Sistemi informativi automatizzati

In un periodo di grandi mutamenti e di continue riforme, il pro-cesso civile telematico costituisce, oltre che una risorsa, soprattutto una “certezza”.

Infatti a livello distrettuale lo stato di attuazione del PCT risulta soddisfacente, essendone generalmente garantito il funzionamento con riferimento a tutti i profili di obbligatorietà previsti dalla legge.

Fanno eccezione:

- il Tribunale per i Minorenni, presso il quale, per scelte operate a monte dagli organismi a ciò deputati, non è stato implementato

144 Relazione Anno Giudiziario 2018

anno 2014 anno 2015 anno 2016

Numero istanze cittadini italiani 3.243 6.728 7.547

Numero istanze cittadini stranieri 396 2.390 3.339

Totale 3.639 9.118 10.886

Istanze accolte 3.370 6.969 9.060

Percentuale accoglimento 93% 76% 83%

Costo complessivo (IVA inclusa) 1.944.399 2.549.608 2.622.546 di cui: onorari per difensori 1.512.156 2.009.996 2.143.685

Tab. 7.5 Patrocinio civile a spese dello Stato. Anni 2014 - 2016

anno 2014 anno 2015 anno 2016

Numero di richieste 3.441 3.411 4.870

Persone richiedenti ammesse 2.825 2.846 4.078

Percentuale di accoglimento 82% 83% 84%

Minorenni ammessi d'ufficio 395 32 572

Totale persone ammesse 3.220 2.878 4.650

Costo complessivo (IVA inclusa) 1.322.944 1.758.810 1.908.677 di cui

onorari per difensori 1.238.702 1.652.323 1.796.594

costo pro-capite 411 611 410

Tab. 7.4 Patrocinio penale a spese dello Stato. Anni 2014 - 2016

nei procedimenti civili il PCT con i relativi applicativi ministe-riali; né è ipotizzabile un cambiamento a breve in favore del pro-cesso telematico;

- taluni ambiti della volontaria giurisdizione, specie ove si tratti di procedimenti esperibili da utenza non qualificata.

È stato tendenzialmente raggiunto l’obiettivo di garantire la de-materializzazione dei fascicoli di nuova iscrizione a ruolo, con af-fiancamento al tradizionale fascicolo cartaceo di quello digitale.

Ciò è stato possibile anche grazie alla scansione, con inserimento nel fascicolo informatico, dei principali provvedimenti emessi dai giudici in formato analogico, a cura della cancelleria, che provvede, di norma e salvo casi particolari, a tutte le comunicazioni per via te-lematica. Al contrario, l’obiettivo di dematerializzazione dei fasci-coli cartacei pendenti è stato conseguito in misura limitata, occorrendo risorse umane attualmente non reperibili nell’ammini-strazione

È da segnalare con favore una convenzione con la Regione Pu-glia, grazie alla quale per alcuni mesi, è stato possibile utilizzare circa 50 unità di supporto provenienti da aziende in crisi, in ausilio delle attività di Cancelleria (le due convenzioni sono state siglate dal Presidente della Corte d’Appello in data 22.5.2014 e dal Procu-ratore Generale presso la Corte di Appello di Bari in data 8.7.2014).

L’utilizzo di tale personale, nella maggior parte dei casi munito di alta specializzazione, è stato di ausilio alle Cancellerie nella realiz-zazione di alcuni programmi di dematerializrealiz-zazione dei fascicoli, nel caricamento e nella bonifica dati, nell’utilizzo dei sistemi infor-matici, ecc., secondo i progetti presentati dai singoli uffici. Tuttavia, l’effetto virtuoso è stato fortemente limitato dalla breve durata del periodo di impiego stabilito dalla Convenzione. Allo stato non è noto se sia possibile rinnovare la Convenzione compatibilmente con i costi di cui dovrebbe farsi carico la P.A..

Quanto, poi, alla c.d. “udienza telematica” non è molto utilizzata

presso tutti gli uffici del Distretto.

Ciò è dovuto: innanzitutto all’ingente carico di lavoro di cui gli uffici del Distretto risultano gravati; poi, alla difficoltà per la can-celleria, a causa delle evidenti carenze di personale, di poter colla-borare attivamente con i giudici nella battitura della verbalizzazione e, per i giudici, privi di ausilio alcuno, di dedicarsi in via esclusiva-mente personale alla redazione materiale del verbale.

