui, attraverso la fissazione di livelli prestazionali da monitorare nel corso del tempo, il museo risulta in grado di sviluppare una direzione per obiettivi ed un controllo (sia ex-post che concomitante) per risultati; esterna, qualora la fissazione degli indicatori scaturisca, in tutto o in parte, da una negoziazione con un soggetto finanziatore ed il raggiungimento di specifici risultati sia considerato condizione essenziale per l'ottenimento di particolari benefici” [Solima, 2009].

Inoltre è necessario utilizzare tre tipologie di indicatori: • indicatori di processo, per valutare le attività proposte,

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• indicatori di risultato, per valutare il raggiungimento o meno degli obiettivi operativi,

• indicatori di impatto, per valutare gli impatti sociali e culturali delle attività del museo.

Per una maggiore cognizione di quanto monitorato dai report, è oltremodo importante che i parametri utilizzati consentano la comparazione, ovvero siano “suscettibili di

consentire attendibili raffronti tra strutture museali diverse; tali indicatori si ricavano rapportando un valore assoluto (il numero di visite guidate effettuate) ad una grandezza comparabile (la quantità di visitatori del museo) e consentono di analizzare la performance rispetto a un criterio generale di valutazione (in termini, quindi, di efficacia, efficienza, etc.)” [Gstraunthaler, Piber, 2007]66.

Riportando il discorso sul grado di diffusione nei musei italiani degli strumenti/documenti utilizzati in risposta al principio di accountability, si può affermare che ad eccezione di pochissimi casi positivi, il panorama è caratterizzato da un clima incerto e indefinito. “Sviluppare una riflessione condivisa, tra gli studiosi di

management e gli operatori del settore museale, in ordine alla necessità di individuare nuovi parametri di misurazione delle attività del museo e, più in generale, delle linee guida per la redazione di supporti informativi quali gli AR, appare di estrema importanza, anche considerando gli effetti generalmente indotti dalla predisposizione di tali documenti.” [Solima, 2009].

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