Potrebbe essere studiata e valutata, per il futuro, l’eventualità di favorire una sperimentazione dell’udienza telematica attraverso l’utilizzo del nuovo applicativo della c.d. “consolle di udienza”. A tal fine sarebbe utile procedere: da un lato ad un’adeguata forma-zione del personale di cancelleria e di magistratura, dall’altro ad un’integrazione tra la consolle ed un programma di dettatura vocale, in grado di ridurre i tempi della video-scrittura, sempre che le aule di udienza siano dotate di adeguate postazioni informatiche.

E’ ancora in fase di studio e sperimentazione presso gli uffici del Distretto l’applicazione che consente ai Presidenti degli Uffici Giu-diziari ed ai Presidenti di Sezione di gestire le assegnazioni dei pro-cedimenti in via interamente informatica.

In sostanza, alla luce delle considerazioni fin qui svolte non può che riaffermarsi che, a fronte di ricadute positive su taluni aspetti dell’organizzazione lavorativa del singolo giudice e della Cancelle-ria, persistono criticità nell’utilizzo del PCT e dei suoi applicativi.

Le ragioni sono varie:

- inadeguatezza dell’assistenza informatica e della formazione del personale;

- scarsezza di risorse in rapporto ai carichi di lavoro, su cui la rior-ganizzazione dei processi lavorativi in conseguenza dell’infor-matizzazione, non ha sin qui sortito esiti particolarmente positivi;

- notevoli allungamenti nei tempi di consultazione e studio dei fa-scicoli (soprattutto in relazione ai ricorsi monitori ed alle cause soggette al c.d. “doppio binario” caratterizzate dalla compresenza

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di atti analogici e digitali);

- frequenti difficoltà di accesso al fascicolo e di deposito dei prov-vedimenti a causa di malfunzionamenti del sistema o di singole postazioni;

- mancanza di idoneo supporto a livello centrale ed istituzionale per la comprensione e sperimentazione degli aggiornamenti di consolle e dei registri.

L’Ufficio dei referenti informatici ha cercato di porsi quale col-lettore di tutte queste specifiche criticità, facendosene portavoce, quando possibile, mediante la richiesta di apertura di ticket tramite il locale CISIA, con cui il dialogo e la collaborazione sono stati con-tinui ed assolutamente proficui.

Quanto, poi, alle numerose, delicate e complesse questioni giuri-diche sorte in relazione al PCT, al deposito telematico degli atti ed alle comunicazioni/notificazioni mediante p.e.c., determinante è stata l’organizzazione di corsi di formazione e gruppi di lavoro per lo stu-dio di soluzioni meditate ed il più possibile condivise, previa diffu-sione ed analisi, dei precedenti giurisprudenziali già disponibili.

Se nel rito civile la prassi del giudizio telematico è ormai condi-visa e apprezzata da tutte le parti, sul versante penale l’iter di ela-borazione prosegue con grande difficoltà, nonostante gli encomiabili sforzi profusi da chi se ne sta occupando attualmente.

Va, comunque, segnalato che nel periodo di riferimento (1-7-2016 // 30-6-2017) i RID del settore penale (giudicante e requirente) hanno organizzato delle riunioni dimostrative del funzionamento del software TIAP, che nei prossimi mesi diventerà operativo nel distretto.

Il TIAP è l’acronimo di Trattamento Informatico Atti Processuali.

La sua funzione è quella di “dematerializzare” il fascicolo penale, trasformandone i documenti che lo compongono in file consultabili accedendo ad uno specifico portale informatico. Si tratta, in so-stanza, di un gestore documentale che consente la creazione di una

copia informatica di tutti gli atti contenuti nel fascicolo del pubblico ministero, del gip o del dibattimento. La dematerializzazione, ov-viamente, sarà soltanto fittizia: il fascicolo cartaceo continuerà ad esistere e sarà custodito, come sempre, nelle cancellerie e segreterie dei magistrati. Come nel processo civile, quindi, la dematerializza-zione corrisponde soltanto ad una duplicadematerializza-zione di documenti.

Va, però, sottolineato che l’adozione di tale software, prevista per ora solo per gli uffici delle procure e dei Tribunali del distretto, certamente comporterà:

- da un lato una riduzione delle attività per le cancellerie che non dovranno essere impegnate nel gravoso compito di rilascio delle copie; a tali attività saranno preposte apposite postazioni telema-tiche self-service munite di Pos per il saldo dei diritti di copia;

- dall’altro lato un indubbio risparmio dei costi: ad esempio, la trasmissione degli atti di un procedimento dal Tribunale di Fog-gia al Tribunale del Riesame di Bari avverrà non più con il tra-sporto materiale della documentazione cartacea da Foggia a Bari mediante autovettura di servizio o per posta, ma istantaneamente mediante l’invio per via telematica di una copia informatica dei suddetti atti.

Naturalmente, il buon funzionamento dipenderà essenzialmente da due fattori: la completezza dell’indice del fascicolo (di solito il primo dei file caricati sul sistema) e la presenza di un numero suf-ficiente di postazioni d’accesso.

Quali possono essere i profili critici? Intanto la individuazione di una procedura veloce per porre rimedio alla mancata scanneriz-zazione di un documento o al caricamento dello stesso in modo da renderlo in tutto o in parte illeggibile. Poi andrebbe trovata una so-luzione per caricare anche i supporti multimediali (ad esempio, fil-mati audiovideo): per consultarli, pur se indicizzati, occorre sempre recarsi nella segreteria/cancelleria del magistrato e chiedere le one-rose copie su supporto DVD.

148 Relazione Anno Giudiziario 2018

Ad oggi si può dire che il SICP (Sistema informativo della co-gnizione penale) rappresenta il volano che dovrà alimentare il cam-mino evolutivo del processo penale telematico. Cambierà volto, quindi e da semplice (si fa per dire) registro elettronico diverrà un

“gestionale” vero e proprio perché dovrà integrarsi con la “Con-solle” del magistrato penale. Quest’ultima, nelle intenzioni di chi l’ha concepita, dovrebbe essere una specie di scrivania virtuale con annessa agenda: scadenze e adempimenti relativi ad ogni fascicolo

“caricato” sul SICP non sfuggiranno all’occhio del suo utente.

È previsto, poi, che si proceda ad un raccordo tra questi sistemi e quelli che governano il Casellario Giudiziale, così da rendere “automa-tica” l’iscrizione del precedente penale o del carico pendente non ap-pena questo viene inserito nel programma. Sembrerebbe di capire che l’idea di fondo è quella di una gestione informatizzata che parte dalla notizia di reato e finisce con l’iscrizione dell’eventuale provvedimento definitivo nel casellario. Quali i vantaggi? Si dovrebbero evitare le an-notazioni ripetitive da parte delle cancellerie ad ogni “passaggio” del fascicolo, con risparmio di tempo e di errori di trascrizione.

È, poi, di prossima organizzazione l’introduzione nel distretto del software Giada (Gestione informatica automatizzata assegna-zioni dibattimento). Trattasi di un applicativo informatico che con-sentirà, in base agli input dati dai dirigenti degli uffici, di determinare in maniera automatica le udienze del dibattimento mo-nocratico e collegiale, alle quali i pubblici ministeri (in caso di cita-zione diretta a giudizio) ed i Gip (in caso di rinvio a giudizio o di giudizio immediato) dovranno fissare i procedimenti.

Evidenti saranno i vantaggi conseguenti all’adozione di tale ap-plicativo. In primo luogo si ridurranno i tempi e le attività, in quanto verrà eliminato l’onere per i pubblici ministeri di inviare richieste di fissazione di udienza e per i giudici monocratici di fissazione dell’udienza; in secondo luogo sarà garantita un’equa distribuzione dei procedimenti tra le varie udienze ed i ruoli di ciascun magistrato

e di ciascun collegio; in terzo luogo si ridurranno gli errori ed i tempi di elaborazione delle statistiche.

Infine, per quello che concerne il sistema delle notificazioni e comunicazioni telematiche, va sottolineato che esso incontra note-voli limiti operativi. I difensori di fiducia, infatti, possono rifiutarsi di accettare le notificazioni per conto dei propri assistiti (art. 157 co. 8 bis c.p.p.). Inoltre le notifiche oggi eseguite in via telematica oscillano tra il 5% ed il 10% del totale, sicché non è allo stato rav-visabile alcun sensibile miglioramento del sistema.

Quanto, poi, alla strumentazione informatica va precisato quanto segue.

Per il settore civile la dotazione hardware, nell’ultimo anno, è co-munque parzialmente migliorata. Tuttavia la maggior parte dei magi-strati è sprovvista di una postazione informatica dedicata nelle aule di udienza, con conseguente impossibilità di consultazione della consolle del magistrato per la lettura degli atti e documenti informatici depositati in via telematica. D’altro canto, manca una postazione informatica al-ternativa al pc portatile con docking station e/o di stampanti in rete at-traverso le quali gli assistenti di udienza possano provvedere, in tempo reale, a stampare atti e documenti processuali in caso di necessità, senza recarsi nel proprio ufficio di cancelleria. Tutto ciò contribuisce a ren-dere imprescindibile il ricorso, con la collaborazione degli Avvocati, all’acquisizione di c.d. copie di cortesia.

Maggiore disomogeneità è emersa in riferimento alle dotazioni di p.c. c.d. “fissi”, atteso che alcuni giudici ne sono totalmente sprovvisti o dispongono di macchine ormai molto datate. Si è co-munque proceduto all’aggiornamento dei sistemi operativi di alcuni dei p.c. con versioni obsolete di Windows (XP) e, nei limiti delle di-sponibilità, alla sostituzione della macchine obsolete con altre più performanti.

Le dotazioni informatiche dei giudici onorari risultano ancora in parte non adeguate in tutto il Distretto, sicchè i R.I.D., sulla scorta

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delle segnalazioni ricevute dai MAG.RIF, si sono attivati per richie-dere a D.G.S.I.A. il potenziamento degli hardware disponibili per l’utilizzo da parte dei GOT.

Va poi segnalata l’inadeguatezza degli applicativi del PCT. Si la-menta, tra l’altro: 1)l’eccessiva lentezza ed instabilità (problemi, questi, acuiti da un’insufficiente assistenza tecnico-informatica, per-cepita come difficilmente accessibile e poco tempestiva rispetto al-l’esigenza di intervento in tempo reale connaturata all’indifferibilità ed urgenza degli incombenti processuali); 2) una notevole rigidità;

3) i tempi sono spesso lunghi per l’adozione di semplici modifiche correttive ed evolutive.

Nell’attuale contesto di informatizzazione del lavoro, bisogne-rebbe procedere ad una capillare modifica evolutiva dei sistemi e dei registri, in grado di adeguare questi ultimi alle esigenze degli uffici giudiziari ed al quadro normativo vigente. Ciò al fine, altresì, di aggiornare gli “eventi” censiti e predeterminati sia sul SICID/SIE-CIC che sulla consolle con le tipologie di riti e provvedimenti esi-stenti nel settore civile.

Un’altra priorità è costituita da una capillare bonifica dei registri e dei dati ivi caricati, con particolare riferimento alle anagrafiche delle parti, dei difensori e dei C.T.U.. In tal modo si semplifiche-rebbero le ricerche negli albi e per “parola chiave” di particolari ti-pologie di controversie (ad esempio, quelle aventi come parti le Curatele fallimentari o le imprese in concordato o quelli in materia di protezione internazionale, il cui smaltimento è stato indicato come prioritario in forza della vigente normativa).

È però evidente come non tutti i su elencati interventi dipendano interamente dalle autonome determinazioni del singolo ufficio giu-diziario e comunque presuppongano la disponibilità di risorse umane e materiali e, talora, anche di specifiche professionalità in ambito tecnico-informatico, difficilmente reperibili all’interno del-l’amministrazione.

Anche per il settore penale la dotazione hardware, nell’ultimo anno, è migliorata. Le aule di udienza penali sono state fornite per la maggior parte di computer fissi il cui utilizzo corretto non appare, però, ancora funzionale alle attività. Infatti, soprattutto la man-canza di stampanti non consente agli assistenti di udienza di stam-pare atti e documenti processuali in caso di necessità, senza recarsi nel proprio ufficio di Cancelleria. E’ necessario, tuttavia, completare la fornitura di PC, monitors e stampanti in particolare per i giudici onorari di tribunale.

Per tutti gli uffici risulta necessario ed indispensabile, anche ai fini dell’effettiva operatività del TIAP, l’informatizzazione delle aule di udienza, nonché un’assistenza tecnica più attiva e in tutti i giorni della settimana.